Controlul financiar intern de gestiune

Controlul financiar intern de gestiune

In conformitate cu legislatia in vigoare regiile autonome, societatile comerciale, asociatiile si alte persoane juridice care desfasoara activitati economico-sociale sunt obligate sa isi organizeze controlul financiar propriu.

Controlul financiar propriu se organizeaza si se exercita sub forma controlului financiar preventiv si a controlului financiar de gestiune.

Controlul financiar de gestiune se organizeaza la agentii economici, deveniti operatori economici in conformitate cu noua sintagma economica sau entitati in conformitate cu limbajul contabil, pentru controlul gestiunilor proprii, precum si al uzinelor, fabricilor, atelierelor, serviciilor, sucursalelor si altor subunitati din structura lor organizatorica. Functioneaza in compartiment distinct in subordinea directorului general al agentului economic si se efectueaza de salariati cu studii economice superioare sau medii, in functie de volumul si complexitatea gestiunilor, incadrati in compartimentul de control, cu sarcini exclusive de efectuare a controlului la termene si in conditii legale.

Obiectivele controlului financiar intern de gestiune

Principalele obiective urmarite de controlul financiar intern de gestiune sunt:

- intocmirea si circulatia documentelor primare si de evidenta tehnico-operativa si contabila;

- organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului;

- existenta, integritatea si paza bunurilor materiale;

- angajarea gestionarilor si constituirea garantiilor;

- controlul valorilor materiale;

- controlul incasarilor si platilor in numerar sau prin cont in lei si valuta.

Dintre acestea vom analiza doar primele doua obiective.

A. Controlul intocmirii si circulatiei documentelor primare si de evidenta tehnico-operativa si contabila

Controlul intocmirii si circulatiei documentelor primare si de evidenta tehnico-operativa si contabila se efectueaza in mai multe etape:

- controlul documentelor primare justificative;

- controlul gestionarii si folosirii formularelor cu regim special;

- controlul circulatiei documentelor justificative;

- controlul organizarii si conducerii evidentei tehnico-operative si contabile.

1. Controlul documentelor primare justificative

Potrivit prevederilor Legii contabilitatii[2], republicata, unitatile patrimoniale (regiile autonome, societatile comerciale, societatile agricole, societatile bancare, unitatile de asigurari sociale, unitatile cooperatiste, asociatiile si celelalte persoane juridice, precum si persoanele fizice care au calitatea de comerciant) consemneaza operatiile economice si financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile.

Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice si financiare, constituie, de regula, surse de informatii pentru toate formele evidentei. in acelasi timp, documentele primare servesc pentru informarea operativa a conducerii agentilor economici.

Pentru contabilitate, documentele numite "primare" indeplinesc functia de acte justificative. Caracteristica esentiala a documentelor consta in faptul ca reflecta situatia patrimoniala si angajeaza raspunderea materiala, iar pe baza lor se exercita controlul financiar de gestiune. De aceea, documentele trebuie sa indeplineasca anumite cerinte atat in ceea ce priveste structura, cat si circulatia si pastrarea lor, indiferent de mijloacele utilizate pentru intocmirea lor si prelucrarea datelor. In acest sens, este necesar ca fiecare document folosit ca act justificativ in evidenta contabila si in realizarea controlului sa contina anumite elemente obligatorii.

Documentele justificative cuprind urmatoarele elemente principale:

- denumirea documentului;

- denumirea si sediul unitatii patrimoniale care intocmeste documentul;

- numarul documentului si data intocmirii acestuia;

- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economice si financiare;

- continutul operatiei economice si financiare, iar atunci cand este necesar si temeiul legal al efectuarii ei;

- datele cantitative si valorice aferente operatiei economice si financiare efectuate;

- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiei economice si financiare patrimoniale, cele cu atributii de control financiar preventiv si cele in drept sa aprobe operatiile respective;

- inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pasta de pix, cu masina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul;

- in documentele justificative si contabile nu sunt admise stersaturi sau alte asemenea procedee, lasarea de spatii libere intre operatiile inscrise in acestea. Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta. Corectarea se face pe toate exemplarele documentului justificativ si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii operatiei.

Controlul documentelor justificative urmareste:

- autenticitatea documentelor: modul de folosire al formularelor tipizate; justetea intocmirii documentelor verificate si completarea cu toate elementele necesare; completarea corecta a datelor; existenta eventualelor falsificari si stersaturi cum ar fi transformarea cifrelor, adaugirile de text, corecturi nesemnate; existenta semnaturilor originale ale persoanelor in drept sa dispuna, sa execute sau sa controleze operatiunile respective, a celor care au eliberat sau primit valori; concordanta semnaturilor de pe document cu semnaturile acelorasi persoane de pe alte documente sau cu specimenele de semnaturi.

Neindeplinirea uneia sau mai multor conditii din cele mentionate constituie elemente prin lipsa carora documentele isi pierd forma lor juridica (probatorie), ca de exemplu lipsa semnaturii primitorului valorii, existenta si legalitatea procurii (delegatiei) in ipoteza platilor facute prin terti, concordanta dintre document si justificarea anexata;

- exactitatea intocmirii si valabilitatea documentelor: controlul acestui obiectiv se realizeaza in raport cu momentul si conditiile producerii operatiilor economice si financiare care se consemneaza in documente.

De regula, documentele care reflecta operatii patrimoniale, generatoare de drepturi si obligatii, se intocmesc in termenele stabilite si cu respectarea conditiilor legale, a caror nesocotire lezeaza autenticitatea si pune sub semnul indoielii exactitatea si valabilitatea lor;

- efectuarea corecta a calcule1or: controlul aritmetic al documentelor care contin calcule are menirea sa probeze siguranta aplicarii juste a preturilor si tarifelor precum si a stabilirii totalurilor in documente, sa inlature erorile de calcul care pot denatura continutul operatiilor economice si financiare.

Practic, exista cazuri in care calculele sunt gresite in mod intentionat, pentru a ascunde fraude, delapidari, sustrageri, nereguli etc., ca de exemplu, calcule gresite in registrul de casa, in raportul de gestiune s.a.;

- legalitatea operatiilor economice si financiare consemnate in documente: controlul legalitatii operatiilor economice si financiare consemnate in documente, are in vedere principiul conform caruia este necesar sa se respecte prevederile tuturor actelor normative, urmareste ca documentele sa fie intocmite cu respectarea normelor legale privind disciplina financiara si gestionara.

In acest scop, continutul documentelor justificative se confrunta cu prevederile legale in vigoare si se stabileste concordanta dintre ele. Are ca baza juridica legile, hotararile de guvern, ordinele si instructiunile, si alte acte normative sau materiale (jurisprudenta, doctrina, note de receptie, avize de primire, etc.) care servesc drept criteriu pentru stabilirea legalitatii operatiilor efectuate, actiunilor personalului, eventualelor abateri in activitate. Se urmareste, spre exemplu, ca platile sa fie efectuate conform normelor financiare, eliberarile din magazie sa fie facute conform repartitiei. Cu ocazia examinarii continutului operatiilor reflectate in documente, pentru a se observa in ce masura s-au efectuat in limitele unei stricte legalitati, se precizeaza si dispozitiile legale incalcate;

- realitatea operatiilor economice si financiare consemnate in documente: controlul stabileste daca faptele oglindite in documente s-au produs in limitele, conditiile si la locul indicat in acestea. cand exista incertitudine asupra realitatii operatiilor se recurge la controlul faptic, solicitandu-se celor care au semnat documentul, sa confirme realitatea operatiilor si autenticitatea semnaturilor de pe document. In unele situatii se recomanda sa se solicite declaratii scrise si de la persoanele care au fost martore la operatia respectiva sau care au avut cunostinta despre intocmirea documentului controlat.

Cand documentele in cauza fac dovada unor intrari, se controleaza faptic, daca este posibil, inclusiv existenta mijloacelor materiale respective. Realitatea operatiilor economico-financiare reflectate in documente se stabileste si prin controlul reciproc si incrucisat al documentelor;

- necesitatea operatiilor economice si financiare consemnate in documente: controlul necesitatii are in vedere gradul de utilitate a operatiilor, consumurilor sau cheltuielilor consemnate in documente, astfel incat sa se inlature risipa, cheltuielile inutile, etc.;

- oportunitatea operatiilor economice. si financiare consemnate in documente: controlul oportunitatii unei operatii are in vedere daca momentul ales si locul stabilit pentru executarea acesteia sunt cele mai corespunzatoare, atat din punct de vedere economic, cat si pentru buna desfasurare a activitatii.

O operatie economico-financiara poate sa fie reala si sa indeplineasca conditiile legale, dar sa nu fie oportuna din punct de vedere economic.

2. Controlul gestionarii si folosirii formularelor cu regim special

Formularele (imprimatele sau documentele) tipizate cu regim special au menirea sa evidentieze existenta, circulatia si utilizarea valorilor materiale si banesti[3]. Prin folosirea frauduloasa sau neconforma a actelor normative, formularele pot servi la scoaterea din circuitul economic a unor valori materiale sau banesti in scopul insusirii lor in interes personal sau al justificarii neglijentei, risipei, slabei gospodariri, etc. Din aceasta cauza, o serie de formulare sunt supuse unui regim special de gestionare, folosire si evidenta. Formulare1e cu regim special reprezinta deci un mijloc important de prevenire a pagubirii patrimoniului.

Nomenclatorul formularelor cu regim special de gestionare, folosire si evidenta a cuprins in timp:

- cecul de numerar, cecul de decontare din carnet cu limita de suma, cecul de decontare din carnet fara limita de suma, chitanta, factura, dispozitia de livrare-aviz de expediere, titlurile de credit (efectele de comert) - categorie in care intra cambia, cecul, titlurile datoriei publice, obligatiunile emise de societatile comerciale, politele de asigurare;

- avizul de insotire a marfii (cod 14-3-6/A), chitanta (cod 14-4-1), chitanta fiscala (cod 14-4-2), factura fiscala (cod 14-4-10/A), factura (cod 14-4-10/aA), bonul de comanda-chitanta(T.V.A.) (cod 14-4-11), bonul de comanda-chitanta (cod 14-4-11/a), fisa de magazie a formularelor cu regim special (cod 14-3-8/b),

dar si

- nota de plata numerar ospatar (cod 11-4-6), nota de plata virament ospatar (cod 11-4-6/a), nota de plata numerar hotel (cod 27-3-14), nota de plata virament hotel (cod 27-3-14/a), nota de plata hotel / BILL (cod 27-3-14/b), nota de plata hotel (cod INTER 27-3-14), nota de plata hotel (cod LIDO 27-3-14), nota de plata ospatar (cod INTER 11-4-6), nota de plata ospatar (cod LIDO 11-4-6), borderou de incasari-vanzari (cod 14-50-51), bon de marcaj (cod 14-50-52), nota de predare restituire (cod 14-5056), bonul de comanda - chitanta (foto) (cod 6-8-23), bonul de comanda - chitanta (prelucrare piei) (cod 6-8-25), bonul de comanda - chitanta (curatatorie - spalatorie) (cod 14-4-1/d), bonul de comanda - chitanta (service auto) (cod AUTO 14-4-11), bonul de comanda - chitanta (imbracaminte-tricotaje) (cod 6-8-12), chitanta (quitting, attestation, receipt) (cod 27-2-36), biletul de odihna-tratament (cod 14-50-55), biletul de excursie interna (bianco) (cod 14-50-54), biletul de excursie externa (cod 14-50-53), chitanta (inchirieri obiecte) (cod 14-4-1/m), care nu au in prezent regim special[4], fiind inlocuite prin factura;

Formularele cu regim special pentru contabilitatea in partida simpla sunt: Registrul-jurnal de incasari si plati, Registrul-inventar, Fisa mijlocului fix, Bon de consum, Fisa de magazie, Lista de inventariere, Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice), Chitanta pentru operatiuni in valuta, Registru de casa (in valuta), Borderou de achizitie, Stat de salarii, Jurnal privind operatiuni diverse, Fisa pentru operatiuni diverse, Document cumulativ.

In functie de specificul si necesitatile contribuabililor, exista posibilitatea de a adapta formularele tipizate, comune pe economie, privind activitatea financiara si contabila. Pentru aceasta, trebuie indeplinita conditia respectarii continutului de informatii cuprinse in modele, precum si a normelor de intocmire si utilizare.

Astfel, in functie de necesitatile proprii, se poate modifica si formatul acestor modele, in sensul micsorarii sau maririi acestuia; de asemenea, ele pot fi intocmite intr-un numar mai mare de exemplare, daca se considera oportun.

Formularele pot fi tiparite fata si verso sau numai fata, in functie de specificul activitatii, de utilizarea tehnicii de calcul la intocmirea acestora sau de tipul de hartie folosit (autocopiativa).

Mai mult, in cazul utilizarii echipamentelor informatice pentru intocmirea documentelor justificative si pentru preluarea si inregistrarea datelor in evidenta contabila in partida simpla, registrele contabile si formularele privind activitatea financiara si contabila pot fi adaptate in functie de necesitatile proprii de utilizare, in conditiile respectarii continutului de informatii.

In cazul contabilitatii conduse in partida dubla se utilizeaza o serie de registre:

- registrul-jurnal, registrul inventar si registru Cartea mare - prevazute de Legea contabilitatii;

- registrul de evidenta a salariatilor;

- registrul unic de control;

- registrul scadentar;

- registrul de banca (din care se dau numere ordinelor de plata);

- registrul de evidenta fiscala (prevazut de Codul fiscal pentru platitorii de impozit pe profit);

- registrul numerelor de inventar (pentru mijloacele fixe).

Registrul jurnal ia forma registrului de casa si al jurnalelor de cumparari, respectiv vanzari.

Controlul gestionarii, folosirii si evidentei formularelor cu regim special are ca obiectiv preintampinarea si descoperirea oricarei sustrageri a formularelor cu regim special pe tot parcursul gestionarii lor, astfel incat acestea sa nu poata fi folosite in scopuri frauduloase.

Se au in vedere urmatoarele obiective:

- procurarea numai de la furnizori autorizati;

- indeplinirea conditiilor legale de catre persoanele special numite pentru gestionarea formularelor;

- cunoasterea cu exactitate a formularelor cu regim special intrate si a celor date in folosinta;

- predarea si utilizarea lor numai de persoanele autorizate;

- eliberarea pe baza bonului de materiale cu indicarea numerelor si seriilor formularelor;

- justificarea corecta a formularelor cu regim special (evidenta, stocul, restituite, gresit tiparite, eronat completate, anulate).

Controlul se efectueaza pe baza evidentei operative a formularelor, organizata de unitatile patrimoniale. Acestea au obligatia sa organizeze si sa asigure evidenta, gestionarea si corecta utilizare a unor formulare cum sunt: facturile, chitantele, aviz de insotire a marfii, etc., cu ajutorul carora se stabilesc volumul de activitate, platile si incasarile efectuate si obligatiile fata de buget, clienti, furnizori si alte persoane fizice sau juridice. Raspunderea pentru organizarea gestionarii, folosirii si evidentei formularelor mentionate revine administratorului sau altei persoane care are obligatia gestionarii patrimoniului. In cadrul unitatilor patrimoniale, evidenta operativa a formularelor mentionate se tine cu ajutorul 'Fisei de magazie a formularelor cu regim special' care se completeaza separat, pentru fiecare formular in parte.

Regimul de gestionare al formularelor mentionate este asigurat de catre fiecare unitate patrimoniala, prin inscrierea si numerotarea formularelor (in conditiile in care numarul de regim special nu este tiparit de unitatea tipografica) supuse acestui regim, pe masura aprovizionarii lor, cu respectarea urmatoarelor reguli:

- numarul pentru regim special dat acestora nu constituie in toate cazurile si numarul documentului, fiind necesara o alta numerotare (facturi, aviz de insotire a marfii);

- numerotarea se face in mod continuu pentru acelasi formular, indiferent de compartimentul care il utilizeaza;

- formularele numerotate ramase in stoc la magazie sau la compartimentul care le utilizeaza se folosesc in continuare, pana la epuizare, fara alta numerotare;

- se atribuie acelasi numar tuturor exemplarelor in cazul formularelor care se completeaza in mai multe exemplare;

- in cazul in care acelasi tip de formulare se foloseste de mai multe compartimente, pentru fiecare compartiment se poate rezerva o grupa de numere in scopul de a usura controlul utilizarii acestor formulare in cadrul fiecarui compartiment. De exemplu pentru compartimentul X se poate rezerva o grupa de numere de la 1 la 10.000, pentru Y de la 10.001 la 20.000. La stabilirea numerelor in cadrul grupei se are in vedere volumul operatiilor pe un an calendaristic din cadrul fiecarui compartiment;

- eliberarea din magazie a formularelor numerotate se face pe baza bonului de consum intocmit de compartimentul care le solicita. In bonul de consum se inscriu in mod obligatoriu seria si numerele aferente formularelor respective. Salariatii care primesc formulare spre folosinta raspund de utilizarea lor pentru consemnarea operatiilor legale si au obligatia sa justifice in orice moment existenta 1or. Eliberarea din magazie a unor noi formulare este admisa in masura in care se justifica utilizarea formularelor primite anterior. Justificarea se confirma de catre persoana imputernicita de conducatorul unitatii, inscrisa pe bonul de consum prin care se solicita eliberarea de noi formulare;

- formularele care nu se mai folosesc se inregistreaza (ca iesire in rosu) in 'Fisa de magazie a formularelor cu regim special', mentionandu-se numerele (seria) formularelor primite;

- formularele neutilizate, gresit intocmite, defectuos tiparite sau alte cazuri similare, se anuleaza prin barare in diagonala, facandu-se mentiunea 'Anulat' pe toate exemplarele si se restituie, cu exceptia formularelor din carnete brosate, gestionarului de formulare sub semnatura persoanei predatoare in fisa formularului, inscriindu-se numarul (seria) formularului respectiv in coloana 'formulare anulate'. Se distrug in prezenta unui delegat numit de administrator. Gestionarul si delegatul inscriu data distrugerii si semneaza in ultima coloana a fisei formularului, respectiv la pozitiile unde sunt inregistrate formularele anulate;

- formularele utilizate, pana la predarea la arhiva, se pastreaza la compartimentul care le-a folosit, in ordinea numerelor, pentru a permite controlul in orice moment al utilizarii ce le-a fost data;

- orice lipsuri sau pierderi de formulare numerotate, in magazie sau la compartimentele care le utilizeaza, se aduc la cunostinta, in scris, conducatorului unitatii, care dispune (cercetarea si controlul imprejurarilor in care s-au produs lipsurile sau pierderile si eventuala tragere la raspundere a celor care sunt vinovati de cele constatate).

3. Controlul circulatiei documentelor justificative

Controlul circulatiei documentelor justificative, are ca obiect respectarea normelor cu privire la graficul de circulatie a documentelor justificative care are menirea sa asigure:

- circulatia rationala si unitara a documentelor justificative, care stau la baza inregistrarilor in contabilitate;

- tinerea la zi a contabilitatii;

Graficul de circulatie al documentelor justificative are caracter de recomandare si se intocmeste de directorul financiar-contabil, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Se aproba de administrator sau persoana care are obligatia gestionarii patrimoniului. La intocmirea graficului trebuie avute in vedere de normele de utilizare a formularelor.

Graficul de circulatie al documentelor justificative contine:

- denumirea documentelor;

- numele si prenumele persoanele care poarta raspunderea intocmirii documentelor;

- data intocmirii si termenul stabilit pentru predarea documentelor;

- numarul de exemplare si destinatia acestora;

- alte elemente care se apreciaza necesare.

In cazul in care prelucrarea documentelor justificative se face de catre unitati prestatoare de servicii de informatica, in relatiile dintre aceste unitati si cele beneficiare este necesar ca, pentru asigurarea inregistrarilor in contabilitate, sa se respecte urmatoarele reguli:

- documentele justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre unitatile beneficiare, care raspund de realitatea datelor inscrise in acestea;

- documente1e contabile, intocmite de unitatile de informatica pe baza documentelor justificative trebuie predate unitatilor beneficiare la termenele stabilite prin contracte1e sau conventiile incheiate, unitatile de informatica raspunzand de corectitudinea prelucrarii datelor;

- unitatile beneficiare trebuie sa efectueze controlul documente1or contabile obtinute de la unitatile de informatica in sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative preluate pentru prelucrare, a respectarii corespondentei conturilor si exactitatii sumelor inregistrate.

4. Controlul organizarii si conducerii evidentei tehnico-operative si contabile

Importanta evidentei tehnic-operative si contabile pentru control este imensa, deoarece este considerata un mijloc de control, neintrerupt asupra activitatii economice si financiare, o conditie necesara pentru asigurarea integritatii patrimoniului si cheltuirii cu eficienta a mijloacelor materiale si banesti. Cea mai importanta problema a organizarii evidentei tehnico-operative si contabile este perfectarea cu documente justificative a operatiilor economice si financiare, in momentul efectuarii lor. Pentru acest considerent, documentele primare si centralizatoare, inregistrarile in evidenta analitica si sintetica, bilanturile si alte situatii financiar-contabile se supun controlului cu caracter preventiv, concomitent si ulterior. Inregistrarile contabile, registrele si situatiile contabile, bilantul si anexele sale (numite in prezent situatii financiare) constituie un element fundamental al ordinii si disciplinei financiare, intrucat fac posibile cunoasterea si controlul situatiei financiar-gestionare a agentilor economici. Prin inregistrarile, centralizarile si prelucrarile contabile se exercita un control contabil asupra activitatii economice, financiare si gestionare a agentilor economici. Inregistrarile contabile constituie prin ele insele un mijloc de control eficient, cu conditia de a fi efectuat imediat ce s-a desfasurat operatia economica sau financiara si pentru fiecare faza a acesteia.

Contabilitatea in partida dubla constituie un mijloc de control al fiecarei operatii, intrucat, prin modalitati proprii, asigura exactitatea inregistrarilor contabile si luarea masurilor imediate pentru indreptarea erorilor scriptice.

In consecinta, controlul contabil este acel control asupra realitatii, legalitatii si eficientei operatiilor si activitatilor economice si financiare care se efectueaza cu ajutorul mijloacelor contabilitatii si instrumentelor specifice acestora si anume: inregistrari, conturi, balante de verificare, situatii contabile, registre ale contabilitatii sintetice si analitice, registre operative ale gestiunilor in bani si materiale, corelatii bilantiere, etc.

Intrucat contabilitatea are la baza documente primare si centralizatoare, controlul contabil este strans corelat cu controlul documentar si se manifesta in unitate cu acesta.

Pentru a sintetiza real si legal activitatea economica si financiara este necesar ca sistemul de evidenta sa fie exact, corect, real, legal si complet De aceea, in primul rand, se exercita controlul asupra organizarii si conducerii evidentei tehnico-operative si contabile, a realitatii datelor inscrise in acestea.

Obiectivele esentiale ale acestui control sunt:

- conducerea evidentei tehnico-operative la locurile de depozitare si pe feluri de mijloace materiale, evidentierea exacta, corecta si la timp a mijloacelor si operatiilor economice si financiare consemnate in documente justificative;

- aplicarea corecta a doctrinei si metodologiei contabile;

- modul de organizare a evidentei contabile sintetice si analitice, conducerea evidentei contabile astfel incat sa asigure reflectarea in expresie baneasca a patrimoniului si exercitarea controlului permanent al existentei si miscarii valorilor patrimoniale;

- corelatiile dintre evidenta tehnico-operativa, contabila si statistica, dintre evidenta contabila sintetica si analitica, dintre realitatea datelor inscrise in acestea si situatiile financiare;

- conducerea corecta si la zi a evidentei contabile;

- constituirea si evaluarea capitalului social si a patrimoniului;

- exactitatea si realitatea inregistrarilor contabile pentru stabilirea si indeplinirea obligatiilor financiare si fiscale fata de stat;

- inventarierea patrimoniului si valorificarea rezultatelor acesteia;

- intocmirea balantelor de verificare, a bilantului contabil si a contului de profit si pierdere.

Furnizarea de date reale, exacte, legale si operative se asigura, in primul rand, prin functia de control a evidentei si apoi prin controlul ulterior a1 organizarii si conducerii evidentei tehnico-operative si contabile. Cresterea rolului contabilitatii in procesul de sintetizare si control asupra activitatii economico-financiare necesita perfectionarea continua a normelor sale metodologice, folosirea mijloacelor moderne de calcul si evidenta, precum si organizarea sa in mod cat mai rational, pe baze stiintifice.

B. Controlul organizarii si inventarierii patrimoniului

Inventarierea este un ansamblu de operatiuni prin care se constata existenta elementelor de activ si de pasiv, cantitativ si valoric sau numai valoric in patrimoniul unitatii, la data la care se efectueaza.

Scopul principal al inventarierii este stabilirea situatiei reale a patrimoniului.

1. Organizarea, efectuarea, evaluarea si stabilirea rezultatelor inventarierii

Inventarierea cuprinde trecerea in revista si verificarea existentei pentru:

- toate elementele patrimoniale;

- bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice si fizice.

Entitatile patrimoniale (regii autonome, societatile comerciale, institutiile publice, unitatile cooperatiste, asociatiile si celelalte persoane juridice, persoanele fizice care au calitatea de comerciant) au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului, in urmatoarele situatii:

1. la inceputul activitatii, inventarierea avand drept scop principal stabilirea si evaluarea elementelor patrimoniale ce constituie aportul la capitalul social. Elementele patrimoniale aduse ca aport la capitalul social se inscriu in registrul-inventar, grupate pe conturi;

2. cel putin o data pe an, de regula la sfarsitul anului, pe parcursul functionarii unitatii patrimoniale, inventariere impusa de Legea contabilitatii.

Inventarierea anuala a elementelor patrimoniale se face, de regula, cu ocazia inchiderii exercitiului financiar. In cazul agentilor economici cu activitate complexa, bunurile materiale pot fi inventariate si inaintea datei de 31 decembrie, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare intocmite pentru anul respectiv. In situatia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, in registrul-inventar se cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere actualizate, cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada dintre data inventarierii si 31 decembrie. Pentru institutiile publice, Ministerul Economiei si Finantelor poate aproba exceptii de la regula inventarierii obligatorii anuale, la solicitarea justificata a unitatii patrimoniale, cu avizul directiilor generale ale finantelor publice judetene, respectiv a Municipiului Bucuresti.

3. in cazul fuzionarii, divizarii sau incetarii activitatii;

4. in cazul modificarii preturilor;

5. la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege;

5. ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite cert, decat prin inventariere;

6. ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;

7. cu prilejul reorganizarii gestiunilor;

8. ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora, respectiv alte cazuri prevazute de lege.

In functie de natura si complexitatea activitatilor, unitatile patrimoniale au obligatia sa asigure:

- stabilirea perioadelor, organizarea si numirea persoanelor imputernicite sa efectueze inventarierea;

- pregatirea conditiilor necesare efectuarii inventarierii;

- inregistrarea in contabilitate a operatiunilor aferente exercitiului financiar;

- efectuarea faptica a inventarierii;

- determinarea rezultatelor inventarierii si valorificarea acestora;

Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane cu obligatia gestionarii patrimoniului, care:

- elaboreaza si transmite comisiilor de inventariere instructiuni scrise privind organizarea lucrarilor de inventariere, adaptate la specificul unitatii;

- numeste, prin decizie scrisa comisiile de inventariere formate din cel putin doua persoane cu pregatire corespunzatoare, tehnica si economica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii patrimoniului, inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale.

Din comisiile de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care tin evidenta gestiunii respective, cu exceptia unitatilor mici.

La unitatile mici, persoanelor fizice care au calitatea de comerciant sau societatile comerciale al caror numar de salariati este de pana la doua persoane, iar valorile materiale care trebuie inventariate nu depasesc plafonul stabilit de administratorii entitatii, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana.

In decizia de numire se mentioneaza: componenta comisiei, responsabilul comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de incepere si de terminare a operatiunilor.

Comisiile de inventariere sunt coordonate de o comisie centrala, care are ca sarcina sa organizeze, sa instruiasca, sa supravegheze si sa controleze modul de efectuare a operatiunilor de inventariere.

Inventarierea patrimoniului se poate efectua atat prin salariati proprii, cat si pe baza de contracte de prestari servicii incheiate cu persoane fizice sau juridice.

Pentru a asigura inventarierea in mod corespunzator, comisia de inventariere are obligatia sa ia urmatoarele masuri organizatorice:

- luarea declaratiei scrise de la gestionarul raspunzator de gestiunea valorilor materiale;

- identificarea tuturor locurilor (incaperilor) in care exista valori materiale ce urmeaza a fi inventariate;

- sigilarea tuturor locurilor in care exista valori materiale, cu exceptia locului in care a inceput inventarierea si care se sigileaza numai in cazul in care se intrerup operatiile de inventariere si se paraseste gestiunea. La reluarea lucrarilor se verifica daca sigiliul este intact. In caz contrar se intocmeste proces-verbal de desigilare;

- in cazul gestiunilor care folosesc metoda cantitativ-valorica trebuie luare masuri suplimentare: bararea si semnarea, la ultima operatiune, a fiselor de magazie sau mentionarea datei la care s-au inventariat valorile materiale, respectiv vizarea documentelor care privesc intrari sau iesiri de valori materiale, existente in gestiune dar neinregistrate, inregistrarea acestora in fisele de magazie si predarea lor la contabilitate.

La unitatile de desfacere cu amanuntul care folosesc metoda global-valorica masurile suplimentare sunt: intocmirea de catre gestionar, inainte de inceperea inventarierii, a raportului de gestiune in care sa se inscrie valoarea tuturor documentelor de intrare si iesire a marfurilor si cele privind numerarul depus la casierie, intocmite pana la momentul inceperii inventarierii, respectiv depunerea raportului de gestiune la contabilitate;

- verificarea numerarului din casa si stabilirea sumei incasarilor din ziua curenta; solicitarea intocmirii monetarului (la gestiunile cu vanzare cu amanuntul) si depunerea numerarului la casieria unitatii; ridicarea benzilor de control - Z - de la aparatele de casa - case de marcat sau alte aparate de marcat electronice fiscale;

- se controleaza daca toate instrumentele si aparatele de masura sau de cantarire au fost verificate si daca sunt in stare de functionare corespunzatoare.

In cazul in care gestionarul lipseste se procedeaza astfel:

1. comisia de inventariere aplica sigiliul si comunica aceasta conducerii unitatii patrimoniale;

2. conducerea unitatii incunostinteaza imediat in scris pe gestionar despre inventarierea ce urmeaza sa se efectueze indicand locul, ziua si ora fixate pentru inceperea lucrarilor;

3. daca gestionarul sau reprezentantul sau legal nu se prezinta la locul, data si ora fixate, inventarierea se efectueaza in prezenta altei persoane numita prin decizie scrisa, care sa-l reprezinte pe gestionar.

Desfasurarea corespunzatoare a inventarierii presupune sistarea operatiunilor de predare-primire a bunurilor supuse inventarierii, luandu-se masuri pentru a nu se stanjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor.

Daca operatiunile de predare-primire a bunurilor nu pot fi suspendate, se stabileste o zona speciala (un spatiu dedicat) in care sa se depoziteze bunurile primite in timpul inventarierii sau sa permita expedieri la clienti, iar operatiunile respective se efectueaza numai in prezenta comisiei de inventariere, care mentioneaza pe documentele respective 'primit sau eliberat in timpul inventarierii', dupa caz, cu evitarea inventarierii duble sau a omisiunilor.

Programul si perioada inventarierii se afiseaza la loc vizibil.

Obiectivele inventarierii si modalitatile de efectuare a acesteia sunt urmatoarele:

- existenta stocuri faptice - se stabileste prin numarare, cantarire, masurare sau cubare;

- evidentierea bunurilor apartinand altor entitati (inchiriere, detinute in leasing, aflate in custodie, cu vanzare in regim de consignatie, luate spre prelucrare - lohn, etc.) - acestea se inscriu in liste separate. Listele de inventariere pentru bunurile in custodie contin: informatii cu privire la numarul si data actului de custodie si ale documentului de livrare (factura); alte informatii utile; se trimit si persoanei fizice sau juridice careia ii apartin bunurile; proprietarul bunurilor urmeaza sa comunice eventuale nepotriviri. Neconfirmarea presupune recunoasterea exactitatii datelor inscrise in listele de inventariere. In caz de nepotriviri, entitatea detinatoare clarifica diferentele si comunica constatarile persoanei fizice sau juridice careia ii apartin bunurile.

- stabilirea creantelor fata de terti - se verifica si confirma pe baza fiselor de cont soldurile debitoare si creditoare ale conturilor de clienti si furnizori. Confirmarea soldurilor pentru creante cu vechime mai mare de sase luni se face pe baza de adresa cu confirmare de primire; a punctajelor reciproce cu clientii si debitorii diversi, respectiv cu furnizorii si creditorii diversi; a conturilor sau deconturilor externe periodice, confirmate de partenerii externi (in cazul entitatilor care efectueaza decontarea creantelor si obligatiilor pe baza de conturi sau decontari externe periodice).

- verificarea disponibilitatilor aflate in conturi la banci - se realizeaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de banci cu cele din contabilitate.

- existenta disponibilitatilor in lei si in valuta din casieria unitatii - se inventariaza in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, dupa inregistrarea tuturor operatiunilor de incasari si plati privind exercitiul respectiv; se confrunta soldurile din registrul de casa cu cele din contabilitate.

- stabilirea valorii celorlalte elemente patrimoniale, de activ si de pasiv - se verifica realitatea soldurilor conturilor respective. Pentru cele aflate la terti se fac cereri de confirmare care, dupa primirea confirmarii, se ataseaza la listele de inventariere.

- constatarea bunurilor depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fara miscare sau greu vandabile, comenzi in curs, abandonate sau sistate; creante si obligatii in litigiu - se evidentiaza pe liste de inventariere separate.

- stabilirea mijloacelor fixe care in perioada inventarierii se afla in afara unitatii (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule, etc.), plecate in cursa de lunga durata, masinile de forta si utilajele energetice, masinile, utilajele si instalatiile de lucru, aparatele si instalatiile de masurare, control si reglare si mijloacele de transport date pentru reparatii in afara unitatii - se inventariaza inaintea iesirii lor temporare din entitate.

- evidentierea investitiilor puse in functiune total sau partial, carora nu li s-au intocmit formele de inregistrare ca mijloace fixe - se inscriu in liste de inventar separate.

- stabilirea lucrarilor de investitii care nu se mai executa, fiind sistate sau abandonate - se inscriu in liste de inventariere separate, aratandu-se cauzele sistarii sau abandonarii, aprobarea de sistare si masurile ce se propun.

- verificarea formularelor cu regim special - se inscriu in listele de inventariere in ordinea codurilor;

- controlul marcilor postale si a timbrelor fiscale - se inscriu in listele de inventariere la valoarea nominala, cu exceptia timbrelor cu valoare filatelica.

Evaluarea elementelor patrimoniale cu ocazia inventarierii se face la valoarea actuala sau de utilitate a fiecarui element, denumita valoare de inventar, stabiliti si in functie de uti1itatea bunului in unitate si pretul pietei.

Stabilirea rezultatelor inventarierii presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

- confruntarea faptic-scriptic;

- stabilirea lipsurilor imputabile;

- compensarea lipsurilor cu plusurile constatate;

- scazamintele legale.

a. Compararea faptic-scriptic

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic si inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa (fisele de magazie) si contabilitate.

In cazul inventarului intermitent, stocurile fizice existente 1a inchiderea perioadei de gestiune se stabilesc fara a mai fi necesara confruntarea acestora cu stocurile scriptice, iar valorile materiale inventariate se evalueaza la pretul de inregistrare al ultimei intrari in gestiune. Pe aceasta baza se efectueaza corectarea cheltuielilor dupa natura lor.

Pentru stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza 1a controlul exactitatii stocurilor din fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate.

Erorile descoperite se corecteaza operativ prin:

- confruntarea cantitatilor consemnate in listele de inventariere, varianta simplificata cu evidenta tehnico-operativa pentru necare pozitie in parte;

- preluarea pozitiilor cu diferente in lista de inventariere centralizatoare;

- obtinerea de catre comisia de inventariere a explicatiilor scrise, de la persoanele care au raspunderea gestionarii, pentru plusurile, lipsurile si deprecierile constatate precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze;

- stabilirea, pe baza explicatiilor primite si a documentelor cercetate, a caracterului lipsurilor, pierderilor, pagubelor si deprecierilor constatate, precum si a plusurilor;

- elaborarea de propuneri privind modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice, rezultate in urma inventarierii;

- inregistrarea ca atare in contabilitate, fara a se face compensari, a plusurilor si minusurilor rezultate in urma inventarierii, in vederea punerii de acord a evidentei contabile cu valorile inventariate.

b. Stabilirea lipsurilor imputabile

In cazul constatarii unor lipsuri imputabile, administratorii iau masura imputarii acestora la valoarea lor de inlocuire.

Pretul de inlocuire = costul de achizitie al bunului respectiv la data constatarii pagubei

Costul de achizitie = pretul de cumparare practicat pe piata + taxele nerecuperabile, inclusiv TVA+cheltuielile de transport-aprovizionare + cheltuieli accesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate sau pentru intrarea in gestiune a bunului respectiv.

In cazul bunurilor constatate lipsa ce urmeaza a fi imputate, care nu pot fi. cumparate de pe piata, valoarea lor de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in domeniul respectiv.

c. Compensarea lipsurilor cu plusurile constatate

In cazurile in care lipsurile in gestiune nu sunt considerate infractiuni, la stabilirea valorii debitului se are in vedere posibilitatea compensarii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:

- sa existe riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente. Listele cu sorturile de produse, marfuri, ambalaje si alte valori materiale care intocmesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de catre administratori, respectiv ordonatorii de credite. Listele sunt de uz intern;

- diferentele constatate in plus sau in minus sa priveasca aceeasi perioada de gestiune si aceeasi gestiune;

- lipsurile constatate la inventariere sa nu provina din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective din cauza vinovatiei persoanelor care raspund de gestionarea lor.

La stabilirea valorii de imputare se au in vedere provizioanele pentru depreciere constate in contabilitate.

Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate la sorturile supuse compensarii.

Pot exista doua ipoteze:

1. Cantitatile sorturilor supuse compensarii, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decat cantitatile sortimentelor admise la compensare la care s-au constatat lipsuri. In aceeasi situatie se procedeaza la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a diferentei in plus, incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute, in ordine crescanda.

2. Cantitatile sorturilor supuse compensarii la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la compensare la care s-au constatat plusuri. In aceeasi situatie se procedeaza la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitatii care depaseste totalul cantitativ al plusurilor, incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute, in ordine crescanda.

d. Scazamintele legale

Aceasta metoda se aplica la valorile materiale la care sunt acceptate scazaminte.

In cazul compensarii lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scazamintele se calculeaza numai in situatia in care cantitatile lipsa sunt mai mari decat cele constatate in plus.

Cotele de scazaminte se aplica dupa cum urmeaza:

- in primul rand, la valorile materiale la care s-au constatat lipsurile;

- daca in urma aplicarii scazamintelor respective mai raman diferente cantitative in minus, cotele de scazaminte se pot aplica si asupra celorlalte valori materiale admise in compensare la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferente.

Normele de scazaminte nu se aplica anticipat, ci numai dupa constatarea existentei efective a lipsurilor si numai in limita acestora. Normele de scazaminte nu se aplica automat, fiind considerate limite maxime.

Diferenta stabilita in minus in urma compensarii si aplica tuturor cotelor de scazaminte, reprezentand prejudiciu pentru unitate, se recupereaza de la persoanele vinovate.

Imputarea pagube]or constatate in gestiune se face la valoarea de inlocuire.

Rezultatele inventarierii se inregistreaza in evidenta tehnico-operativa si in contabilitate. Pe baza registrului-inventar si a balantei verificare se intocmesc situatiile financiare, care sa corespunda cu datele inregistrate in contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor patrimoniale stabilite pe baza inventarului.

2. Formulare folosite la inventarierea patrimoniului

In general, formularele care se intocmesc cu ocazia inventarierii patrimoniului sunt:

- Decizia de inventariere (anexa 4);

- Declaratia de inventar (anexa 5);

- Proces-verbal de sigilare (anexa 6);

- Lista de inventariere

- Extras de cont

- Registru-inventar;

- Proces-verbal de inventariere;

- Nota explicativa.

Decizia de inventariere se intocmeste de administrator sau alta persoana, care are raspunderea gestionarii patrimoniului, la solicitarea sefului compartimentului de control financiar de gestiune, in conformitate cu planul semestrial de control aprobat de Consiliul de administratie.

Decizia de inventariere se ataseaza la dosarul de control si arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Declaratia de inventar serveste ca declaratie scrisa a gestionarului raspunzator de gestiunea valorilor materiale si banesti, pe care o prezinta comisiei de inventariere.

Se intocmeste intr-un exemplar, de catre gestionar, dupa sigilarea locurilor de pastrare a valorilor materiale si banesti de care raspunde gestionarul respectiv sau, acolo unde nu este posibil, inainte de inceperea operatiei de inventariere.

Din declaratie trebuie sa rezulte daca gestionarul:

- gestioneaza valori materiale si in alte locuri de depozitare;

- in afara valorilor materiale ale unitatii patrimoniale respective, are in gestiune si altele apartinand tertilor, primite cu sau fara documente.

- are plusuri sau lipsuri in gestiune despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta;

- are valori. materiale nereceptionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au intocmit documentele aferente;

- a primit sau a eliberat valori materiale fara documente legale;

- detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;

- are documente de primire-predare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

In declaratia scrisa se mentioneaza numarul si data ultimului document de intrare si iesire a bunurilor in/si din gestiune.

Declaratia se dateaza si se semneaza de catre gestionarul raspunzator de gestiunea valorilor materiale si de catre comisia de inventariere, care atesta ca a fost data in prezenta sa.

Declaratia de inventar se arhiveaza 1a compartimentul financiar-contabil, impreuna cu lucrarile comisiei de inventariere.

Procesul verbal de sigilare. Comisia de inventariere are obligatia sa asigure inchiderea si sigilarea, in prezenta gestionarului, ori de cate ori se intrerup operatiunile de inventariere si se paraseste gestiunea.

Daca valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de catre o singura persoana, sunt depozitate in locuri diferite sau dand gestiunea are mai multe cai de acces, cu exceptia locului in care a inceput inventarierea, care se sigileaza numai in cazul cand inventarierea nu se termina intr-o singura zi.

Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii inventariate, in fisete, casete, dulapuri etc., incuiate si sigilate. Sigiliul se pastreaza, pe durata inventarierii, de dintre responsabilul comisiei de inventariere.

La reluarea lucrarilor se controleaza daca sigiliul este intact. In caz contrar, acest fapt se consemneaza intr-un proces-verbal de desigilare, care se semneaza de catre comisia de inventariere si de catre gestionar, luandu-se masurile necesare.

Lista de inventariere serveste ca:

- document pentru inventarierea valorilor materiale aflate in gestiunile agentilor economici;

- document de baza pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori materiale (imobilizari, stocuri material e) si a altor valori (elemente de trezorerie etc.) constatate cu ocazia inventarierii prin preluarea din listele de inventariere (varianta simplificata cod 14-3-12/b) numai a pozitiilor cu diferente;

- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate;

- document pentru intocmirea registrului inventar;

- document centralizator al operatiunilor de inventariere.

Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula anual sau, in situatiile prevazute de norme, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru valorile materiale si mijloacele fixe ale unitatii si separat pentru cele in custodie, aflate asupra personalului unitatii la data inventarierii, primite pentru prelucrare, etc.

In cazul valorilor materiale primite in custodie si/sau consignatie, pentru prelucrare, etc., listele de inventariere se intocmesc in doua exemplare. Copia se inainteaza agentului economic in al carui patrimoniu se afla. valorile respective.

Listele de inventariere intocmite pentru bunurile in custodie trebuie sa contina pe langa elementele comune (felul materialului sau produsului finit, cantitatea, valoarea, etc.), numarul si data actului de predare-primire in custodie si a documentului de decontare (dispozitie de plata, dispozitie de incasare, etc.).

Materialele, obiectele de inventar, produsele finite si ambalajele se inscriu in listele de inventariere pe feluri, indicandu-se codul, unitatea de masura, unii indici calitativi/cantitativi (tarie alcoolica, grade de umiditate pentru cereale, etc.).

In cazul valorilor materiale aflate in ambalaje originare intacte, al lichidelor a caror cantitate efectiva nu se poate stabili prin transvazare[5] si masurare sau al materialelor de masa, in vrac etc., a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, la listele de inventariere se ataseaza notele de calcul privind inventarierea si datele tehnice care au stat la baza calculelor.

Listele de inventariere se intocmesc separat pentru:

- materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate in sectiile de productie si nesupuse prelucrarii;

- bunurile in custodie - in acest caz listele de inventariere trebuie sa contina, pe langa elementele comune (felul materialului sau produsului finit, cantitatea, valoarea, etc.), numarul si data actului de predare-primire in custodie;

- stocurile de valori materiale fara miscare, de prisos, de calitate necorespunzatoare, depreciate, fara desfacere asigurata. La listele de inventariere se anexeaza procesele-verbale in care se arata cauzele nefolosirii, caracterul si gradul deteriorarii sau deprecierii, cauzele care au determinat starea bunurilor respective, persoanele vinovate. Constatarile facute se solutioneaza de conducerea unitatii;

- produsele si marfurile aflate in expeditie, care se inventariaza de catre unitatile furnizoare;

- valorile materiale achizitionate aflate in curs de aprovizionare, care se inventariaza de unitatea comparatoare;

- formularele cu regim special, care se inscriu in listele de inventariere in ordinea codurilor;

- marcile postale si timbrele fiscale care se inscriu in listele de inventariere la valoarea nominala.

Listele de inventariere se semneaza de catre:

- membrii comisiei de inventariere;

- gestionar sau gestionari in cazul gestiunilor colective, cu mai multe schimburi; atat de persoana (sau persoanele) care preda (predau) gestiunea, cat si de gestionarul (gestionarii) care primeste (primesc) gestiunea, in cazul predarii-primirii gestiunii.

Pentru stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la verificarea exactitatii inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate, a evaluarilor, calculelor si totalizarilor din contabilitate. Greselile descoperite se corecteaza inainte de consemnarea rezultatelor inventarierii.

Listele de inventariere circula la:

- conducatorul compartimentului financiar - contabil, pentru a fi semnate, dupa care se remit comisiei de inventariere;

- gestionar, pentru semnarea fiecarei file, mentionand pe ultima fila a listei de inventariere ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa, ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa;

- compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferentelor valorice, semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic si verificarea calculelor efectuate;

- comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor si a deprecierilor constatate la inventar si consemnarea in procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;

- conducatorul compartimentului financiar-contabil si compartimentul juridic, impreuna cu procesele-verbale cuprinzand cauzele degradarii sau deteriorarii bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum si procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru avizarea propunerilor facute de comisia de inventariere;

- conducatorul entitatii, impreuna cu rezultatelor inventarierii, pentru solutionarii propunerilor facute;

- entitatea careia ii apartin valorile materiale primite in custodie, pentru prelucrare, etc., in scopul comunicarii eventualelor nepotriviri.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Extrasul de cont serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a sume1or pretinse ramase neachitate, provenite din relatii economico-financiare, precum si ca instrument de conciliere pre-arbitrala.

Se intocmeste in trei exemplare, de catre compartimentul financiar - contabil al unitatii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitica:

Extrasul de cont circula la:

- conducatorul compartimentului financiar-contabil si la conducatorul unitatii emitente, pentru semnare (toate exemplarele );

- entitatea debitoare (exemplarele 1 si 2), care restituie entitatii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de catre conducatorul entitatii si conducatorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului in vederea decontarii prin posta sau prin banca., atunci cand se depune ordinul de plata,

Eventualele obiectii asupra sumelor prevazute in extrasul de cont se consemneaza intr-o nota explicativa semnata de catre conducatorul unitatii si conducatorul compartimentului financiar-contabil, care se anexeaza la exemplarul 2 al extrasului de cont,

Extrasul de cont se arhiveaza la:

- compartimentul financiar-contabil al unitatii emitente;

- la compartimentul financiar-contabil al unitatii debitoare.

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu, in care se inregistreaza toate elementele patrimoniului activ si pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale.

Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica valoarea fiecarui post din bilantul contabil.

Registrul-inventar serveste ca:

- document contabil obligatoriu de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor patrimoniului;

- proba in instanta sau in caz de litigiu solutionat prin arbitraj.

Se intocmeste intr-un singur exemplar, la sfarsitul anului, fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si procesele-verbale de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.

Registrul-inventar are urmatoarea structura:

- numarul curent al fiecarei operatiuni inregistrate in registru, cronologic, de la deschiderea acestuia pana la epuizarea filelor sau incetarea activitatii;

- obiectivul inventarierii, respectiv a conturilor de valori materiale pe gestiuni, a conturilor privind debitorii, creditorii, provizioane, etc.;

- valoarea din contabilitate privind conturile supuse inventarierii,

- valoarea de inventar a elementelor patrimoniale stabilita de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere si a proceselor-verbale de inventariere);

- diferentele de evaluare de inregistrat, calculate ca diferenta dintre valoarea contabila si valoarea de inventar;

- cauzele diferentelor: deprecieri, dezasortari, schimbarea structurii productiei,

Registrul-inventar se numeroteaza si snuruieste, Se parafeaza de catre organul fiscal teritorial la inceperea activitatii, la incetarea activitatii entitatii, precum si in cazul epuizarii filelor din acesta si deschiderii unui registru nou, dar numai pentru entitatile considerate persoane fizice (asociatii familiale, lichidatori, persoane fizice care desfasoara activitate independenta si sunt impuse in sistem real).

Procesul verbal de inventariere. Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere, dupa confirmarea de catre compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, intr-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii contine in principal, urmatoarele elemente:

- data intocmirii;

- numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere;

numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere;

- gestiunea inventarierii;

- data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere;

- rezultatele inventarierii;

- concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si minusurilor constatate si la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea;

- volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic;

- propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar si de declansare sau casare a unor stocuri;

- constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune;

- alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Pentru elementele patrimoniale la care s-au constatat deprecieri, pe baza liste1or de inventariere intocmite distinct, comisia de inventariere face propuneri privind constituirea provizioanelor pentru depreciere sau de inregistrare a unor deprecieri sau a unor amortizari sup1imentare (pentru deprecierile ireversibile ale imobilizarilor), acolo unde este cazul, aratand totodata, cauze1e care au determinat deprecierile respective.

Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de trei zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului entitatii patrimoniale. Acesta, cu avizul conducatoru1ui compartimentului financiar-contabil si al sefului compartimentului juridic, decide, in termen de cel mult cinci zile, asupra solutionarii propunerilor facute.

Nota explicativa se solicita de organele de inventariere ori de cate ori se constata deficiente sau abateri care atrag masuri de sanctionare, disciplinare, contraventionale, materiale sau penale.

Se iau persoanelor raspunzatoare de deficientele sau abaterile constatate, precum si persoane1or care pot aduce clarificari asupra imprejurarilor sau cauzelor care au condus la nerespectarea prevederilor legale. Se ataseaza 1a dosarul gestiunii inventariate si se arhiveaza la compartimentul verificari gestionare.

Organizarea controlului financiar intern de gestiune(CFIG)

Intreg CIFG este un control post-factum si vizeaza o arie foarte larga, prin obiectivele sale aproape intreaga activitate a unitatii patrimoniale si se organizeaza la unitatea patrimoniala care are o diversitate de activitati, un numar mare de subunitati cu atributii conferite prin ROF in domeniul financiar contabil pana la nivel de balanta de verificare.

Se organizeaza de catre conducatorul unitatii patrimoniale la propunerea conducatorului compartimentului financiar-contabil si urmeaza din punct de vedere al emiterii actului juridic scenariul prezentat la organizarea controlului financiar preventiv. Astfel:

Ca structura organizatorica persoanele care exercita CFIG poate fi reunit in cadrul compartimentului financiar-contabil sub forma de compartiment, sau intr-un "compartiment" distinct organizat sub forma unui birou sau serviciu in functie de marimea unitatii patrimoniale. Personalul compartimentului de CFIG se considera ca e un personal foarte bine pregatit profesional, fara antecedente penale, cu o -tinuta morala si civica desavarsita.

Seful compartimentului se recruteaza din cadrul membrilor biroului, serviciului si se considera ca este cel mai bun, caruia I se intocmeste o fisa a postului si se asteapta rezultatele pe masura pregatirii acestuia.

Se intocmeste o fisa a postului si se asteapta rezultatul.

Obiectivele care sunt stabilite pentru acest CFIG au caracter comun in conditiile in care prin dispozitiile CFIG nu se introduc si altele pe care le putem structura in urmatoarea succesiune:

1. Integritatea mijloacelor materiale si banesti detinute cu orice titlu de unitatile patrimoniale vizeaza:

- existenta faptica a mijloacelor materiale;

- respectarea normelor referitoare la delimitarea materialelor(proprii, receptionate, nereceptionate);

- legalitatea si realitatea operatiunilor de intrare si iesire a mijloacelor materiale din unitatea patrimoniala;

- existenta faptica a numerarului in casieriile unitatilor patrimoniale;

- existenta faptica a numerarului incredintate altor persoane decat casierei (asa zisii agenti platitori);

- concordanta dintre documentele de incasari si plati in numerar cu datele din registrul de casa (evidenta tehnic operativa) si cu cele din contabilitate;

- exactitatea calculului si a raportarilor cu privire la incasarile si platile in numerar.

2. Respectarea dispozitiilor legale de aprovizionare, expeditie, transport, receptia mijloacelor materiale, conservarea, manipularea si eliberarea acestora vizeaza:

- aprovizionarea mijloacelor materiale in raport cu cantitatile prevazute in contracte, comenzi, etc. prevenindu-se astfel crearea de imobilizari materiale, greu vandabile sau nevandabile;

- respectarea normelor legale cu privire la incheierea contractelor economice;

- aplicarea normelor legale cu privire la receptia, autoreceptia, expeditia si transportul mijloacelor materiale;

- respectarea dispozitiilor legale cu privire la gestionarea, pastrarea, conservarea, eliberarea bunurilor materiale;

- respectarea normelor legale cu privire la conducerea evidentei tehnico operative, si a contabilitatii privind acele bunuri materiale;

3. Utilizarea mijloacelor materiale in procesul de productie al unitatilor patrimoniale vizeaza:

- darea in consum conform normativelor, stasurilor, fiselor limita, etc.;

- reflectarea in evidenta tehnico-operativa a deseurilor, a rebuturilor, remanierilor, etc.;

- legalitatea si realitatea scoaterii din functiune a imobilizarilor, casarea si declasarea mijloacelor materiale;

- respectarea normelor legale cu privire la conducerea evidentei tehnico-operative si a contabilitatii.

4. Respectarea normelor legale cu privire la incadrarea si salarizarea personalului vizeaza:

- respectarea numarului de persoane si a statului de functiuni;

- incadrarea personalului tehnic, economic, de specialitate, administrativ, conform nomenclatoarelor de studii, pregatire profesionala, etc.;

- legalitatea si realitatea platii salariului si a altor drepturi salariale, reunite sub sintagma alte drepturi de personal. (stim ca exista un salar de baza si alte sporuri acordate conform Codului muncii[6];

- respectarea normelor legale cu privire la constituirea unor fonduri de stimulare a personalului (la unitati cu capital majoritar de stat procentul de 10% din profitul net, participarea salariatilor la profit.);

- legalitatea si realitatea platilor efectuate pentru programul peste norma efectuata de personalul unitatii patrimoniale;

- legalitatea si realitatea platilor acordate persoanelor care sunt incadrate in munca;

- legalitatea si realitatea platilor indemnizatiilor pentru incapacitate temporara de munca;

- legalitatea si realitatea platilor sub forma alocatiilor de stat pentru copii;

- legalitatea si realitatea platilor si a raportarilor cu privire la numarul de personal, salariul realizat, impozitele retinute, celelalte retineri, etc.

5. Legalitatea  realitatea si necesitatea celorlalte plati efectuate in numerar si prin virament de catre unitatea patrimoniala vizeaza:

- legalitatea si realitatea si necesitatea cheltuielilor efectuate in numerar sau prin virament pentru cumpararea de bunuri, prestari de servicii, deplasari, asigurari, etc.;

- respectarea preturilor, tarifelor aferente valorilor cumparare, bunuri si servicii receptionate ca executate de catre unitatile patrimoniale;

- legalitatea si realitatea operatiunilor de plati efectuate in contabilitatea subunitatilor unitatii patrimoniale;

- legalitatea si realitatea operatiunilor de plati efectuate pentru mijloacele de  transport inchiriate;

- legalitatea si realitatea operatiunilor de plati efectuate pentru protectia  muncii, paza si securitatea incendiilor, etc.;

- legalitatea si realitatea operatiunilor de plati;

- efectuarea cheltuielilor care depasesc bugetele aprobate cu motivatia efectuarii lor, etc.

6. Efectuarea inventarierilor periodice, regularizarea si valorificarea constatarilor vizeaza:

- constituirea si componenta comisiilor de inventariere;

- inventarierea intregului patrimoniu al unitatilor patrimoniale;

- stabilirea rezultatelor inventarului si inregistrarea acestora in contabilitate si evidenta tehnico-operativa;

- legalitatea si realitatea masurilor luate pentru recuperarea prejudiciilor cauzate unitatii patrimoniale de catre gestionarii implicati in activitatea gestiunii, de cei care nu au asigurat conditii corespunzatoare gestionarilor, etc.

7. Respectarea normelor legale cu privire la intocmirea si circulatia documentelor care formeaza evidenta tehnico-operativa, vizeaza:

- primirea, eliberarea si utilizarea mijloacelor materiale numai pe baza de documente legale[7];

- conducerea corecta si la zi a evidentei tehnico-operativa la locurile de depozitare si pe naturi de bunuri materiale;

- conducerea corecta, cronologica si sistematica a miscarii bunurilor materiale cu ajutorul contabilitatii (conturi sintetice, analitice);

- concordanta dintre evidenta tehnico-operativa si contabilitatea sintetica si analitica.

8. Respectarea regulilor de evidenta, pastrare, circulatie si utilizare a formularelor cu regim special, vizeaza:

- procurarea formularelor cu regim special si incredintarea lor spre pastrare unor incadrati speciali desemnati;

- evidentierea corecta in fisa imprimatului cu regim special a fiecarui imprimat aprovizionat;

- predarea formularului cu regim special pe baza de semnatura si numai unor salariati special desemnati cu viza expresa de CFP;

- justificarea formularelor cu regim special ( se interzice categoric eliberarea unui nou formular cu regim special daca nu exista certificarea de justificare a precedentului formular din partea persoanei special desemnate, in caz contrar exista prevederi exprese de neindeplinirea atributiilor de serviciu);

- justificarea, reprezentata de evidentierea formularului gresit tiparite sau eronat completate;

- numerotarea obligatorie pe masura aprovizionarii formularului de catre gestionarul special desemnat.

9. Organizarea si exercitarea potrivit dispozitiilor legale a CFP vizeaza:

- organizarea CFP (intelegand nu cenzurarea conducerii unitatii patrimoniale ci a modului cum decizia de organizare e transpusa in practica de catre unitatea patrimoniala. Exercitarea CFP nu inseamna cenzurarea, admonestarea conducerii compartimentului financiar-contabil a carui subordonat din punct de vedere metodologie e CFIG-istul, ci ajutorul efectiv pentru acesta in exercitarea unui CFP eficient;

- la unitatile patrimoniale care au organ ierarhic superior cu instiintarea asupra conducerii compartimentului financiar contabil din cadrul organului ierarhic superior despre refuzul de viza a acestuia de catre responsabilul de CFP si neprimirea solutiei acestuia in termen, de respingere, a dispunerii efectuarii operatiunii de catre conducatorul unitatii patrimoniale pe proprie raspundere cu consecinte negative asupra patrimoniului unitatii patrimoniale;

- exercitarea CFP de catre personalul intern delegat, etc.

10. Aplicarea masurilor pentru prevenirea, descoperirea si recuperarea pagubelor, eficienta acestor masuri, stabilirea raspunderii persoanelor  pentru pagubele produse, vizeaza:

- asigurarea pazei bunurilor;

- organizarea si exercitarea controlului asupra intrarilor-iesirilor bunurilor in/din unitatea patrimoniala;

- asigurarea securitatii pastrarii numerarului, dotarea casieriilor cu case de bani, alarme, etc.;

- efectuarea controlului ierarhic superior asupra operatiunilor curente pe fiecare obiectiv si sarcina a fiecarui conducator;

- urmarirea si incasarea debitelor de la persoanele raspunzatoare;

- urmarirea obtinerii titlurilor executorii (sentinte) conform noului cod al muncii se interzice emiterea de decizii de imputare a conducatorului unitatii patrimoniale si se instituie obligativitatea deferirii organelor judecatoresti.

11. Respectarea dispozitiilor legale privind drepturile si obligatiile gestionarilor, vizeaza:

- stabilirea functiei care reclama prezenta gestionarului;

- incadrarea conform dispozitiilor legale a gestionarului;

- solicitarea antecedentelor penale;

- solicitare de la vechiul loc de munca din care sa rezulte ca gestionarul nu a produs pagube;

- existenta avizului scris a gestionarului titular pentru accesul in gestiune a cogestionarului;

- stabilirea garantiilor materiale si suplimentare;

- stabilirea raspunderii materiale pentru gestionarii care au produs pagube unitatii patrimoniale.

12. Modul de stabilire si realizare al masurilor mentionate ca urmare a actelor de control incheiate de organul de control intern si extern vizeaza:

- urmarirea modului in care s-au realizat masurile stabilite anterior;

- respectarea termenului prevazut pentru realizarea masurilor;

- realizarea raportarilor facute cu privire la realizarea masurilor.

13. Respectarea disciplinei financiare in realizarea drepturilor si indeplinirea obligatiilor in lei si valuta, vizeaza:

- existenta si legalitatea indeplinirii prevederilor din contractele economice;

- urmarirea si incasarea la timp a clientilor;

- respectarea regulamentului operativ de casa (ROC);

- respectarea prevederilor legale cu privire la platile directe din incasari;

- respectarea dispozitiilor legale cu privire la sponsorizari, donatii, etc.

14. Realitatea datelor inscrise in bilantul contabil si in conturile de profit si pierdere vizeaza:

- stabilirea profitului si repartizarea acestuia;

- realitatea stabilirii pierderilor si a modului de recuperare a acestora;

- realitatea posturilor de debitori si creditori;

- legalitatea si realitatea constituirii de rezerve legale si alte rezerve;

- legalitatea si realitatea veniturilor incasate in avans;

- legalitatea si realitatea datelor inscrise in conturile din afara bilantului, etc.