METODE DE DETERMINARE A EFICIENTEI ECONOMICE SI SOCIALE - cercetare stiintifica

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

FACULTATEA DE MANAGEMNT-ADMINISTRATIE PUBLICA

METODE DE DETERMINARE A EFICIENTEI

ECONOMICE SI SOCIALE

cercetare stiintifica

1. Tema lucrarii de cercetare stiintifica.

Metode de determinare a eficientei economice si sociale.

2. Obiectivul cercetarii

Desfasurarea activitatii in institutiile publice presupune utilizarea unui ansamblu de metode si tehnici, care sa permita realizarea obiectivelor stabilite la toate nivelurile administratiei. In procesul de exercitare a functiilor managementului public, functionarii publici cu functii de conducere se comfrunta cu o gama larga de robleme pentru rezolvarea carora este necesara folosirea unor metode si tehnici generale si specifice.

Analiza performantei unei organizatii presupune stabilirea unor relatii intre rezultate, mijloace si obiective, mai precis este necesar o abordare din punct de vedere al eficacitatii, eficientei si bugetarii.

Obiectivul lucrarii consta in prezentarea unei parti teoretice a ceia ce inseamna "eficienta" in administratia publica si "eficacitate" din prisma mai multor autori din literatura straina de specialitate. . Tinand cont de formele de exprimare ale acestora eficienta poate fi delimitata sub aspect economic si social. Deasememea tot in cadrul acestei lucrari se face referire si la metodele de determinare si masurare a eficientei.

3. Prezentarea temei asa cum aceasta se reflecta in literatura straina de specialitate.

Mai multi specialisti au abordat problema eficientei in administratia publica in lucrarile lor , insa una dintre cele mai complexe lucrari care face referire la acest subiect este " Administratia Publica" avandui ca autori pe Victor A. Thompson, Herbert A. Simon si Donald W. Smithburg.

Acestia considera ca termenul de "eficienta" este foarte utilizat in administratie.

Asadar eficienta reprezinta raportul dintre rezultatele obtinute si mijloacele angajate. In termeni economici, este vorba de relatia dintre outputuri si imputuri si este diferita de conceptul de eficacitate.

Cei trei autori fac rferire la faptul ca evaluarea administratiei sau a oricarei alte forme de comportament umane este de fapt evaluarea inteligentei cu care oameni fac o alegere avand mai multe alternative oferite.

Reticentele principale ale introducerii notiunii de eficienta in sectorul public se leaga in principal de apropierea de ideea de "randament", lucru care nu trebuie privit in sens strict. Se considera ca blocajul care apare este de ordin ideologic si cultural si ignorarea acestui aspect poate induce efecte negative la nivelul organizatiei.

Este clar ca negarea totala a conceptului de eficienta in sctorul public a fost si este de o perioada lunga de timp sursa de risipa si contraperformanta. Imaginea generala a administratiei este destul de negativa din punct de vedere al cheltuielilor si risipei.

In formularea unor afirmatii privitoare la programele administrative, specialistii disting doua parti: masura in care sunt de acord sau nu cu valorile pe care planul vrea sa le impuna sau sa le sublinieze si masura in care considera ca planul va fi eficient in obtinerea respectivelor valori. In ceea ce priveste primul aspect este mai important sa stabilim, nu daca suntem de acord cu valorile, ci ale cui sunt aceste valori care stau la baza unei decizii sau unui program. Al doilea aspect al evaluarii poate fi numit evaluarea rationalitatii, adica, deciziile sunt considerate logice atunci cand sunt corect formulate pentru a ajunge la valorile pe care le urmaresc.

Cei trei autori mai sustin deasemenea ca aplicarea criteriului eficientei in luarea deciziilor administrative este in stransa legatura cu supravietuirea oranizatiei. Fiecare membru al unei organizatii, la anumite intervale de timp, decide daca va continua sa participe sa lucreze in cadrul acesteia. Daca va ajunge la concluzia ca exista mai multe avantaje decat dezavantaje ce deriva din participarea sa, va continua , iar daca va constata ca exista mai multe dezavantaje decat satisfactii, va renunta. Va cantari aceste rezultate pozitive si negative comform propriei scari de valori - o scara ce poate fi sub anumite aspecte diferita de scara de valori a celorlalti membri sau a ierarhiei organizatorice. Daca organizatia nu reuseste sa ofere membrilor sai, in balanta, o pondere net superioara a satisfactiilor asupra insatisfactiilor, trebuie sa accepte pierderea unor membrii pana se va stabili un echilibru favorabil, trebuie sa gaseasca noi membrii carora sa le ofere o balanta favorabila sau trebuie sa-si inceteze existenta.

Autorii Simon, Thompson si Smithburg considera ca in literatura de specialitate cuvantul "eficienta" poate insemna si economie, adica reducerea cheltuielilor. O alta definitie formulata descrie eficienta sau, mai degraba, o alegere eficienta ca fiind aceea prin care cu anumite costuri circumstantiale se obtin cele mai bune rezultate posibile sau daca se obtine un anumit nivel al rezultatelor cu cele mai mici costuri circumstantiale posibile.

Cei trei specialisti abordeaza problema eficientei si din punctul de vedere al premiselor care stau la baza unui criteriu. Si anume, ei fac referire la faptul ca o persoana va folosi criteriul eficientei pentru a alege intre mai multe planuri, intr-o situatie data. Este necesar sa se indeplineasca doua conditii:

1. Resursele umane si materiale pe care si le propune sa le foloseasca si pe care le desemneaza ca mijloace, trebuie sa fie limitate. Acestea fiind implicatii ale termenului de "costuri circumstantiale".

2. In afara costurilor circumstantiale, aceasta va fi neutra fata de modul in care sunt utilizate resursele pentru a maximiza consecintele pe care le priveste ca rezultate.

Criteriul eficientei este o metoda de aproximare a criteriului logicii in luarea unor decizii. O judecata conform careia o alegere este eficienta, ca si una conform careia o alegere este logica, va fi intotdeauna relativa in functie de anumite valori care urmeaza a fi puse in aplicare.

Astfel, atunci cand intentionam sa cuantificam sau sa evaluam eficienta, trebuie mai intai sa specificam care sunt sau ale cui sunt valorile pe care incercam sa le maximizam. Odata definite valorile ce urmeaza a fi maximizate, trebuie sa determinam cum poate fi masurata obtinerea acestor valori. Apoi trebuie avuta responsabilitatea de a pune in legatura rezultatul final cu activitatea in sine - de a anticipa rezultatele ce se vor obtine daca se va alege o anumita alternativa administrativa. In cele din urma trebuie puse in balanta aceste rezultate cu costurile pe care le implica respectiva alternativa.

Luand in considerare aspectul social al eficientei, specialistii mentioneaza ca aplicarea criteriului eficientei in luarea deciziilor administrative este in stransa legatura cu supravietuirea organizatiei. Fiecare membru al unei organizatii, la anumite intervale de timp, decide daca va continua sa participe sa lucreze in cadrul acesteia. Daca va ajunge la concluzia ca exista mai multe avantaje decat dezavantaje ce deriva din participarea sa, va continua, in caz contrar, va renunta. Va cantari aceste rezultate pozitive si negative conform propriei scari de valori, o anumita scara ce poate fi diferita sub anumite aspecte de scara de valori a celorlalti membrii sau a ierarhiei organizatorice. Daca organizatia nu reuseste sa ofere membrilor sai, in balanta, o pondere net superioara a satisfactiilor asupra insatisfactiilor, trebuie sa accepte pierderea unor membrii pana cand se va stabili un echilibru favorabil, trebuie sa gaseasca noi membrii carora sa le ofere o balanta favorabila sau sa-si inceteze existenta.

Thompson, Smithburg si Simon sustin ideea ca masurarea eficientei trebuie abordata in activitatea admiistratiei publice, tinand cont de valorile cetatenilor. . Inainte de a masura rezultatele, trebuie definit un set de valori sau de obiective in functie de care se va face ulterior aprecierea finala. Necesitatea definirii obiectivelor este, probabil, cel mai dificil pas in procesul de evaluare a eficientei. Toate acestea trebuie exprimate in termeni obiectivi si concreti inainte de a fi evaluate si in stransa legatura cu necesitatea definirii obiectivelor este necesitatea de a asigura un acord cu obiectivele stabilite.

Urmatoarele etape de analiza constau in a determina care este nivelul atins al rezultatelor si a prevedea efectele pe care le-ar avea diferitele alternative de actiune administrativa asupra nivelului atins al rezultatelor.

Asadar, masurarea eficientei - compararea rezultatelor in functie de costurile implicate - este posibila numai dupa ce au fost parcurse celelalte etape. Masurarea eficientei nu poate fi mai valida decat procesul prin care sunt definite obiectivele. Nu poate fi mai exacta decat masurarea rezultatelor sau decat estimarea efectelor pe care le au actiunile administrative asupra rezultatelor. Astfel, putem fi siguri, afirma autorii, de faptul ca atunci cand se fac afirmatii sigure privind eficienta sau ineficienta operatiunilor guvernamentale, aceste afirmatii se bazeaza pe argumente riguroase.

Exista insa prea putine cunostinte, in prezent, pentru a putea masura eficienta cu care anumite rezultate sunt realizate Este mult mai usor sa masuram ceea ce un alt specialist, Waldo, numea "eficienta diverselor instrumente si proceduri de rutina si de natura mecanicacare servesc unor obiective ce au importanta numai prin faptul ca sunt legate de realizarea unor obiective superioare".

In ciuda dificultatilor majore ridicate de masurarea eficientei, abandonarea cautarilor pentru identificarea unor metode superioare de evaluare este similara cu abandonarea incercarii de a aproxima logica in luarea deciziilor. Singurul punct de sprijin pe care se poate baza logica este un set de valori definibile. Singurul mecanism pe care il poate folosi sunt cunostintele privind impactul alegerilor administrative asupra realizarii acestor valori.

Imbunatatirea metodelor de masurare a eficientei, considera cei trei specialisti, este in stransa legatura cu imbunatatirea metodelor de asigurare a responsabilitatii.

In literatura de specialitate, autorii Simon, Thompson si Smithburg sunt de parere ca termenul de eficienta este folosit in mai multe sensuri, iar deseori acestea sunt vagi si ambigue. In limbajul uzual, cand spunem ca ceva este eficient, deseori este sinonim cu a spune ca este "bun" sau "de dorit". Termenul este ambiguu, deoarece ceea ce este bun depinde de valorile pe care le aplicam in acea judecata, iar valorile vor fi aproape la fel de numeroase ca si persoanele care le aplica.

Date fiind aspectele etice care au preponderenta in societatea noastra, dat fiind ca eficienta este privita in general ca pozitiva, cuvantul este un simbol politic cu o forta considerabila. Are puterea de a organiza sentimentele ce se ascund dincolo de propunerile la care se ataseaza. Cei mai multi oameni simt ca ar trebui sa fie eficienti si ca ar trebui sa-si doreasca un sistem administrativ eficient.

Nu trebuie pornit de la premisa ca sloganul eficientei atrage intotdeauna reactii favorabile. Istoria termenului este intr-o legatura atat de stransa cu ideea de productie, ca activitate neutra indreptata catre un anumit scop, incat este deseori asociata cu ideea unei organizatii din perspectiva angajatului. In special, uniunile sindicale vor asocia eficienta cu ideea de indiferenta fata de bunastarea angajatilor, metode dure, autoritare de management. Astfel, eficienta nu este un simplu slogan care poate fi folosit fara discriminare in apelurile politice la adresa tuturor grupurilor.

Ca o concluzie asupra cercetarilor celor trei mari autori, se considera ca in situatia in care am dori sa separam scopurile de mijloace, am putea defini eficienta ca fiind maximizarea realizarii scopurilor prin utilizarea unor mijloace neutre si limitate. Acest sens al termenului are cea mai mare semnificatie in teoria administrativa traditionala. Datorita atitudinilor etice preponderente fata de munca din societatea actuala, comportamentele angajatilor unei organizatii sunt de cele mai multe ori privite ca mijloace neutre in cadrul mai larg al procesului de luare a unei decizii.

Termenul de eficienta a dobandit si conotatii etice. Pentru multi, daca nu pentru toti oamenii din societatea noastra, spun specialistii, aceasta este un simbol cu o valoare pozitiva. Drept rezultata al utilizarii ca simbol politic, termenul a dobandit o arie larga de intelesuri si, ca atare, a devenit dificil de utilizat intr-un sens in cadrul unui discurs stiintific. Astfel ca cel ce-si formeaza o idee in acest sens trebuie sa fie avizat si pregatit sa verifice judecatile de valoare care sunt implicite in aproape toate discutiile asupra eficientei.

In lucrarea "Since administrativ", autorul Jacques Chevallier, este un alt mare specialist care trateaza problema eficientei in administratie. El descrie acest fenomen prin intermediul resurselor utilizate pentru realizarea sarcinilor. Pentru indeplinirea misiunilor care ii sunt alocate, administratia dispune de un anumit numar de resurse. Acestea au cunoscut o crestere exponentiala din cauza extensiei sarcinilor care cadeau in sarcina administratiei, insa resursele nu sunt nelimitate. Difuzarea perceptelor manageriale si mai ales, caderile din perioada crizelor economice au incitat la mai multa rigurozitate in alocarea si in repartizarea mijloacelor.

El sustine ideea ca in toate tarile se asista la o noua vointa de rationalizare a gestiunii publice inaintea conducerii, prin ameliorarea productivitatii administratiilor, a unei stabiliri sau chiar a unei reduceri din greutatea crescand eficacitatea actiunilor lor fara a mari insa costul.

Jacques Chevallier vede problema eficientei numai prin intermediul resurselor si prin modul de gestionare al acestora. Aceste resurse sunt mai intai financiare; serviciile administrative sunt finantate prin intermediul creditelor inscrise in bugetul colectivitatii din care se iau banii si care le permite sa-si remunereze personalul pe care il angajeaza si sa-si procure echipamentele necesare.

Procedura bugetara constituie de atunci o miza considerabila si vitala mai ales ca tine de prestigiul acestora, de posibilitatea si cateodata de existenta lor si acesta antreneaza astfel o mobilizare generala: fiecare serviciu se preocupa inainte de toate de propriile sale nevoi si se straduieste sa abtina arbitrajuri care le sunt favorabile. Alegerile bugetare rezultate din prioritatile guvernamentale din presiunile exercitate de uni si de altii si din conventiile incheiate sub egida Ministerului de Finante care, insarcinat cu mentinerea unui echilibru global, dispune de o pozitie strategica si joaca un rol esential pe parcursul acestui proces. In toate aceste cazuri, totusi, marja de manevrare este ingusta, greutatile institutionale exclud taierile drastice si reorientarile radicale pentru a se ajunge la realizarea unor actiuni rationale ale administratiei.

Resursele pot fi si materiale. Administratia are nevoie pentru a-si indeplini sarcinile, de echipamente numeroase si diversificate pe care pot sa si le produca singuri sau pe care le pot achizitiona de la intreprinderi private.

De asemenea, resursele pot fi si umane. Administratia urmareste sa atraga persoane formate si calificate, capabile sa indeplineasca cu succes sarcinile ce le revin. Problema cea mai importanta este aceea a costului pe care il presupune aceste resurse, cost care depinde de volumul si de modul de salarizare.

In toate tarile se observa faptul ca numarul functionarilor a luat o proportie considerabila, acest lucru antrenand o serie de schimbari in administratie, dar si la nivelul prevederilor bugetare.

Aceasta situatie privind cresterea numarului functionarilor cu toate implicatiile sale este indispensabila pentru a face fata dezvoltarii ce are loc la nivelul sistemului administrativ.

Fenomenul a fost prezent in toate tarile in curs de dezvoltare unde existenta functiilor publice a fost justificata.

Insa a avut si nu efectul invers in momentul aparitiei crizelor financiare care au derutat intreg sistemul si care au condus la o reducere a efectivelor personalului, dar si o salariilor acestora. Astfel, tarile in curs de dezvoltare au fost nevoite sa apeleze la fondurile externe, dar si la impunerea unor politici fiscale mai aspre.

In paralel, s-a incercat o imbunatatire a eficientei functionarilor prin cresterea performantei in detrimentul vechimi, a experientei. Pentru crearea performantei facandu-se apel la outsideri, la manageri provenind din lumea afacerilor din domeniul privat.

Jacques Chevallier considera ca dorinta de ameliorare a productivitatii administrative este relativ noua si este consecinta specificitatii administratiei. De-a lungul timpului a capatat diferite notiuni care stau la baza unei activitati rationale: eficienta, competitivitate rentabilitatea in sensul strict al administratiei si caracterul permanent al activitatii. Se realizeaza controale de eficacitate prin confruntarea obiectivelor vizate cu rezultatele obtinute sau controale de eficienta prin confruntarea mijloacelor utilizate si rezultatele asteptate.

Activitatile de control nu sunt separate de cele curente, insa ele trebuie sa le insoteasca pe acestea in permanenta pentru a fi prevenite abaterile.

La randul sau evaluarea activitatii din punct de vedere cantitativ, dar si intensiva, asupra calitatii. Tehnicile si metodele de evaluare tind sa se perfectioneze. Problema evaluarii este una cu totul distincta de control. Specialistul considera ca activitatea de control reprezinta faza de observare si de culegere a informatiilor despre situatia existenta pentru ca apoi sa se poata realiza evaluarea respectivei situatii.

Evaluarea actiunilor administrative poate fi efectuata prin intermediul mai multor metode.

Astfel, autorul distinge metoda rezultatelor imediate prin care se evalueaza mijloacele utilizate si rezultatele obtinute; impactul socio-economic; eficacitatea - raportul dintre efecte si eforturi; satisfactia, adica perceptia publicului.

Autori precum Michel Amiel, Joseph Jacobs si Francis Bonnet, trateaza aspectul de eficienta in interdependenta cu conceptul de eficacitate. Ei considera ca eficienta unei organizatii este in stransa legatura cu performantele muncii oamenilor.

Atat in sectorul privat, cat si in cel public evaluarea este un segment absolut necesar in vederea realizarii unei activitatii competitive.

Specialistii definesc evaluarea activitatii administrative ca fiind un ansamblu de mijloace menite sa identifice si sa interpreteze performantele profesionale ale resurselor umane si sa descopere diferite posibilitati de imbunatatire a randamentului muncii.

Din studiile acestor cercetatori reiese faptul ca eficienta economica are la baza doua aspecte importante si anume: performanta ce se atinge in realizarea unor activitati ale administratiei si efectele obtinute in diferite situatii in functie de mijloacele utilizate.

4. Analiza asupra abordarilor selectate din literatura de specialitate.

Literatura de specialitate incearca, pe de o parte sa dea niste definitii concrete ale termenului de eficienta, iar pe de alta parte sa creeze o anumita imagine asupra acestui concept prin intermediul altor elemente.

Un punct comun al cercetarilor il reprezinta faptul ca in aproape toate studiile, specialistii realizeaza o legatura puternica intre conceptul de eficienta si cel de rationalizare a mijloacelor necesare pentru desfasurarea activitatilor specifice.

Un element foarte important il reprezinta, deci, resursele utilizate. Dintre acestea, cele umane constituie componenta de baza in procesul administrativ.

Desi se face distinctia clara intre control si evaluarea in abordarile specialistilor amintiti, metodele de evaluare enuntate de fiecare dintre ei sunt diferite. Daca Simon, Thompson si Smithburg trateaza premisele care stau la baza criteriului de eficienta. Ei iau in calcul evaluarea unei actiuni realizate in sectorul public evidentiind fiecare etapa a procesului de masurare a eficientei, Jacques Ghevallier recomanda metoda rezultatelor imediate prin compararea mijloacelor utilizate si a rezultatelor obisnuite si metoda referitoare la impactul socio - economic al actiunilor interprinse.

O abordare interesanta in definirea eficientei este cea a celor trei autori prin intermediul logici si al valorilor.

5. Prezentarea si explicarea abordarii sau modelului creat de student pe problematica si tema propusa.

Analiza performantei unei institutii publice presupune stabilirea unor relatii intre obiectivele propuse, mijloacele utilizate si rezultatele obtinute. Stabilirea acestor relatii reprezinta, de fapt, masurarea eficientei si a eficacitatii.

Consider ca cei doi termeni sunt, pe de o parte sinonimi, tinand cont de faptul ca ambele concepte fac referire la o finalitate pozitiva, rezultatul reprezinta "ceva bun". Iar pe de alta parte, eficacitatea este o parte componenta a conceptului de eficienta.

In termeni economici putem considera ca eficienta este raportul dintre iesiri si intrari, iar nivelul rezultatului poate varia, iar intr-o definitie simpla, inseamna raportul dintre rezultatele obtinute si mijloacele antrenate.

Eficacitate reprezinta raportul dintre rezultatul obtinut si obiectivul propus, intre ceea ce am obtinut si ceea ce avem de obtinut. Eficacitatea, mai mult decat eficienta este influentata de factorul uman, de valori, de logica si de etica. Rezultatul este mai greu de evaluat cifric. Ne putem referi la eficienta economica atunci cand rezultatul este cuantificabil si se refera la calculele de eficienta, la rationalitatea consumarii unor resurse si eficienta sociala, cand rezultatul actiunii este necuantificabil si se reflecta in reactiile si comportamentele oamenilor, a cetatenilor, beneficiarii serviciilor prestate de administratie.

Cunoastem faptul ca desfasurarea activitatii in institutiile publice presupune utilizarea unui ansamblu de metode si tehnici. Metoda administrativa presupune un mod de gandire si actiune in vederea obtinerii unor rezultate maxime cu eforturi minime. Insasi definitia acesteia face referire la conceptul de eficienta.

In ceea ce priveste resursele utilizate pentru realizarea obiectivelor, consider ca factorul uman este esential. Eficienta activitatii in institutia publica depinde in mare masura de capacitatea personalului de conducere de a ierarhiza sarcinile, prin crearea unei liste de prioritati. Folosirea in mod rational al resurselor financiare, materiale, umane si de timp conduce la realizarea unei activitati eficiente.

Pentru a fi eficient trebuie sa sti sa iei decizii bune, potrivite, sa sesizezi si sa profiti de oportunitati, sa previ amenintarile, dar si sa poti construi cu usurinta relatiile interumane si sa stimulezi capacitatile inovative.

6. Concluzii la cercetari cu referire la schimbarile necesare in managementul public din Romania.

Problema esentziala existenta in administratia publica din tara noastra este neadaptarea functionarilor publici si chiar a intregului sistem administrativ la noile schimbari aduse in administratia publica, schimbari impuse de alte tari.Conceptia invechita a functionarilor vizavi de comportamnetul lor in administratie stopeaza evolutia sistemului administrativ din tara noastra. Nu putini sunt acei angajati aflati in functii publice care considera ca vechimea si experienta acumulata de ei de-a lungul timpului este mult mai importanta in desfasurarea activitatii decat cunostintele recente acumulate de absolventii institutiilor de invatamant specializate.

De asemenea, comportamentul si capacitatea functionarilor de a creea relatii interumane sunt oarecum deficitare, iar acest lucru se reflecta in reactia pe care o are un functionar debutant. Daca la inceput cunostintele acumulate in scoala il fac increzator si entuziast in a-si atinge obiectivele de serviciu la cotele cele mai ridicate de performanta, atitudinea celor din jur il limiteaza in actiunile sale.

Acest fenomen trebuie stopat prin intermediul managerilor publici. Ei trebuie sa creeze un plan de motivare, nu numai din punct de vedere financiar, dar si social. Proiectarea si implementarea unui cadru administrativ performant nu se poate realiza fara niste resurse umane competitive. Factorul uman este poate cel mai greu de obtinut, de gestionat, de motivat, de controlat si de evaluat, insa este esential pentru a putea conduce sistemul administrativ pe o panta ascendenta de dezvoltare

Ca o concluzie a intregii cercetari, se poate spune ca aspectul esential ce trebuie corectat tine, in principal, de forma sociala a activitatii administrative. Mai exact, trebuie aplicat un program permanent care sa combata treptat toate elementele demotivante si limitative in desfasurarea activitatii functionarilor publici.

Doar prin schimbarea unor conceptii invechite ce-si pun amprenta asupra comportamentului personalului putem desfasura o activitate cu rezultate eficiente.

7. Bibliografie:

CHEVALLIER, J. Science administrative, Paris, Editura Press Universitaires de France, 1986

ROSENBLOOM, D. Public Administration Understanding Management, Politics and Law in the Public Sector, New York, Editura Random House, 1986

AMIEL, M., Mangement de l'administration,editia a 2-a    BONNET, FR., Bruxelles, Editura DeBoeck JACOBS, J., Universit, 1998

SIMON, H., Administratia publica, Chisinau, Editura THOMPSON, V., Cartier, 2003

SMITHBURG, D.,

ANDRONICEANU, A. Noutati in managementul public, Bucuresti, Editura Universitara, 2005