DETERMINAREA SI ANALIZAREA CERINTELOR REFERITOARE LA PRODUS Cod: PO - 03

APROBAT

DIRECTOR GENERAL

Data:..

DETERMINAREA SI ANALIZAREA CERINTELOR REFERITOARE LA PRODUS

Cod: PO - 03

Acest document este proprietate intelectuala a SC VIMOB DESIGN SRL

si nu poate fi multiplicat, difuzat sau utilizat fara acordul scris al proprietarului.

SITUATIA REVIZIILOR PAGINILOR

SCOP

Procedura stabileste metodologia si responsabilitatile pentru determinarea si analizarea cerintelor referitoare la produs, astfel incat sa se asigure:

- identificarea si definirea tuturor cerintelor referitoare la produs (specificate sau nespecificate de client, determinate de organizatie, legale si de reglementare);

- solutionarea oricarei diferente intre conditiile contractului / comenzii si conditiile ofertei;

- stabilirea capabilitatii organizatiei de a satisface cerintele referitoare la produs.

DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplica de catre toate functiile implicate in determinarea si analizarea cerintelor referitoare la produs, in vederea incheierii unui contract de executie.

DOCUMENTE DE REFERINTA

SR EN ISO 9001:2001- Sisteme de management ale calitatii. Cerinte

SR EN ISO 9000:2006- Sisteme de managementul calitatii. Principii fundamentale si vocabular.

MC - V, Manualul calitatii

TERMENI SI DEFINITII

4.1.1 Cerinta : nevoie sau asteptare care este declarata, in general implicita sau obligatorie (SR EN ISO 9000:2006).

Nota 1 : In general implicit are intelesul ca aceasta reprezinta o practica interna sau o obisnuinta    pentru organizatie, pentru clientii acesteia si pentru alte parti interesate, la care nevoia sau asteptarea luate in considerare sunt implicite.

Nota 2 : Pentru a desemna un tip specific de cerinte, ca de exemplu cerinte ale produsului, cerinte ale managementului calitatii, cerinte ale clientului poate fi utilizat un calificativ.

Nota 3 : O cerinta specificata este una care este declarata de exemplu intr-un document.

4.1.2 Produs: rezultat al unui proces (SR EN ISO 9000:2006).

4.1.3 Client: organizatie sau persoana care primeste un produs (SR EN ISO 9000:2006).

Exemplu: consumator, cumparator, utilizator final, comerciant cu amanuntul, beneficiar si achizitor.

Nota: Un client poate fi din interiorul sau din exteriorul organizatiei.

5. RESPONSABILITATI

5.1 Directorul General

Evalueaza cererile de oferta transmise de potentiali clienti sau caietele de sarcini si decide daca se elaboreaza sau nu oferte.

Aproba ofertele/contractele elaborate in cadrul societatii.

Stabileste date suplimentare care trebuie cuprinse in oferta/contract, atunci cand considera ca acestea sunt necesare.

5.2 Agentul de vanzari intocmeste antemasuratori pentru compararea datelor reale din teren cu cele din cererea de oferta / contractele si inscrie observatiile in Fisa pentru analiza ofertei/contractului

5.3 Responsabilul proiectare -design analizeaza cererile de oferta/proiectele de contract din punct de vedere al proiectarii si inscrie rezultatele in Fisa pentru analiza ofertei/contractului

5.4 Responsabilul aprovizionare analizeaza cererile de oferta/proiectele de contract din punct de vedere al aprovizionarii cu produse si inscrie rezultatele in Fisa pentru analiza ofertei/contractului.

Directorul Vanzari

5.5.1 Analizeaza ofertele/contractele din punct de vedere comercial.

5.5.2 Raspunde de elaborarea ofertelor/contractelor, actelor aditionale si le transmite spre aprobare directorului general si clientilor.

5.5.3 Raspunde de includerea in oferte/contracte a observatiilor rezultate din analiza documentelor precontractuale.

Asigura interfata cu clientii in problemele legate de contracte.

6. PROCEDURA

6.1 Solicitarile primite de la potentiali clienti (cereri de oferta, etc.) sunt evaluate de directorul general, care decide daca se va elabora sau nu oferta.

6.2 In cazul in care se decide elaborarea ofertei, documentatia primita de la client este transmisa la responsabilul ofertare - contractare. Acesta elaboreaza oferta si initiaza o Fisa pentru analiza ofertei/contractului, in care completeaza datele de identificare pentru oferta. Oferta este inscrisa de responsabilul ofertare - contractare in Registrul de evidenta oferte. Oferta astfel elaborata constituie pre-oferta pana la aprobarea ei de catre directorul general.

6.3 Pre-oferta, Fisa pentru analiza ofertei/contractului si toata documentatia sunt transmise spre analiza directorului productie, responsabilului proiectare - design, responsabilului cu aprovizionarea, responsabilului MC, sefului serviciului tehnic - CTC si, dupa caz, altor functii implicate.

Analiza are in vedere:

descrierea completa (fara conditii ambigue sau incomplete) a lucrarii cu toate datele necesare;

capabilitatea societatii din punct de vedere tehnic, financiar, a respectarii termenelor de executie si a resurselor materiale si umane de a indeplini conditiile specificate.

Rezultatele analizei si eventualele observatii se inscriu de cei care au efectuat analiza in Fisa pentru analiza ofertei/contractului.

Atunci cand considera necesar, seful serviciului tehnic - CTC compara datele inscrise in documentatia primita de la client cu datele din teren.

6.5 Fisa pentru analiza ofertei/contractului si pre-oferta sunt trimise directorului general al societatii. Daca oferta se poate elabora sub forma prezentata in pre-oferta, Directorul general confirma acest lucru in fisa si aproba oferta. Daca se decide ca trebuie introduse modificari, ca urmare a observatiilor formulate, directorul general consemneaza acest lucru in fisa, dupa care responsabilul cu ofertarea introduce modificarile convenite in pre-oferta si apoi transmite oferta spre aprobare directorului general.

Oferta in varianta finala, semnata de directorul general, este transmisa spre aprobare clientului.

Dupa convenirea cu clientul a datelor inscrise in oferta, acestea sunt preluate pentru evaluarea contractului. Orice diferenta intre conditiile formulate in oferta si cele solicitate de client este solutionata pana la elaborarea contractului.

6.8 Contractul este elaborat de agentul de vanzari si este transmis spre analiza sefului serviciului tehnic - CTC, directorului productie, responsabilului proiectare - design, responsabilului cu aprovizionarea si sefului serviciului economic. Observatiile sau acceptul la contract se inscriu in Fisa pentru analiza ofertei/contractului.

Analiza contractului are in vedere:

definirea completa si corecta a conditiilor (sa nu difere conditiile din contract fata de cele din oferta);

posibilitatile de aprovizionare;

respectarea termenelor de executie;

incheierea unui contract rentabil din punct de vedere economic;

confirmarea solutionarii conditiilor contradictorii.

6.9 Contractul este aprobat de directorul general al societatii si este transmis clientului de catre agentul de vanzari.

6.10 Modificarile necesare la contract, dupa semnarea acestuia de cele doua parti, se fac prin acte aditionale, care urmeaza acelasi ciclu de avizari si aprobari ca si contractul initial. Actele aditionale sunt elaborate de agentul de vanzari si sunt identificate in raport cu numarul contractului la care se aplica.

6.11 Evidenta ofertelor este tinuta la responsabilul ofertare - contractare in Registrul de evidenta oferte.

6.12 Evidenta contractelor o tine agentul de vanzari in Registrul de evidenta contracte.

INREGISTRARI

7.1 Registru evidenta oferte - se pastreaza 5 ani dupa epuizare la responsabilul ofertare

7.2 Fisa pentru analiza ofertei/contractului - F 013 - se pastreaza la responsabilul ofertare 5 ani.

7.3 Contractele si aditionalele la acestea se pastreaza la agentul de vanzari 5 ani.

ANEXE

8.1 Fisa pentru analiza ofertei/contractului - F 013