Metodologia de exercitare a controlului financiar : procedee si tehnici de ctrl. financiar

Metodologia de exercitare a controlului financiar : procedee si tehnici de ctrl. financiar

Controlul este unproces de cunoastere, informare care se exercita printr-o metodologie proprie de ctrl. financiar. Aceasta metodologie este calea de cercetare si actiune pentru oglindirea realitatii, legalitatii si eficientei activitatii economice si financiare. Prin actiunea de ctrl. Se stabileste daca activitatea economica si financiara este organizata si se desfasoara conform principiilor prestabilite.

Cunoasterea situatiei stailite, a programelor, sarcinilor, normelor, previziunilor si a situatiei reale ce se controleaza incepe cu studiul general asupra organizarii si desfasurarii acestuia. Sintetic momentele sau metodologia controlului se prezinta astfel :

-control cronologic

-control invers

-control sistematic

-control reciproc

-control incrucisat

-analiza si studiul general

-comparatia

-calculul de control

-balante anuale de control

-inventarierea

-expertiza tehnica si analiza de laborator

-observarea directa

-inspectia fizica

Pentru a face posibila cunoasterea elementelor esentiale si specifice ale activitatii ce urmeaza a se controla se realizeaza un studiu general, pe baza caruia se orienteaza munca de control asupra obiectivelor ce necesita atentie sporita, in vederea determinarii lipsurilor, abaterilor sau mobilizarii rezervelor de perfectionare a activitatii economice si financiare.

Ca surse de informare pentru acest studiu ca procedeu de control sunt : normele legale cu privire la activitatea in cauza, procese verbale de control anterioare activitatii in cauza, masuri luate in urma valorificarii acestora, darile de seama contabile si masurile stabilite, consultarile cu conducerea compartimentului supus controlului.

Controlul documentar contabil este proceeul de stabilire a legalitatii si eficientei operatiilor si a activitatii economice si financiare prin examinarea documentelor primare si centralizatoare, a inregistrarilor din evidenta tehnico operativa si contabila, a bilanturilor si situatiilor contabile. Intrucat documentele si evidenta tehnico operativa si contabila se refera la situatii economice si financiare care au avut loc, procedeul de control documentar contabil se utilizeaza cu precadere in efectuarea controlului financiar ulterior, situatie in care se numeste revizuire documentar contabila (RDC). Aceasta ca procedeu activ si eficient este un control sistematic al activitatii economice si financiare bazat pe acte si inregistrari contabile. Revizia activitatii economice si financiare este strans legata de calitatea organizarii si conducerii tehnic operative a contabilitatii.Controlul documentar contabil (CDC) se exercita prin tehnici si modalitati care se utilizeaza selectiv si combinat in functie de situatia concreta controlata, de necesitatea aprecierii cu mai multa usurinta si in mod obiectiv pe baza sistemului de informatii existent, a modului de gestionare a patrimoniului, a activitatii economice si financiare controlate. CDC-ul se exercita prin urmatoarele tehnici : controlul cronologic, controlul invers cronologic, controlul sistematic sau pe probleme, controlul incrucisat, controlul reciproc, investigatia de control, analiza si studiul general, comparatia contabila, calculul de control, examenul critic, analiza contabila, balanta de control sintetica si analitica, tehnica operatiilor bilantiere, tehnici specifice de control in conditiile sistemelor de prelucrare automata a datelor.

Controlul cronologic adica in ordinea intocmirii, inregistrarii si indosarierii documentelor. Documentele se examineaza pe fiecare zi la rand in ordinea cum sunt indosariate fara nici o grupare sau sistematizare prealabila. Se exercita cu usurinta dar nu da posibilitatea sa se urmareasca de la inceput pana la sfarsit o anumita problema.

Controlul invers cronologic se exercita de la sfarsitul la inceputul perioadei de control. Se incepe cu controlul celei mai recente operatii si se continua de la prezent spre trecut. Se utilizeaza atunci cand se constata omisiuni sau erori de inregistrare, pentru identificarea carora este necesara cercetarea document cu document a lucrarilor intocmite anterior.

Controlul sistematic pp gruparea documentelor pe probleme, operatii de casa, aprovizionare, salarizare etc. si apoi la controlul lor in ordine cronologica. Aceasta forma de control da posibilitatatea sa se urmareasca cu atentie un obiectiv, eventualitatea omisiunilor este mai scazuta si se pot stabili cauzele si concluzii cu privire la fiecare problema in parte.

Controlul reciproc pp cercetarea si confruntarea la aceiasi unitate a unor documente sau evidente cu continut identic insa diferit ca forma pentru aceleasi operatii sau pentru operatii diferite insa legate reciproc. De exemplu nota de predare a produselor cu raportul de fabricatie si cu documentele de preluare a gestiunii, documentele de transport cu factura furnizorului, inregistrarile din registrul de casa cu cele din extrasul de cont primit de la banca.

Controlul incrucisat consta in cercetarea si confruntarea tuturor exemplarelor unui document existente la unitatea controlata si la alte unitati la care s-au facut decontari, de la care s-au primit sau carora li s-au livrat materiale, produse, marfuri si alte valori materiale.Acest control constituie confirmarea externa a datelor inscrise in evidentele unuiatii controlate.

Investigatia este modalitatea prin care organul de control obtine informatii din partea personalului a carui activitate este controlata.

Analiza si studiul general se utilizeaza pentru a obtine argumente justificative ale controlului. Se utilizeaza la controlul contabilitatii care poate contine inregistrari eronate pentru care nu sunt necesare informatii detaliate.

Comparatia consta in examinarea comparativa a diferitelor solduri din evidentele analitice si cele din conturile sintetice supuse controlului. Comparatia cu datele anterioare cum ar fi cheltuielile anului precedent cu acelea ale anului in curs este o aplicare frecventa a acestei tehnici.

Calculul de control pp reproducerea muncii indeplinite indeplinita de contabil si se obtin probe asupra exactitatii contabilitatii.

Examenul critic implica examinarea actelor, documentelor si evidentelor astfel incat sa se asigure atentie problemelor mai importante.

Analiza contabila. Inainte de inregistrarea in conturi a oricarei operatii economice si financiare sa fie supuse analizei contabile. Cu ajutorul analizei contabile se determina conturile in care urmeaza a se inregistra operatia si relatia dintre ele.

Analiza contabila pp inlantuirea logica a mai multor judecati pentru obtinerea unei concluzii concretizate in solutia contabila a operatiei economice. Analiza contabila precede inregistrarea operatiilor economice in conturi.

Balanta de control sintetica si analitica se intocmeste pentru fiecare cont sintetic desfasurat pe conturi analitice pe baza datelor din conturi analitice inainte de a se intocmi balanta sintetica de control contabil, motiv pentru care se numesc balante secundare de control. Controlul inregistrarilor se face prin confruntarea fiecarei balante analitice de control cu sumele respective ale contului sintetic din balanta sintetica de control contabil.

Contabilitatea dispune de un sistem de conturi in care reflectarea operatiunilor rezultate din miscarea si transformarea valorilor materiale si banesti are la baza principiul dublei inregistrari. Acest principiu face posibila cuprinderea cu ajutorul conturilor a intregului obiectiv al contabilitatii si mentinerea unui echilibru permanent pentru datele inregistrate in conturi.

Respectarea acestui principiu se asigura prin balanta sintetica de control cu ajutorul caruia se obtine garantia exactitatii inregistrarilor efectuate in conturi si a intocmirii unor bilanturireale si complete. Organul de control poate constata omisiuni de inregistrare, erori de compensatie, erori de imputatie, erori de inregistrare in registrul jurnal.

Tehnica operatiilor bilantiere: Indicatorii bilantului se sprijina pe datele contabilitatii curente a caror baza o constituie documentele justificative. Exactitatea indicatorilor bilantului se asigura prin :

-reflectarea completa si exacta in conturi a tuturor veniturilor si cheltuielilor, care se refera la perioada pentru care se face bilantul;

Confruntarea rulajelor si soldului contului sintetic cu miscarile si soldurile conturilor analitice pentru descoperirea ;

Eliminarea erorilor strecurate cu ocazia inregistrarii operatiilor economice si financiare in conturi;

Respectarea regulilor de evaluare a elementelor cuprinse in bilant;

-Confruntarea datelor din contabilitate prin inventariere, care constituie o conditie obligatorie a exactitatii datelor contabile si a bilantului;

-Respectarea normelor legale privitoare la scaderea din pasiv si virarea la buget a datoriilor fata de terti, care s-au prescris, precum si a celor privind scaderea din activ pe seama profitului a creantelor ce nu se mai pot recupera.

Tehnici specifice de control in conditiile sistemului de prelucrare automata a datelor: o solutie de eliminare a erorilor de inregistrare si prelucrare constituie numarul de control care serveste pentru asigurarea exactitatii unei combinatii de cifre cu caracter constant cum ar fi numarul facturii, simbolul materialelor, numarul de comanda etc, ce se folosesc un timp mai indelungat.

Cu ajutorul numarului de control se stabilesc automat combinatiile de cifre scrise sau inregistrate. In conditiile prelucrarii electromecanice a datelor, o insemnatate deosebita prezinta controlul programat si cel mecanic.

Controlul faptic este procedeul de stabilire reala a existentei si miscarii mijloacelor materiale si banesti si a desfasurarii activitatii economico-financiare.Principalele tehnici de control faptic sunt: inventarierea, expertiza tehnica si analiza de laborator, observarea directa.

Inventarierea are ca obiect constatarea la un moment dat a existentei cantitative si calitative a elementelor de activ si pasiva unei unitati gestionare precum si a modului de executare a sarcinilor de catre gestionari. Cu ocazia inventarierii se depisteaza intocmirea defectuoasa a documentelor privind activitatea economica, masurarea gresita, greseli de calcul si inregistrare, disparitia unor bunuri, pierderea din greutate sau calitate, ca urmare a influentei agentilor naturali.

Inventarierea de control este necesara sa se declanseze simultan la aceleasi repere pe intreaga unitate indeosebi in cazul materialelor de masa si sa se efectueze inopinant.

Expertiza tehnica si analiza de laborator sunt modalitati de control faptic care se folosesc pentru stabilirea integritatii valorilor materiale, realitatii unor operatii, calitatii unor produse, volumul manoperei si cantitatile de materiale necesare pentru executarea lor. Se efectueaza de organe de specialitate la solicitarea organelor de control. Exemplu : prin analiza de laborator se stabileste daca in componenta unui produs exista inglobate toate materialele eliberate din depozit pentru fabricarea lui, iar prin expertiza tehnica se stabileste daca volumul unor lucrari efectuate corespunde manoperei platite.

Observarea directa se foloseste atunci cand organul de control merge la fata locului pentru a constata modul in care personalul controlat isi indeplineste obligatiile de serviciu.Se face pe baza de program si inopinant.

Inspectia fizica este examinarea activelor si altor resurse si este o proba sigura pentru constatarea existentei unui anumit post de activ a imobilizarilor.

Analiza economico-financiara este instrumentul metodologic prin care se descompune activitatea controlata pe elemente constitutive si studiaza raporturile existente intre acestea. Tehnica generala de analiza contabila pentru un obiectiv delimitat pp :determinarea elementelor structurale ale fenomenelor, factorii care influenteaza fenomenele si succesiunea lor, corelatia dintre fiecare factor si fenomenul analizat, influenta diferitelor elemente si factori.

NORME PROFESIONALE ALE AUDITULUI FINANCIAR

ACCEPTAREA ANGAJAMENTULUI DE AUDIT

Standardele profesionale ale auditului financiar contabil solicita ca aceasta

activitate responsabila sa se desfasoare luand in considerare standardele de Audit,

cerintele organismelor profesionale relevante, legislatia si reglementarile in

vigoare, cerintele de raportare.

Posibilitatea auditorului de a exprima o opinie privind intocmirea situatiilor

financiare sub toate aspectele semnificative, conform cu un cadru general de

raportare financiara, implica parcurgerea mai multor etape:

1. Acceptarea angajamentului de audit;

2. Orientarea si planificarea auditului;

3. Aprecierea controlului intern;

4. Controlul conturilor;

5. Controlul situatiilor financiare;

6. Concluziile auditului si raportarea.

Inainte de a accepta mandatul, specialistul contabil trebuie sa aprecieze posibilitatea de a indeplini aceasta misiune tinand seama de regulile profesionale si deontologice care guverneaza activitatea de audit. Actiunile intreprinse in aceasta etapa se refera la:

a) cunoasterea globala a intreprinderii;

b) aprecieri cu privire la independenta si la absenta incompatibilitatilor;

c) examenul de competenta corespunzatoare specificului intreprinderii;

d) contactul cu auditorul anterior;

e) decizia de acceptare a mandatului;

f) respectarea altor obligatii profesionale;

g) intocmirea unei fise de acceptare a mandatului.

a) Cunoasterea globala a intreprinderii

In afara elementelor de identificare a intreprinderii, auditorul cauta informatii care sa ii permita aprecierea celor mai importante riscuri, retinand observatii cum ar fi:

- controlul intern insuficient sau cu carente notabile;

- contabilitatea netinuta corect si la timp;

- atitudinea conducatorilor fata de respectarea legii si a organelor administrative;

- personal incompetent;

- rotatia cadrelor prea mare si anormala;

- dezechilibre financiare, pierderi mari, activitati in declin, ceea ce compromite viitorul firmei;

- riscuri fiscale; conflicte sociale; riscuri juridice;

- independenta exercitiilor nerespectata;

- situatii conflictuale intre conducatori, actionari etc.;

- cazuri de limitare a auditului financiar;

- onorarii insuficiente;

- alte constatari care ar putea influenta decizia de acceptare a mandatului;

- existenta riscurilor nu inseamna ca auditorul refuza mandatul. Decizia de

acceptare este luata in cunostinta de cauza, auditorul urmand sa ia toate

masurile necesare in consecinta.

b) Aprecieri cu privire la independenta si la absenta incompatibilitatilor;

Orice nou mandat trebuie sa fie examinat in raport cu regulile de

independenta si de incompatibilitate fixate prin normele interne ale profesiei.

Auditorul trebuie sa examineze:

- lista clientilor sai sau ai societatii de expertiza in care lucreaza, pentru a

se asigura ca nu exista deja o activitate remunerata din partea intreprinderii

respective;

- situatia sa si a membrilor de familie in legatura cu eventualele interese in

intreprinderea auditata.

c) Examenul de competenta corespunzatoare specificului intreprinderii

Lipsa experientei in anumite sectoare poate face dificila misiunea

auditorului. El trebuie sa se asigure ca propriile competente, ale personalului sau salariat sau ale colaboratorilor folositi sunt suficiente pentru executarea misiunii.

d) Contactul cu auditorul anterior

Auditorul trebuie sa se informeze in legatura cu motivele demisiei sau

refuzului de reinnoire a mandatului fostului auditor sau cenzor si, mai ales, daca nu cumva au fost dezacorduri in ceea ce priveste respectarea normelor legale, aplicarea masurilor stabilite, stabilirea onorariilor etc.

e) Decizia de acceptare a angajamentului

Dupa analiza factorilor de risc, auditorul poate lua urmatoarele decizii:

- accepta un angajament fara riscuri aparente;

- accepta angajamentul, insa va necesita o mai mare supraveghere si masuri particulare;

- refuza angajamentul.

f) Respectarea altor obligatii profesionale

Atunci cand misiunea urmeaza a se desfasura la o intreprindere care se gaseste pe raza teritoriala a altei filiale decat aceea din tabloul din cadrul caruia face parte auditorul, acesta este obligat sa ia contact cu filiala.

g) Intocmirea fisei de acceptare a mandatului

O astfel de fisa poate servi ca act motivat al deciziei de acceptare a misiunii.

Ea are ca obiective:

- posibilitatea de a colecta informatiile de baza pentru identificarea

intreprinderii, a conducerii sale, a obiectului de activitate, a taliei sale etc.;

- de a materializa lucrarile efectuate inaintea acceptarii:

. analiza situatiei intreprinderii si a riscurilor sale;

. contactele cu predecesorul in profesie;

. vizitarea intreprinderii si contacte cu conducerea;

- de a indica bugetul necesar;

- de a formaliza procedurile de acceptare;

- de a asigura indeplinirea obligatiilor profesionale care decurg dintr-o astfel de acceptare:

. scrisoare catre conducerea societatii;

. scrisoare catre un coleg (daca e cazul);

. scrisoare de acceptare a mandatului (daca s-a decis astfel) si incheierea contractului de audit.