Lansarea sistemului MS Access 2003

Lansarea sistemului MS Access 2003

SGBD MS Access functioneaza numai in mediul Windows. Exista mai multe modalitati de lansare a sistemului Access, una din ele fiind executarea consecutiva a actiunilor Start/All Programs (sau Programs)/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2003; se cauta icoana corespunzatore pe Desktop sau in meniul Start. Daca nu se gaseste icoana de lansare, se poate cauta in C:Program Files sau se poate folosi optiunea Run din meniul Start, iar in caseta de text a ferestrei Run care apare se trece cuvantul MsAccess.

Microsoft Access 2003 este aplicatia de management al bazelor de date pusa la dispozitie de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access va permite sa stocam si sa administram volume mari de date, organizate in unitati numite inregistrari. O baza de date Access consta din urmatoarele obiecte:

• Tabele(Tables) - colectii de campuri si inregistrari; contin toate inregistrarile
• Interogari(Queries) - localizeaza inregistrari specifice; instructiuni pentru preluarea anumitor inregistrari din tabelele existente
• Formulare(Forms) - afiseaza inregistrarile din tabele, una cate una; ferestre folosite pentru preluarea de date de la utilizatorii bazei de date, pentru introducerea si editarea inregistrarilor
• Rapoarte(Reports) - tiparesc loturi de inregistrari; materiale tiparite pe baza informatiilor din tabele sau interogari
• Pagini de acces la date - pun la dispozitie date prin intermediul paginilor Web
• Macrocomenzi(Macros) - actiuni automate uzuale; instructiuni care specifica programului sa efectueze anumite comenzi
• Module(Modules) - stocheaza declaratii si proceduri Visual Basic, care ne permit sa scriem programe pentru bazele de date, astfel incat acestea sa poata interactiona cu alt software; asemanatoare macrocomenzilor, dar scrise in limbajul Visual Basic

Utilitarele de asistenta din aplicatia Access asigura un proces simplu, pas cu pas, de configurare a tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor si interogarilor.

Ca rezultat, obtinem o fereastra, asemanatoare cu cea din figura 1.

Figura 1. Lansarea sistemului Access

Crearea / accesarea unei baze de date

Dupa cum am mai mentionat, elementele principale ale unei baze de date sunt tabelele. Dar o baza de date poate contine si alte elemente care se creeaza pe baza tabelelor (interogari, formulare, rapoarte etc.). Aceste elemente, impreuna cu tabelele, formeaza asa-numitele clase de obiecte ale bazei de date.

Pentru a crea o baza de date noua, in zona Open a ferestrei reprezentate in figura 1 alegem optiunea Create a new file, iar in caseta urmatoare - optiunea Blank Database. Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.

Pentru a deschide o baza de date existenta in zona Open a ferestrei reprezentate in figura 1 executam un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectam optiunea More pentru a accesa o baza de date amplasata pe un dispozitiv de memorie auxiliara. In caseta de dialog care apare indicam numele (de ex., BIBL) si localizarea ei (discul, dosarul). Obtinem o fereastra in care sunt disponibile cele 7 clase de obiecte Access.

Figura 2

Figura.3 Figura. 4 Fereastra cu clasele de obiecte Access

Inchiderea / redeschiderea bazei de date

Inchiderea unei baze de date poate fi facuta prin executarea comenzii Close din meniul File sau prin actionarea butonului din bara de titlu a bazei de date. De regula, la inchidere, sistemul salveaza automat baza de date impreuna cu toate obiectele pe care le contine. Inchiderea unei baze de date nu inseamna si inchiderea aplicatiei MS Access, astfel incit putem deschide o alta de date sau crea o baza de date noua, in modul descris mai sus.

Iesirea din Access

Iesirea din MS Access poate fi facuta in unul din urmatoarele moduri:

se apasa combinatia de taste Alt+F4;

se executa comanda Exit din meniul File;

se actioneaza butonul din bara de titlu a aplicatiei

Fereastra principala a aplicatiei contine bara de titlu, bara de meniuri, barele de instrumente si suprafata de lucru.

1. MENIURI:

File (Fisier)

a.      Nou (New) - permite crearea unui baze de date noua

b.      Deschidere (Open) - deschide o baza de date creata anterior si memorata

c.       Salvare (Save) - salveaza baza de date

d.      Salvare Ca (Save as) - salveaza baza de date sub un alt nume sau intr-o alta locatie.

e.      Preluare date externe - permite luarea datelor din tebele create cu ajutorul altor aplicatii (Excel)

f.        Export - exporta datele fie in tabele Excel fie in Fox Pro

g.      Initializare pagina - permite initializarea paginii pentru tabele formulare, etc

h.      Trimitere catre (Send to) trimite baza de date prin email la un destinatar

i.        Imprimare (Print) permite imprimarea datelor din tebele, formulare, rapoarte, etc

j.        Examinare inaintea imprimarii (Print preview) - examineaza datele care trebuie imprimate

Edit (Editare)

1. Anulare (Undo) anuleaza ultima operatie electuata
2. Refacere (Redo) reface operatia anulata cu Undo
3. Decupare(Cut) decupeaza obiectele selectate si le retine in Clipboard
4. Copiere(Copy) copiaza obiectele selectate in Clipboard
5. Lipire(Paste) lipeste din Clipboard ultimele obiecte selectate
6. Clipboard Office gestioneaza Clipboard-ul
7. Stergere(Delete) sterge obiectele selectate
8. Redenumire (Rename) permite redenumirea tabelelor, a formularelor, a rapoartelor, a tuturor obiectelor care apar in fereastra principala a bazei de date.

View (Vizualizare)

a. Obiecte din baza de date (Database Objects) permite vizualizarea obiectelor bazei de date

b. Pictograme mari (Large Icons)

c. Pictograme mici (Small Icons)

d. Lista (List)

e. Detalii (Details)

Optiunile b, c, d, e permit vizualizarea sub diferite forme ale elementelor bazei de date si a butoanelor existente in fereastra principala a bazei de date.

f. Aranjare pictograme (Arange icons) permite aranjarea pictogramelor

g. Aliniere pictograme (Align Icons) aliniaza pictogramele

h. Proprietati (Properties) permite editarea proprietatilor pentru obiectele din baza de date

i. Bare de instrumente (Toolbars) permite afisarea/ascunderea unor bare de instrumente

Insert (Inserare)

1. Tabel (Table)
2. Interogare (Query)
3. Macheta (Form)
4. Raport (Report)
5. Macrocomanda (Macros)
6. Modul (Module)

Acest meniu permite inserarea de obiecte noi in baza de date: tabele, interogari, rapoarte, formulare, module si macrocomenzi.

Tools (Instrumente)

1. Relatii (Relationships)- permite legarea tabelelor
2. Utilitare pentru baza de date (Database utilities) permite conversia bazei de date la o versiune de Office anterioara, crearea de panouri de comutare
3. Securitate (Security) permite parolarea bazei de date, crearea de grupuri de utilizatori
4. Lansare in executie (Startup) permite afisarea automata la deschiderea bazei de date a unor formulare, sau panouri de comutare
5. Particularizare (Customize) permite afisarea barelor de instrumente, adaugarea de butoane noi la barele deschise.
6. Optiuni (Optiuni) permite setarea de optiuni legate de baza de date, de aspectul paginilor, etc.

Help (Ajutor) este meniul care permite folosirea documentatiei care este oferita odata cu pachetuul Office, de firma Microsoft.