UNIVERSITATEA CONSTANTIN BRANCOVEANU

PITESTI

FACULTATEA: MANAGEMENT - MARKETING IN AFACERILE ECONOMICE

Introducere

Microsoft Access 2003 este aplicatia de management al bazelor de date pusa la dispozitie de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access va permite sa stocam si sa administram volume mari de date, organizate in unitati numite inregistrari. O baza de date Access consta din urmatoarele obiecte:

Tabele - contin toate inregistrarile

Interogari - localizeaza inregistrari specifice

Formulare - afiseaza inregistrarile din tabele, una cite una

Rapoarte - tiparesc loturi de inregistrari

Pagini de acces la date - pun la dispozitie date prin intermediul paginilor Web

Macrocomenzi - actiuni automate uzuale

Module - stocheaza declaratii si proceduri Visual Basic, care ne permit sa scriem programe pentru bazele de date, astfel incat acestea sa poata interactiona cu alt software.

Utilitarele de asistenta din aplicatia Access asigura un proces simplu, pas cu pas, de configurare a tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor si interogarilor.

Prezenta lucrare contine 5 paragrafe.

1 contine notiuni de baze de date,tipuri BD. O baza de date (BD) reprezinta o colectie de date integrata, anume structurata si dotata cu o descriere a structurii si a relatiilor dintre date.

2 contine caracteristica generala a SGBD Access.

3 contine tabelele Access ,care in baza lor se definesc celelalte clase de obiecte.

4 contine functii Access.

Ultimul contine interogari Access care include si subpunctele interogari de selectie,de sortare, de actualizare a datelor,de excludere a inregistrarilor, de grupare si totalizare si interogari incrucisate.

Notiune de baza de date.Tipuri de BD.

Printre multiplele forme de organizare a datelor, bazele de date ocupa un loc aparte.

O baza de date (BD) reprezinta o colectie de date integrata, anume structurata si dotata cu o descriere a structurii si a relatiilor dintre date.

In functie de modul de organizare a informatiilor, se cunosc citeva modele de BD:

ierarhic (arborescent), retea, relational s.a.

Modelul ierarhic.Cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi reprezentata sub forma unui arbore in care nodurile exprima colectii de date, iar ramurile reflecta relatiile de asociere intre inregistrarile colectiilor de date superioare si inferioare.

Accesul la inregistrarile colectiilor de date inferioare se face prin traversarea arborelui, adica se parcurg toate colectiile aflate in subordonare ierarhica dintre colectia - radacina si colectia cercetata. Unui element superior ii pot corespunde unul sau mai multe elemente inferioare, iar unui element inferior ii corespunde un singur element superior.

Modelul retea Modelul retea se aseamana cu cel ierarhic, diferenta constind in aceea ca unui element inferior ii pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare.

Modelul relational. Modelul relational este in prezent cel mai raspindit model de baze de date. Acest model are o singura structura de date: relatia sau tabelul. O baza de date relationala este un ansamblu de relatii (tabele) grupate in jurul unui subiect bine definit. Deci, o relatie poate fi redata printr-un tabel, in care fiecare rind reprezinta o inregistrare diferita, iar fiecare coloana un atribut. Coloanele tabelului sunt identificate prin nume diferite si reprezinta cimpurile (atributele, caracteristicile) modelului conceptual. In fiecare coloana datele trebuie sa fie de acelasi tip. Cautarea in acest model de BD se face secvential toate articolele si comparind criteriile de cautare. Articolele ce satisfac conditiei cautarii se selecteaza si pot fi afisate.

Subiectele pe care se axeaza tabelele unei BD pot fi cele mai diverse: activitatea unei firme, stocarea marfurilor la un depozit, rezultatele unui recensamint,etc. Desi in modelul relational principala structura de date o reprezinta tabelul, o baza de date este mai mult decit o simpla multime de tabele.Pe parcurs vom vedea ca intre tabelele bazei de date exista o interdependenta strinsa, in timp ce intre tabelele de calcul obisnuite aceasta interdependenta practic lipseste.

Gestiunea bazelor de date.

Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) este acel sistem de programe care faciliteaza si supervizeaza introducerea de informatii in baza de date, actualizarea si extragera din baza, controlul si autorizarea accesului la date. Un sistem de gestiune a bazelor de date trebuie sa fie capabil sa indeplineasca urmatoarele functii:

de descriere ,care rezida in definirea structuriidatelor, a relatiilor dintre acestea si a conditilor de acces la informatile continute in baza de date;

de actualizare, care presupune inserarea, redactarea si suprimarea datelor;

de interogare a BD, care permite obtinerea diferitor informatii din BD conform unor criterii de cautare;

de obtinere de date noi, care consta in prelucrarea informatiei initiale in scopul obtinerii unor totaluri, medii etc.;

de intretinere, care consta in crearea copiilor de rezerva, compactarea BD si repararea ei in cazul deteriorarii;

de securitate a datelor, care rezida in protejarea BD impotriva accesului neautorizat si in atribuirea drepturilor de acces.

Administrarea bazelor de date.

Administrarea BD presupune coordonarea lucrarilor de proiectare a BD, protectia (securitatea) informatiei, dezvoltarea BD,etc. Aceste functii le indeplineste Administatorul Bazei de Date (ABD). El defineste obiectele sistemului , elaboreaza principiile de protectie a datelor, raspunde de alegerea si implimentarea SGBD, asigura functionarea normala a sistemului.

SGBD Access. Caracteristica generala

La inceputul anilor 80 s-a produs o trecere in masa la elaborarea si utilizarea sistemelor de gestiune a bazelor de date de tip relational.Acest fenomen se explica prin atingerea unor limite tehnice si prin flexibilitatea redusa a sistemelor de gestiune a bazelor de date cu structuri arborescente si retea care se foloseau pina atunci .Inzestrate cu limbaje de generatia a patra si cu generatoare de aplicatii puternice , SGBD de tip relational ofera numeroase facilitati de proiectare si dezvoltare a aplicatilor .Cele mai raspindite SGBD de acest tip sunt: Oracle, Informix, SyBase, MySQL, Interbase, Access, acesta din urma fiind subiectul capitolului de fata.

Sistemul de gestiune a bazelor de date MS Access 2003 (si versiunile care l-au precedat) a fost realizat de corporatia Microsoft si reprezinta o noua ideologie in acest domeniu, avind performante sporite.

Lansarea sistemului MS Access 2003

SGBD MS Access functioneaza numai in mediul Windows. Exista mai multe modalitati de lansare a sistemului Access, una din ele fiind executarea consecutiva a actiunilor Start/All Programs(sau Programs)/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2003.

Ca rezultat, obtinem o fereastra, asemanatoare cu cea din figura 1.

Figura 1. Lansarea sistemului Access

Crearea / accesarea unei baze de date

Dupa cum am mai mentionat, elementele principale ale unei baze de date sunt tabelele. Dar o baza de date poate contine si alte elemente care se creeaza pe baza tabelelor (interogari, formulare, rapoarte etc.). Aceste elemente, impreuna cu tabelele, formeaza asa-numitele clase de obiecte ale bazei de date.

Pentru a crea o baza de date noua, in zona Open a ferestrei reprezentate in figura 1 alegem optiunea Create a new file, iar in caseta urmatoare - optiunea Blank Database. Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.

Figura .2

Pentru a deschide o baza de date existenta in zona Open a ferestrei reprezentate in figura 1 executam un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectam optiunea More pentru a accesa o baza de date amplasata pe un dispozitiv de memorie auxiliara. In caseta de dialog care apare indicam numele BD

Figura.3

(de ex., BIBL) si localizarea ei (discul, dosarul).Obtinem o fereastra in care sunt disponibile cele 7 clase de obiecte Access.

Figura. 4 Fereastra cu clasele de obiecte Access

Inchiderea redeschiderea bazei de date

Inchiderea unei baze de date poate fi facuta prin executarea comenzii Close din meniul File sau prin actionarea butonului din bara de titlu a bazei de date. De regula, la inchidere, sistemul salveaza automat baza de date impreuna cu toate obiectele pe care le contine. Inchiderea unei baze de date nu inseamna si inchiderea aplicatiei MS Access, astfel incit putem deschide o alta de date sau crea o baza de date noua, in modul descris mai sus.

Iesirea din Access

Iesirea din MS Access poate fi facuta in unul din urmatoarele moduri:

se apasa combinatia de taste Alt+F4;

se executa comanda Exit din meniul File;

se actioneaza butonul din bara de titlu a aplicatiei