Aspecte generale ale legislatiei spaniole privind valorificarea documentelor

ASPECTE GENERALE ALE LEGISLATIEI SPANIOLE PRIVIND VALORIFICAREA DOCUMENTELOR

SCURT ISTORIC[1]

Arhiva Generala a Administratiei reprezinta institutia statului aflata sub directa coordonare a Ministerului Educatiei si Culturii, subordonata Subdirectiei Generale a Arhivelor Statului care apartine Directiei Generale de Carti, Arhive si Biblioteci. Aceasta a fost creata in baza Decretului nr. 914/8 Mai 1969, constituind un reper important in istoria arhivisticii spaniole.

Fondurile arhivistice din cadrul Arhivei Generale a Administratiei au rezultat, in cea mai mare parte, din activitatea organizatiilor publice subordonate administratiei centrale, activitate reflectata intr-o cantitate impresionanta de documente.

In existenta administratiei centrale se pot distinge doua etape, diferentiate intre ele pe baza transformarilor politice si sociale produse odata cu adoptarea Constitutiei din anul 1978.

Prima etapa, cuprinsa intre anii 1972 si 1985, se poate defini ca fiind o perioada de salvare a patrimoniului documentar. In timpul acestei perioade se produce o preluare masiva de fonduri care, in cele mai multe cazuri, nu au fost prelucrate arhivistic de catre creatori si, datorita inexistentei arhivelor intermediare, Arhivele Centrale nu au putut acorda protectia necesara acestor fonduri. Finalizarea transformarilor politice si administrative ale statului a avut repercusiuni si asupra institutiilor care au functionat in timpul regimului lui Franco, determinand incetarea activitatii lor. Astfel, dupa publicarea Decretului din 4 Iulie 1977, Arhiva Generala a Administratiei incepe sa preia documentele create de aceste institutii, cu scopul de a se evita distrugerea lor.

A doua etapa incepe in anul 1986 si se caracterizeaza prin reevaluarea regulamentelor referitoare la preluarile de documente de catre Arhivele Centrale Spaniole, in acest sens fiind implementat un sistem arhivistic eficient.

Lipsa spatiului de depozitare in Arhivele Istorice Centrale au avut drept consecinta imposibilitatea transferarii pentru conservare a documentelor cu caracter istoric, perturband astfel si functionarea arhivelor intermediare (infiintate dupa decretul din anul 1977).

ROLUL ARHIVEI CENTRALE ADMINISTRATIVE

Arhiva Generala a Administratiei are ca principal scop prelucrarea documentelor provenite de la institutiile administrative ale statului, efectuata sistematic, prin preluari successive, care trebuie sa ramana in Arhivele Centrale pana cand isi pierd valoarea practica si administrativa si primesc aprobarea de transfer catre arhivele intermediare.

Pe de alta parte, asa cum se precizeaza in decretul de infiintare, Arhiva Generala a Administratiei are misiunea de a evalua documentele, stabilindu-le pe cele care vor fi transferate catre Arhivele Istorice Centrale si pe cele care vor fi propuse pentru eliminare, prin avizarea selectionarii lor de catre Comisia Superioara de Expertizare a Documentelor Administrative.

Ca si alte institutii similare ale arhivelor din Europa, si Arhiva Generala a Administratiei are obligatia de a asigura pastrarea si conservarea documentelor care constituie Patrimoniul Documentar Spaniol.

O obligatie similara apare si in Legea nr. 16/1996, in care, la art. 3 este stipulat faptul ca "administrarea, supravegherea si protectia speciala a Fondului Arhivistic National al Romaniei se realizeaza de catre Arhivele Nationale".

Legislatia spaniola cuprinde si obligatia Arhivei Generale a Administratiei de a asigura prelucrarea arhivistica a documentelor pe care le administraza, in vederea intocmirii evidentei fondurilor si colectiilor detinute. Aceste fonduri se pot clasifica in fonduri publice, fonduri private si colectii de documente.

Patrimoniul arhivistic detinut de Arhiva Generala a Administratiei este constituit din documente scrise, create in perioada cuprinsa intre sfarsitul secolului al XVIII-lea si anul 1990 (circa 135 km. liniari de arhiva), din colectii de documente fotografice (aproximativ opt milioane de fotografii) si din lucrari cartografice si topografice ( insumand noua milioane de volume) ce pot fi solicitate de cei interesati in editarea lucrarilor de arhitectura, urbanism, inginerie si istorie a statului spaniol.

SERVICII OFERITE DE ARHIVE[2]

1. INFORMATII SI ACCES

Arhiva Generala a Administratiei ofera solicitantilor, prin intermediul Biroului de Relatii cu Publicul (compartimentat in: Birou de Relatii si Informatii pentru petenti si Sala de Studiu), informatii privind urmatoarele aspecte:

- Indruma petentii in identificarea si localizarea documentelor necesare. Arhivistii care deservesc Biroul de Relatii cu Publicul asigura orientarea imediata a cercetatorilor privind fondurile documentare si bibliografice detinute de Arhiva Generala a Administratiei, dar si de alte institutii ale caror documente vin in completarea fondurile detinute de Arhivele Centrale;

- Informeaza si indruma cerrcetatorii privind fondurile documentare aflate in pastrarea altor arhive si centre tehnice subordonate Ministerului Educatiei si Culturii;

- Asigura indrumarea persoanelor care solicita studierea documentelor prin intermediul salii de studiu din cadrul Arhivei Generale a Administratiei pe perioada mentionata de acestia;

Raspunde la solicitarile trimise de cercetatori, petenti, institutii publice si private, prin curier postal, electronic si fax, cu privire la fondurile documentare detinute.

In ceea ce priveste accesul la Sala de Studiu, Arhiva Generala a Administratiei ofera urmatoarele servicii:

Eliberarea permiselor de acces, cu o valabilitate de 8 zile, pentru consultarea inventarelor arhivistice si a materialelor documentare detinute de Arhiva Generala a Administratiei;

Eliberarea permiselor de acces, cu valabilitate de 3 ani, pentru toate fondurile detinute de structurile subordonate Ministerului Educatiei si Culturii.

Regulamentul privind accesul la cercetarea documentelor aflate in administrarea Arhivelor Nationale (2003) prevede faptul ca se poate elibera un singur tip de permis de acces la Sala de Studiu, pentru o perioada de 4 ani.

2. CONSULTAREA DOCUMENTELOR[3]

Consultarea documentelor detinute de Arhiva Generala a Administratiei se realizeaza in baza permisului de acces la Sala de Studiu. Toate documentele detinute de Arhiva Generala a Administratiei pot fi date in cercetare, atata timp cat este respectata legislatia existenta in materie de acces.

In legislatia spaniola nu exista termene stabilite pentru darea in cercetare a documentelor, ci, doar o limita generala de predare a documentelor la Arhive, orice document predat fiind considerat de drept comun deschis liberului acces la consultare.

Este necesara existenta unei autorizatii speciale emisa de catre conducerea Arhivelor pentru a fi posibila consultarea:

- Documentelor nerestaurate sau aflate intr-o stare de conservare necorespunzatoare;

- Documentelor aflate in proces de prelucrare arhivistica;

- Fondurilor speciale (Ex.: pergamente, placi video).

In cazul documentelor cu caracter secret sau a caror cercetare afecteaza securitatea si interesele statului, este necesara obtinerea unei autorizatii speciale de la institutiile competente si anume: Ministerul Afacerilor Externe si Ministerul Apararii.

Pentru cercetarea documentelor care contin date cu caracter personal, de la a caror creare nu au trecut mai mult de 50 de ani, asa cum este precizat in lege, este nevoie de autorizatia speciala a creatorilor sau acordul prealabil al persoanei vizate, inaintea permiterii oricarui tert sa aiba acces la respectivele documente.

Consultarea documentelor se realizeaza in salile de studiu care sunt dotate cu calculatoare si aparate de citit microfilme. In sala de lectura, cercetatorii si petentii sunt informati asupra fondurilor detinute de institutie si cum sa utilizeze instrumentele de evidenta si bazele de date existente.

Fiecare cercetator poate solicita maxim 10 u.a., in acelasi timp, avand posibilitatea sa consulte alte documente in urma completarii unui nou buletin de comanda, care ii vor fi pregatite pentru studiere dupa returnarea documentelor anterior solicitate.

Cercetarea in sala de studiu este individuala, fiecare solicitant ocupand un singur loc, fara sa poata studia documentele solicitate impreuna cu un alt cercetator, prevederi smilare existand si in Regulamentul privind accesul la cercetarea documentelor aflate in administrarea Arhivelor Nationale (2003).

Cercetatorul care doreste sa consulte un numar mai mare de unitati arhivistice trebuie sa anunte custodele salii care, in functie de frecventa cercetatorilor din acel moment, decide daca poate da sau nu curs solicitarii.

Sala de lectura este dotata cu un aparat de citit microfilme, folosit in consultarea documentelor copiate pe microfilm, a carui folosire se realizeaza in regim de autoservire.

Cercetatorii pot solicita pentru a efectua cercetarea pastrarea unui numar de pana la 6 u.a., pe o perioada de maxim cinci zile, fara a fi nevoiti sa completeze un nou buletin de comanda.

3. REPRODUCEREA DE DOCUMENTE[4]

Arhivele ofera, in limitele tarifare si de forma precizate de legislatia si regulamentele in vigoare, reproduceri dupa documentele detinute sub forma de copii, microfilme si fotografii.

Institutia isi rezerva dreptul de a copia documentele originale, folosind diferite proceduri, modalitate prin care se urmareste minimalizarea riscului de distrugere al acestora si interzicerea copierii documentelor care prezinta grad de risc ridicat. De asemenea, exista restrictii asupra procedurilor de copiere care pot fi folosite doar pentru anumite tipuri de documente, datorita unor factori precum marimea si starea documentelor.

Reproducerile se solicita in scris pe formulare, puse la dispozitia solicitantilor, la sala de studiu, prin curier postal sau posta electronica. Comenzile sunt executate in functie de starea de conservare a documentelor. Ca si in Romania, plata pentru eliberarea copiilor solicitate se efectueaza la institutia financiara care colaboreaza cu Arhivele (Anexa 1).

Pentru reproducerile de serii documentare complete este necesara obtinerea unei autorizatii speciale emisa de Directia Generala de Carti, Arhive si Biblioteci.

In cazul documentelor reproduce, care urmeaza sa fie publicate in cadrul lucrarilor de specialitate ale cercetatorilor, este necesar si acordul unui consiliu din cadrul Ministerului Culturii si Educatiei. Acest acord este necesar in situatiile in care se realizeaza difuzarea copiilor de pe documente, cand sunt filmate pentru reportajele de televiziune, emisiunile cu caracter comercial, sau orice alta forma de prezentare publica.

Pentru cazurile speciale, Arhivele dispun de un serviciu de urgentare a realizarii reproducerilor pentru eliberarea lor intr-un termen mai mic de 30 de zile.

Pentru acele fonduri asupra carora Ministerul Culturii si Educatiei nu are drepturi de autor, cercetatorii sunt informati pentru a putea solicita in timp util aprobarile necesare de la persoanele fizice sau juridice competente.

SERVICIILE DE PRELUCRARE

Arhiva Generala a Administratiei imbina functiile Arhivelor Intermediare cu functiile Arhivelor Istorice.

Arhivele Intermediare au ca scop:

- depozitarea temporara a documentelor Administratiei Generale a Statului;

- prelucrarea arhivistica corespunzatoare;

- separarea documentelor cu termen de pastrare temporar de cele cu termen de pastrare permanent, cu valoare documentar-istorica, pentru integrarea lor in Arhiva Generala a Administratiei.

Aceste arhive intermediare preiau documentele in regim de salvare de la institutiile administratiei generale, precum si documentele care au mai mult de 50 de ani vechime in vederea prelucrarii, facandu-le accesibile pentru cercetare in salile de studiu din cadrul Arhivei Generale a Administratiei.

Arhivele Generale Centrale ofera serviciul de a imprumuta documente institutiilor creatoare. In situatiile in care documentele creatorilor au fost fotocopiate, pentru o mai buna conservare a documentelor, se imprumuta reproducerile.

Arhiva Generala a Administratiei ofera indrumare tuturor directiilor arhivelor din teritoriu pentru ca preluarile documentelor de la creator sa se realizeze in siguranta conform prevederilor legale.

ACTIVITATI CULTURALE SI EDUCATIVE

In ceea ce priveste activitatea desfasurata de Arhiva Generala a Administratiei in plan cultural si educativ, institutia colaboreaza cu organizatii din tara si strainatate, oferind:

a) Vizite cu ghid organizate in sediile Arhivelor Generale Centrale

Arhivele ofera posibilitatea realizarii vizitelor cu caracter pedagogic, pentru a face cunoscute fondurile detinute si serviciile oferite. Aceste vizite sunt adaptate la specificul si interesele fiecarui grup in parte. Conducerea Arhivelor desemneaza ca ghid unul din arhivistii disponibili.

Solicitarile pentru organizarea acestor vizite se pot face prin telefon sau in scris, Arhivele raspunzand in termen legal cu indicarea zilei si orei. Pentru realizarea acestui demers institutiile care solicita Arhivelor organizarea vizitelor, obtin in prealabil aprobarea Directiei Generale de Carti, Arhive si Biblioteci din cadrul Ministerului Culturii si Educatiei.

b)     Expozitii

Arhiva Generala a Administratiei organizeaza periodic expozitii cu prezentarea reproducerilor de pe documentele pe care le detine, pentru a caror vizitare nu sunt percepute taxe. De asemenea, colaboreaza si cu alte institutii pentru imprumuturi temporare de documente, fiind necesara anterior o evaluare a pieselor imprumutate si acordul dat printr-un ordin ministerial prin care sa se autorizeze scoaterea documentelor.

Toate aceste formalitati sunt realizate direct de Departamentul de Relatii din Arhiva Generala a Administratiei fiind necesar ca cererea de imprumut temporar sa fie depusa la Arhive cu cel putin 2 luni inainte.

In acest timp Arhivele estimeaza valoarea documentelor solicitate si, daca este cazul, le restaureaza pentru a putea fi expuse in cadrul unor expozitii temporare.

BIBLIOTECA DOCUMENTARA

Aceasta cuprinde un numar de aproximativ 13 000 de volume referitoare la istoria institutiilor contemporane, drept adminstrativ si arhivistica. Fondurile bibliografice se consulta in sala de lectura unde exista un indice de autori si materii.

SERVICII COMPLEMENTARE

Pentru a facilita depozitarea obiectelor personale cu care nu este permis accesul in sala de lectura, Arhivele pun la dispozitia cercetatorilor fisete de uz personal. De asemenea, langa salile de lectura se afla sali de recreere dotate cu telefon public.

SERVICII OFERITE

Arhiva Generala a Administratiei ofera cercetatorilor si petentilor urmatoarele servicii:

- Rezolva cererile venite prin posta, fax si e-mail, in termenul legal de o luna de la data inregistrarii, acelasi termen de rezolvare de la primirea cererii fiind prevazut si in "Norme Metodologice"din Romania;

- Indruma telefonic petentii care solicita informatii cu caracter general, fapt similar cu activitatea din Arhivele Nationale;

- Predau documentele, solicitate de cercetatori la sala de lectura, care sunt descrise in instrumentele de evidenta sau bazele de date, in maxim o ora;

- Informeaza, in mod individual, cercetatorii despre fondurile detinute, modul de acces la documentele care ii intereseaza si ofera sprijin privind identificarea institutiilor care pastreaza documente cu informatii complementare; in Romania, este prevazut acelasi lucru in "Regulament privind accesul " referitor la Sala de Studiu;

- Cercetatorii pot solicita pastrarea in sala de lectura a unui numar de maxim 6 unitati arhivistice pentru o perioada de 5 zile;

- Actualizeaza informatiile din pagina de web a secretariatului Ministerului Culturii si Educatiei privind fondurile excluse temporar de la cercetare;

- Cerceteaza, reproduce si preda, in urma cererilor aprobate de Colegiul Arhitectilor din Madrid, reproduceri de pe proiecte de constructii in termen de 48 de ore;

- Pune la dispozitia cercetatorilor fotocopii de pe documente si microfilme intr-un interval de 1-6 luni in functie de volumul solicitarilor primite;

- Executa fotografii de pe documente in maxim 15 zile;

- Realizeaza fotocopii de pe documentele solicitate de cercetatori in urma investigatiilor proprii la sala de lectura in termenul stabilit in functie de numarul solicitarilor primite;

- Organizeaza vizite cu ghid in Arhivele Centrale Spaniole in timp de 15 zile de la primirea solicitarii sau in functie de numarul de solicitari primite in acest sens;

- Imprumuta institutiilor care organizeaza expozitii, cu avizul Arhivelor Centrale, documente originale si fotocopii de pe acestea, in termen de 15 zile de la primirea solicitarii;

- Executa copii dupa documente in termen de o luna de la solicitarea petentilor, similar cu prevederile normelor de rezolvare a cererilor primite prin Biroul de Relatii cu Publicul si Salile de Studiu din sistemul Arhivelor Nationale;

- Elibereaza permise la sala de studiu in 48 de ore; Autorizatiile temporare de cercetare se emit pe loc;

- Predau institutiilor care organizeaza expozitii temporare documentele necesare in maxim 3 luni de la primirea solicitarii;

- In cazul documentelor deteriorate solicitate de diferite institutii pentru organizarea expozitiilor temporare, acestea sunt restaurate si predate in timp maxim o luna de la data inregistrarii solicitarii;

- Raspunde la plangerile si sugestiile petentilor si cercetatorilor in termen de maxim 20 de zile de la inregistrarea lor;

DREPTURILE CERCETATORILOR[5]

Cercetatorii care studiaza documentele detinute de Arhiva Generala a Administratiei in vederea intocmirii lucrarilor de specialitate, beneficiaza de urmatoarele drepturi:

a) Acces liber si gratuit la sala de lectura in orarul si zilele stabilite, in conditiile prevazute in normativele in vigoare si cu respectarea normelor interne ale A.G.A. sau regulamentului de organizare interioara;

b) Conditii adecvate de securitate, igiena si confort, necesar desfasurarii acestui gen de activitati;

c) Dreptul de a primi informatii si indrumare privind accesarea fondurilor arhivistice;

d) Cunoasterea, in orice moment, a procedurilor prin care pot obtine copii de pe documente;

e) Accesul la documente si reproduceri dupa acestea in conformitate cu normele si regulamentele in vigoare;

f) Punerea la dispozitie a unei condici de sugestii si reclamatii.

RESTRICTII PRIVIND ACCESUL LA DOCUMENTE

Accesul cercetatorilor la informatie a fost limitat pentru urmatoarele categorii de documente:

Documentele care contin informatii privind proiecte initiate de guvern sau organizatiile autonome in exercitarea competentelor constitutionale;

Documentele care contin informatii privind apararea nationala si securitatea statului; valabile pentru aceste categorii de documente sunt prevederile art. 22 lit. a) din Legea nr. 16/1996 care stipuleaza faptul ca documentele care privesc "siguranta, integritatea teritoriala si independenta statului roman" nu se dau in cercetare;

Documente privind investigatiile unor delicte atata timp cat este pusa in pericol protejarea drepturilor si libertatii unor terte persoane sau sa pericliteze investigatiile in curs desfasurare;

Documente referitoare la materiale protejate de secretul comercial si industrial;

Documente privind actiunile administrative derivate din politica monetara.

Accesul este permis in urma obtinerii unor autorizatii speciale pentru:

Arhivele care contin documente cu caracter clasificat;

Documentele care contin date privind starea de sanatate a unor pacienti;

Arhivele care se supun legislatiei privind regimul electoral.

Analizand cu atentie legislatia arhivistica spaniola, se observa, in proportie de aproximativ 80%, o asemanare cu legislatia arhivistica romaneasca. Procentul de 20% reprezinta diferentele care deriva din apartenenta Arhivelor Spaniole la Ministerul Culturii si Educatiei.

La prima vedere, desi documentele gestionate de Arhivele Generale ale Administratiei din Spania par a fi mai accesibile publicului, (spre exemplu, organizarea de vizite tematice cu ghid, adaptate la specificul si interesele fiecarui grup in parte), accesul cercetatorilor este ingreunat de numeroasele aprobari pe care acestia trebuie sa le obtinuta atat de la Arhivele Centrale Spaniole cat si de la Directia Generala de Carti, Arhive si Biblioteci din cadrul Ministerului Culturii si Educatiei.

De asemenea, pentru documentele reproduce, care urmeaza sa fie publicate in cadrul unor lucrari de specialitate, este necesara si obtinerea prealabila a acordului unui Consiliu special creat din cadrul Ministerului Culturii si Educatiei.

In cazul documentelor aflate in depozitele Arhivelor Nationale Spaniole, asupra carora Ministerul Culturii si Educatiei nu are drept de autor, acestea aflandu-se inca in proprietatea unor persoane fizice sau juridice, cercetatorii sunt indrumati de personalul care deserveste Biroul de Relatii cu Publicul in vederea obtinerii aprobarilor necesare pentru a avea acces la documentele solicitate.

Consider ca, in comparatie cu modul in care se desfasoara activitatile in cadrul Arhivelor Nationale ale Romaniei unde autonomia acestei institutii in cadrul Ministerului de Interne si al Reformei Administrative, este mai bine evidentiata, in Spania, sistemul este mult mai rigid si birocratic.

In ceea ce priveste asigurarea bazei tehnico-materiale, institutiile din sistemul Arhivelor Spaniole beneficiaza de fonduri materiale mai substantiale, fapt care a facut posibila o dotare mut mai buna decat cea a directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, atat din punct de vedere al aparaturii tehnice utilizate, cat si a mobilierului.

In anul 2007 s-a concretizat o mare parte din masurile cuprinse in proiectul de dotare tehnica al institutiei Arhivelor Nationale cu calculatoare, imprimante, copiatoare, faxuri, scanere, dar nu au fost prevazute in bugetele Inspectoratelor de Politie Judetene fonduri suficiente pentru acoperirea costurilor de intretinere a aparaturii achizitionate, astfel incat, in cel mai scurt timp, aceasta va deveni inutilizabila.

De aceea, consider ca este oportuna angajarea unui specialist pentru a asigura atat depanarea aparaturii existente, cat si a celei cu care vom fi ulterior dotati, pentru a putea executa reproduceri ale documentelor pe care le detinem, nu doar pe hartie, ci si pe alte tipuri de suporti (microfilm, cd-uri, diapozitive, si hartie fotografica), cum se realizeaza deja in majoritatea institutiilor similare din statele Uniunii Europene.

Anexa I

https://en.www.mcu.es/archivos/docs/MC/Reprografia1.pdf

BIBLIOGRAFIE

1. https://cvc.cervantes.es/obref/arnas/administracion/

2. https://www.mcu.es/archivos/MC/AGA/Presentacion/Historia.html

3. https://www.mcu.es/archivos/docs/SupresionTNI.pdf

4. https://en.www.mcu.es/archivos/MC/AGA/Servicios/Convenios.html

5. https://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/rd208-1996.html

6. https://en.www.mcu.es/archivos/docs/MC/Reprografia1.pdf

7. Norme metodologice privind eliberarea certificatelor, extraselor si copiilor de pe documentele pastrate de Arhivele Nationale.

8. Regulament privind accesul la cercetarea documentelor aflate in administrarea Arhivelor Nationale (2003).

9. Arhivele Nationale ale Romaniei, Norme tehnice privind desfasurarea activitatilor in Arhivele Nationale, aprobate de Directorul General prin Ordinul Nr. 227 din 18 Iunie 1996, Bucuresti, 1996.

10. Legea 16/1996 a Arhivelor Nationale, publicata in "Monitorul Oficial al Romaniei", partea I, nr. 71, din 9 Aprilie 1996.

11. Legea 358/2002, pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale publicata in "Monitorul Oficial al Romaniei", partea I, nr. 476, din 3 Iulie 2002.