PROCESUL GENERIC AL AUDITULUI

1 AUDITUL INTERN     - INSTRUMENT EFICACE DE GESTIONARE PENTRU MANAGERUL COMPANIEI

Notiunea "calitate" a evoluat mult incepand cu anii 1950-1960. Asimilata la inceput cu controlul, functia "calitate" a devenit in prezent o functie de gestionare extinsa la ansamblul activitatilor companiei; ea vizeaza nu numai o buna asigurare a calitatii produselor si serviciilor, dar si o imbunatatire a eficientei functionarii companiei.

Figura 1 arata locul auditului in dezvoltarea unei strategii de imbunatatire continua a calitatii in cadrul unei companii.

Auditul calitatii este utilizat in primul rand in demersul pentru un diagnostic initial, astfel incat sa permita punerea in evidenta a principalelor actiuni posibile de imbunatatire . Nici un medic cu adevarat profesionist nu va pune un diagnostic fara sa evalueze corect, stadiul prezent al pacientului.

Auditul diagnostic al stadiului actual al sistemului de management are rolul de a furniza informatii privind gradul de conformare al organizatiei fata de cerintele standardelor ISO 9001 , ISO 14001 si OHSAS 18001, informatii referitoare la problemele pe care organizatia le are si la modul in care implementarea sistemului de management le poate rezolva.

Fara a face nimanui procese de intentie, constatam in practica adoptarea principiului "merge si asa" si invocarea lipsei resurselor financiare, uitandu-se ca de fapt, a face ordine si curatenie in propria "gradina" inseamna in primul rand a-ti identifica punctele slabe, a le recunoaste si a te organiza pentru a le rezolva.

Instrumentul utilizat in acest scop este auditul.

Auditul este instrumentul managerial care ofera date si informatii utilizate de Directorul General in actul de decizie necesar pentru a-si conduce "corabia" pe o mare nu tocmai prietenoasa, aceea a unei piete concurentiale din ce in ce mai puternice si a unei legislatii complexe.

Un bun manager va investi intr-un astfel de instrument daca doreste ca aceasta "corabie" sa supravietuiasca.

Dupa aplicarea acestor actiuni de imbunatatire , auditul calitatii este folosit din nou pentru asigurarea ireversibilitatii situatiei si pentru detectarea noilor piste de progres.

Imbunatatirea continua a calitatii se obtine asadar prin reveniri succesive.

Pentru ilustrarea modului in care auditul contribuie la stabilizarea cunostintelor - experientelor pentru progres, se utilizeaza reprezentarea lui Deming (figura 2).

AUDITUL EXTERN AL CALITATII - INSTRUMENT DE ASIGURARE A CALITATII PENTRU CLIENT

Auditul calitatii este realizat, de asemenea, pentru a raspunde nevoilor unui client care vrea sa-si consolideze increderea intr-un subcontractant, in scopul stabilirii unor relatii de parteneriat construite pe baze solide.

FIG.13 - Formalizarea asigurarii calitatii si auditul

2 AUDITUL     - Definitie

Proces sistematic , independent si documentat in scopul obtinerii de dovezi de audit si evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina masura in care sunt indeplinite criteriile de audit.

(SR EN ISO 9000, pct. 3.1)

Seriile de standarde ISO 9000 si ISO 14000 subliniaza importanta auditurilor ca un instrument de management pentru monitorizarea si verificarea implementarii eficace a politicii organizatiei referitoare la calitate si/sau mediu

De asemenea, auditurile sunt o parte importanta a activitatilor de evaluarea conformitatii cum sunt certificarea/inregistrarea externa precum si a evaluarii si supravegherii lantului de furnizare.

Standardul international SR EN ISO 19011 furnizeaza indrumari pentru managementul programelor de audit, desfasurarea a auditurilor interne sau externe a sistemelor de management al calitatii si/sau de mediu, precum si referitoare la competenta si evaluarea auditorilor.

SECTIUNEA 10 - PRINCIPII DE AUDITARE

Comportament etic

Prezentare corecta

Responsabilitatea profesionala

Independenta

Abordarea bazata pe dovezi

Auditarea se caracterizeaza prin faptul ca se bazeaza pe un numar de principii. Acestea fac din audit un instrument eficace si de incredere in sustinerea politicilor managementului si controalelor efectuate de management, care furnizeaza informatii pe baza carora o organizatie poate actiona pentru a-si imbunatati performanta. Aderarea la aceste principii este o conditie prealabila pentru a furniza concluzii ale auditului care sa fie relevante si suficiente precum si pentru a da posibilitatea ca auditorii care lucreaza independent unul de altul sa ajunga la concluzii similare, in circumstante similare.

Principiile urmatoare se refera la auditori:

a)      Comportament etic - baza profesionalismului

Increderea, integritatea, confidentialitatea si discretia sunt esentiale pentru auditare.

b)      Prezentare corecta - obligatia de a raporta cu sinceritate si cu acuratete

Constatarile auditului, concluziile auditului si rapoartele de audit reflecta cu sinceritate si acuratete activitatile de audit. Obstacolele semnificative intalnite pe parcursul auditului si opiniile divergente si nerezolvate dintre echipa de audit si auditat sunt raportate.

c.       Responsabilitatea profesionala - aplicarea perseverentei si a judecatii in auditare

Auditorii actioneaza cu grija in concordanta cu importanta sarcinii pe care o efectueaza si cu increderea acordata de catre clientii auditului si de alte parti interesate. Un factor important este sa aiba competenta necesara.

Urmatoarele principii se refera la audit care este prin definitie independent si sistematic.

d.      Independenta - baza pentru impartialitatea auditului si obiectivitatea concluziilor auditului

Auditorii sunt independenti de activitatea pe care o auditeaza si nu sunt supusi nici unor influente si conflicte de interese. Auditorii mentin o gandire obiectiva pe intreg parcursul procesului de audit pentru a se asigura ca se bazeaza numai pe dovezi in stabilirea constatarilor si a concluziilor auditului.

e.       Abordarea bazata pe dovezi - metoda rationala prin care intr-un proces sistematic de audit se ajunge la concluzii credibile si, reproductibile .

Dovada auditului este verificabila. Se bazeaza pe esantioane ale informatiei disponibile, din moment ce un audit este desfasurat intr-o perioada limitata de timp si cu resurse limitate. Utilizarea corespunzatoare a esantionarii este strans legata de increderea care poate fi acordata concluziilor auditului.

Indrumarile din capitolele care urmeaza in acest standard international se bazeaza pe principiile enuntate mai sus.

CALITATILE UNUI AUDITOR

PERCEPTIVITATE -    Abilitatea de a rezolva o problema rapid, dar fara concluzii pripite.

PERSEVERENTA    - Abilitatea de a depasi obstacolele

si de a mentine cursul planificat al evenimentelor.

PRIVIRE DE - Abilitatea de a studia diferite

ANSAMBLU/    puncte de vedere si de a se

FLEXIBILITATE    adapta la circumstante.

ABORDARE    - Abilitatea de a aborda o problema

SISTEMATICA     in mod sistematic si logic si de a defini responsabilitatile in domeniul de investigare.

SOCIABILITATE    - Abilitatea de a comunica si lucra cu

oameni de la toate nivelele de la muncitori necalificati la conducerea generala si de a pastra controlul de-a lungul numeroaselor interviuri.

USURINTA IN - Abilitatea de a exprima oral sau in

EXPRIMARE scris in mod clar idei si

propuneri

APTITUDINI    - Abilitatea de a investiga si

TEHNICE/ determina gradul de conformitate

PROFESIONALE     al SMM cu cerintele standardului in toate etapele procesului de productie.

SECTIUNEA 11 - CONDUCEREA UNUI PROGRAM DE AUDIT

Un program de audit poate include unul sau mai multe audituri in functie de marimea, natura si complexitatea organizatiei care urmeaza a fi auditata. Aceste audituri pot avea o diversitate de obiective si pot de asemenea sa includa audituri comune sau combinate (a se vedea Notele 3 si 4 de la definitia auditului 3.1).

Un program de audituri include de asemenea toate activitatile necesare pentru planificarea si organizarea tipurilor si numarului de audituri, precum si pentru furnizarea resurselor pentru desfasurarea eficace si eficienta a acestora in cadrul intervalului de timp specificat.

O organizatie poate stabili mai mult de un program de audituri.

Managementul de la cel mai inalt nivel al organizatiei ar trebui sa acorde autoritatea pentru conducerea programului de audit. Cei responsabili de conducerea programului de audit ar trebui:

a)      sa stabileasca, sa implementeze, sa monitorizeze, sa analizeze si sa imbunatateasca programul de audit;

b)      sa identifice resursele necesare si sa se asigure ca sunt furnizate;

Exemple de obiective ale programului de audit

Exemplele de obiective ale programului de audit includ urmatoarele:

a)      sa indeplineasca cerintele pentru certificare ale unui standard pentru sistemul de management

b)      sa verifice conformitatea cu cerintele contractuale;

c)      sa obtina si sa mentina incredere in capabilitatea furnizorului;

d)      sa contribuie la imbunatatirea sistemului de management.

Responsabilitati ale programului de audit

Responsabilitatea pentru conducerea unui program de audit ar trebui sa fie atribuita uneia sau mai multor persoane fizice care au o intelegere generala a principiilor de audit, a competentei auditorilor si a aplicarii tehnicilor de audit. Ei ar trebui sa aiba abilitati de management precum si intelegerea aspectelor tehnice si de afaceri, relevanta activitatilor care urmeaza sa fie auditate.

Celor carora li s-a atribuit responsabilitatea pentru conducerea programului de audit ar trebui sa:

a)      stabileasca obiectivele si amploarea programului de audit,

b)      stabileasca responsabilitatile si procedurile precum si sa se asigure ca sunt furnizate resursele,

c)      se asigure de implementarea programului de audit,

d)      se asigure ca sunt mentinute inregistrari adecvate ale programului de audit,

e)      monitorizeze, analizeze si imbunatateasca programul de audit.

	Fig.10 Fluxul procesului pentru managementul unui program de audit.
		Fig.1 Ilustrarea fluxului de proces pentru managementul unui program de audit

Resursele programului de audit

Atunci cand se identifica resurse pentru un program de audit, ar trebui sa se ia in considerare urmatoarele:

a)      resursele financiare necesare pentru a dezvolta, implementa, conduce si imbunatati activitatile de audit;

b)      tehnicile de audit;

c)      procesele de realizare si mentinere a competentei auditorilor, precum si de imbunatatire a performantei auditorului;

d)      disponibilitatea auditorilor si a expertilor tehnici, care au competenta corespunzatoare obiectivelor specifice ale unui program de audit;

e)      amploarea programului de audit, si;

f)       timpul de calatorie, cazarea si alte nevoi de auditare.

Procedurile programului de audit ar trebui sa trateze:

a)      planificarea si programarea auditurilor;

b)      asigurarea competentei auditorilor si a conducatorilor echipei de audit;

c)      selectarea echipelor de audit corespunzatoare si desemnarea rolurilor si responsabilitatilor;

d)      desfasurarea a auditurilor;

e)      desfasurarea auditurilor de urmarire, daca este aplicabil;

f)       mentinerea inregistrarilor programului de audit;

g)      monitorizarea realizarii si a eficacitatii programului de audit;

h)      raportarea catre managementul de la cel mai inalt nivel a realizarilor globale ale programului de audit.

Implementarea programului de audit

Implementarea unui program de audit ar trebui sa trateze urmatoarele:

a)      comunicarea programului de audit partilor relevante;

b)      coordonarea si programarea auditurilor si a altor activitati relevante pentru programul de audit;

c)      stabilirea si mentinerea unui proces pentru evaluare a auditorilor si a dezvoltarii profesionale continue a auditorilor, in concordanta cu 7.6 si 7.5;

d)      asigurarea selectarii echipelor de audit;

e)      furnizarea catre echipele de audit a resurselor necesare ;

f)       asigurarea desfasurarii auditului conform programului de audit;

g)      asigurarea controlului inregistrarilor activitatilor de audit;

h)      asigurarea analizei si aprobarii rapoartelor de audit si asigurarea difuzarii lor catre clientul auditului si alte parti specificate;

i)        Asigurarea activitatilor de urmarire rezultate din audit, daca este aplicabil;

Monitorizarea si analizarea programului de audit

Implementarea programului de audit ar trebui sa fie monitorizata si analizata la intervale corespunzatoare pentru a evalua daca obiectivele sale au fost indeplinite si pentru a identifica oportunitatile de imbunatatire. Rezultatele ar trebui raportate managementului de la cel mai inalt nivel.

Ar trebui utilizati indicatori de performanta pentru a monitoriza caracteristici cum ar fi:

Capabilitatea echipelor de audit de a implementa planul de audit;

conformitatea cu programele si programarile de audit;

feedback-ul de la clientii auditului, auditati si auditori.

Analiza programului de audit ar trebui sa ia in considerare, de exemplu:

a)      rezultate si tendinte din monitorizare;

b)      conformitatea cu procedurile;

c)      nevoile si asteptarile aparute ale partilor interesate;

d)      inregistrarile programului de audit;

e)      practici noi sau alternative de audit;

f)       consecventa realizarilor echipelor de audit in situatii similare.

Rezultatele analizelor programului de audit pot conduce la actiuni corective si preventive si la imbunatatirea programului de audit.