Documentatia

1. Delimitari privind documentatia

Orice tranzactie, pentru a putea fi inregistrata in conturi, trebuie mai intai consemnata in documente care sa ateste infaptuirea ei. Aceasta, deoarece inregistrarea in conturi se face numai dupa ce acestea au avut loc, iar una din cerintele contabilitatii o constituie fundamentarea si justificarea tuturor datelor sale pe baza de documente.

Totalitatea documentelor, ca purtatori materiali de informatii, constituie documentatia unitatii patrimoniale

Practic, notiunea de documentatie cuprinde toate documentele care intervin de-a lungul intregului ciclu contabil, atat documentele primare, cat si cele care constituie instrumente specifice metodei contabilitatii: jurnalul, contul, balanta de verificare, bilantul.

2. Documentele justificative

Operatiile economice si financiare se consemneaza, in momentul efectuarii, in documente, numite documente justificative. Standardele de contabilitate internationale, definesc documentele justificative ca fiind documente primare care probeaza legal o operatiune.

Continutul documentelor justificative este dat de existenta urmatoarelor elemente principale:

o        denumirea documentului;

o        numarul si data documentului;

o        denumirea si sediul intreprinderii, al serviciului sau al sec-torului, dupa caz, care a intocmit documentul;

o        mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei, daca este cazul;

o        continutul operatiei economice sau financiare;

o        temeiul legal al efectuarii operatiei (acolo unde este cazul);

o        datele cantitative si/sau valorile aferente operatiei economice si financiare efectuate;

o        semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiei, ale celor care avizeaza si ale celor in drept sa aprobe operatia respectiva, precum si alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor in documentele justificative.

De regula, documentele justificative se intocmesc la locul de munca in cadrul caruia se produce operatia economica sau financiara respectiva.

Intocmirea documentelor justificative se face pe formulare tipizate sau netipizate, dupa caz, iar completarea se face manual sau automatizat.

Dupa intocmire (completare), documentele justificative sunt su-puse operatiei de prelucrare. Aceasta consta in sortarea documentelor pe operatii, daca este cazul, in precontabilizarea lor prin cumularea mai multor documente justificative si obtinerea de documente centralizatoare. Se procedeaza apoi la verificarea de forma, aritmetica si de fond (pentru a se constata legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea si economicitatea operatiilor consemnate in documente), iar in final, inregistrarea in contabilitate a datelor inscrise in documentele justificative.

In vederea inregistrarii in contabilitate, se procedeaza la contarea documentelor justificative, prin inscrierea simbolurilor con-turilor in care urmeaza sa se incadreze operatia consemnata in acestea.

3 Registrele contabile

Datele consemnate in documentele justificative sunt inregistrate in ordine cronologica si grupate in registrele contabile. Acestea se prezinta sub forma unor registre legate, fise si situatii ale caror continut si forma corespund scopului pentru care se tin.

Principalele registre ce se folosesc, obligatoriu, in contabilitate sunt: Registrul-jurnal, Cartea-mare si Registrul-inventar.

Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu in care se inregistreaza, prin articole contabile, in mod cronologic, operatiile patrimoniale, prin respectarea succesiunii documentelor, dupa data de intocmire sau intrare a acestora in unitate.

Forma registrului-jurnal general se prezinta astfel (tabelul 1):

Tabelul 1

Unitatea.

Registru-jurnal

Registrul "Cartea-mare" este un document contabil obliga-toriu in care se inscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, inregistrarile efectuate in registrul-jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldurile finale.

Formularele folosite drept registru "Cartea-mare" pot imbraca diverse forme, cum ar fi: fise de cont pentru operatiuni diverse, fise de cont sah sau pe conturi corespondente, forma "Cartea-mare" centra-lizatoare.

a) Fise de cont pentru operatiuni diverse (tabelul 2).

Tabelul 2

Unitatea.

b) Fise de cont sah sau pe conturi corespondente (tabelul ):

Tabelul 3

Unitatea

c) Forma "Cartea-mare" centralizatoare (tabelul 4.):

Tabelul 4

Unitatea

Cartea-mare

Tipurile de registre prezentate se folosesc in cadrul tuturor tehnicilor de prelucrare si inregistrare a datelor. Ceea ce diferentiaza un registru de altul, in conditiile folosirii unor tehnici de prelucrare diferite, este forma pe care o imbraca, continutul ramanand acelasi.

Registrul-inventar este documentul contabil in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil.

Registrul-inventar cuprinde doua parti: listele de inventariere si recapitulatia inventarului. In cadrul recapitulatiei, datele preluate din listele de inventariere sunt grupate pe structurile patrimoniale de activ si pasiv.

Modelul Registrului-inventar se prezinta astfel (tabelul 5):

Tabelul 5

Registrul inventar

Unitatea

4. Documentele contabile de sinteza

Pentru ca datele contabilitatii sa poata fi folosite in mod eficient in procesul de conducere, pentru luarea celor mai bune decizii mana-geriale, se impun centralizarea si sintetizarea lor periodica. Acestei cerinte de centralizare si sintetizare ii corespund documentele conta-bile de sinteza (situatiile financiare sau conturile anuale).

Documentele contabile de sinteza cuprind:

Bilantul

Contul de profit si pierdere

Note explicative