Prezentarea organizatiei si a aplicatiilor informatice economice existente

1.1.Descrierea organizatiei

S.C. Consolida Regalis S.R.L este o societate comercialǎ, care isi are sediul in comuna Podu Iloaiei, bl.14 parter. Firma a fost infiintata in anul 2004, fiind inscrisa in Registrul Cometului sub nr. J22-1058-2005, CUI RO1482095, durata de functionare a societatii fiind pe o perioada nedeterminata, cu exceptia dizolvarii anticipate a acesteia sau prelungirii duratei de functionare, prin hotararea adunarii generale.

Societatea comerciala S.C. Consolida Regalis S.R.L este persoana juridica romana, avand forma de organizare SOCIETATE CU RASPUNDERE LIMITATA. ,care isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile romane si actul constitutiv urmand a figura astfel in orice act, scrisoare sau publicatie ce emana de la ea, pe care se vor indica obligatoriu: sediul, numarul de ordine din registrul comertului, capitalul social si codul fiscal

Societatea, dupǎ mǎrime, se incadreazǎ in sectorul microintreprinderilor, insumand un numǎr de 21 angajati si detine trei puncte de lucru, unul in Podu Iloaiei, spatiu considerat principal, deoarece aici se primeste marfa si apoi se distribuie,iar cel de-al doilea punct este situat la Ceplenita (jud. Iasi).Cel de-al treilea punct se afla in Cogeasca(jud. Iasi). Sunt in decurs de amenajare incǎ douǎ puncte farmaceutice, tot pe teritoriul judetului Iasi, fiind considerate tot puncte secundare.

Firma supusa analizei,are ca obiect de activitate principal comercializarea produselor farmaceutice si parafarmaceutice. S.C. Consolida Regalis S.R.L desfasoara o activitate cu caracter social-sanitar, oferind servicii de sanatate, competenta in eliberarea de medicamente, consiliere in ceea ce priveste utilizarea corecta si rationala a acestora.

Structura organizatorica si functionala

Societatea comerciala S.C. Consolida Regalis S.R.L are un numar de 21 salariati dintre care:

1 administrator;

1 director de vanzari;

1 contabil;

1 farmacist diriginte;

6 farmacisti;

6 asistenti

1 distribuitor medicamente

3 femei de servici

1 paznic noapte(sediul central)

Organigrama firmei este prezentata in cele ce urmeaza:

Fig.1 Organigrama firmei

Astfel, directorul de vanzari este subordonat administratorului si are la randul lui in subordine contabilul, farmacistul diriginte de la sediul central si cei doi farmacisti de la sediile secundare. Farmacistul diriginte are raspundere directa asupra farmacistilor de la sediul central si a distribuitorului de medicamente, iar farmacistii au in subordine asistentii farmacisti.

1.2. Descrierea principalelor aplicatiei informatice economice existente in firma

S.C. Consolida Regalis S.R.L are in dotare un numar de 7 calculatore , avand urmatoarea configuratie:

Processor : AMD Sempron 1900 MHz

512 MB DDR

Hard Disk 80 GB

Monitor SAMSUNG LCD 17"

Placa de retea: Realtek.

Pe langa acestea firma mai detine 3 imprimante Lexmark X1270 si 3 case de

marcat Datex UP55 pentru fiecare sediu in parte.

Ca software firma utilizeaza sistemul de operare Windows XP. In ceea ce priveste protectia antivirus, firma utilizeaza Norton antivirus 2008.

Aplicatii informatice economice:

Principala aplicatie informatica economica intalnita in firma este ERP-ul firmei Softeh: Netfarm

Netfarm este varianta reproiectata a sistemului informatic GESTFARM si inglobeaza experienta de peste 6 ani de utilizare in peste 1500 de farmacii din toata tara a sistemelor proiectate de SOFTEH PLUS srl. Se remarca prin multitudinea si complexitatea functiilor oferite accesate prin intermediul unei interfete prietenoase si bine optimizate.

Principalele functionalitati sunt:

Meniul principal al aplicatiei este alcatuit din 9 meniuri secundare care la randul lor prezinta alte submeniuri:

Aplicatia realizeaza acoperirea tuturor cerintelor specifice ale unei farmacii

Gestiunea cantitativ valorica pe un numar nelimitat de gestiuni, eliberarea produselor pe toate tipurile de reteta sau la liber, intocmire NIR, intocmirea borderourilor specifice de raportare, multitudinea de rapoarte contabile si de analiza generate, compatibilitatea cu toate modelele cunoscute de case de marcat, imprimante fiscale si cititoare de cod de bare, actualizarea la timp a tuturor modificarilor legislative, etc, sunt doar cateva din functiile de baza ale acestui sistem

Raportare corecta la casele de asigurari

Simularea verificarii pe care o fac CASELE DE ASIGURARI in momentul preluarii de date chiar in farmacie in momentul generarii dischetei de raportare

Protejarea farmaciei pentru decontarea corecta la CASELE DE ASIGURARI prin stabilirea tuturor validarilor necesare in momentul introducerii datelor si optimizarea interfetei de prelucrare a acestora.

Pastrarea in baza de date a tuturor listelor de medicamente pentru a se putea face sau reface orice raportare anterioara.

Posibilitatea de excluderea sau modificare individuala a retetelor din cadrul unui borderou, implicit din cadrul unei facturi decont

Maxima securitate si corectitudine a datelor

Stucturat pe o baza de date Sybase, cu posibilitatea de backup zilnic, sistemul confera o siguranta sporita a datelor introduse si garanteaza corectitudinea informatiilor extrase din sistem in orice moment.

Inglobarea tehnologiilor moderne de transfer date prin Internet pe orice suport (cablu, telefonie fixa, telefonie mobila) prin realizarea de retele VPN, cu urmatoarele avantaje:

Actualizarile de program (upgrade-urile) de pe un server al SOFTEH

Actualizarea automata a nomenclatoarelor

Preluarea facturilor de la diversi furnizori de produse farmaceutice

Primirea de mesaje informationale cu posibilitatea de vizualizare direct din aplicatie

Adaptabilitate, scalabilitate, si integrare cu alte sisteme informatice

Programul a fost conceput pentru a se dapta cat mai rapid modificarilor legislative foarte frecvente in acest domeniu, precum si interfatarii cu alte sisteme informatice

Generarator de rapoarte de analiza a intregii activitati din farmacii

Existenta unei game foarte variate de rapoarte, predefinite destinate monitorizarii optime a gestiunii farmaceutice, a analizei vanzarilor pe diverse criterii (perioada, gestiune, produs, utilizator)

Posibilitati avansate de customizare a rapoartelor realizate(aranjari, sortari, cautari in cadrul raportului)

Existenta prospectelor de medicamente

Prezenta in nomenclatorul de medicamente al unui numar mare de prospecte in format electronic, ce pot fi accesate in orice moment.

Configurare avansata a drepturilor pentru utilizatori

Gestionarea accesului in sistem prin definirea exacta a utilizatorilor si a drepturilor acestora. Sistemul permite configurarea drepturilor pe fiecare functiune in parte

Optiune de folosire a tehnologiei de coduri de bare

Netfarm permite tiparirea cu ajutorul imprimantei "Zebra" a doua tipuri de coduri: cod de bare atasat stocului eliminand posibilitatea de a vinde din calculator altceva decat ceea ce ati ales de pe raft si cod de bare intern , exportabil, care ofera posibilitatea de identificare a produsului in orice locatie, in cazul in care aveti mai multe puncte de lucru

Optiune de folosire a cardurilor de fidelitate

Permite un mod foarte flexibil de configurare a politicilor de fidelizare a clientilor prin toate metodele folosite in prezent (discount la vanzare, acumulare puncte, etc)

Optiune de tiparire a retetelor la imprimanta

Usureaza munca farmacistului si elimina greselile de completare a retetelor. Retetele pot fi completate(tiparite) imediat, la eliberarea medicamentelor sau ulterior.

Integrare cu modulul Multifarm

Permite replicarea si consolidarea datelor din farmacii pe un server aflat la sediul central, cu posibilitatea de realizare a rapoartelor de analiza pe fiecare faramacie in parte

Acest program permite si realizarea unor operatiuni periodice obligatorii precum:

Updatarea listelor cu medicamente compensate, a medicilor, respectic a bolilor prin selectarea optiunii "Preluari medicamente/medici/boli" din submeniul "Preluari CJAS";

Calcularea Z-ului zilnic anexa prin selectarea optiunii "Z zilnic" din submeniul "Rapoarte imprimanta fiscala" a meniului Rapoarte;

Fiind o aplicatie de tip ERP, programul indeplineste si diferite functii economice specifice departamentului de contabilitate(gestiunea stocurilor, a facturilor, tipuri de produse, inventar, incasari/plati), departamentul de marketing (oferte promotionale), departamentul de management (comenzi, gestiunea utilizatorilor).

O alta aplicatie intalnita in cadrul firmei este programul de contabilitate si gestiune produs de S.C. INFOMENTOR S.R.L. si S.C. TH INVEST S.R.L. , WinMENTOR. Utilizarea programului WinMENTOR consta in intoducerea in calculator a datelor zilnice si exploatarea datelor introduse prin liste. Meniul principal permite alegerea unuia din cele sase module in care se doreste a se lucra: MENTOR, SERVICE, SALARII, PRODUCTIE, EXPERT si SATELIT.

Modulul MENTOR este utilizat pentru a avea acces la liste ce tin de Stocuri, Miscari, Trezorerie, Parteneri, Contabile, Diverse. Din cele opt optiuni din bara de meniu, cinci se refera la incarcarea, modificarea sau stergerea a diverse categorii de tranzactii curente din cursul lunii. Modulul principal MENTOR ofera urmatoarele facilitati de gestionare:

1.Evidenta contabila : Programul calculeaza automat coeficientul diferentelor de pret la marfuri, inchide automat conturile de venituri si cele de cheltuieli, conturile de TVA. Intrucat inregistrarile contabile sunt efectuate automat, programul compune si explicatiile acestora, detaliate conform optiunii utilizatorului. Inregistrarile contabile efectuate automat de program pot fi completate, eventual, cu note contabile diverse (ex.: pentru cheltuieli de constituire, repartizarea profitului, impozit pe dividende).

2.Stocuri :

- tine evidenta multi-gestiune cantitativ-valorica;

-descarcarea automata din stoc;

- nomenclatorul articolelor de stoc este compact (pentru intrari cu preturi diferite la acelasi articol nu se creeaza pozitii noi in nomenclator);

- posibilitatea inregistrarii automate a patru taxe asociate pentru fiecare articol de stoc in parte;

- identificarea rapida a articolelor din stoc prin folosirea claselor de incadrare si a atributelor de caracterizare;

- folosirea de unitati de masura multiple, cu transformarea automata a cantitatii si a pretului pe baza paritatilor specificate;

- evidenta pe serii, termene de garantie si date de expirare;

Rezolvarea documentelor legate de inregistrarea stocurilor si a serviciilor se face pe machete specializate, cu aspect asemanator cu cel al formularelor tipizate. Posibilitati:

- intrari de stocuri sau servicii pe facturi, avize de expeditie, chitante fiscale, bonuri de achizitie, cu evidentierea diferentelor constatate la receptie si tiparirea de note de receptie corespunzatoare;

- intrari din import si calcul automat al pretului de import, cu toate componentele acestuia (transport, asigurare, taxe si comisioane vamale, accize, etc.);

- vanzari de marfuri din stoc evidentiate pe agenti de vanzare, cu tiparirea facturilor, avizelor de expeditie sau a chitantelor fiscale corespunzatoare;

- modificari de stoc (modificarea pretului de inregistrare, mariri sau diminuari de stoc), cu tiparirea de note de transfer sau avize de expeditie;

- evidenta comenzilor emise catre furnizori si a comenzilor de la clienti, cu tiparire de facturi proforma;

- evidenta facturilor nesosite, aferente intrarilor pe avize de la furnizori si a facturilor de intocmit, posibilitatea tiparirii facturilor corespunzatoare avizelor emise.

WinMENTOR inregistreaza orice tip de discount, cu posibilitatea de distribuire pe preturi a discounturilor de la furnizori si generarea automata de discounturi pentru vanzari in functie de valoarea facturii, volumul tranzactiilor incheiate cu clientul, cantitatea facturata catre un client sau termenul de plata a facturii. Pentru toate tipurile de documente de vanzare se pot urmari termene de plata si majorari de intarziere la plata.

3. Furnizori si clienti : WinMENTOR da posibilitatea impartirii in clase de incadrare, in functie de necesitatile curente de operare, pentru identificarea rapida a partenerilor. Pachetul de programe pastreaza in nomenclatorul de parteneri o singura inregistrare, indiferent de moneda tranzactiei sau de tipul contabil al partenerilor (furnizori, furnizori de imobilizari, furnizori platiti in avans, furnizori - facturi nesosite, clienti, incasari in avans de la clienti, clienti - facturi de intocmit); in functie de macheta in care este utilizat un partener, fie el furnizor sau client, programul identifica tipul contabil potrivit pentru a trata corect cazul propus spre rezolvare.

Pe baza creditelor acordate clientilor, WinMENTOR semnaleaza situatiile in care pe un document de iesire este depasit plafonul de creditare acordat unui client.

Programul permite acordarea de discounturi automate pentru fiecare articol din stoc sau serviciu vandut in functie de volumul tranzactiilor inregistrate in decursul timpului cu un client.

Se pot consulta in orice moment fise lunare sau anuale de clienti si furnizori in lei sau valuta, balante de furnizori sau clienti, situatia furnizorilor neachitati sau a clientilor datornici.

WinMENTOR permite lucrul cu parteneri externi (cu care se efectueaza tranzactii in valuta), precum si efectuarea operatiunilor de compensare cu tertii, pe baza de proces verbal de compensare.

Lista incasarilor lunare de la clienti, permite evidenta stingerii obligatiilor de incasare pe clase de parteneri sau pe agenti de vanzari care au intermediat vanzarile.

WinMENTOR permite legarea platilor si incasarilor de documentele primare care au generat obligatia de plata sau incasare. Problema platilor si incasarilor in valuta este rezolvata complet, cu inregistrarea automata a diferentelor de curs valutar.

• Evidentiaza operatiunile bancare aflate in curs (cambie, cec, bilet la ordin, etc.).
• Gestioneaza complet avansurile de trezorerie prin plati, restituiri si justificarea sumelor cheltuite.
• Tipareste registre de casa si de banca in lei sau valuta; sumele in curs de decontare pot fi tiparite separat pentru incasari sau plati in curs, cu evidentierea datei reale sau probabile de decontare.

Liste si rapoarte

Pentru a rezolva problemele legate de marea varietate de imprimante aflate pe piata de produse hardware, programul permite listare in mod grafic (imprimante laser sau cu jet) sau mod text (imprimante cu ace). Astfel, pentru cei ce detin imprimante care nu pot tipari in mod text liste in format landscape, modul grafic permite imprimarea pe formate A4 pentru orice lista, indiferent de latime.

Ordonarea dupa valorile crescatoare din oricare coloana, gruparea liniilor dupa valori comune din coloane, impunerea de conditii de filtrare a liniilor din lista, centralizarea automata si alte operatii asemanatoare pot fi configurate de utilizator in functie de necesitatile aparute in exploatarea pachetului de programe.

Foarte important este faptul ca, in situatia in care aceeasi lista necesita grupari, filtrari si configurari diferite pentru a raspunde unor cerinte diverse, utilizatorul poate salva variante ale listei originale, astfel incat denumirea specificata apare in meniul modulului de liste la acelasi nivel cu lista originala livrata odata cu WinMENTOR.

Citeva dintre listele ce pot fi obtinute:

• liste contabile: balanta de verificare in lei sau valuta, registrul jurnal de inregistrari contabile, fise analitice de cont, fise sah de cont, cartea mare, realizari pe activitati in lei sau valuta, deconturi de asociere in participatiune, declaratii privind obligatii de plata la bugetul de stat, s.a;
• liste de TVA: jurnal de cumparari, jurnal de vanzari, registrul de incasari din magazin, declaratiile de TVA;
• liste pentru casa si banca: registre de casa si banca (lei sau valuta), liste de plati si incasari in curs de decontare (cambie, cec, bilet la ordin), etc;
• stocuri: liste de intrari de la furnizori (inclusiv importuri, cu detalierea modului de calcul al pretului de import) sau din productie proprie, liste de consumuri, liste de vanzari, fise de magazie, balanta stocurilor, raport de gestiune s.a;
• liste de furnizori/clienti/avansuri de trezorerie: fisa de furnizor/client, balanta de furnizori/clienti, fisa de avans spre decontare, balanta avansurilor spre decontare, lista furnizori neachitati, clienti datornici, lista incasarilor de la clienti, s.a.

4.Incasari si plati: WinMENTOR permite legarea platilor si incasarilor de documentele primare care au generat obligatia de plata sau incasare. Problema platilor si incasarilor in valuta este rezolvata complet, cu inregistrarea automata a diferentelor de curs valutar.

Evidentiaza operatiunile bancare aflate in curs ( cec, bilet la ordin);

Gestioneaza complet avansurile de trezorerie prin plati, restituiri si justificarea sumelor cheltuite;

Tipareste registre de casa si de banca in lei sau valuta; sumele in curs de decontare pot fi tiparite separat pentru incasari sau plati in curs, cu evidentierea datei reale sau probabile de decontare.

5.Liste si rapoarte:

Programul permite ordonarea dupa valorile crescatoare din oricare coloana, gruparea liniilor dupa valori comune din coloane, impunerea de conditii de filtrare a liniilor din lista, centralizarea automata si alte operatii asemanatoare pot fi configurate de utilizator in functie de necesitatile aparute.

Listele ce pot fi obtinute:

- liste contabile: balanta de verificare in lei sau valuta, registrul jurnal de inregistrari contabile, fise analitice de cont, fise sah de cont, cartea mare, realizari pe activitati in lei sau valuta, declaratii privind obligatii de plata la bugetul de stat ;

- liste de TVA: jurnal de cumparari, jurnal de vanzari, registrul de incasari din farmacii, declaratiile de TVA;

- liste pentru casa si banca: registre de casa si banca (lei sau valuta), liste de plati si incasari in curs de decontare (cambie, cec, bilet la ordin), etc;

- stocuri: liste de intrari de la furnizori (inclusiv importuri, cu detalierea modului de calcul al pretului de import), liste de vanzari, balanta stocurilor, raport de gestiune;

- liste de furnizori/clienti/avansuri de trezorerie: fisa de furnizor/client, balanta de furnizori/clienti, fisa de avans spre decontare, balanta avansurilor spre decontare, lista furnizori neachitati, clienti datornici, lista incasarilor de la clienti.

Modulul SERVICE permite introducerea datelor de pornire: planuri de conturi, clienti si furnizori, personal angajat, gestiuni, articole de stoc, descrierea soldurilor.

Modulul SALARII este utilizat pentru gestiunea salariatilor, calculul salariilor, evidenta concediilor de odihna si a altor drepturi ale personalului, inregistrarea diverselor retineri, a declaratiilor privind contributiile la asigurarile sociale, generarea notei contabile si intocmirea fiselor fiscale. Produsul informatic Salarii foloseste ca date de prelucrare datele furnizate de compartimentul Resurse Umane:

a)      contractele de munca ale angajatilor din care sunt preluate datele personale, datele de angajare si cele referitoare la persoanele aflate in intretinere;

b)      foile de pontaj pentru fiecare angajat, pe baza carora se stabileste numarul de zile lucrate, numarul de zile de concediu, tipul concediului, sporurile si numarul de ore corespunzatoare, tipul retinerilor, salariul efectiv realizat in productie.

Modulul Salarii realizeaza si inchiderea lunii de lucru prin datele din luna precedenta, raportari diverse (declaratii CAS, declaratii somaj, fise fiscale), furnizarea de informatii privind personalul angajat, actualizarea datelor din baza de date privind salariatii, si a altor situatii.

Modulul PRODUCTIE , desi este instalat, nu este utilizat de IassyFarm intrucat firma a renuntat la activitatea de productie inca din anul 2001.

Modulul EXPERT permite analiza activitatii firmei diferit de cea a incadrarii contabile, furnizind diferite situatii de analiza financiara. Incadrarea detaliata aplicata valorilor vehiculate de firma furnizeaza o imagine amanuntita a centrelor analizate, fie cele de tip "flux financiar", fie de tipul "urmarire contracte".

Prezentarile grafice disponibile in sectiunea "Liste", evidentiaza comparativ sumele incasate si sumele cheltuite pentru un anumit scop. Rezultatele prezentate sub forma vizuala conduc la cresterea calitatii decizionale, pornind de la imagini sintetice la nivel de centru si terminate cu imagini analitice pentru elementele componente ale centrelor.

Acest modul este folosit la nivel inalt in cadrul firmei, departamentele neavand acces direct in retea la rapoartele obtinute.

3. Proiecte informatice in curs de realizare:

Administratorul intentioneaza implementarea pana la sfarsitul anului 2010 a unei aplicatii ce va permite conectarea punctelor de vanzare cu un server aflat la sediul central. Astfel firma urmareste gestionarea stocurilor in timp real, precum si o mai buna comunicare intre filiale.

Identificarea si selectia proiectului ce va face obiectul analizei

2.1. Identificarea principalelor sisteme informationale economice din organizatie

S.C. Consolida Regalis S.R.L foloseste urmatoarele sisteme: aprovizionare, vanzari, stocuri, mijloace fixe, personal-salarizare, contabilitate generala, analize economice.

A. Sistemul informational aprovizionare (datorii) tine evidenta facturilor sau ordinelor de plata pentru a sti sumele datorate fiecarui creditor, urmareste nivelul creditului acordat de furnizori si determina resursele financiare disponibile.

Intrarile in sistemul de aprovizionare sunt: facturile, chitanta, oferta, contract, notele de intrare si constatare de diferenta, aviz de insotire a marfii, iar ca documente de iesire sunt folosite ordinele de plata, cecurile, lista avansurilor acordate furnizorilor.

In cadrul firmei sistemul informational al aprovizionarii poate fi structurat pe doua categorii distincte:

1. Aprovizionarea firmei cu medicamente de catre furnizori.

Intrarile sistemului informational aprovizionare

Astfel receptia se realizeaza pe baza facturii si a avizului de insotire, urmand ca in urma efectuarii platii sa se primeasca si chitanta. Factura este predata de furnizor persoanei care realizeaza receptia (farmacistul). Acesta urmeaza sa introduca datele facturii in programul NetFarm unde i se va atribui un NIR. Factura insotita de NIR se preda contabilului care o inregistreaza in registrul de evidenta al facturilor. In final, factura se depune in dosarul de arhivare al facturii pentru a fi pastrata timp de 15 ani, conform legislatiei in vigoare.

Furnizorii sunt alesi pe baza cataloagelor de produse depuse de catre acestia la sediul firmei. Aceste oferte sunt preluate de directorul de vanzari. In momentul in care se constata lipsa unor anumite produse din stoc, directorul de vanzari analizeaza ofertele si lanseaza telefonic comanda catre furnizorul ales.

2.Aprovizionarea punctelor de lucru secundare din depozitul firmei.

In momentul in care farmacistul constata epuizarea stocului la unul sau mai multe medicamente, ia legatura telefonic cu farmacistul diriginte caruia ii comunica lista produselor necesare. Acesta din urma dupa verificarea stocului, o transmite directorului de vanzari, care intocmeste un aviz de expeditie. In final medicamentele insotite de documentul corespunzator sunt predate distribuitorului de medicamente pentru a fi transportate.

Iesirile sistemului informational aprovizionare

Sistemul informational aprovizionare interactioneaza cu:

Sistemul vanzari

Sistemul stocuri

Sistemul de mijloace fixe

Sistemul de personal-salarizare

Sistemul de contabilitate generala

B. Sistemul informational vanzari are ca scop gestionarea vanzarii produselor si identificarea clientilor care le solicita. Sunt folosite ca documente de intrare fisierul nomenclator, modificari legislative,retetele si factura de incasat ,iar ca documente de iesire bonul fiscal,raportul privind vanzarile,Z-zilnic.

Intrarile sistemului informational vanzari