Conceptul de control

Conceptul de control

Conceptul de control

Controlul este definit[1] ca fiind o examinare a unei activitati pentru a asigura buna ei desfasurare; este o analiza permanenta sau periodica a unei activitati, a unei situatii, etc., pentru a urmari mersul ei si pentru a lua masuri de imbunatatire. Analizand conceptul de control constatam ca acesta este un atribut al managementului, o functie a conducerii.

Controlul, sinonim al verificarii presupune o inspectare, o revizie sau o inspectie, dar se foloseste si pentru a defini suprematia, dominatia. Ambele sensuri deriva din importanta pe care o are si pe care trebuie sa o acordam controlului.

Insasi Constitutia Romaniei prevede la art. 51 ca "Respectarea Constitutiei, a suprematiei sale si a legilor este obligatorie". Constitutia stabileste totodata ca economia Romaniei este una de piata. Potrivit Constitutiei Parlamentul adopta legi ordinare, Guvernul hotarari si ordonante, iar ministerele adopta norme de aplicare a acestora.

Chiar si activitatea de legiferare trebuie dublata de o activitate de control, de aplicare si respectare a actelor normative. Respectarea actelor normative ce reglementeaza activitatea economica si financiara este obligatorie pentru toti cei implicati in aceste activitati desfasurate in economia de piata. Toate acestea implica din partea agentilor economici cunoasterea acestor prevederi legislative. Necunoasterea legilor nu poate fi invocata drept cauza exoneratorie de raspundere.

Orice agent economic doreste profit, dar in economia de piata participantii sunt supusi examenului exigent al pietei. Ca o conditie esentiala in obtinerea profitului este informatia operativa si reala cu privire la situatia patrimoniului, la rezultatele obtinute.

Cunoasterea situatiei patrimoniului, a capacitatii lui de a produce profit este asigurata atat cu ajutorul contabilitatii reale, operative si stiintific organizata, cat si al controlului financiar organizat si exercitat exigent si competent.

Vom vedea in curs, controlul este la nivel micro si macro, o functie eficienta si necesara a conducerii sau a managementului. Prin aceasta functie controlul asigura cunoasterea si perfectionarea modului de gestionare a patrimoniului si a modului de orientare, organizare a activitatii de productie, distribuire si desfacere.

Asigurarea corectitudinii, exactitatii si realitatii informatiilor constituie o mare problema a controlului, in special a celui financiar-contabil. Prin control conducerea isi asigura informarea reala, dinamica, preventiva ce ridica valoarea concluziilor si calitatea deciziilor luate.

Controlul patrunde in esenta fenomenului si contribuie efectiv la conducerea stiintifica si eficienta, sesizeaza aspectele negative si intervine preventiv pentru prevenirea si lichidarea abaterilor, neajunsurilor.

Controlul este o necesitate obiectiva si subiectiva, dar nu este un scop, ci un mijloc de perfectionare a activitatii executive, inclusiv a procesului de conducere. Controlul are ca directii esentiale:

- organizarea mai buna a muncii;

- intarirea disciplinei si ordinii;

- gospodarirea mai eficienta a mijloacelor de munca, materiale si financiare.

O definitie mai elaborata descrie controlul drept: "ansamblul proceselor prin care performantele firmei, subsistemelor si componentilor acesteia sunt masurate si comparate cu obiectivele si standardele stabilite initial, in vederea eliminarii deficientelor constatate si integrarii abaterilor pozitive"[2].

Astfel, in orice sistem de control trebuie sa existe:

o sarcina (obiectiv, tel) prestabilita;

un mijloc de a masura realizarile efective;

un mijloc de a compara performanta efectiva cu obiectivul;

un mijloc de a corecta performanta in asa fel incat sa se atinga telul planificat.

De ce trebuie sa stabilim obiective?

Existenta unei sarcini, a unui tel, este fundamentul pe care se construieste intregul proces: pentru a controla trebuie, in prealabil, sa fie stabilite care vor fi rezultatele asteptate.

Acest prim element al procesului de control presupune o privire in viitor si o prognoza in vederea stabilirii unei sarcini precis definite si realizabile.

Cum se poate masura performanta?

Masurarea performantei realizate, cea de-al doilea element intr-un sistem de control este cel care, de obicei, solicita volumul cel mai mare de munca, printre altele si pentru ca presupune o evidenta privitoare la rezultatele efortului celui (sau celor) desemnat sa-l efectueze. Pe de alta parte, este evident ca acest element trebuie stabilit la inceputul operatiunilor, mai ales atunci cand trebuie adunate, pe parcurs, informatii despre activitatea unei persoane, a unui grup de persoane sau, la limita, a tuturor angajatilor unei organizatii.

In alegerea unitatilor de masura a performantelor trebuie sa se aiba in vedere:

1. Sarcinile si rezultatele trebuie date in aceleasi unitati de masura. De exemplu, daca sarcina a fost stabilita in lei, atunci si performantele realizate trebuie sa fie masurate tot in lei.

2. Unitatea de masura aleasa pentru performanta trebuie sa incurajeze raportarea prompta a performantelor efectiv realizate. De exemplu, daca volumul fizic de produse vandute este disponibil zilnic, el va fi preferat altei unitati de masura, mai greu de obtinut.

3. Acuratetea nenecesara poate fi foarte costisitoare, fara sa ofere informatii suplimentare - este drept ca nici cifrele "sumare" nu ajuta la interpretarea datelor. Se urmareste obtinerea unor informatii care reflecta un nivel de exactitate suficient pentru interpretarea corecta a activitatii reale si care nu presupun costuri suplimentare, cu o crestere inutila a gradului de exactitate.

De exemplu, urmarirea vanzarilor la nivelul unei zile este suficienta pentru a evidentia efortul depus de personalul operativ, nefiind nevoie de urmarirea pe fiecare ora in parte.

De ce se compara?

Al treilea element al oricarui proces de control este compararea realizarilor efective cu sarcina prestabilita, planificata. Este etapa care da continut datelor culese.

Firesc, variatiile in performanta sunt posibile in orice activitate; de aceea, managerul trebuie sa stabileasca cand variatia - fata de sarcina - este semnificativa si, in consecinta, trebuie sa i se acorde atentie. Din acest motiv, tehnica de comparare trebuie sa indice clar si rapid marimea variatiei. Pot fi folosite diverse tehnici simple de comparare.

Realizarea unor actiuni de corectare.

Ultimul element al unui sistem de control este actiunea, faza in care se fac corecturile. Atunci cand performanta efectiva este satisfacatoare, nu mai este nevoie, normal, de nici o corectura.

Daca din comparatie a rezultat o variatie semnificativa, atunci informatia (care semnaleaza abaterea) trebuie, in mod normal, sa declanseze o actiune de corectare.

In aceasta faza, controlatul si controlorul pot fi confruntati cu doua categorii de erori:

1. daca modalitatile de control sunt gresite, se intreprinde o actiune de corectare cand, de fapt, nu este nevoie de ea;

2. dintr-un motiv similar, informatii eronate pot amana prea mult actiunea de corectare, efectele acesteia fiind mult diminuate.

Necesitatea controlului financiar si pertinenta expertizei contabile

In conditiile globalizarii, contabilitatea si controlul de gestiune, evolueaza in permanenta, pentru a putea raspunde nevoilor in continua schimbare ale managementului conducerii eficiente a fluxurilor economice.

Apare astfel necesitatea implementarii unor variante optime ale dezvoltarii controlului in general si a controlului financiar si de gestiune in special, care sa permita realizarea unor activitati de monitorizare a actului economic si a inregistrarii operatiunilor patrimoniale care angajeaza entitatea economica sau publica din toate punctele de vedere: tehnic, social, investitional, comercial, economic; pentru atingerea target-ului final de maximizare a profitului si a intaririi pozitiei pe piata de capital si pe piata afacerilor si cucerirea altor piete de afaceri mai dezvoltate, fara a neglija insa, principalul segment motoriu al desfasurarii acestor strategii, care este clientul - consumatorul final si nu in ultimul rand de a organiza aceste strategii si activitati mai bine; de a le conserva pe cele pozitive si de a preveni si elimina aparitia unor elemente perturbatorii negative generatoare de contraventii si infractiuni economice, de evaziune fiscala si gestiune frauduloasa, patrimoniala si materiala, care sa limiteze si chiar sa intrerupa fluxul activitatilor economice, pana la falimentare, devalizare, dizolvare, lichidare sau crah financiar.

Aceste deziderate sunt pertinente in domeniul luarii deciziilor, ale exercitarii actului managerial de conducere si care se concretizeaza, prin organizarea si exercitarea unui sistem de control intern, cu toate formele lui de exprimare (control financiar preventiv, anticipat, ulterior, etc.), a unor proceduri de audit intern, contabil, financiar si fiscal, precum si a organizarii si efectuarii anumitor lucrari de expertiza contabila de catre persoane sau societati profesioniste, specializate pentru clarificarea anumitor aspecte reclamate de litigii in care poate fi angrenata entitatea economica sau publica, sau cu ocazia unor actiuni de fuziune, divizare si lichidare judiciara.

Locul controlului in procesul managerial

Componenta intrinseca a managementului, controlul comporta multiple diverse definitii:

- activitate umana, autonoma si specifica, care serveste atat conducerii agentului economic si partenerilor acestuia, cat si autoritatilor publice;

- analiza permanenta sau periodica a unei activitati, a unei situatii pentru a urmari mersul si a lua masuri de imbunatatire;

- forma de supraveghere continua, morala sau materiala, pentru stapanirea unei activitati, a unei situatii, supraveghere a cuiva, a ceva, prin examinare minutioasa;

- verificare, inspectie atenta a corectitudinii unui act;

- instrument de reglementare a unui mecanism, a unui proces;

Ca functie a conducerii, fiind asadar un instrument de conducere, dar si un mijloc de cunoastere a realitatii si de corectare a erorilor, controlul este procesul prin care se verifica si se masoara realizarea cantitativa si calitativa a performantelor, a sarcinilor sau lucrarilor, pe care le compara cu obiectivele programate si indica masurile de corectie.

Este evident ca un conducator sau un bun manager, care traieste intr-un mediu dinamic, mereu schimbator, vegheaza ca atributul de control sa se realizeze corect.

Managementul este un proces real, caracterizat prin unitatea permanenta si in dinamica a functiilor de prevedere sau previziune, organizare, coordonare, antrenare si control-evaluare sau evidentiere. Stim ca managementul are un caracter ciclic si parcurge mai multe faze: previziunea si controlul activitatii sau operatiunii conduse.

Ca un corolar al tuturor acestor functii, desi face parte din activitate controlul trebuie sa fie faza care "certifica" sau da certificat de buna desfasurare a activitatii economico-financiare, de productie, contabilitate, etc. care s-a desfasurat si care a respectat standardele, prescriptiile, normele legale etc.