STUDIUL CADRULUI ORGANIZATORIC AL INTREPRINDERII SC MOLDOVA UNIVERSAL SA IASI

STUDIUL CADRULUI ORGANIZATORIC AL INTREPRINDERII

SC MOLDOVA UNIVERSAL SA IASI

Organizarea compartimentului financiar -contabil si relatiile acestuia cu celelalte compartimente

Acest serviciu este controlat de catre contabilul sef iar personalul salariat din cadrul serviciului are calificare medie si superioara in domeniul financiar contabil.

Procesul de organizare consta in gruparea activitatilor necesare pentru indeplinirea obiectivelor unei firme. Organizarea este un proces de diviziune a muncii, de precizare a responsabilitatilor si a autoritatii.

Structura organizatorica se obtine ca rezultat al organizarii. Deci compartimentele, delimitate prin diviziunea muncii si ansamblul relatiilor de autoritate si cooperare , constituie structura organizatorica a unei firme.3

Caracteristicile unei bune organizari structurale:

adaptabilitate la schimbari;

flexibilitate;

eficienta;

grad inalt al increderii intre membri;

puternice relatii de conducere;

armonia dintre manageri si muncitori;

evaluarea si controlul salariatilor;

informarea corecta si operativa a salariatilor;

consultarea salariatilor in luarea deciziilor importante;

Criteriile de evaluare a postului, conform fisei postului sunt:

-formarea profesionala : pregatirea de baza corespunzatoare (studii absolvite); pregatire de specialitate; autoperfectionare, perfectionari in domeniu pentru mentinerea competentei de post;

-adaptabilitatea la locul de munca : experienta in munca; experienta in specialitatea postului; perioada de proba;

-dificultatea si complexitatea operatiilor : activitate de conceptie; activitate de analiza si sinteza; activitate de rutina (repetitiva);

-responsabilitate implicita : pentru obtinerea si utilizarea informatiilor in vederea pregatirii unor decizii;

-capacitatea relationala : gradul de solicitare din partea structurilor interne din institutie; gradul de solicitare din afara institutiei, din partea cetatenilor si/sau serviciilor;

Viabilitatea unei intreprinderi depinde de buna organizare a activitatii financiare , care este organizata pe compartimente sau servicii in functie de marimea intreprinderii.

Compartimentul financiar-contabil al SC Moldova Universal SA, este alcatuit din : contabil sef, economist si un contabil.

Atributiile contabilului sef, conform fisei postului, sint:

-intocmeste bugetul de venituri si cheltuieli si celelalte planuri de finantare pe termen scurt , mediu si lung;

-urmareste modul de executare a prevederilor bugetare;

-urmareste incasarea tuturor facturilor pentru produsele livrate si asigurarea tuturor platilor privind obligatiile intreprinderii;

-verifica disciplina de casa;

-supravegheaza documentele de decontare cu banca;

-ia masuri pentru securitatea banilor si a altor valori aflate in casierie;

-urmareste si analizeaza evolutia preturilor , tarifelor si a costurilor;

-examineaza periodic echilibrul financiar al intreprinderii pe baza bilantului si stabileste masuri imediate de eliminare a starii de insolvabilitate;

-urmareste si analizeaza periodic eficienta utilizarii activelor fixe si circulante , evolutia rezultatelor intreprinderii si a structurii cheltuielilor materiale , randamentul capitalului si alti indicatori pe care ii calculeaza unitatea.

Compartimentul financiar - contabil impreuna cu organul de conducere efectueaza controlul financiar intern si cel preventiv avand urmatoarele competente:

-organizeaza si exercita controlul preventiv si cel de gestiune privind modul de gospodarire a resurselor materiale si banesti;

-sisteaza cheltuielile neeconomice , inoportune si ilegale;

-face propuneri de imbunatatire a activitatii financiare a firmei.

Serviciul financiar-contabilitate- efectueaza activitati privind inregistrarea si evidenta elementelor patrimoniale ale firmei, efectueaza inventarierea periodica a patrimoniului , intocmeste lunar balanta de verificare analitica si sintetica;urmareste decontarea facturilor clienti diversi, asigura plata facturilor furnizori, asigura gestionarea resurselor financiare;

Principalii clienti ai magazinului sint si cei care detin o suprafata    inchiriata considerabila:

Altex, Diverta, Jolidon, Leonardo, BSB Fashion, House of Art, Banca Comerciala Romana, American Restaurant System, U.S. Food Network, Cavaliere, Sensiblu, Orange Romania SA, etc.

Principalii furnizori sint: Eon, Romtelecom, Distrigaz, Construct Design.etc

Aplicatia Pioneer serveste la tinerea evidentei contabile a societatii.

Este o aplicatie relativ recent implementata in cadrul societatii (2002) si care a imbunatatit considerabil operativitatea efectuarii tuturor operatiunilor necesare in cadrul serviciului financiar-contabilitate.

Prezentarea principalelor resurse informatice ale societatii

Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate servesc la consemnarea inregistrarilor contabile, asigurind totodata posibiltateaexercitarii unui control asupra acestora. Principalele registre de contabilitate prevazute de lege, sunt : registrul jurnal, registrul inventar, cartea mare. Legea contabilitatii, la articolul 2, stabileste ca organizarea contabilitatii trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica a operatiunilor economico - financiare, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniala si rezultatele obtinute.

Registrul Jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreazatoate modificarile patrimoniale, operatie cu operatie si zi cu zi, fara spatii libere si fara stersaturi. Registrul jurnal trebuie numerotat, snuruit si sigilat dupa care se depune obligatoriu la organele fiscale pentru inregistrare.

Cartea Mare este un document contabil obligatoriu, avind acelasi regim de inregistrare la organele fiscale ca si registrul jurnal. Asadar, el se numeroteaza fila cu fila, se snuruieste si sigileaza si se depune pentru inregistrare la organele fiscale dupa care poate fi intrebuintat.

Inregistrarile in contabilitate vor avea la baza documente justificative. Orice operatiune patrimoniala se consemneaza in momentul producerii ei intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobindind astfel calitatea de document justificativ. Acesta angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat, aprobat ori inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Elementele principale ale documentelor justificative sunt : denumirea documentului, denumirea si sediul agentului economic care il intocmeste, numarul documentului si data intocmirii, partile care participa la efectuarea operatiunilor, date cantitative si valorice, semnaturile persoanelor care le-au intocmit, verificat si aprobat.

Completarea documentelor justificative se face cu cerneala, pasta, creion chimic, masina de scris, imprimanta, neadmitindu-se stersaturi, ingrosari, razuiri, adaugari.

Corectarea erorilor in documentele justificative se face astfel :

se taie cu o linie cifra sau textul gresit, astfel incit sa poata fi citit ;

se inscrie la loc vizibil cifra sau textul corect ;

se certifica corectarea, inscriind data efectuarii acesteia si semnatura persoanei care a efectuat-o.

Nu se admit corecturi in documentele care asigura evidenta numerarului si a altor disponibilitati banesti ( chitante, cecuri, etc). Documentele de acest tip, gresit completate, se anuleaza ; in cazul documentelor care se intocmesc in mai multe exemplare, se anuleaza toate exemplarele, acestea trebuind sa fie pastrate impreuna.

Arhivarea documentelor se face pe perioade de timpdiferite, asfel :

10 ani, documentele justificativesi registrele de contabilitate ;

50 ani, statele de plata a salariilor si bilanturile contabile.

Contabilitatea se organizeaza si se conduce dupa urmatoarele principii :

Principiul prudentei : nu se admite supraevaluarea elementelor de activ si a veniturilor, nici subevaluarea elementelor de pasiv si a cheltuielilor, considerind deprecierile, riscurile si pierderile posibile in anul curent sau in cel anterior,

Principiul permanentei metodelor : pastrarea acelorasi regulisi norme privind evaluarea, inregistrarea in contabilitate si prezentarea elementelor patrimoniale, asigurind prin aceasta, comparabilitatea in timp a informatiilor contabile.

Principiul continuitatii activitatii : se considera ca unitatea isi continua in mod normal functionarea intr-un viitor previzibil, fara a intra in stare de lichidare sau restringere sensibila a activitatii.

Principiul independentei exercitiului : consta in necesitatea determinarii in timp a veniturilor si cheltuielilor aferente activitatii unitatii patrimoniale, pe masura angajarii acestora si a trecerii lor la rezultatul financiar al exercitiului la care se refera.

Principiul necompensarii : nu se admite compensarea elementelor de activ cu cele de pasiv si nici a veniturilor cu cheltuielile in contul de profit si pierdere.

Principiul intangibilitatii bilantului de deschidere : bilantul de deschidere a unui exercitiu financiar trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere a exercitiului financiar precedent.

Circuitul documentelor economice

Circuitul documentelor economice reprezinta traseul parcurs de aceste suporturi informationale de la momentul intocmirii,respectiv al intrarii lor in unitate si pina la cel al arhivarii.

Actualitatea informatiei contabile depinde de respectarea termenelor de intocmire si predare a documentelor, inclusiv, de stabilirea unor circuite optime ale acestora. Rationalizarea ultimului aspect presupune :

fixarea celor mai scurte trasee pentru circulatia documentelor, printr-un numar minim de verigi (birouri, compartimente, servicii) ;

evitarea traseelor incrucisate sau paralele intre documente care contin informatii similare ;

abandonarea tendintelor birocratice, care solicita inutil nevoia de   acoperire  cu documente, chiar si atunci cind acestea nu prezinta utilitate.

Pentru a introduce rigoare si operativitate in miscarea documentelor, se intocmesc grafice de circulatie cu referire la :

denumirea documentelor care se intocmesc de fiecare structura organizatorica (compartiment, birou, serviciu) ;

lucrarile care revin fiecarei structuri in parte ;

termene de executie ;

persoane responsabile de indeplinirea lucrarilor ;

destinatia    sau compartimentul caruia trebuie sa-i fie transmis fiecare document.

Reconstituirea documentelor

Reconstituirea documentelor este necesara in situatiile in care se constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unui document justificativ. In cel mult trei zile de la data cind conducatorul unitatii a luat cunostinta de aceasta situatie, va instrumenta incheierea unui proces verbal din care sa rezulte :

denumirea documentului pierdut ;

numarul si data acestuia ;

numele persoanei responsabile de pastrarea documentului ;

circumstantele in care s-a constatat lipsa documentului.

La cele enuntate, se adauga declaratia scrisa a persoanei insarcinate cu pastrarea documentului.

Pe baza acestui  dosar de reconstituire , in cel mult zece zile, are loc refacerea documentului disparut, care va purta mentiunea RECONSTITUIT. Daca ulterior se descopera documentul original, se procedeaza la anularea actului reconstituit si la clasarea lui in  dosarul de reconstituire .

Pastrarea documentelor

Pastrarea documentelor urmareste, in principa, doua scopuri :

-asigurarea integritatii lor ;

-accesul facil la orice document in cadrul unei perioade de timp determinate.

In cursul anului, documentele se pastreaza in arhiva curenta, organizata pe linga principalele servicii functionale ale societatii. In conditii de securitate nsi in locuri speciale sunt pastrate si documentele informatizate (datele salvate pe support electronic). Dupa incheierea exercitiului financiar, anual, are loc predarea arhivei curente la arhiva generala a intreprinderii unde gestionarea se realizeaza cu ajutorul  Registrului de evidenta curenta . In cazul in care societatea isi inceteaza activitatea, documentele se predau la Arhivele statului.

Potrivit legii, unitatile patrimoniale au obligatia sa pastreze in arhiva proprie documentele justificative si contabile timp de zece ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite. Exceptie fac statele de salarii si conturile anuale, ale caror termen de pastrare este de cincizeci de ani.

La expirarea termenelor legale de pastrare, documemtele din arhiva se distrug prin topire.