Definirea si continutul procesului de management

Definirea si continutul procesului de management

Managementul, ca stiinta, s-a cristalizat relativ recent prin eforturile depuse de un mare numar de specialisti de pe intreg mapamondul, ca raspuns la stringentele necesitati ale practicii sociale.

Managementul intreprinderii este abordat din multiple puncte de vedere, care adesea se deosebesc substantial intre ele.

In vederea definirii procesului de management vom face apel la urmatoarele elemente:

a)      Resursele;

b)      Functiile conducerii;

c)      Sistemul de obiective al firmei;

d)      Mediul extern al firmei.

a) Resursele firmei denumite in literatura de specialitate si inputuri sunt urmatoarele:

b) Functiile conducerii, au analizate de diferiti specialisti, fiecare identificand mai multe sau mai putine functii. Insa indiferent cum sunt denumite ele trebuie sa surprinda sintetic procesul de management in ansamblul sau.

Noi vom adopta in cadrul cursului nostru functiile conducerii identificate de profesorul Tiberiu Zorlentean care sunt: previziunea, organizarea, coordonarea, antrenarea - motivarea control- evaluarea reglarea.

c) Sistemul de obiective este format din ansamblul obiectivelor de gradul I, II, specifice si individuale din cadrul unei firme. Analiza acestor obiective ne sugereaza ca in raport cu aceste obiectivele derivate, exista o ierarhie de niveluri ale managementului.

Din aceasta perspectiva, literatura de specialitate din domeniu distinge urmatoarele niveluri ale managementului:

Corespunzator celor trei niveluri de management, literatura de specialitate distinge trei tipuri de manageri: de top, functionali, operativi.

Stabilirea celor trei niveluri de management este determinata de natura si complexitatea obiectivelor si deciziilor respectivului nivel organizatoric.

d) Mediul extern influenteaza procesele de management din cadrul firmelor. In lucrarea "Management" aparuta la Londra in 1978 J Stoner distinge urmatoarele tipuri de mediu cu care se confrunta firmele:

Printre componentele mediului extern profesorul Virgil Balaure citeaza in lucrarea sa "Marketing" aparuta in Editura Uranus in anul 2000, urmatoarele grupe:

Avand in vedere elementele descrise anterior vom defini procesul de management ca fiind ansamblul actiunilor intreprinse de persoane calificate care folosind functiile conducerii (previziunea, organizarea, coordonarea, antrenarea-motivarea si control evaluarea - reglarea) prin care se combina resursele umane ,materiale, financiare, informationale intr-o maniera eficienta avand ca restrictie factorii mediului extern, in vederea realizarii sistemului de obiective al firmei

Un proces de management poate fi reprezentat cu ajutorul urmatoarei matrice:

In opinia noastra o astfel de abordare sistemica permite ordonarea actiunilor intreprinse in vederea realizarii obiectivelor dezirabile ale firmei.

Dupa cum rezulta din definirea procesului de management, esenta sa o reprezinta functiile sale care permit descifrarea continutului stiintei si practicii riguroase a managementului precum si utilizarea cu eficienta a metodelor, tehnicilor si procedurilor.

In acest subcapitol vom analiza foarte succint continutul fiecarei functii de management care rezulta din definitia data anterior procesului de management.

Previziunea

Prin previziune se intelege realizarea unor lucrari de specialitate in scopul estimarii proceselor si fenomenelor viitoare, a efectelor pozitive sau negative induse in sistemul condus prin folosirea unor instrumente adecvate in scopul minimizarii riscurilor si maximizarii gradului de realizare a obiectivelor urmarite.

Cand facem o previziune, avem in vedere urmatoarele elemente:

formularea obiectivelor strategice ale firmei de comert;

stabilirea perioadei (perioadelor) in care se propune realizarea acestora;

analiza statistica a activitatii anterioare (daca exista);

determinarea si analiza ponderii influentei factorilor perturbatori asupra trendului firmei de comert;

estimarea influentei conditiilor de incertitudine si risc specifice modului in care urmeaza sa se desfasoare activitatea firmei de comert;   

identificarea resurselor necesare indeplinirii scopurilor propuse si a mijloacelor de obtinere a acestora;

stabilirea modului in care vor fi masurate rezultatele;

stabilirea modului in care vor fi masurate rezultatele;

stabilirea parametrilor care definesc starea sistemului condus la un moment dat.

La nivelul unei firme, functia de previziune se concretizeaza in:

Prin exercitarea functiei de previziune, managerii orienteaza organizatia spre obiective si linii de actiune in concordanta cu evolutia fenomenelor si proceselor din mediul ambiant, creand astfel premise favorabile pentru performante inalte; dimpotriva nesocotirea acestor cerinte va constitui o bariera importanta in calea performantelor inalte.

Organizarea

Prin functia de organizare vom intelege ansamblul proceselor de productie si

de munca prin care se constituie sistemul conducator, sistemul conducator,

sistemul condus si sistemul legaturilor dintre acestea.

Dupa domeniul la care se refera, distingem o serie de forme ale organizarii dintre care citam:

O organizare corespunzatoare permite utilizarea cu eficienta a resurselor aflate la dispozitie si in acest mod obtinerea de performante inalte si invers..

Coordonarea

Prin functia de coordonare vom intelege ansamblul proceselor de munca prin care se sincronizeaza actiunile personalului unei organizatii in cadrul previziunilor si organizarii stabilite anterior

Realizarea acestei functii a managementului implica rezolvarea a cel putin doua probleme principale:

Comunicarea care reprezinta procesul prin care are loc schimbul de mesaje in vederea realizarii sistemului de obiective al organizatiei;

Folosirea cu eficienta a puterii formale si informale si gestionarea

conflictelor care pot apare in cadrul organizatiei.

Rezolvarea celor doua probleme permite realizarea functiei de coordonare care implica un set de procese de munca si actiuni specifice.

Coordonarea care mai este denumita si "organizarea in dinamica", permite optimizarea proceselor realizate prin exercitarea functiilor previziunii si organizarii avand deci si un rol de corectie, ceea ce va determina atingerea obiectivelor dezirabile.

Dimpotriva, exercitarea defectuoasa a acesteia, va determina scaderea performantelor organizatiei respective.

Antrenarea-motivarea

Prin functia de antrenare-motivare vom intelege ansamblul actiunilor prin care se influenteaza de catre anumite persoane care desfasoara procese de munca specifice si care au anumite competente si responsabilitati, personalul de executie angajat in realizarea obiectivelor organizatiei

Realizarea acestei functii, presupune rezolvarea a cel putin doua probleme:

Antrenarea personalului la realizarea obiectivelor organizatiei prin gasirea liderilor cu cel mai eficient stil de conducere;

Motivarea personalului si mobilizarea capacitatii de munca latenta a acestuia in vederea realizarii obiectivelor organizatiei.

Prin exercitarea cu eficienta a acestei functii, se asigura canalizarea energiilor creatoare necesare atingerii performantelor; dimpotriva exercitarea defectuoasa a acesteia va determina risipirea energiilor si neatingerea obiectivelor vizate.

Control-evaluarea-reglarea

Prin functia de control-evaluare -reglare, vom intelege ansamblul proceselor de munca prin care se urmareste si se evalueaza stadiul indeplinirii obiectivelor si se iau masuri de aducere a lor in limitele convenite.

Realizarea acestei functii implica:

urmarirea si evaluarea obiectivelor;

compararea rezultatelor obtinute cu cele propuse;

determinarea abaterilor;

aplicarea corectiilor in vederea aducerii lor in limitele stabilite.

Momentul esential al unui proces de management il constituie decizia.

Decizia in cadrul firmei poate fi definita ca fiind acel proces de alegere a unei cai de actiune din mai multe posibile in vederea realizarii unor obiective prin a carei aplicare se influenteaza procesele de munca ale unei alte persoane alta decat decidentul.

Asupra relatiei dintre functiile managementului si decizie facem urmatoarele observatii:

Previziunea se incheie cu o decizie privind obiectivele si directiile de actiune;

Organizarea se incheie cu o decizie privind formele si metodele de organizare a proceselor de munca;

Coordonarea se incheie cu o decizie privind armonizarea proceselor de munca.

Antrenarea - motivarea se incheie cu decizii privind dinamizarea si recompensarea respectiv sanctionarea personalului ;

Control - evaluarea - reglarea se incheie cu o decizie de corectie in vederea realizarii obiectivelor.

Exercitarea cu eficienta a acestor functii va asigura stabilitatea firmei si realizarea obiectivelor prevazute; dimpotriva exercitarea defectuoasa a acestora va genera disfunctionalitati in sistem.

Unii autori apreciaza ca problematica managementului trebuie abordata pornind de la subsistemele sistemului de management.

Acestia pornesc de la premisa ca pentru exercitarea eficienta a functiilor prezentate anterior se concepe si se realizeaza:

un ansamblu de reguli, metode si instrumente pentru fundamentarea deciziilor (subsistemul decizional),

un sistem de informatii (subsistemul informational);

o structura organizatorica adecvata (subsistemul organizatoric);

un sistem de stimulente pentru angajati (subsistemul motivational) in vederea realizarii obiectivelor organizatiei.

In shipping s-a introdus obligativitatea utilizarii acestei stiinte odata cu adoptarea Codului ISM de catre IMO cu intrarea in vigoare pentru toate navele propulsate cu un tonaj mai mare de 500 TRB si companiile care le conduc. Prin aceasta se impune ca o companie de navigatie si navele sale sa fie inglobate si conduse dupa un sistem al managementului sigurantei care este jalonat de Codul ISM.

Managementul are un dublu caracter:

a)      - un caracter interdisciplinar, determinat de folosirea unor categorii si metode sociologice, psihologice, matematice, statistice, juridice, etc., intr-o maniera specifica, in diferite domenii ca de exemplu domeniul naval.

b)      - caracter economic de sinteza, care decurge din obiectivul fundamental urmarit de acesta: de crestere a eficientei economice. Acest caracter decurge din faptul ca managementul utilizeaza o serie de categorii si de metode din multe discipline din domeniul economic: economia politica, analiza economico-financiara, organizarea productiei si a muncii, marketingul, aprovizionarea tehnico-materiala, si altele.

Ansamblul proceselor de munca ce se desfasoara in orice sistem tehnico -economic, incluzand aici si intreprinderea, se pot diviza in doua categorii principale: procese de executie si procese de management.

Procesele de executie din firme se caracterizeaza prin faptul ca forta de munca

fie ca actioneaza nemijlocit asupra obiectivelor muncii prin intermediul mijloacelor de lucru, fie in mod indirect, cu ajutorul unor categorii speciale de mijloace de munca, asigura un ansamblu de produse si servicii corespunzator naturii proceselor de munca implicate si obiectivelor previzionate.

Procesele de management se caracterizeaza, in principal, prin aceea ca o parte

din forta de munca actioneaza asupra celeilalte parti, a majoritarii resurselor umane, in vederea realizarii unei eficiente cat mai ridicate, avand un caracter preponderent multilateral.

Mai concret, procesul de management al intreprinderii consta in ansamblul fazelor, a proceselor prin care se determina obiectivele acestora si ale subsistemelor incorporate, resursele si procesele de munca necesare realizarii lor si executarii acestora, prin care se integreaza si controleaza munca personalului folosind un complex de metode si tehnici in vederea indeplinirii cat mai eficiente a ratiunilor ce au determinat infiintarea firmei.

Procesul tipic de management se poate structura in functie de modul in care sunt concepute si exercitate atributiile sale in trei faze importante:

1.- Faza previzionala, caracterizata prin preponderenta previziunii si prin exercitarea celorlalte atribute ale managementului intr-o viziune prospectiva, axata pe anticiparea de modalitati, metode, solutii, etc. organizatorice, motivationale si de evaluare superioare, corespunzator evolutiei predeterminate a firmei respective. Managementul de tip previzional se concentreaza asupra stabilirii de obiective pentru unitatea respectiva, deciziile strategice si tactice fiind prioritare, ceea ce ii confera un caracter anticipativ;

2.- Faza de operationalizare, caracterizata prin preponderenta organizarii, coordonarii si antrenarii personalului la realizarea cotidiana a obiectivelor cuprinse in planurile si prognozele adoptate de firma. Acestei faze ii corespunde managementul operativ, ce are un puternic caracter executoriu, in care predomina adaptarea si implementarea de decizii curente, majoritatea referitoare la activitati de productie;

3.- Faza de comensurare si interpretare a rezultatelor, care se caracterizeaza prin preponderenta functiei de evaluare-control, avand in vedere obiectivele si criteriile stabilite in prima faza. Ei ii corespunde managementul postoperativ, cu un puternic caracter constatativ, prin care se incheie un ciclu de conducere si se pregatesc conditiile pentru realizarea urmatorului.

Intre cele trei faze ale managementului intreprinderii exista o stransa interdependenta, acestea fiind dificil de disociat, ca urmare a unitatii si complexitatii procesului de conducere.

De reliefat ca "materia prima" pe care se fundamenteaza fazele si functiile proceselor de management, este INFORMATIA. Aceasta serveste la elaborarea deciziilor - principalul instrument al managementului, prin care se manifesta in modul cel mai pregnant, specificitatea proceselor de management. De calitatea sa depinde sensibil eficacitatea managementului intreprinderilor, indiferent de dimensiune sau ramura de activitate.

Desi cantitativ, procesele de management reprezinta doar o pondere relativ mica in ansamblul proceselor de munca, ponderea tinde sa creasca prin continutul, complexitatea si implicatiile proceselor de management, care au un rol decisiv pentru eficienta firmelor.

In fapt, procesele de munca si management sunt complementare, delimitarea lor fiind rezultatul firesc al adancirii diviziunii sociale a muncii. Procesele de management asigura, pe baza unor competente specializate, potentarea muncii de executie, agregarea mai rationala a rezultatelor in conformitate cu necesitatile sociale, cu cerintele beneficiarilor interni si externi.