Construirea echipei

Daca in capitolul anterior am discutat despre ce inseamna o echipa, in continuare vom discuta despre etapele prin care se trece pentru a ajunge de la grup la echipa.

1. Etapele construirii echipei

Formarea echipei, sarcina ce ii revine unit managerului, este un proces de constructie care trece prin diferite faze si care necesita timp pentru a fi terminat.

Atunci cand membrii unei echipe se aduna si-si asuma sarcina unui proiect apare o anumita succesiune de evenimente care pot fi concretizate in patru faze ale formarii echipei. Totusi, in existenta unei echipe nici una dintre faze nu are caracter obligatoriu.

Etapele construirii echipei:

Formare

Furtuna

Elaborare de norme

Functionare

Formare

In etapa de formare se incearca identificarea scopurilor echipei, definirea activitatii si a rolurilor individuale, se iau decizii referitoare la instrumentele ce urmeaza a fi folosite in activitatea echipei.

In acesta etapa, rolul liderului este determinant. El trebuie sa cunoasca foarte bine caracteristicile grupului si sa actioneze corespunzator in vederea trecerii catre urmatoarea etapa.

Deoarece, rolurile individuale nu sunt inca bine clarificate, CF nu stiu ce instrumente sa foloseasca, scopurile si viziunile unit-ului nu se cunosc bine, UM trebuie sa fie pregatit sa gestioneze intalniri si sedinte haotice.

Membrii echipei manifesta nerabdare, asteptare si optimism, se simt mandri pentru ca au fost alesi, se simt solidari cu echipa si, in acelasi timp, dau dovada de lipsa de incredere, de teama si de nesiguranta in ceea ce priveste activitatea lor viitoare.

UM trebuie sa se straduiasca sa-i ajute pe CF sa se cunoasca mai bine si sa se simta in largul lor, sa vorbeasca si sa-si exprime opiniile. El trebuie sa ofere idei, sa ghideze, sa ajute si sa sustina CF pentru ca temerile, confuziile si incertitudinile acestora sa fie reduse cat mai mult.

Pentru a realiza toate acestea, UM trebuie sa aiba in vedere clarificarea telurilor, a procedurilor de lucru, a responsabilitatilor si a rolurilor individuale.

Pentru clarificarea rolurilor in cadrul echipei este nevoie ca oamenii sa se cunoasca si sa se accepte unii pe altii. Dar, pentru aceasta, este nevoie de timp, spatiu si diferite activitati pe care ei sa le desfasoare in comun.

In afara echipei, CF impreuna cu UM pot participa la diferite evenimente sociale sau pot initia si sustine in cadrul echipei diferite ceremonii de sarbatorire a unei persoane, a unui eveniment, a unor realizari comune sau individuale etc. Fiecare unit isi poate crea diferite obiceiuri referitoare la realizarea in comun a unor activitati extraprofesionale.

Furtuna

In aceasta etapa, echipa vazuta din afara, pare sa functioneze cum trebuie. Insa, pot exista programe ascunse necomunicate sau realizate in afara programului, indivizii pot opera in interesul lor propriu si personal sau pot aparea aliante/bisericute (care constituie bariere in comunicare).

Aceasta etapa este cea mai dificila pentru echipa. Acum apar schimbari complete ale atitudinii si ale sentimentelor membrilor referitoare la sansele de reusita a proiectului.

De asemenea, intre membrii echipei se manifesta rivalitate si tensiuni mari, fapt pentru care se vor imparti in tabere. Fiecare dintre membri crede ca doar el identifica corect problemele si metodele ce trebuie folosite pentru rezolvare si manifesta ingrijorare referitoare la tensiunile mari si rivalitatea care exista.

Ca urmare, vor avea loc numeroase discutii pentru acceptarea punctelor esentiale si care, de multe ori, se termina prin definirea unor obiective nerealiste.

Unit managerul poate contribui cu succes la rezolvarea diferitelor probleme care apar in aceasta etapa, ascultand care sunt problemele membrilor acesteia, furnizand un feedback prin care sa semnaleze ca tine cont de toate punctele de vedere si incercand sa stimuleze oamenii sa lucreze impreuna pentru realizarea scopului comun. UM trebuie sa ofere cat mai multe informatii necesare echipei pentru rezolvarea problemelor.

In aceasta etapa, UM trebuie sa-si folosesca abilitatea de a observa direct evolutia echipei, de a asculta si a vorbi obiectiv.

Este bine ca UM sa nu adopte o atitudine autoritara incercand sa inabuse conflictele aparute, deoarece acestea nu vor disparea, ci vor mocni in continuare putand astfel periclita evolutia viitoare a echipei.

Daca aceasta etapa este dirijata cu atentie, se poate ajunge la coeziunea echipei.

Elaborarea normelor

Dupa ce s-a trecut de faza de furtuna, se poate vorbi, deja, de inceputul unui spirit de echipa si a unei unitati in echipa. Membrii echipei se accepta unii pe altii, manifesta mai multa prietenie si incredere reciproca, se simt usurati ca lucrurile merg in directia corecta si au incredere in faptul ca pot fi critici in mod constructiv.

Unit managerul trebuie sa se asigure ca normele care se adopta pot asigura eficacitatea echipei. Timpul consacrat stabilirii unui set de regului noi va da roade in viitor. Este bine ca toti membrii echipei sa cunoasca ce comportamente sunt acceptate in cadrul echipei.

Comportamente care ajuta la functionarea echipei:

Fii punctual!

Angajeaza-te in comunicari deschise.

Asculta pentru a intelege.

Respecta programul.

Fii optimist!

Critica ideile, nu membrii echipei!

Fa lucrurile pe care le promiti!

Fii onest si de incredere!

Spune ceea ce gandesti/simti.

Utilizeaza expresii si ganduri care se refera la "noi", membrii echipei.

Sprijina echipa!

Fa tot ce poti pentru ca lucrurile sa mearga!

Fixeaza-ti obiective/termene realiste.

Comportamente care nu ajuta:

Sa fi critic/negativ.

Sa ataci oamenii din echipa.

Sa fi dominator.

Sa fi manipulativ.

Sa vorbesti urat.

Sa nu spui ceea ce gandesti.

Sa fi de acord cu totul si cu toti.

Sa-i judeci pe ceilalti.

Sa-ti arati plictisul.

Sa nu le acorzi atentie celorlati colegi de echipa.

Sa utilizezi intrebari care se refera la "voi", ceilalti.

Sa nu comunici cu ceilalti.

Sa-ti exprimi inutilitatea, resemnarea sau neajutorarea

UM trebuie sa stimuleze coeziunea echipei si sa identifice cu toti membrii echipei care sunt obiectivele si valorile lor, tocmai pentru a creste implicarea oamenilor din echipa

Functionare

Aceasta etapa se poate caracteriza prin cooperare eficienta, reponsabilitate colectiva pentru solutii, preocupare fata de productivitate, eficacitate si posibilitati de dezvoltare.

Membrii echipei coopereaza si lucreaza cu eficacitate pentru realizarea telurilor stabilite, reusesc sa faca fata proceselor din cadrul echipei, accepta punctele slabe si forte ale celorlalti, sunt solidari cu echipa, au sentimentul ca pot rezolva orice problema a echipei si sunt multumiti de ritmul de lucru si de comportamentele celorlalti.

Liderul trebuie sa analizeze eficacitatea echipei, analizand eforturile, satisfactiile si succesele individuale si colective. Este foarte important ca managerul sa recunoasca meritele celor care au performante deosebite, insa, pentru a mentine armonia, este bine sa fie recompensata intreaga echipa si nu doar anumiti membri. Evidentierea unui singur membru poate duce la concurenta, ostilitate si dezechilibre, elemente care pot deteriora calitatea muncii si spiritul de echipa.

Pentru a-si construi o echipa eficace, UM trebuie sa trateze toate problemele care apar in fiecare etapa. Pentru asta este nevoie ca UM sa obtina informatiile necesare de la membrii echipei, sa rezolve conflictele imediat ce apar, sa stabileasca obiective, sa ofere feedback, sa analizeze informatiile, sa organizeze resursele interne.

Pentru ca noii membri sa se integreze rapid, pentru a trece repede prin etapele de inceput si a se ajunge la etapa de functionare, odata veniti de la training-ul de baza, ei trebuie orientati referitor la activitatea pe care o vor desfasura. Orientarea noilor membri cade in responsabilitatea echipei si nu a noilor membri.

Pentru a scurta perioada de start a unui CF nou, UM trebuie sa se asigure ca el este orientat cum trebuie referitor la echipa, la membrii acesteia si la activitatea zilnica

Orientarea noilor membri trebuie sa includa

o imagine asupra istoriei echipei si a scopului ei;

o analiza a metodologiei de lucru a unit-ului;

o impartirea tuturor informatiilor si datelor importante;

o discutie asupra rolurilor si responsabilitatilor convenite la nivelul echipei.

Natura procesului de formare a echipei impune ca UM sa intervina permanent pentru a impulsiona acest proces. Foarte adesea, insa, se impune ca UM sa dea dovada de delicatete si sa nu intervina in mod direct. Este necesar ca UM sa-si dea seama cand trebuie sa intervina direct si cu forta in formarea echipei si cand trebuie sa lase lucrurile sa se desfasoare de la sine.