Fundamente teoretice ale auditului intern

Fundamente teoretice ale auditului intern

I.        Prezentarea conceptului de audit:

Are la originii latinescul audire= a asculta care reprezinta o sinteza, o dare de seama

De asemenea se poate aprecia verbul din limba engleza to audit= a controla, a verifica

Notiunea de audit defineste in prezent o multitudine de activitati din domenii diferite fara a putea insa contesta faptul ca aparitia si dezvoltarea acestui concept sunt legate nemijlocite de evolutia contabilitatii

Intro maniera foarte generala auditul = modalitatea prin care o persoana interesata este asigurata de o alta persoana considerate drept cunoscatoare , competent si independenta cu privire la conditiile, calitatea si statutul unui anumit aspect pe care acesta din urma l-a examinat.

Rolul pe care il primeste auditul in acest context este de a inlatura orice urma de indoiala sau de dubiu pe care o are o persoana inteleasa in legatura cu respectivul aspect care a fost auditat.

In acceptiunea moderna , auditul presupune examinarea efectuata de un specialist asupra modului in care se desfasoara a activitatii pe seama raportarii la criteriile de calitate specifice acestei activitati.

Procesul de audit este desfasurat de personae fizice si evalueaza in mod profesionist informatii referitoare la o anumita entitate pe seama utilizarii unor metode , tehnici si procedee specifice in scopul obtinerii unor dovezi numite probe de audit.

Pe baza probelor de audit auditoria emit un process de audit, o opinie responsabila si independenta prin apelarea la criterii de evaluare care rezulta din reglementari legale/ buna practica, unanim recunoscuta in domeniul in care isi desfasoara activitatea entitatea auditata.

Procesul de audit numit si misiune de audit se deruleaza pe baza unor standarde nationale si internationale recunoscute

II.     Facand trecerea de la notiunea de audit - audit financiar- audit intern

In functie de raportul contractual dintre entitatea auditata si auditor se pot identifica 2 forme specifice de audit:

a)      Audit extern - in acest caz auditorulul are rol contractual cu entitatea auditata, doar in ceea ce priveste desfasurarea activitatii de audit

b)      Audit intern - raport contractual intr-o entitate si auditor este in acest caz sub forma contractului de munca pe care o persoana il are cu entitatea

Este unanim recunoscut faptul ca auditul extern de suprapunere in majoritatea cazurilor peste notiunea de audit financiar= o activitate de examinare in vederea exprimarii de catre auditorii financiari a unei opinii aspura sistemului financiar al entitatii in conformitate cu standardele de audit internationale asimilate si de Camera Auditorilor financiari din Romania.

Auditul financiar are urmatoarele obiective:

Reflectarea imaginii fidele a activitatilor , datoriilor si capitalurilor proprii precum si rezultatele entitatii economice

Exprimarea unei opinii fata de modul in care situatiile financiare au fost intocmite cu respecatrea legilor in vigoare si a practicilor curente din tara in care entitatea isi are sediul

Urmarirea modului in care sistemul contabil reflecta in sistemul financiar in mod corect sincer si complet, elementele de activ si pasiv, pozitia financiara si performanta entitatii

Aprecierea performantelor si eficientei sistemului de informare si organizare

Imbunatatirea utilizarii informatiilor contabile

Auditul financiar este si ramane fara indoiala principala forma a auditului modern. Cu toate acestea in ultimele decenii si mai ales in prezent se manifesta o permanenta tendinta de extindere a auditului la numeroase aspecte ale functionarii intreprinderii, dar si societatii putand vorbii in prezent de un audit social, audit juridic, audit industrial , auditul calitatii.

Multe dintre aceste notiuni sunt inca la inceputuri , iar o definitie clara nu s-a reflectat inca.

In aceias ordine de idei se remarca insa faptul ca o forma a auditului cunoscuta de mai mult timp si totodata pe larg in literatura de specialitate mai ales cea straina este auditul intern.

Conform legislatiei romanesti audtul intern repre. Examinarea obiectiva a ansamblului activitatilor unei entitati ec. In scopul de a furniza o evaluare independenta a managementului riscului, controlului intern si proceselor de management a entitatii.

Definirea auditului intern

in definirea auditului intern trebuie avute in vedere o serie de elemente care se pot constituii drept ancorele acestei functii a entitatii. In structura acestor elemente se pot identifica 3 astfel de argumente sustinute de entitate :

Auditul este o functie de asistenta, munca auditorului sa fie definit drept o consultanta pe care o asigura tuturor celor cu care se identifica in contact , astfel auditorul avand la dispozitie metode si instrumente specifice cu ajutorul lor va emite o judecata autorizata in privinta regulilor , procedurilor de organizare functionare a entitatii.

Gradul sporit de incredere in judecata emisa de auditor este conferit de utilizarea in munca sa a unor norme specifice de referinta care-i dau autoritate in timp ce metodele si instrumentele utilizate ii garanteaza eficacitatea . un auditor intern in munca sa trebuie sa fie independent si sa fie perceput ca independent a.i. sa poata avea autonomia in formularea ipotezelor si a recomadarilor ce decurg din munca sa.

O alta caracteristica importanta pentru activitatea unui auditor este legata de gradul de libertate care ii este oferit prin planurile de misiune din care se deduce periodicitatea activitatii ce determina eliminarea unor preocupari de rutina/stresante.

Auditul intren nu are legatura cu personalulul entitatii decat in masura in care se descopera fraude pentru care trebuie sa dea o socoteala altfel auditul se adreseaza modului in care strucutura entitatii isi indeplinesc sarcinile ce decurg din regulile impunse de entitate.

Oricare auditor urmareste obiectivele realizarilor si responsabilitatilor care desigur sunt in sarcina angajatilor numai ca scopul sau nu este de a urmarii angajatul ci in modul in care isi indeplineste acesta sarcinile. De aceea in raportul de audit care cuprinde recomandarile facute de auditor in urma muncii sale nu se mentioneaza persoana , decat in mod exceptional deoarece managementul doreste sa cunoasca ce anume nu functioneaza in sistem si cum s-ar putea solutiona acest lucru.

Auditorul intern este independent , adica in munca sa nu suporta nici o influenta sau presiune ce s-ar putea dovedi contrare obiectivelor pe care le are stabilite.

De remarcat este caracterul dublu al independentei auditorului adica atat din perspectivacat si din cea asigurata de normele ce reglementeaza munca sa prin practica obiectivitatii.

Definitia auditului intern = in versiunea americana nu difera aproape de loc de cea din vers franceza aprobata in martie 2000 portivit careia:

Auditul intern= activitate independenta si obiectiva care da unei organizatii o asigurare in ceea ce priveste gradul de control aspura operatiunilor , o indruma pentru a-i imbunatatii operatiunile si contribuie la adaugarea unui plus de valoare

Auditul intern = ajuta aceasta organizatie sa isi atinga obiectivele printr-o abordare sistemica si metodica a proceselor sale de management al riscurilor de control si guvernare a intreprinderii si printr-o serie de propuneri necesare pt. A le consolida eficacitatea.

In legislatia romaneasca auditorul intern este definit mai sintetic si mai pragmatic astfel: auditul intern este activitatea de examinare obiectiva a ansamblului activitatilor entitatii economice, in scopul furnizarii unei evaluari independente a managementului riscului, controlului si proceselor de conducere a a acestuia.

Rolul auditului intern

In mod sintetic rolul auditului intern poate fi decisiv de urmatoarele actiuni:

a)asigura,alerteaza, consiliaza , ajuta, stabileste actiuni si obtine rezultate

- auditul intern ofera asigurare cu privire la caracterul adecvat , aplicabilitatea si eficacitatea procedurilor de control, management al riscurilor si conducerii

- auditul intern alerteaza conducerea cu privire la pct. Slabe semnificative ale activitatii de control intern care este posibil sa fie condus la erori materilae, pierderi, daune, risipa sau alte rezultate nedorite , ceea ce a condus la neatingerea nivelurilor dorite de performanta

-auditul intern consiliaza conducerea+ personalul cu privire la imbunatatirile ce pot adesea activitati de control si dupa caz atingerii nivelului dorit de performanta

-auditul intern ajuta intr-o masura limitata la solutionarea problemelor identificate , imbunatatirea controaleleor si efectuarea schimbarii

-auditul intern stabileste actiuni privind modalitatile prin care activitatile entitatii se pot desfasura in continuare sub incidenta imbunatatirilor ce i-au fost aduse

-auditul intern obtine rezultate doar in masura in care a reusit sa ii convinga pe cei insarcinati cu conducerea entitatii de faptul ca necesarul pe care l-a propus sunt si cele necesare pentru a merge mai departe.

Principalele categorii de audit intern :

Auditul intern poate fi clasificat in functie de obiectivele urmarite in 3 mari categorii:

A)    Audit de regularitate /conformitate

B)     Audit de eficacitate/performantei

C)    Audit de sistem /al managementului

a)auditul de regularitate

in evolutia sa fireasca auditul intern s-a dezvoltat mai intai ca un audit de regularitate/ conformitate, acesta fiind considerat ca un traditional intrucat la vremea respectiva auditorul verifica daca regulile +procedeele sunt bine aplicate , daca se respecta organigramele de functionare, sist. de informare. Ca atare auditorul intern avea la baza un sist de referinta fata de care raporta rezultatele munci sale si de aceea munca sa era relativ usurata deoarece el actiona prin constatari +comparari privind aplicarea , interpretarea eventualele deficite , dezechilibre produse care reprezinta consecintele pe care le raporta celui care dispusese auditul.

Pe scurt auditului de regularitate ii revin urmatoarele sarcini:

a)      Examinarea/aprecierea modului in care se respecta regulile , se aplica procedurile , se respecta organigramele , sist de informare

b)      Actioneaza prin constatari si completari pe seama raportarii la un sistem de referinta , la modul in care exista unele deficiente in sistem pe care le raporteaza managementului. Scopul prioritar este compararea realitatii cu sistemul de referinta adecvat. Ca mijloc de lucru auditorul intern are la dispozitie chestionare cu intrebari pe seama carora urmaresc sa afle daca au fost respectate dispozitiile , regulile si procedurile definite in cadrul acelei entitati precum si reglementarile care au legatura cu securitatea entitatii

B)Auditul de eficacitate= se situeaza pe scara evolutiei in functie de auditul intern pe o treapta superioara, fiind unul mai complex care tine cont de cultura organizationala a fiecarei entitati , deoarece in cazul sau sist, de referinta este apreciat pe seama unui sistem de calitate acceptat si nu pe experientele anterioare. Reflectand astfel calitatea masurilor adoptate prin rezultatele inregistrate. Standardele internationale definesc auditul preformantei drept audit al economicitatii, eficientei si eficacitatii cu care entitatea auditata utilizeaza resurse inscopul indeplinirii obiectivelor sale

a) auditul economicitatii= apreciaza modul in care au fost utilizate resursele umane , materiale , financiare, cele informationale precum si procedurile urmate de entitatea auditata pentru masurarea si urmarirea indicatorilor de performanta si pt remedierea deficientelor identificate. Economicitatea reprezinta masura in care se asiugura minimizarea costului resurselor utilizate intr-o entitate fara a compromite realizarea in bune conditii prin rapoarte de calitate a obiectivelor asumate.

b) auditul eficientei = porneste de la exprimarea acesteia ca raport intre resursele consumate si rezultatele obtinute sau inversul sau. Eficienta se exprima astfel ca raport dintre iesiri cuantificate sub forma bunurilor , serviciilor / altor rezultate si intrari cuantificate sub forma resurselor utilizate pentru producere lor

c) auditul eficicacitatii = se refera la indeplinirea obiectivelor entitatii auditate si auditul importului efectiv al activitatii entitatii in comparatie cu impactul planificat al acesteia. Eficacitatea consta in gardul de indeplinire a obiectivelor declarate ale unei activitatii si relatia intre ceea ce s-a programat + ceea ce s-a realizat. Ca mod de calcul eficacit poate fi exprimat ca raport intre rezulatelele obtinute de o anumita activitate si rezultatele care au fost programate inainte de realizarea ei

C)auditul de sistem= reprezinta o evaluare de profunzime a sistemului de conducere + control intern cu scopul de a stabilii daca acestea functioneaza economic , eficient si eficacee a.i. sa fie identificate eventualele deficente sis a poata fi formulate si recomandarile necesare pentru corectarea acestora. Sintetic auditului de sistem ii revin urmatoarele sarcini:

examineaza si se asigura ca exista o politica de management si in ce masura aceasta este expr. Cu claritate de cel care o are in responsabilitate

2) analizeaza modul in care politica sectoriala corespunzatoate strategiei de ansamblu a entitatii sau politicilor cuprinse+rezultate din strategie

3)cerceteaza si asigura ca pe tetern politca este cunoscuta si inteleasa si aplicata in mod corespunzator , apreciind astfel conformitatea dintre politica si aplicarea sa

4) are ca scop sa vada daca misiunea responsabililor de activitati din structura entitatii este clar definita a.i. sa prevada toate incidentele ce pot sa apara in mod normal in functionarea sa , sa prevada reducerea bugetelor dupa principiul minimizarii cheltuielilor precum si cresterea capacitatilor productive de a genera rezultate mai mari.

In concluzie oricare functie a unei entitati poate fi supusa celor 3 niveluri de audit enumerate si explicate astfel ca la nivelul 1 sa se poata realiza un audit de regularitate la nivelul 2 un audit de eficacitate si la nivelul 3 un audit de sistem

Exemplu e scris pe foi

Organizarea auditului intern

Abordarea functiei de audit intern trebuie sa cuprinda atat organizatiile compartimentului de audit intern cat si organizatia muncii si gestionarea resurselor si competentelor necesare pentru efectuarea auditului intern . de aceea in organi. auditului intern se vor avea in vedere cel putin unui compartiment:

A)    Organizarea compartimentelor in cadrul careia vom urmarii:

Structuri posibile

Resurse profesionale

B)     Organizarea muncii vom urmarii:

Carta de audit

Planul de audit intern

Manualul de audit intern

Dosarele de audit intern si documentele de lucru

Documentatia si alte mijloace

C)    Eficacitatea compartimentului

D)    Comitetul de audit

A)    A.1 structuri posibile

Adoptarea uneia dintre structuri posibile privind organizarea compartimentului de audit intern depinde de cultura organizationala a firmei, de pozitionarea functiei de audit intern in structura sa functionala precum si de criterii proprii prevazute de managerii fiecaarui entitati in parte .

In general literatura de specialitate accepta in mod unanim existenta a 2 criterii importante in ceea ce priveste organizarea compartim. De audit intern:

-dimensiunea entitatii

- adoptarea unui audit centralizat/ descentralizat

Dimeensiunea entitatii este deosebit de importanta in alegerea numarului de auditori interni a.i sa poata sa raspunda necesitatilor entitatii astfel daca la o entitate mica/mijl se poate constituii un compartiment format din de profesie. Practica din romania a acordat derogare la autorizarea profesionistilor pana la sf anului 2006.

Profesia de auditor intern a devenit o profesie reglementata in cadrul celei de auditori financiari si poate fi exercitata muncii cu respectarea cadrului legal privind accesul si exercitarea profesiei.

In alte tarii recrutarea auditorilor interni a avut in vedere 2 cai:

Acestia erau din interiorul entitatii

In majoritatea cazurilor proveneau din exterior

Prima abordare a avut in vedere faptul ca o pers din interiorul entitatii v-a cunoaste foarte bine mediul de lucru al acesteia astfel ca isi poate exercita cu succes mandatul de auditor si poate surprinde acele aspecte nefunctionale ce trebuie corectate.

Experienta multora dintre entitati a impus o concluzie clara, este necesar a combina utilizarea resurselor profesionale interne cu cele atrase din exterior efortul fiind consilit unei echipe de auditori dinamice si capabile.

In toate situatiile indiferent de parerile exprimate sau de evolutiile individuale ale unor compartimente de audit intern , cel mai important lucru este ca auditorii interni sa fie competenti , bine pregatiti profesional si sa recunoasca sar sa si aplice normele profesionale de lucru.

In selectionarea auditorilor interni acestia trebuie sa dovedeasca ca au unelele calitati usor detectabile cum ar fi aptitudini evidente de comunicare precum si cunoasterea tehnicilor de audit potrivit normelor profesionale. In structura standardelor de audit vom regasi norma profesionala 1210 care prevede: auditorii interni trebuie da detina cunostintele, priceperea si celellalte competente necesare exercitarii responsabilitatilor individuale.

In aceeasi norma se mai prevad elemente precum:

Bune calitatii relationale

Comunicare eficienta

Cultivarea relatiilor atat cu clientii cat si cu colegii, capacit, de comunicare atat in scris cat si oral pt a putea expune clar si eficacee obiectivele aprecierile, concluziile si recomandarile misiunii.

Pe langa recrutare este deosebit de importanta si pregatirea profesionala atat cea de baza cat si cea continuua, cea care asigura auditorilor actualizarea permanenta a cunostintelor profesionale si la reordonarea la cele mai noi standarde si norme profesionale.

In general activitatea auditorilor interni trebuie privita in evolutie cu o necesitate . in atingerea obiectivelor entitatea in stransa legeatura cu planul de audit cere o recrutare si selectie a personalului destul de anevoioasa dar si cu costuri la reordonarea la cele mai noi standarde si norme profesionale.

In general activitatea auditorilor interni trebuie privita in evolutie cu o necesitate . in atingerea obiectivelor entitatea in stransa legeatura cu planul de audit cere o recrutare si selectie a personalului destul de anevoioasa dar si cu costuri suplimentare legate de calificare.

Nu se prevad specializari diferite pentru misiuni diferite , toti auditorii fiind la dispozitia entitatii pentru a forma echipe de seniori.

Auditorii autorizati in aceasta sunt numiti generalisti apelandu-se la specialisti externi pentru acele misiuni care au nevoie de calificari speciale.

Pentru auditul descentralizat este necesara organizarea unui serviciu central de audit intern si de compartimente specializate in structuri locale serviciului central, servindu-i misiunii importante:

Def normelor de lucru

Def policitilor si mijloacelor de pregatire profesionala

Realizarea unui audit al auditorului

Realizare aunor misiuni specifice

La entitati de dimensiuni medii auditul intern poate organiza fie sub forma unui compartiment, fie fct , sa fie executata de un singur auditor intern , dar pozitia sa fie subordonata celulei mai inalt nivel ierarhic.

Dupa anchetele sociale efectuate pe parcursul mai multor ani s-a constatat ca la o entitate de marime medie s-a avut in vedere ca un auditor sa corespunda la circa 1000 de salariati , dar aceasta orientare difera bineiteles de la o entitate la alta in functie de cultura organizatiilor respective.

Trebuie remarcat ca un auditor singuratic intampina mai multe neajunsuri, in primul rand legate de lipsa de specialisti pe anumite fct ale entitatii astfel ca ar putea fi uneori in imposibilitate de a indeplinii obiectivele auditului intern , uneori chiar si din lipsa de incredere din partea managementului.

De aceea se poate aprecia ca la o entitate care doreste sa beneficieze de rezultatele unui audit intern este necesar sa se organizeze un compartiment compus din cel putin 3 persoane ceea ce ar permite specializarea muncii , cresterea competentei ce ar permite specializarea muncii, cresterea competentei si obtinerea unor rezultate cu adevarat folositoare entitatii.

a.2 resurse profesionale

sunt reprezentate de auditorii interni care pot fi recrutati fie din randul celor care au calificare si autorizarea necesara cu care sa poata practica aceasta trebuie sa cuprinda obiective strategice si tactice

b)organizarea muncii

b.1 carta de audit

document constitutiv al functiei auditului intern care are rolul de prezentare si cunoastere a acesteia de catre celelalte compartimente si fct ale entitatii

carta de audit= doc deosebit de important ceea ce a defom.. reglementarea sa prin intermediul normelor profesionale acceptate la nivel international si anume:

Norma de calificare 1000 cu demeru.misiunea corupe si responsabila prevede ca toate elementele auditului intern sa fie prezentate in mod formal prin includerea lor intr-o carta intocmita in deplina concordanta cu prevederile normelor.

O alta norma profesioanala si anume modalitatea practica de aplicare 1000.1 prevede faptul ca scopul Cartei de audit este sa defineasca, stabilirea serviciului de audit intern in cadrul organizatiei. Autorizarea accesului la doc personal si bunuri , acces necesar pentru a putea indeplinii in mod corespunzator misiunile precum si sa identifice sfera de activitate a auditului intern.

In mod obligatoriu Carta de audit intern , trebuie sa aiba o forma scrisa , sa fie aprobata in urma examinarii de conducere a entitatii, aprobarea fiind un element esentia in ceea ce priveste acestia aceasta functie in cadrul entitatii deoarec i se confera astfel autoritatea necesara. Dupa aprobare acest doc este difuzata la nivelul intregii entitati , pe toate nivelurile ierarhice care vor fi candidate.

b.2 planul de audit

este obligatoriu a fi intocmit prin directivele normei profesionale , planificare, care prevede: responsabilul auditului intern trebuie sa realizeze o planificare bazata pe riscuri in scopul definirii organizatiei.pot aparea in realitate situatii care sa verifice in acord cu prevederile acestei norme astfel ca planificarea se realizeaza pe baza planificarilor