Contul

1. Definirea si rolul contului

Intr-o acceptiune generala, contul este procedeul specific metodei contabilitatii, cu ajutorul caruia se reflecta existenta si miscarea fiecarui element patrimonial in parte, ca urmare a modificarilor produse de tranzactiile ce au loc in intreprindere intr-o perioada de gestiune. In acest scop, pentru fiecare element patrimonial se deschide cate un cont distinct in contabilitatea curenta, cu ajutorul caruia se inregistreaza, pe baza de documente si in etalon valoric, existentul la inceputul perioadei de gestiune al elementului pentru care s-a deschis contul, modificarile survenite in cadrul acestui element, generate de tranzactiile din timpul perioadei de gestiune, determinandu-se si existentul final din cadrul elementului patrimonial respectiv.

2. Trasaturi specifice conturilor

1) Inregistrarea prin cont a situatiei si miscarii patrimoniului se face in expresie valorica, prin folosirea etalonului monetar, iar pentru bunurile materiale, si a etalonului natural. Definit prin aceasta prisma, contul reprezinta un model de evidenta si calcul in expresie valorica.

2) Pentru a delimita in timp situatia si miscarea elementelor patrimoniale, inregistrarea prin cont se efectueaza in ordine cronologica. Deci, contul este un model de inregistrare cronologica a evolutiei patrimoniului.

3) Contul reprezinta un model de individualizare si grupare a situatiei si miscarii elementelor patrimoniale.

Individualizarea elementelor patrimoniale se face in functie de trasaturile lor specifice, iar gruparea, in raport de caracteristicile lor comune

De exemplu, cu ajutorul contului Materii prime se evidentiaza, intr-o forma distincta, si se grupeaza toate stocurile de materii prime existente in gestiunea unei intreprinderi, precum si operatiile economice privind intrarile si iesirile de materii prime. Gruparea elementelor inregistrate se face incepand cu treapta cea mai analitica si se continua cu diverse trepte de sintetizare.

4) Contul constituie un model de sistematizare a existentelor si modificarilor de sens contrar, intervenite in masa elementelor patrimoniale inregistrate.

Pentru a inregistra, calcula si controla existentul si modificarile de sens contrar (cresteri, micsorari) ale fiecarui element patrimonial, pe o anumita perioada de timp, vom folosi instrumentul denumit cont. Din acest punct de vedere, forma contului este cea bilantiera, adica a unui tablou cu doua serii de calcule: starea initiala si cresterile, pe de o parte, micsorarile si starea finala, pe de alta parte.

Schematic, forma bilantiera a contului poate fi imaginata sub forma literei T, care indica posibilitatea practica de separare si inregistrare, intr-o parte, a cresterilor pe masura ce acestea au loc si, in partea opusa, a micsorarilor, care, de asemenea, se aduna pe masura ce au loc in cursul exercitiului financiar, ca in figura de mai jos:

Contul "i"

Contul "j"

In aceste conditii, ecuatia proprie contului este de forma:

Forma bilantiera a contului a fost determinata si de necesitati informative. Alaturi de furnizarea de informatii cu privire la natura si marimea elementelor patrimoniale, contul a fost conceput si din necesitatea cunoasterii distincte a modificarilor de sens contrar intervenite in masa acestor elemente. Fiecare categorie de modificare, crestere sau micsorare reprezinta un indicator contabil cu o anumita semnificatie in procesul de cunoastere si gestiune. De exemplu, pentru contul "Materii prime", cresterile reprezinta intrarile de materii prime, iar micsorarile, iesirile de materii prime.

Consecinta a acestei forme a contului, orice scadere se face tot prin adunare. Pentru a scadea o marime in cadrul contului, ea trebuie trecuta in partea opusa celei unde se tine pentru adunare.

Pe langa forma bilaterala (bilantiera) a contului, in activitatea practica exista si alte forme de prezentare a contului, cum ar fi: forma unilaterala, forma sah, forma contului cu duble valori etc.

Forma unilaterala a contului se caracterizeaza prin aceea ca intr-o parte a contului exista o singura serie de coloane pentru numarul curent, data si explicatia operatiei economice sau financiare care se inregistreaza, indiferent daca sunt cresteri sau micsorari, iar coloanele de sume debitoare, sume creditoare si de sold sunt alaturate.

Modelul unei astfel de forme de prezentare este redat in continuare:

Contul "Materii prime"

In aceasta forma a contului, soldul se stabileste dupa fiecare operatie economica sau financiara inregistrata.

Forma sah a contului se caracterizeaza prin aceea ca atat pentru debit, cat si pentru credit se deschide cate o fisa distincta, in care debitul apare in corespondenta cu conturile creditoare, iar cre-ditul, in corespondenta cu conturile debitoare.

Forma contului cu duble valori se caracterizeaza prin aceea ca, indiferent de modelul sub care se prezinta contul respectiv (bilateral, unilateral, sah etc.), acesta are coloane pentru inscrierea sumelor atat in moneda nationala, cat si in moneda straina. Astfel de conturi se folosesc de catre intreprinderile cu activitate de comert exterior.

5) O alta trasatura specifica a contului este aceea ca el constituie un model de calcul al marimii situatiei sau starii si miscarilor intervenite in masa bunurilor economice, surselor de finantare, cheltuielilor, veniturilor, rezultatelor.

Sintetizand trasaturile prezentate mai sus cu privire la cont, acesta poate fi definit ca un model de inregistrare cronologica, grupare, sistematizare si calcul in expresie valorica si, uneori, si cantitativ, a situatiei si miscarii elementelor patrimoniale.

3. Structura contului

Elementele care definesc structura contului sunt: titlul sau denumirea contului; debitul si creditul contului; miscarea sau rulajul contului; totalul sumelor (debitoare sau creditoare); soldul contului; explicatia descriptiva a tranzactiilor inregistrate in cont.

1) Titlul (denumirea) si simbolul contului

Titlul contului exprima continutul economic al elementului a carui evidenta se tine cu ajutorul contului respectiv. De exemplu, contul asociat clientilor poarta denumirea de "Clienti"; contul asociat materiilor prime poarta denumirea "Materii prime" etc.

Titlurile conturilor sunt insotite si de simbolurile cifrice corespunzatoare. Exemplu: 101 Capita sociall, 212 Constructii, 371 Marfuri, 401 Furnizori, 411 Clienti, 121 Profit si pierdere etc.

2) Debitul si creditul contului reprezinta denumirile celor doua parti opuse ale acestuia ce permit separarea celor doua tipuri de modificari (cresteri si micsorari), pe care le determina operatiile economice si financiare ce se inregistreaza cu ajutorul conturilor.

Conventional, s-a stabilit ca partea stanga a contului sa poarte denumirea de debit, iar partea dreapta, de credit. Sumele trecute in partea stanga a contului se numesc debitoare, iar cele din partea dreapta, creditoare.

A debita un cont inseamna a inregistra o suma in partea stanga a contului. Analog, a credita un cont inseamna a inregistra o suma in partea dreapta a contului. Acesta este singurul sens dat in contabilitate verbelor a debita si a credita.

In munca practica de contabilitate, cele doua parti opuse ale contului, debitul si creditul, se abreviaza cu D, respectiv C.

3) Rulajul contului reprezinta miscarea sau totalul sumelor inregistrate intr-o perioada de gestiune in debitul sau creditul unui cont, ca urmare a maririlor si micsorarilor determinate de tranzactiile (evenimentele) ce se produc in volumul si structura elementului patrimonial pentru care s-a deschis contul respectiv. Acesta este de doua feluri: rulaj debitor si rulaj creditor.

o        Rulajul debitor (abreviat, de regula, cu RD) reprezinta totalitatea inregistrarilor efectuate in debitul unui cont intr-o perioada de gestiune.

o        Rulajul creditor (abreviat, de regula, cu RC) reprezinta totalitatea inregistrarilor efectuate in creditul unui cont intr-o perioada de gestiune.

4) Total sume

Totalul sumelor unui cont este de doua feluri:

o        Total sume debitoare (abreviat, de regula, cu TSD). Se obtine prin adunarea tuturor sumelor inregistrate in debitul contului.

o        Total sume creditoare abreviat, de regula, cu TSC). Se obtine prin adunarea tuturor sumelor inregistrate in creditul contului. Totalul sumelor cuprinde existentul initial si rulajul elementului patrimonial urmarit cu ajutorul contului.

5) Soldul contului exprima existentul valoric la un moment dat al elementului patrimonial urmarit cu ajutorul contului respectiv.

Soldul contului se stabileste ca diferenta intre totalul sumelor debitoare si totalul sumelor creditoare, preluand semnul totalului mai mare.

Astfel:

o        Daca totalul sumelor debitoare este mai mare decat totalul sumelor creditoare, contul prezinta sold debitor (SD).

o        In situatia inversa, cand totalul sumelor creditoare este mai mare decat totalul sumelor debitoare, contul prezinta sold creditor (SC).

o        Atunci cand totalul sumelor debitoare este egal cu totalul sumelor creditoare, soldul acestuia este zero, deci, contul nu mai prezinta sold si poarta denumirea de cont soldat sau balansat.

Prin urmare, soldul contului se stabileste pe baza relatiilor:

1. TSD - TSC = SD, cand TSD TSC

2. TSC - TSD = SC, cand TSC TSD

3. TSD - TSC = 0, cand TSD = TSC

Soldul stabilit in ultima zi a perioadei de gestiune se numeste sold final (Sf) si apare ca sold initial (Si) la inceputul perioadei de gestiune urmatoare.

La sfarsitul exercitiului financiar, cu ocazia intocmirii lucrarilor contabile de sinteza, conturile se inchid. Aceasta presupune trecerea soldului lor final in partea opusa aceleia din care a provenit, adica in partea cu totalul sumelor mai mic, astfel incat, adunat la acest total, cele doua parti ale contului sa se afle in echilibru. Astfel, contul care are sold final debitor (Sfd) se inchide prin trecerea acestuia in credit, unde se aduna la totalul sumelor creditoare, iar rezultatul trebuie sa fie egal cu totalul sumelor debitoare. Contul care are sold final creditor (Sfc) se inchide prin trecerea acestuia in debit, unde se aduna la totalul sumelor debitoare, rezultatul fiind egal cu totalul sumelor creditoare.

6) Explicatia tranzactiilor inregistrate in cont are drept scop cunoas-terea anumitor date in legatura cu operatia respectiva, in vederea identificarii ei cu usurinta, a intelegerii sensului si continutului acesteia. Dupa forma de prezentare, distingem: explicatie descriptiva si explicatie contabila.

o        Explicatia descriptiva consta in explicarea pe scurt a operatiei economice sau financiare cu indicarea documentului justificativ care a stat la baza operatiei si a datei in care a avut loc;

o        Explicatia contabila consta in indicarea debitului sau credi-tului contului utilizat la inregistrarea operatiei respective, precum si a denumirii celuilalt cont corespondent ce participa la inregistrarea operatiei, potrivit cerintelor dublei inregistrari.

4. Reguli de functionare a conturilor

Conditia de baza privind inregistrarea corecta a operatiilor, evenimentelor, tranzactiilor in conturi o constituie cunoasterea regulilor de functionare a acestora.

Pentru stabilirea regulilor de functionare a conturilor se ia ca punct de plecare patrimoniul, cu structurile sale de activ si pasiv (active, datorii, capitaluri) si cele doua principii de baza ale contabilitatii: dubla reprezentare si dubla inregistrare.

Anterior s-a aratat ca activele sunt dispuse in partea stanga a patrimoniului. Astfel, activele pot fi gandite ca parti de stanga, iar pasivele pot fi gandite ca parti de dreapta. Pozitia opusa a celor doua categorii al patrimoniului (activ si pasiv) face ca regulile de functionare a celor doua feluri de conturi sa fie de sens opus, dup[ cum urmeaza:

1) Conturile de activ incep sa functioneze prin a se debita si se debiteaza cu existentele de activ, iar conturile de pasiv incep sa functioneze prin a se credita si se crediteaza cu existentele de pasiv.

2) Conturile de activ se mai debiteaza cu majorarile, cresterile elementelor patrimoniale de activ, iar conturile de pasiv se mai crediteaza cu majorarile, cresterile elementelor patrimoniale de pasiv.

3) Conturile de activ se crediteaza cu micsorarile, diminuarile elementelor patrimoniale de activ, iar conturile de pasiv se debiteaza cu micsorarile, diminuarile elementelor patrimoniale de pasiv.

4) Conturile de activ prezinta intotdeauna sold final debitor sau sunt soldate, iar conturile de pasiv prezinta intotdeauna sold final creditor sau sunt soldate.

Daca avem in vedere impartirea conturilor in conturi de activ si conturi de pasiv, cele patru reguli de functionare a conturilor pot fi reduse la numai doua, si anume:

I. Conturile de activ incep sa functioneze prin a se debita, si se debiteaza cu existentul initial si cu cresterile (majorarile, intrarile) elementelor patrimoniale de activ, se crediteaza cu micsorarile (diminuarile, iesirile) de activ si prezinta sold final debitor sau sunt soldate.

II. Conturile de pasiv incep sa functioneze prin a se credita, si se crediteaza cu existentul initial de pasiv si cu cresterile (majo-rarile, intrarile) de activ, se debiteaza cu micsorarile (diminuarile, iesirile) de pasiv si prezinta sold final creditor sau sunt soldate.

Asa cum se poate observa, continutul economic diametral opus al conturilor de activ si de pasiv determina si caracterul opus al regulilor de functionare.

Schematic, regulile de functionare a conturilor se prezinta astfel:

Conturi de activ Conturi de pasiv

Avand in vedere soldul pe care il prezinta la un moment dat, con-turile sunt de doua feluri: conturi monofunctionale si conturi bifunctionale.

o        Conturile monofunctionale sunt acelea care, la sfarsitul perioadei de gestiune, prezinta un singur fel de sold, fie numai debitor, fie numai creditor. Acestea functioneaza, deci, fie numai dupa regula de functionare a conturilor de activ, fie numai dupa regula de functionare a conturilor de pasiv. Ele sunt, deci, intotdeauna, numai conturi de activ sau numai conturi de pasiv.

o        Conturile bifunctionale sunt acele conturi care pot prezenta, la un moment dat, fie sold debitor, fie sold creditor. Acestea functioneaza in anumite cazuri dupa regula de functionare a conturilor de activ, iar in altele, dupa aceea a conturilor de pasiv

Planul de conturi general

Planul de conturi general reprezinta matricea intregului sistem de conturi, in cadrul careia fiecare cont este delimitat printr-o denumire si un simbol cifric, fiind incadrat intr-o clasa si grupa, in raport cu un anumit criteriu de clasificare. In acelasi timp, prin planul de conturi se definesc, pentru fiecare cont sintetic, continutul economic, functia contabila si corespondenta cu alte conturi.

Codificarea sau simbolizarea cifrica a conturilor are la baza sistemul zecimal de codificare, potrivit caruia conturile folosite intr-un sector de activitate al economiei nationale se impart in noua clase, fiecare clasa poate cuprinde maximum 9 grupe de conturi, fiecare grupa poate cuprinde 9 conturi sintetice de gradul I, fiecare cont sinte-tic de gradul I se poate desfasura pe 9 conturi sintetice de gradul II sau subconturi, fiecare cont sintetic de gradul II se poate desfasura pe 9 conturi de gradul III etc., in functie de necesitatile de detaliere a infor-matiilor furnizate de conturi.

Clasele de conturi sunt simbolizate cu o singura cifra, de la 0 la 9. Planul de conturi cuprinde 9 clase, astfel:

Clasa 1 - Conturi de capitaluri

Clasa 2 - Conturi de active imobilizate

Clasa 3 - Conturi de stocuri si productie in curs de executie

Clasa 4 - Conturi de terti

Clasa 5 - Conturi de trezorerie

Clasa 6 - Conturi de cheltuieli

Clasa 7 - Conturi de venituri

Clasa 8 - Conturi speciale

Clasa 9 - Conturi de gestiune

Grupele de conturi din cadrul fiecarei clase sunt simbolizate cu doua cifre: prima cifra reprezinta simbolul clasei, iar a doua, simbolul grupei.

Conturile sintetice sunt simbolizate cu trei cifre, primele doua cifre reprezentand simbolul grupei si a treia cifra reprezentand simbolul contului sintetic de gradul I.

Subconturile sunt simbolizate cu patru cifre, primele 3 cifre reprezentand simbolul contului sintetic, iar a patra cifra reprezentand simbolul subcontului.

Schema de simbolizare a conturilor se prezinta astfel:

Astfel, conturile care fac parte din aceeasi clasa sunt recunoscute dupa cifra initiala, grupele sunt recunoscute prin a doua cifra a simbolului, conturile sintetice dupa cifra a treia, iar subconturile dupa a patra cifra a simbolului.

De exemplu, clasa conturilor de capitaluri a primit simbolul 1. Prima grupa din clasa 1 a primit simbolul 0, prin urmare grupa 10 a fost denumita Capital si rezerve. Primul cont sintetic a primit simbo-lul 1, prin urmare contul 101 a fost numit Capital. Primul subcont (cont sintetic de gradul doi) a primit simbolul 1, prin urmare subcontul 1011 a fost numit Capital subscris nevarsat. Astfel, identificarea contului sintetic de gradul doi, Capital subscris nevarsat, se va face prin urmatorul cod si urmatoarea denumire: 1011 Capital subscris nevarsat.

4.6. Dubla inregistrare si corespondenta conturilor

Dupa cum s-a mentionat, operatiile economice si financiare, consemnate in momentul efectuarii lor in documente justificative, produc modificari in structura elementelor existente la un moment dat in patrimoniu.

Intrucat elementelor patrimoniale le corespund in contabilitatea curenta conturile, aceasta inseamna ca reflectarea operatiilor respective in contabilitatea curenta se va face cu ajutorul a cel putin doua conturi, fie de activ, fie de pasiv, fie unul de activ si celalalt de pasiv. Deci, orice tranzactie ce provoaca o dubla modificare in patrimoniu se va reflecta in contabilitatea curenta printr-o dubla inregistrare in conturi, concomitent si cu aceeasi suma.

Rezulta ca dubla inregistrare consta in inregistrarea concomitenta si cu aceeasi suma a unei operatii economice sau financiare in doua conturi, si anume, in debitul unui cont si in creditul altui cont.

Exemplu:

5121 = 519 1.000 lei

Conturi la banci in lei Credite bancare pe termen scurt

Inregistrarea tuturor tranzactiilor in contabilitatea curenta, pe baza dublei inregistrari, determina o legatura stransa intre conturile utilizate de aceasta, reunindu-le pe toate intr-un sistem coerent, creandu-se posibilitatea reflectarii integrale si ca un tot unitar a obiectului sau de studiu.

De asemenea, reflectarea tuturor acestor tranzactii in conturi, pe baza dublei inregistrari, ofera posibilitatea verificarii exactitatii inregistrarilor efectuate, cu ajutorul balantei de verificare.

Dubla inregistrare in conturi a tranzactiilor reprezinta o trasatura esentiala a metodei contabilitatii si nu se mai regaseste la alte discipline ale sistemului informational economic.

Legatura reciproca dintre debitul unui cont si creditul altui cont, stabilita cu ocazia inregistrarii tranzactiilor in contabilitatea curenta, pe baza dublei inregistrari, poarta denumirea de corespondenta conturilor

Conturile intre care se stabileste o astfel de legatura se numesc conturi corespondente.

In exemplul evocat anterior, contul Disponibil la banci in lei este corespondentul contului Credite bancare pe termen scurt.

4.7. Analiza contabila a tranzactiilor. Formula si articolul

contabil

Analiza contabila reprezinta un proces logic de cercetare a fiecarei tranzactii in parte, in vederea inregistrarii corecte a acestora in contabilitate. Altfel spus, analiza contabila are drept scop stabilirea corecta a conturilor corespondente in care urmeaza sa se incadreze tranzactia supusa analizei, precum si partea acestora (debit sau credit) in care urmeaza sa se inregistreze tranzactia in cauza.

Analiza contabila consta in cercetarea, pe baza de documente, a fiecarei tranzactii in parte, prin descompunerea ei in elementele componente, in scopul stabilirii conturilor corespondente si a partii acestora - debit sau credit - in care urmeaza sa se inregistreze tranzactia respectiva, concomitent si cu aceeasi suma.

Analiza contabila presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

1) Stabilirea naturii si, respectiv, a continutului tranzactiei supuse analizei. Aceasta inseamna a raspunde la anumite intrebari, cum ar fi: Ce se intelege prin tranzactia in cauza? La ce se refera ea (aprovizionare, plata, incasare, consum etc.)?

2) Determinarea modificarilor pe care le produce respectiva tranzactie in structura elementelor patrimoniale, precum si determinarea sensurilor acestor modificari (cresteri sau micsorari de activ sau de pasiv).

3) Stabilirea, pe baza elementelor patrimoniale modificate, a conturilor corespondente in care urmeaza sa se inregistreze tranzactia analizata.

4) Aplicarea regulilor de functionare a conturilor, in vederea stabilirii partii conturilor corespondente - debit sau credit - in care urmeaza sa se inregistreze tranzactia analizata, adica stabilirea formulei contabile.

Rezulta ca scopul final al analizei contabile a fiecarei operatii economice sau financiare il constituie stabilirea corecta, rationala a formulei contabile.

Exemplu

Intreprinderea restituie un credit pe termen scurt in suma de 3.000.000 lei, din disponibilul existent in cont la banca.

Parcurgand etapele analizei contabile a acestei, tranzactii, rezulta urmatoarele:

1) natura tranzactiei reprezinta restituirea unui credit pe termen scurt primit de la banca;

2) tranzactia produce modificari in ambele parti ale patrimoniului:

o        scadere in activ la elementul Disponibil la banci in lei, care reprezinta o micsorare a disponibilului existent in contul intreprinderii la banca in suma de 3.000 lei si, concomitent si cu aceeasi suma,

o        o micsorare in pasiv la elementul Credite bancare pe termen scurt, care reprezinta o micsorare a obligatiilor intreprinderii fata de banca privind creditele pe termen scurt acordate;

3) conturile corespondente, in care urmeaza sa se inregistreze tranzactia analizata, vor fi:

o        pentru micsorarea de activ, contul de activ Disponibil la banci in lei;

o        pentru micsorarea de pasiv, contul Credite bancare pe termen scurt;

4) conform regulilor de functionare a conturilor, contul Disponibil la banci in lei, fiind de activ si avand de inregistrat o scadere de activ, se va credita cu 3.000.000 lei, iar contul Credite bancare pe termen scurt, fiind de pasiv si avand de inregistrat o scadere de pasiv, se va debita cu 3.000.000 lei.

Prin urmare, potrivit particularitatii dublei inregistrari, se stabileste corespondenta intre debitul contului Credite bancare pe termen scurt si creditul contului Disponibil la banci in lei, care se concretizeaza in urmatoarea formula contabila:

Parcurgand etapele analizei contabile pentru tranzactia de mai sus, am ajuns sa stabilim corect formula contabila si astfel sa o putem defini.

Formula contabila reprezinta modalitatea de prezentare a unei operatii economice sau financiare prin incadrarea acesteia in debitul unui cont si in creditul altui cont, sub forma de egalitate valorica.

Aceasta este formata din urmatoarele parti componente:

denumirea contului corespondent debitor;

denumirea contului corespondent creditor;

suma care face obiectul inregistrarii;

semnul =, care arata interdependenta si corelatia reciproca dintre conturile corespondente;

semnul %, utilizat in intelesul de urmatoarele, atunci cand in formula contabila intra in corespondenta mai mult de doua conturi.

In formula contabila, contul care se debiteaza se aseaza in stanga semnului egalitatii, deoarece debitul este partea stanga a unui cont, iar contul care se crediteaza se aseaza in partea dreapta a semnului egalitatii, deoarece creditul este partea dreapta a unui cont.

Pentru reflectarea cronologica a tranzactiilor in conturi, pe baza dublei inregistrari, se utilizeaza articolul contabil. Acesta se obtine prin adaugarea la elementele formulei contabile a explicatiei descriptive a tranzactiei in cauza, a documentului justificativ care atesta infaptuirea ei, precum si a datei cand operatia a avut loc.

Astfel, articolul contabil pentru formula contabila mentionata mai sus se prezinta astfel:

27 septembrie 2003

Credite bancare pe termen scurt = Disponibil la banci in lei

Restituit creditul bancar pe termen scurt, conform Extrasului de cont nr..

Inregistrarea tranzactiilor consemnate in documente, in ordinea in care acestea au avut loc, sub forma de articole contabile, se numeste inregistrare cronologica. In practica, aceasta inregistrare se realizeaza cu ajutorul documentului de contabilitate denumit Registrul - jurnal.

Dupa inregistrarea cronologica, operatiile economice sau financiare sunt grupate pe conturi distincte, dupa natura lor, si se inregistreaza sistematic in documentul de contabilitate denumit registrul Cartea-mare.

4.8. Tipuri de formule contabile

A. In raport cu numarul conturilor corespondente din care este formata, formula contabila poate fi de doua feluri: simpla si compusa.

A1. Formula contabila simpla este aceea in care corespondenta se stabileste intre un singur cont debitor si un singur cont creditor si este specifica acelor operatii economice si financiare care modifica, concomitent, numai doua elemente patrimoniale. Modelul este de forma:

Cont debitor = Cont creditor Suma

Cand se analizeaza o tranzactie, chiar si un incepator isi da seama ca o jumatate din formula contabila este relativ evidenta. Daca am urmarit cu atentie totul pana acum, vom fi capabili sa inregistram corect, rational, stiintific, tranzactiile in contabilitate, si nu in mod intuitiv, mecanicist.

Sa ne obisnuim cu mecanismul contabil urmarind un exemplu.

Tranzactia I. Se constituie o intreprindere cu un capital de 20.000 lei. Un numar de cinci persoane subscriu sa cumpere cele 1.000 de actiuni emise, in valoare nominala de 20 lei.

Pentru a inregistra tranzactia I, efectuam analiza contabila astfel:

1. Natura tranzactiei: subscrierea capitalului pentru infiintarea intreprinderii.

2. Modificarile patrimoniale: recunoastem o crestere a dreptului de creanta al intreprinderii asupra actionarilor, element de activ, si, simultan, o crestere (prin constituire) a capitalului subscris nevarsat, element de pasiv. Tranzactia supusa analizei se incadreaza astfel in modificarea patrimoniala de tipul:

A + x = P + x

Actionari Capital subscris

3. Conturi corespondente: pentru elementele patrimoniale modi-ficate sunt destinate conturile: 456 Decontari cu asociatii privind capitalul si 1011 Capital subscris nevarsat.

o        456 Decontari cu asociatii privind capitalul, cont bifunctional, cu functie contabila de activ, in cazul nostru (deoarece urmareste o creanta) avand de inregistrat o crestere, se debiteaza;

o        1011 Capital subscris nevarsat, cont de pasiv, avand de inregistrat o crestere, se crediteaza.

4. Formula contabila: sa ne reamintim elementele structurale si nu ne ramane decat sa intocmim formula contabila. Aceasta va fi:

456 = 1011 20.000 lei

Decontari cu asociatii Capital subscris

privind capitalul nevarsat

A2. Formula contabila compusa (specifica tranzactiilor care modifica, concomitent, mai mult de doua elemente patrimoniale) este acea formula in care corespondenta se stabileste intre:

Un singur cont debitor si mai multe conturi creditoare, sau intre

Mai multe conturi debitoare si un singur cont creditor.

2.1. Un singur cont debitor si doua sau mai multe conturi creditoare.

Modelul este de forma:

Cont = % Suma

debitor Conturi

creditoare

Tranzactia I. La sfarsitul unei zile, intreprinderea a realizat incasari in numerar in suma de 8.000 lei, astfel: a incasat creanta de la un client in suma de 000 lei si creanta de la un debitor in suma de 3.000 lei.

Analiza contabila tranzactia produce, pe de o parte, cresterea numerarului din casieria intreprinderii iar pe de alta parte, scaderea creantei atat asupra clientilor, cat si asupra debitorilor.

incasari in numerar

5311 Casa in lei, A + D

o        411 Clienti, A C

o        461 Debitori diversi, A C

Formula contabila:

5311 Casa in lei = % 8.000 lei

411 Clienti 000 lei

461 Debitori diversi 3.000 lei

2.2. Mai multe conturi debitoare si un singur cont creditor

Modelul este de forma:

% = Cont Suma

Conturi creditor

debitoare

Tranzactia II. Intreprinderea se aprovizioneaza cu materii prime si marfuri in valoare de 000 lei, respectiv 000 lei, conform facturii furnizorului.

Analiza contabila: tranzactia de aprovizionare conduce, in mod evident, la cresterea valorii stocurilor de materii prime si marfuri in intreprindere si, in acelasi timp, la cresterea datoriei intreprinderii fata de furnizori.

Formula contabila va fi:

aprovizionare cu materii prime si marfuri

301 Materii prime, A + D

371 Marfuri, A + D

401 Furnizori, P + C

Formula contabila:

% = 401 Furnizori 13.000 lei

301 Materii prime 8.000 lei

371 Marfuri 000 lei

B. In functie de scopul pentru care se intocmesc, formulele contabile sunt de doua feluri: de inregistrare curenta si de stornare.

b1) Formulele contabile de inregistrare curenta sunt acele formule contabile ce se intocmesc pentru inregistrarea operatiilor economice care au loc in mod obisnuit, curent, si care au cea mai mare frecventa in practica de contabilitate. Inscrierea sumelor in cadrul acestor formule contabile se face in negru. Sumele respective se aduna intre ele, atat in debitul, cat si in creditul contului.

Toate formulele contabile de mai sus au fost formule de inregistrare curenta.

b2) Formulele contabile de stornare se utilizeaza pentru corectarea unor erori efectuate anterior cu ocazia inregistrarii in conturi a sumelor din tranzactiile care au avut loc. Se procedeaza la utilizarea acestor formule contabile, deoarece inregistrarile in contabilitate nu pot fi corectate prin stergere sau taiere.

Dupa modul de inscriere a sumei in formulele contabile de stornare, acestea pot fi de doua feluri: (i) formule contabile de stornare in negru si (ii) formule contabile de stornare in rosu.

(i) Formulele contabile de stornare in negru constau in anularea inregistrarii efectuate anterior gresit, prin inversarea conturilor corespondente din formula contabila anterior gresita (suma se inscrie tot in negru) si apoi intocmirea si inregistrarea formulei contabile corecte.

Pentru exemplificare, presupunem urmatoarea situatie:

Tranzactia III. Intreprinderea se aprovizioneaza cu materii prime in suma de 1.000.000 lei, conform facturii furnizorului.

Formula contabila a acestei tranzactii s-a stabilit gresit, astfel:

1) 301 Materii prime = 462 Creditori diversi 1.000 lei

Ulterior, printr-o analiza contabila atenta, se observa ca formula contabila este incorect intocmita. Cum procedam pentru a anula formula contabila inregistrata eronat prin stornarea in negru? Vom inversa conturile corespondente din formula de mai sus, adica:

2) 462 Creditori diversi = 301 Materii prime 1.000 lei

Se reprezinta cele doua inregistrari in forma sistematica in conturile de mai jos, se calculeaza soldurile conturilor, din care rezulta ca sumele inregistrate anterior au fost anulate (conturile nu mai prezinta sold).

Dupa anularea inregistrarii efectuate gresit, se procedeaza la intocmirea formulei contabil corecte, astfel:

3) 301 Materii prime = 401 Furnizori 1.000.000 lei

In forma sistematica, aceasta inregistrare se prezinta astfel:

(ii) Formulele contabile de stornare in rosu constau in anularea unei formule contabile efectuate anterior gresit, prin intocmirea si inregistrarea unei noi formule contabile, similara cu cea eronata, insa cu suma inscrisa in rosu (sau in negru, dar incadrata in chenar). Inscrierea unei sume in rosu are semnificatia, in contabilitate, a unor valori cu semnul "minus", avand ca efect anularea sumei inscrise anterior in mod eronat.

Pentru exemplificare, se porneste de la aceeasi formula contabila efectuata anterior gresit, adica:

1) 301 Materii prime = 462 Creditori diversi 1.000 lei

Pentru corectarea formulei contabile, se procedeaza la stornarea in rosu, astfel:

2) 301 Materii prime = 462 Creditori diversi 1.000 lei

Ambele formule contabile se inregistreaza in forma sistematica in conturile deschise mai jos, iar pentru a constata daca inregistrarea efectuata anterior gresit a fost anulata, se stabileste soldul conturilor, care trebuie sa fie zero.

Se procedeaza apoi la intocmirea formulei contabile corecte, astfel:

3) 301 Materii prime = 401 Furnizori 1.000 lei

Inregistrarea sistematica a acestei formule contabile (corecte) va fi urmatoarea: