Sistemul de documente primare si evidenta tehnic - operativa si contabila - obiect al controlului si surse de informatii pentru control

Sistemul de documente primare si evidenta tehnic - operativa si contabila - obiect al controlului si surse de informatii pentru control

Activitatea de conducere presupune un sistem de comunicatii care sa asigure transmisiunea clara, precisa, completa si rapida a informatiilor, instructiunilor, ordinelor, directivelor necesare bunului mers al activitatii. Sistemul de informare implica controlul asupra fundamentarii si executarii deciziilor. Conducerea bazata pe un sistem adecvat de informare creste posibilitatile controlului asupra modului de desfasurare a activitatii economico- sociale.

Evidenta si controlul sunt esentiale in conducerea activitatii economico-sociale bazata pe criterii de profit. Evidenta si controlul implica ordine si disciplinara economica si financiara. Necesitatea ordinei si disciplinei economice si financiare determina si necesitatea evidentei stricte si a controlului riguros si sistematic asupra mijloacelor materiale si banesti, proceselor economice si rezultatelor obtinute. Organizarea rationala si clara a evidentei si controlului asigura disciplina economica, contractuala, gestionara si financiara.

Controlul, ca functie a conducerii, presupune:

informatii cantitative, dar si calitative;

observarea concordantei dintre activitatea economico-financiara si deciziile de conducere bazate pe legi, norme, standarde, ordine, previziuni, programe etc;

relevarea influentei conducerii asupra activitatii, a abaterilor de la deciziile si principiile de conducere si organizare adoptate si a cauzelor acestor abateri;

stabilirea cailor de corectare si a mijloacelor de inlaturare a abaterilor, deficientelor si dificultatilor care ingreuneaza desfasurarea optima a activitatii economico-sociale.

Controlul nu se confunda cu evidenta, cu fotografierea si reflectarea - simularea dinamicii activitatii economico-sociale.

Evidenta este atat sintetizarea reala a activitatii economico-sociale cat si controlul asupra mersului cantitativ al activitatii economice si al rezultatelor financiare obtinute.

Sistemul de evidenta, reprezinta, deci .sursa esentiala de informatii pentru controlul financiar. Pentru a se obtine o imagine fidela a activitatii economico-finauciare controlate este necesar ca sursele de informatii ale controlului sa fie reale, legale, corecte, de calitate. De aceea, sub acest aspect, in sfera controlului se cuprind, mai intai, obiective privind atat intocmirea documentelor primare cu respectarea conditiilor de forma si continut cat si organizarea si conducerea evidentei tehnic-operativ si contabile cu respectarea normelor metodologice. in consecinta, sistemul de documente si evidenta este atat obiect al controlului cat si sursa de informatii pentru controlul activitatii economico-fmanciare.

Datele consemnate in documentele primare, in evidenta tehnic-operativa si contabila au cea mai larga utilizare in exercitarea controlului, intrucat acestea reflecta intreaga activitate economica si financiara a agentilor economici. Pe langa aceste surse de informare, de baza, se folosesc si orice alte date fara caracter de evidenta, cum sunt cele rezultate din contracte, ordine, corespondenta, declaratii, procese-verbale ale sedintelor de conducere etc. Desi aceste materiale, fara caracter de evidenta, nu pot servi, de obicei, ca dovada a constatarilor, totusi ele cuprind date semnalizatoare cu privire al existenta, cauzele, caile si modalitatile de remediere a abaterilor, lipsurilor, deficientelor si de perfectionare a activitatii controlate. in ultima instanta, orice abatere, lipsa, deficienta, trebuie sa fie confirmata prin documentele si evidentele care reprezinta temeiul operatiunilor sau activitatilor economice si financiare respective.

Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice si financiare, constituie de regula surse de informatii pentru toate formele evidentei. in acelasi timp, documentele primare, in care operatiile economice si financiare se consemneaza la locul si in momentul efectuarii lor, servesc pentru informarea operativa a conducerii agentilor economici.

Pentru contabilitate, documentele indeplinesc functia de acte justificative. Caracteristica esentiala a documentelor consta in faptul ca reflecta situatia patrimoniala si angajeaza raspunderea materiala, iar pe baza lor se exercita controlul financiar de gestiune. De aceea, documentele trebuie sa indeplineasca anumite cerinte, atat in ceea ce priveste structura cat si circulatia si pastrarea lor, indiferent de mijloacele utilizate pentru intocmirea lor si prelucrarea datelor. in acest sens, este necesar ca fiecare document folosit ca act justificativ de catre contabilitate si control sa contina unele elemente obligatorii, dintre care mentionam:

- denumirea documentului;

denumirea si sediul unitatii care il intocmeste;

numarul si data intocmirii;

mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei (cand este cazul);

datele cantitative si valorice ale operatiei efectuate;

semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiei, ale celor care au sarcina exercitarii controlului financiar preventiv sau dreptul sa aprobe operatiile respective;

- etc.

In conditiile automatizarii culegerii si prelucrarii datelor, documentele primare se adapteaza la cerintele exploatarii rationale ar diferitelor tipuri de sisteme electronice de calcul. In conditiile prelucrarii datelor cu aceste sisteme de calcul, documentele se grupeaza in doua categorii:

- documente de intrare, adica documentele primare din care se preiau date pentru a fi prelucrate cu ajutorul mijloacelor de calcul;

- documente de iesire, respectiv documentele care se intocmesc si se obtin cu aceste mijloace.

In practica automatizarii prelucrarii datelor se folosesc procedee care asigura transpunerea directa a datelor de pe documente pe alti purtatori tehnici de date, simultan cu intocmirea documentelor primare. Dezvoltarea sistemelor electronice de calcul a facut posibila inlocuirea documentelor primare "traditionale" cu suporti tehnici de informaii, care indeplinesc, atat, rolul de documente primare cat si pe acela de suport tehnic de date necesare prelucrarii lor in continuare.

O importanta deosebita se acorda controlului documentelor, inainte de inregistrarea in conturi dar si dupa aceasta operatie, atat sub aspectul formei cat si sub aspectul fondului (continutului) documentelor.

Din punct de vedere al formei, controlul documentelor are ca obiective: autenticitatea, exactitatea intocmirii si valabilitatea documentelor si efectuarea corecta a calculelor.

Controlul autenticitatii documentelor presupune intocmirea lor cu respectarea conditiilor legale, avand ca obiective:

modul de folosire al formularelor tipizate;   

- justetea intocmirii si completarea cu toate elementele necesare;

completarea corecta a datelor, existenta eventualelor falsificari si stersaturi cum ar fi transformarea cifrelor, adaugirile in text, corecturi nesemnate etc.;

existenta semnaturilor originale ale peroanelor in drept sa dispuna, execute ori controleze operatiile respective, precum si ale persoanelor care au eliberat sau primit valori;

concordanta semnaturilor respective cu semnaturile acelorasi persoane de pe alte documente sau cu specimenele de semnaturi;

Neindeplinirea unuia sau mai multor obiecte, din cele de mai sus, constituie elemente prin lipsa carora documentele isi pierd forta lor juridica (probatorie), ca de exemplu: lipsa semnaturii primitorului valorii, existenta si legalitatea procurii {delegatiei) in ipoteza platilor facute prin terti, concordanta dintre document si justificarea anexata etc.

Controlul exactitatii intocmirii si valabilitatii documentelor se realizeaza in raport de momentul si conditiile producerii operatiilor economice si financiare pe care le consemneaza. De regula, documentele care reflecta operatii patrimoniale, generatoare de drepturi si obligatii, se intocmesc la termenele stabilite si cu respectare conditiilor legale, a caror nesocotire lezeaza autenticitatea si pune sub semnul indoielii exactitatea si valabilitatea lor.

Controlul efectuarii corecte a calculelor, respectiv controlul aritmetic al documentelor care contin calcule, are menirea sa obtina siguranta aplicarii juste a preturilor si tarifelor si a stabilirii totalurilor in documente, sa inlature erorile de calcul care pot denatura continutul operatiilor economice si financiare. Sunt cazuri in care calculele sunt gresite intentionat si ascund fraude, delapidari, sustrageri, nereguli etc. De exemplu, calcule gresite in registrul de casa, in raportul de gestiune etc.

Din punct de vedere al fondului (continutului), controlul documentelor are ca obiective: legalitatea - justetea, realitatea -exactitatea si eficienta, respectiv necesitatea, economicitatea si oportunitatea operatiilor economice si financiare consemnate in documente.

Controlul legalitatii-justetei documentelor este principiul conform caruia este necesar sa se respecte prevederile tuturor actelor normative. Acest control urmareste ca documentele sa fie intocmite cu respectarea normelor legale privind disciplina financiara. in acest scop, continutul documentelor justificative se confrunta cu prevederile legale in vigoare si se stabileste concordanta dintre ele. Baza juridica a acestui control o constituie legile, hotararile de guvern, ordinele si instructiunile, alte materiale care servesc drept criteriu pentru stabilirea legalitatii si justetei operatiilor efectuate si a actiunilor personalului si pentru descoperirea eventualelor abateri in activitate. De exemplu, prin controlul legalitatii operatiilor consemnate in documente se urmareste daca platile se realizeaza conform normelor financiare, eliberarile din magazie se fac conform repartitiei etc. Cu ocazia examinarii continutului operatiilor reflectate in documente, pentru a se observa in ce masura s-au efectuat in limitele unei stricte legalitati, se precizeaza si dispozitiile legale incalcate.

Controlul realitatii-exactitatii operatiilor economice si financiare consemnate in documente, stabileste daca, in fapt, acestea s-au produs in limitele, conditiile si la locul indicat in ele. Exactitatea operatiilor economice si financiare se constata prin controlul faptelor oglindite in documente. in cazul cand exista incertitudine asupra realitatii operatiilor se recurge la controlul faptic, solicitandu-se celor care au semnat documentul sa confirme relitatea operatiilor si autenticitatea semnaturilor de pe document. in unele situatii este indicat sa se solicite declaratii scrise si de la persoanele care au fost martore la operatia respectiva sau care au avut cunostinta despre intocmirea documentului controlat.

Cand documentele in cauza fac dovada unor intrari se controleaza faptic, daca este posibil, si existenta mijloacelor materiale respective. Realitatea-exactitatea operatiilor economico-financiare reflectate in documente se stabileste si prin controlul reciproc si incrucisat al documentelor.

Controlul eficientei operatiilor economice si financiare are in vedere elemente mai complexe si anume necesitatea, economicitatea si oportunitatea acestora.

Controlul necesitatii are in vedere gradul de utilitate a operatiilor, consumurilor sau cheltuielilor consemnate in documente, astfel incat sa se inlature risipa, cheltuielile inutile, operatiile fara eficienta etc.

Controlul economicitatii urmareste: daca operatia economica este necesara din punct de vedere al activitatii unitatii; daca s-au folosit mijloace de transport cele mai convenabile; daca prin efectuarea operatiei se obtine un avantaj economic-fmanciar etc.

Controlul oportunitatii unei operatii are in vedere daca momentul ales si locul stabilit pentru executarea acesteia sunt cele mai corespunzatoare, atat din punct de vedere economic, cat si pentru buna desfasurare a activitatii.

O operatie economico-financiara poate sa fie reala si sa indeplinesca conditiile legale, dar sa nu fie oportuna din punct de economic. Din acest motiv in cadrul controlului este indicat sa se urmareasca si eficienta economica a operatiilor. in aceasta directie se are in vedere masura in care operatia in cauza s-a efectuat in volumul si la momentul corespunzator, era necesara pentru buna desfasurare a activitatii, a ocazionat un cost cat mai redus.

Practic se pot constata documente care:

indeplineasc conditiile de forma, dar nu reflecta real operatiile economice (notele de retur si notele de transfer fictive intocmite de gestionar pentru acoperirea lipsurilor etc);

nu indeplinesc conditiile de    forma, dar reflecta operatii economice reale;

nu indeplinesc conditiile de forma cu scopul de a acoperi ilegalitati;

- nu indeplinesc unele conditii, atit de forma cit si de continut. De exemplu, pentru a se constata valabilitatea si realitatea listelor de inventariere, se controleaza:

din punct de vedere al respectarii conditiilor de forma:

folosirea corecta arformularelor;

completarea corecta, si cu toate datele a acestora;

existenta semnaturilor membrilor comisiei de inventariere si a gestionarilor;

certificarea modificarilor de date in listele de inventariere prin semnaturile comisiei de inventariere si gestionarilor;

exactitatea calculelor etc.;

din punct de vedere al continutului:

inscrierea corecta si completa a denumirii sortimentelor (inscrierea incompleta in listele de inventariere a denumirii sortimentelor duce la confuzii si evaluari nereale);

- exactitatea preturilor (evaluarea eronata a sortimentelor prin practicarea unor preturi nelegale, confundarea unor sortimente cu preturi diferite influenteaza valoarea inventarului.)

Pentru concretizarea situatiilor de mai sus, sint edificatoare si urmatoarele exemple:

modificarea necertificata a datei eliberarii materialelor de pe bonul de materiale, efectuata de gestionar din cauza ca nu a dat la descarcare bonul respectiv in ziua eliberarii materialelor este o abatere de la conditiile deforma. Cu totul alta este situatia in care gestionarul
a retinut intentionat bonul pentru a nu se evidentia eliberarea materialelor in scopul nereliefarii plusurilor in gestiune:

modificarea pe o factura ia cantitate, pret unitar sau total, prin stersaturi, este o conditie de forma atunci cind prin aceasta datele se pun in concordanta cu realitatea si legalitatea si o conditie de continut atunci cand se falsifica realitatea.

In consecinta, documente necorespunzatoare din punct de vedere al continutului sint acelea care desi cuprind toate datele (cantitatea, valoarea, semnaturile necesare etc.) nu au la baza operatii economice reale, ascund realitatea.

Un obiectiv esential al controlului documentelor il constituie gestionarea, folosirea si evidenta formularelor cu regim special.

Formularele (imprimatele sau documentele) tipizate cu regim special au menirea sa evidentieze existenta, circulatia si utilizarea valorilor materiale si banesti. Prin folosirea frauduloasa sau neconforma cu actele normative, formularele pot servi la scoaterea din circuitul economic a unor valori materiale sau banesti uf scopul insusirii lor in interes personal sau al justificarii neglijentei, risipei, slabei gospodariri etc. Din aceasta cauza, o serie de formulare sint supuse unui regim special de gestionare, folosire si evidenta. Formularele cu regim special constituie deci un mijloc important de prevenire a pagubirii patrimonilui.

Nomenclatorul formularelor cu regim special de gestionare, folosire si evidenta cuprinde:cecul de numerar, cecul de decontare din carnet cu limita de suma,cecul de decontare din carnet fara limita de suma, chitanta, factura, dispozitia de livrare-aviz de expediere, titlurile de credit (efectele de comert), categorie in care intra: cambia, cecul, titlurile datoriei publice, obligatiunile emise de societatile comerciale, politele de asigurare etc.

Controlul asupra gestionarii, folosirii si evidentei formularelor cu regim special,are ca obiectiv, preintampinarea si descoperirea oricarei sustrageri a formularelor cu regim special pe tot parcursul gestionarii lor, astfel incit acestea sa poata fi folosite in scopuri frauduloase, cand se au in vedere:

procurarea numai de la furnizorii autorizati;

indeplinirea conditiilor legale de catre persoane numite pentru gestionarea formularelor;

cunoasterea cu exactitate a formularelor cu regim special intrate si a acelor date in folosinta;

predarea si utilizarea lor numai de persoane autorizate;

eliberarea pe baza bonului de materiale cu indicarea numerelor si seriilor formularelor;

justificarea corecta a formularelor cu regim special (evidenta, stocul, restituite, gresit tiparite, eronat completate, anulate).

Importanta evidentei tehnic-operative si contabile pentru control este imensa deoarece este considerata un mijloc de control neintrerupt asupra activitatii economice si financiare, o conditie necesara pentru asigurarea integritatii patrimoniului si cheltuirii cu eficienta a mijloacelor materiale si banesti. Cea mai importanta problema a organizarii evidentei tehnic-operative si contabile este perfectarea cu documente justificative a operatiilor economice si financiare, in momentul efectuarii lor. Pentru acest considerent, documentele primare si centralizatoare, inregistrarile in evidenta analitica si sintetica, bilanturile si alte situatii fmanciar-contabile se supun controlului cu caracter preventiv, concomitent si ulterior.

inregistrarile contabile, registrele si situatiile contabile,bilantul si anexele sale, constituie un element de baza al ordinei si disciplinei financiare, intrucit fac posibila cunoasterea si controlul situatiei financiar-gestionare a agentilor economici. Prin inregistrarile, centralizarile si prelucrarile contabile se exercita xm^ontrol contabil asupra activitatii economice, financiare si gestionare a agentilor economici. inregistrarile contabile constituie prin ele insasi un mijloc de control eficient, cu conditia sa se efectueze imediat ce s-a desfasurat operatia economica sau financiara si pentru fiecare faza a acesteia. Contabilitatea in partida dubla constituie un mijloc de control al fiecarei operatii, intrucit, prin modalitati proprii, asigura exactitatea inregistrarilor contabile si luarea masurilor imediate pentru indreptarea erorilor scriptice.

In consecinta, controlul contabil este acel control asupra realitatii, legalitatii si eficientei operatiilor si activitatii economice si financiare,care se efectueaza cu ajutorul mijloacelor contabilitatii si instrumentelor specifice acestora, si anume: inregistrari, conturi, balante de control contabil, situatii contabile, registrele contabilitatii sintetice si analitice, registrele operative ale gestiunilor in bani si materiale, corelatii bilantiere etc. intrucat contabilitatea are la baza documente primare si centralizatoare, controlul contabil este strans corelat cu cel documentar si se manifesta in unitate cu acesta ca procedeu de control documentar-contabil.

Pentru a sintetiza real si legal activitatea economica si financiara este necesar ca sistemul de evidenta sa fie exact, corect, real, legal si complet. De aceea, in primul rand, se exercita controlul asupra organizarii si conducerii evidentei tehnic-operative si contabile, a realitatii datelor inscrise in acestea.

Obiectivele esentiale ale acestui control sunt:

- conducerea evidentei tehnic-operative la locurile de depozitare si pe feluri de mijloace materiale, evidentierea exacta, corecta si la timp a mijloacelor si operatiilor economice si financiare consemnate in documente justificative;

- aplicarea corecta a doctrinei si metodologiei contabile;

modul de organizare a evidentei contabile sintetice si analitice, conducerea evidentei contabile, astfel incat sa asigure reflectarea in expresie baneasca a patrimoniului si exercitarea
controlului permanent al existentei si miscarii valorilor patrimoniale;

corelatiile dintre evidenta tehnic-operativa, contabila si statistica, dintre evidenta contabila sintetica si analitica, dintre

- realitatea datelor inscrise in acestea si bilanturile contabile;

structura organizatorica a compartimentului financiar-contabil; subdiviziunile acestuia;

competenta si delimitarea sarcinilor;

modul in care sunt stabilite atributiile, obligatiile si raspunderile;

organizarea si controlul muncii lucratorilor; calitatea lucrarilor executate, precum masurile stabilite de catre compartimentul financiar-contabil pentru imbunatatirea continua a activitatilor economice si financiare;

modul in care se realizeaza legaturile si formele de colaborare dintre compartimentul financiar-contabil, pe deoparte, si celelalte compartimente (organizarea muncii, tehnic, mecanic sef,. aprovizionare, desfacere, oficiul juridic etc), precum si Consiliul de Administratie al agentului economic, pe de alta parte etc.

Reluand intr-o forma sintetica cu caracter practic, principalele obiective ale controlului contabilitatii constau in:

conducerea corecta si la zi a contabilitatii;

intocmirea documentelor justificative pentru operatiunile patrimoniale;

constituirea si evaluarea capitalului social si a patrimoniului;

exactitatea si realitatea inregistrarilor contabile pentru stabilirea si indeplinirea obligatiilor financiare si fiscale fata de stat;

- inventarierea patrimoniului si valorificarea rezultatelor acesteia; - intocmirea balantelor de verificare, a bilantului contabil si a contului de profit si pierdere.

Functiile de sintetizare si control ale evidentei tehnic-operative si contabile se realizeaza in interdependenta. Sintetizarea presupune controlul ca instrument care sa-i asigure obiectivitatea, exactitatea, sinceritatea etc, iar controlul presupune sintetizarea activitatii, pe care o compara cu realitatea.

Furnizarea de date reale, exacte, legale si operative se asigura, in primul rand, prin functia de control a evidentei si apoi, prin controlul ulterior al organizarii si conducerii evidentei tehnic-operative si contabile. Cresterea rolului contabilitatii in procesul de sintetizare si control asupra activitatii economico-financiare necesita perfectionarea continua a normelor sale metodologice, folosirea mijloacelor moderne de calcul si evidenta, precum si organizarea sa in mod cat mai rational, pe baze stiintifice.

In conditiile efectuarii manuale a lucrarilor de contabilitate, functia de control a acesteia poate fi separata in mare masura de cea de sintetizare (reflectare). Prin prelucrarea electronica a datelor, functia de control a contabilitatii tinde sa se suprapuna aceleia de sintetizare. Suprapunerea functiei de control a contabilitatii cu cea de sintetizare, ca urmare a prelucrarii electronice a datelor, nu inseamna ca aceasta dispare. Dimpotriva, in aceste conditii, functia de control a contabilitatii se dezvolta, se perfectioneazasi isi sporeste rolul si eficienta, prin aceea ca realizandu-se mai profund si cu tendinta inainte sau concomitent cu functia de reflectare, contribuie la cresterea operativitatii in ceea ce priveste prevenirea, constatarea, inlaturarea unor deficiente ale activitatii economice, a unor pagube patrimoniale. Eficienta functiei de control a contabilitatii este mai ridicata daca si sintetizarea se realizeaza concomitent cu desfasurarea operatiilor economice si financiare.

Mijloace moderne de calcul si evidenta asigura exactitate sporita rezultatelor, fapt care permite exercitarea unui control mai sigur al legaturilor dintre documentele primare si situatiile centralizatoare, precum si intre aceste situatii. Evidenta automatizata, ca sistem unitar de prelucrare si prezentare a datelor, asigura o baza unitara a informatiilor statistice, operative si contabile (analitice si sintetice), precum si gruparea lor in mai bune conditii, ceea ce face posibila efectuarea cu mai multa usurinta si eficienta a controlului fenomenelor economice si financiare, jn conditiile optime de organizare a evidentei automatizate culegerea datelor, centralizarea si prelucrarea lor se realizeaza mai operativ fata de sistemul clasic, controlul avand posibilitatea sa examineze fenomenele in actualitatea lor.

Evidenta automatizata da rezultate precise atunci cand porneste de la documente intocmite corect si cu date exacte. De aceea, un obiectiv important al controlului documentar-contabil, in conditiile utilizarii mijloacelor moderne de calcul, il constituie exactitatea preluarii si prelucrarii datelor, precum si modul in care este exercitat in contabilitate controlul asupra exctitatii datelor ce se prelucreaza cu mijloace moderne. Acest obiectiv se refera indeosebi la pregatirea datelor primare curente pentru inregistrare, preluarea datelor din opratiile precedente, prelucrarea si furnizarea datelor. Daca nu este bine pusa ia punct, evidenta automatizata ofera posibilitatimai mari pentru producerea de erori si denaturari decat evidenta obisnuita, manuala. Organizarea in bune conditii a controlului asupra exactitatii datelor ce se prelucreaza creaza posibilitatea exercitarii unui control financiar cuprinzator si fundamentat. Pentru aceste considerente, aplicarea tehnicii contabile moderne necesita promovarea unui sistem propriu de control care sa cuprinda; realitatea, exactitatea, codificarea si prelucrarea datelor, controlul procesului de prelucrare efectuat de catre persoane desemnate si de catre masini prin programare.

Un astfel de sistem de control asigura aplicarea corecta a normelor de organizare, purtatori tehnici de date cu continut corect, prelucrarea corespunzatoare a datelor cu ajutorul masinilor.

Centrul de greutate al controlului se deplaseaza spre controlul prin sondaj asupra modului de aplicare a normelor privind efectuarea lucrarilor de evidenta si controlului propriu al sistemului de prelucrare, acordandu-se in acelasi timp, atentie sporita controlului obiectivele! economice si financiare.