TEMA: EVIDENTA, MANUIREA, PASTRAREA. CONTROLUL SI INVENTARIEREA BUNURILOR MATERIALE IN UNITATILE BUGETARE ALE M.A.I.

PROBLEME:    1. Reguli generale   

2. Documente justificative ce se intocmesc in

vederea tinerii evidentei cantitativ-valorice

3. Scopul inventarierii si situatiile cand se

executa

4. Comisiile de inventariere

5. Documentele ce se intocmesc la

inventariere

1. Reguli generale

Evidenta contabila cantitativ - valorica a bunurilor materiale aflate in administrarea M.A.I. are ca scop:

sa asigure integritatea patrimoniului;

sa reflecte cantitativ si valoric toate miscarile de bunuri materiale;

sa furnizeze informatii necesare stabilirii valorii patrimoniului, intocmirii programelor logistice anuale si de perspectiva precum si efectuarii tuturor formelor de control;

asigurarea datelor necesare efectuarii inventarierii bunurilor materiale si a elementelor pentru analiza gradului de asigurare cu aceste bunuri a unitatilor M.A.I.

asigurarea controlului gestiunilor de bunuri materiale.

Evidenta contabila cantitativ-valorica se organizeaza in cadrul unitatilor M.A.I. care gestioneaza valori materiale, indiferent de provenienta sau surse de finantare a cheltuielilor si au prevazute in statele de organizare compartiment financiar-contabil.

Pentru unitatile ai caror comandanti nu au calitatea de ordonatori de credite, evidenta contabila cantitativ-valorica se va organiza de catre unitatile care le asigura din punct de vedere financiar.

Evidenta tehnic-operativa a bunurilor materiale in unitatile M.A.I. cuprinde urmatoarele domenii de activitate:

evidenta de gestiune a bunurilor materiale;

evidenta bunurilor materiale pe locuri de folosinta

evidenta de asigurare logistica avand ca sarcina intocmirea documentelor tehnic-operative specifice, precum si inregistrarea in documentele justificative a operatiunilor privind miscarile de bunuri materiale;

Evidenta tehnic-operativa se tine la toate locurile unde se primesc sau folosesc bunuri materiale.

2. Documente justificative ce se intocmesc in vederea tinerii evidentei cantitativ-valorice

Principalele operatiuni economico-financiare privind existenta si miscarea mijloacelor fixe sunt:

a)          iesiri de mijloace fixe din: achizitii de la agentii economici; transferuri; donatii; dezmembrari; investitii; prelucrari/transformari de bunuri materiale in ateliere proprii sau la terti; plusuri de inventar, precum si alte cai legale;

b)          iesire de mijloace fixe prin: transfer fara plata intre institutii publice; transferuri intre unitati M.A.I. vanzari catre persoane juridice sau fizice; degradari; lipsuri la inventariere; casari, precum si alte cai legale;

c)          miscari ale mijloacelor fixe in cadrul unitatii, care pot fi: de la magazie la locul de folosinta si invers; de la un loc de folosinta la altul;

d)          alte miscari: incheierea, custodia si trimiterea la bazele de reparatii specializate ale M.A.I.

Trimiterea la reparatii a armamentului si aparaturii artileristice la unitatile specializate din M.A.I. se face cu scaderea acestora din evidenta contabila si tehnic-operativa a unitatii detinatoare, la data expirarii.

Inchirierea sau lasarea in custodie a mijloacelor fixe la si de la persoanelor juridice din afara M.A.I., se va face numai cu respectarea prevederilor legale.

Documentele justificative de inregistrare in contabilitate a intrarilor bunurilor materiale sunt:

factura fiscala;

avizul de insotire a marfii;

procesul-verbal de transformare;

procesul-verbal de inchiriere

procesul-verbal de predare-primire in custodie;

procesul-verbal de predare-primire

procesul-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe de declasare a unor bunuri materiale;

procesul-verbal de inventariere;

act de mutatie a animalelor;

procesul-verbal de receptie;

procesul-verbal de receptie provizoriu;

procesul-verbal de punere in functiune;

Documentele justificative de inregistrare in contabilitate a iesirilor sunt:

factura;

avizul de insotire a marfii;

procesul-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe de declarare a unor bunuri materiale;

procesul-verbal de inventariere;

Documente privind alte miscari de mijloace fixe sunt:

bon de miscare a mijloacelor fixe;

avizul de insotire a marfii;

registrul inventar carti;

registrul de miscare a fondurilor;

fisa mijlocului fix;

fisa de cont pentru operatii diverse

Obiectele de inventar reprezinta bunuri materiale cu caracter functional sau de uz administrativ gospodaresc si se indeplinesc cel putin una din urmatoarele conditii legale:

au o valoare individuala mai mica decat cea stabilita de reglementarile legale pentru mijloacele fixe si durata de serviciu nelimitata;

au o durata de serviciu mai mica de un an si valoare nelimitata.

Din grupa obiectelor de inventar fac parte sau sunt asimilat acestora urmatoarele naturi de bunuri materiale:

scule, dispozitive, verificatoare, aparate de masura si control, indiferent e durata normala de functionare si valoarea lor;

echipamentul de protectie si de lucru, echipamentul si uniformele de serviciu, echipamentul si materialul sportiv, echipamentul alpin, lenjeria si accesoriile de pe pat, benzile de magnetofon si casetele audio-video car nu se imprima definitiv folosite in unitatile de invatamant si cultura

4. Scopul inventarierii si situatiile cand se executa

Inventarierea generala are ca scop principal stabilirea situatiei reale a patrimoniului administrat de fiecare unitate, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, stabilirea lipsurilor sau a plusurilor si luarea masurilor pentru inregistrarea in evidenta a plusurilor si recuperarea pagubelor de la persoanele vinovate.

Ca o concluzie inventarierea generala reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta in unitati a tuturor elementelor de pasiv si activ, cantitativ sau numai valoric, dupa caz la data la care se efectueaza.

Unitatile bugetare au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului la inceputul activitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii acestora, de regula cu ocazia incheierii exercitiului financiar, precum si in cazul fuzionarii sau incetarii activitatii, potrivit legii.

4. Comisiile de inventariere

Inventarierea patrimoniului se efectueaza de catre comisii de inventariere, formate din cel putin doua persoane, numite prin ordin de zi pe unitate. In O.Z.U., de numire se mentioneaza, in mod obligatoriu, componenta comisiei, numele presedintelui comisiei , modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii , data de incepere si terminare a operatiunilor.

Comisiile de inventariere sunt coordonate, de catre o comisie centrala numita, de asemenea, O.Z.U., care are ca sarcina sa organizeze, sa instruiasca, sa supravegheze si sa controleze modul de efectuare a operatiunilor de inventariere.

Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care tin evidenta gestiunii respective.

Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate si numai prin decizie scrisa, emisa de catre cei care i-au numit.

Obligatiile membrilor comisiei de inventariere:

a)      sa cunoasca si sa aplice prevederile normelor metodologice;

b)      sa-si desfasoare activitatea in plen si sa verifice existentul bunurilor materiale prin numarare, cantarire, masurare, etc. in vederea determinarii exacte a cantitatilor;

c)      sa stabileasca daca bunurile materiale indeplinesc conditiile legale pentru scoaterea din functiune declasare si casare;

d)      sa foloseasca aparate si instrumente de masurat verificate metrologic;

e)      sa intocmeasca documentele in mod corect si la timp si sa le prezinte comandantului unitatii pentru aprobare;

f)       sa calculeze si sa aplice coeficientii de perisabilitate la bunurile materiale la care s-au inregistrat minusuri, iar in cazul in care minusurile depasesc pierderile legale sa efectueze cercetarea administrativa.

5. Documentele ce se intocmesc la inventariere

In vederea bunei desfasurari a operatiunilor de inventariere, ordonatorul de credite au alte persoane, care au obligatia gestionarii patrimoniului trebuie sa ia masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:

organizarea depozitarii valorilor materiale grupate pe sortocotipuri, codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft;

tinerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiunile de valori materiale si acelei contabile si efectuare lunara a confruntarii datelor dintre aceste evidente;

participarea la lucrarile de inventariere a intregii comisii de inventariere;

asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaza, respectiv pentru sortare, asezare, cantarire, masurare, numarare etc.

dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate;

dotarea gestiunii cu doua randuri de incuietori diferite ale caror chei se pastreaza de presedintele comisiei si respectiv de gestionar.

Principalele masuri organizatorice care trebuie luate de catre comisia de inventariere sunt urmatoarele:

comisia de inventariere isi va executa lucrarile in plen;

gestioneaza valori materiale si in alte locuri de depozitare;

are plusuri sau minusuri in gestiune despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta;

a primit sau a eliberat valori materiale fara documente legale;

are documente de primire-predare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate;

detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;

are valori materiale nereceptionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au intocmit documentele aferente.

In listele de inventariere a materialelor prevazute la aliniatele de mai sus se mentioneaza modul cum s-a facut inventarierea, precum si datele tehnice care au stat la baza calculelor.

Toate bunurile ce se inventariaza se inscriu in listele de inventariere, varianta simplificata, grupate pe activitati, surse de finantare, iar in cadrul acestora pe gestiuni, responsabili, locuri de folosinta, grupe de bunuri si coduri aferente.

Inventarierea bunurilor materiale se va executa in asa fel incat existentul pe teren si situatia scriptica sa exprime realitatea din ultima zi a lunii anterioare inceperii inventarierii, atat pentru bunurile din patrimoniul propriu al unitatii cat si pentru cele apartinand tertilor, aflate temporar in pastrarea unitatii.

Se intocmesc liste de inventariere si pentru:

a)      bunurile aflata la unitati sau la diversi detinatori care executa misiuni in afara tarii;

b)      utilajele primite de la beneficiari pentru montaj neincorporat in lucrari;

c)      bunuri materiale propuse pentru scoatere din functiune, declasare si casare;

d)      animale de serviciu, pasarile si albinele;

e)      lucrarile de investitii si reparatii capitale, dezvoltari si modernizari aflate in administrarea institutiilor publice.

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic si inscrie in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa pe baza urmatoarelor documente:

a)      fisele de magazie;

b)      fisele de evidenta a obiectelor de inventar in folosinta;

c)      fisele de a stocurilor si obiectelor de inventar pe locuri de folosinta;

d)      fisa mijlocului fix

Lista de inventariere serveste ca document pentru stabilirea lipsurilor si a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii prin prelucrarea din listele de inventariere numai a pozitiilor cu diferente.

Datele privind preturile si valoarea elementelor patrimoniale cuprinse in listele de inventariere se preiau din urmatoarele documente contabile:

a)      fisele de cont analitic pentru valori materiale;

b)      fisa mijlocului fix;

c)      fisa de cont pentru operatiuni diverse

Valorificarea rezultatelor inventarierii se face cu respectarea prevederilor legale si consta in:

a)          acordarea compensarilor si scazamintelor in vederea stabilirii corecte a plusurilor si minusurilor din gestiune;

b)         inregistrarea plusurilor in evidenta tehnic-operativa si in contabilitate;

c)          inregistrarea minusurilor in contabilitate si in evidenta tehnic-operativa, precum si efectuarea cercetarii administrative in vederea stabilirii raspunderii materiale pentru acele lipsuri daca este cazul;

d)         efectuarea propunerilor de scoatere din functiune a mijloacelor fixe, care indeplinesc conditiile tehnice si legale prevazute;

e)          efectuarea propunerilor declasare si casare a obiectelor de inventar uzate si a materialelor degradate, atipice sau cu termen de valabilitate expirat;

f)           efectuarea propunerilor de redistribuire, de transfer sau valorificare al tertilor a bunurilor materiale declarate disponibile de compartimentele logistice de specialitate;

g)         darea la scadere a pagubelor constatate cu ocazia inventarierii, daca in urma cercetarii administrative s-a stabilit ca sunt conditiile pentru aceasta;

h)         alte operatiuni necesare si legale dispuse de ordonatorul de credite sau organul de control care a dispus efectuarea inventarierii.

Bibliografie: Instructiuni M.I., nr. 1031/1999. H.G. nr. 831/1997