Organizarea pe birouri a unei agentii de turism

Organizarea pe birouri a unei agentii de turism

O agentie de turism de dimensiuni mari dispune de urmatoarea structura:

Biroul secretariat a carui sarcina principala consta in inregistrarea si trietarea corespondentei, precum si lucrari de secretariat.

Biroul dezvoltare trebuie sa aiba o vasta documentatie privind intreprinderile si persoanele cu care agentia are legaturi de afaceri, iar pe baza unei cunoasteri perfecte a serviciilor oferite de agentie trebuie sa asigure cel putin mentinerea relatiilor de afaceri si o crestere a vanzarilor.

Biroul transporturi cuprinde:

sectia contracte, avand rolul de negociere si incheiere a contractelor cu transportatorii;

sectia materiala se ocupa de emiterea biletelor, distribuirea lor filialelor si gestionarea biletelor.

Biroul turism are doua compartimente:

Compartimentul productie - este cel care "fabrica" produsul turistic si este compus din 3 sectii:

sectia programare generala este "motorul" compartimentului productie, imbinand toate elementele produsului, calculand costul unui voiaj, efectuand plati anticipate (in contractele charter).

sectia operativa generala are o functie de marketing, asigurand corelarea cererii cu oferta proprie de voiaje.

sectia operativa congrese si pelerinaje se ocupa de voiajele cu specificul respectiv.

Compartimentul receptie se ocupa de serviciile de primire si acces, incheie contracte cu hoteluri si restaurante, precum si cu agentiile corespondente, inventariaza serviciile de primire, prin cele 3 sectii componente:

sectia contracte pentru servicii de primire

sectia receptiva generala

sectia operativa generala

Biroul trafic - accesoriu este compus din:

sectia servicii bancare

sectia asigurari diverse si expedieri bagaje

sectia servicii diverse

si se ocupa de prestarea serviciilor complementare.

Biroul publicitate

- sectia contracte negociaza si incheie contracte de publicitate si elibereaza planuri de promovare

- sectia redactionala urmareste tiparirea brosurilor, revistelor proprii si elaboreaza textele publicitare

Biroul difuzare si fisier general se ocupa de expedierea documentatiei si corespondentei diferitelor birouri. Intocmeste si actualizeaza fisierul general al clientilor .

Biroul tarife si documentare cu cele 3 sectii;

sectia tarife intocmeste, tipareste si difuzeaza liste de tarife pentru diversele filiale;

sectia documentare agentiala intocmeste pliante pentru zonele de interes turistic necesare bunei informari a clientelei;

sectia documentare neagentiala aduna si difuzeaza periodic catre filiale , orare , publicatii editate de furnizorii de servicii;

Acest birou, si nu numai trebuie sa aiba o vasta documentatie care sa cuprinda informatii despre tarile de destinatie, serviciile turistice oferite.

Deasemenea agentia trebuie sa detina informatii suficiente despre zonele de interes turistic, astfel incat sa stie sa-l informeze corect pe turist, sa-l poata ajuta pe acesta in alegerea unei destinatii de vacanta. Informatiile despre aceste zone pot fi:

a)           generale:

informatii istorice, geografice, politice, limba vorbita;

cai de acces, strazi nationale, porturi, aeroporturi;

plaja, munti, lacuri;

obiceiuri, gastronomie;

dotarea cu spatii de cazare

obiective turistice, etc.

b)           profesionale:

instructiuni pentru vizitarea tarii

tipuri de servicii de primire;

vize, pasapoarte, asigurari medicale

Structura personalului unei agentii este formata:

personal administrativ care cuprinde functionarii ce se ocupa de gestiunea generala

personalul tehnic, constituit din manageri, vanzatori si personalul de executie.

In general, tot personalul unei agentii trebuie sa inspire incredere si simpatie precum si o anumita educatie formata chiar de manageri. Pentru cei ce intra in contact cu turistii este obligatorie cunoasterea cel putin a unei limbi de circulatie internationala.