APROVIZIONAREA

1. Definire

Definitie

Aprovizionarea (numita in unele lucrari de specialitate procurare, cumparare sau achizitie) reprezinta una din activitatile importante ale sistemului logistic al organizatiei si are ca scop determinarea si obtinerea de materii prime, materiale, semifabricate, produse finite, combustibil, energie, componente de intretinere - reparatii - exploatare, echipamente de productie (masini, utilaje, instalatii) sau de birou si servicii necesare pentru desfasurarea proceselor de realizare a produselor sau de prestare a serviciilor.

Caracteristici

• Obiectul aprovizionarii - materii prime, materiale, semifabricate, etc. - poarta denumirea de furnituri sau componente de aprovizionat.
• Desfasurarea aprovizionarii necesita: elaborarea unor decizii pe termen mediu si lung, considerarea furnizorilor ca parteneri, asigurarea calitatii prescrise, personal specializat, integrarea activitatii in procesul de realizare a produselor sau de prestare a serviciilor.
• Aprovizionarea presupune obtinerea materiilor prime, materialelor, semifabricatelor, etc. necesare desfasurarii procesului de productie sau de prestare a serviciilor, fundamentata (tip, calitate, cantitate, durata), cu un nivel al preturilor de achizitie considerat acceptabil pentru organizatie si o selectie atenta a surselor de obtinere.
• Obiectivele aprovizionarii sunt considerate: asigurarea la momentul potrivit a materiilor prime, materialelor, semifabricatelor, etc.; realizarea celei mai avantajoase combinatii dintre tip, calitate, pret; reducerea pierderilor legate de stocare; dezvoltarea unor relatii de parteneriat cu furnizorii si mentinerea celor care raspund solicitarilor organizatiei; identificarea si dezvoltarea unor surse alternative de aprovizionare; urmarirea evolutiei si a cerintelor pietei interne si externe; recrutarea, selectarea, promovarea si motivarea personalului ce se ocupa de aprovizionare.

• Activitatea de aprovizionare cuprinde urmatoarele actiuni principale:

prognoza componentelor ce formeaza obiectul aprovizionarii;

stabilirea necesarului de aprovizionat;

studierea si alegerea furnizorilor;

contractarea si achizitionarea componentelor de aprovizionat;

receptia, depozitarea, manipularea, stocarea componentelor de aprovizionat;

planificarea si programarea aprovizionarii compartimentelor de productie si a altor componente structurale ale organizatiei;

eliberarea si expedierea componentelor de aprovizionat din depozite/magazii;

evidenta si raportarea activitatii.

• In practica organizatiilor se intalnesc urmatoarele sisteme de aprovizionare:

aprovizionarea directa de la organizatiile producatoare;

aprovizionarea prin tranzit (contractul cu producatorii il incheie o organizatie ce se ocupa cu comertul en gros, iar livrarea se face direct organizatiei producatoare);

aprovizionarea directa (din depozitele unei organizatii ce se ocupa cu comertul en gros.

2. Identificarea, evaluarea si selectia furnizorilor

Pentru asigurarea desfasurarii activitatii, a realizarii produselor/serviciilor, organizatia are nevoie de componente de aprovizionat pe care le poate procura de la diversi furnizori.

In functie de schimbarile din evolutia organizatiei, de modificarile aparute pe piata unde aceasta actioneaza, managementul trebuie sa se preocupe de formarea unui grup de furnizori la care sa apeleze ori de cate ori are nevoie.

Pentru formarea grupului de furnizori acceptati, organizatia are mai multe directii de actiune:

• renuntarea la furnizorii care nu au respectat conditiile contractuale sau de calitate;
• identificarea unor noi surse de aprovizionare;
• mentinerea sau dezvoltarea relatiilor cu furnizorii care au raspuns criteriilor de cantitate, calitate, costuri, termene de livrare, sau care au dat dovada de flexibilitate in asigurarea rezolvarii comenzilor urgente sau speciale ale organizatiei cumparatoare.

Procesul de identificare, evaluare si selectie a furnizorilor presupune parcurgerea urmatoarelor faze:

• Identificarea furnizorilor existenti folosind surse variate de informatii.
• Stabilirea criteriilor de selectie a furnizorilor:

siguranta la furnizori (starea financiara, realizari, mod de colaborare);

evolutia preturilor la furnizori;

evidenta livrarilor (timp, cantitate, calitate);

facilitati create de furnizor (servicii suplimentare, preturi practicate, mod de furnizare a informatiilor);

compararea performantelor furnizorilor si mentinerea contactelor cu mai multi furnizori;

proximitatea surselor de aprovizionare (furnizori locali, furnizori aflati la distante mari);

marimea furnizorilor (mici, mari);

piata de provenienta (interna, externa, etc.).

• Evaluarea furnizorilor se fundamenteaza pe baza criteriilor de selectie completate cu informatii suplimentare obtinute pe baza chestionarelor, consultarea unor surse complementare elaborate de institutii specializate.
• Selectia furnizorilor in functie de datele si informatiile obtinute in fazele anterioare si de existenta unor criterii decizionale:

marimea furnizorilor si gradul de dotare tehnica;

localizarea furnizorilor;

solutionarea reclamatiilor;

modul de acceptare - returnare a produselor;

aptitudinile si atitudinile personalului si impactul sindicatelor;

capacitatea si cooperarea managementului;

performantele in cadrul comenzilor urgente;

viteza de dezvoltare;

referintele de afaceri;

baza de clienti ai furnizorului, etc.

In cazul unor vizite la furnizor, pentru definitivarea selectiei se urmaresc, in general, urmatoarele informatii:

• atitudinea personalului
• echipamentele de productie
• controlul calitatii
• competenta personalului tehnic si a managementului.

Toate aceste elemente detaliate despre furnizor asigura o selectie corecta a acestuia in functie de necesitatea beneficiarului (cumparatorului).

Procesul de identificare, evaluare si selectie a furnizorilor presupune culegerea si prelucrarea de date si informatii numeroase, care provin din surse primare si secundare organizatiei:

baze de date create in cadrul organizatiei;

publicatia organizatiei;

note interne;

persoane de specialitate (din productie, forta de vanzare, personal tehnic, proiectanti);

cataloage proprii ale producatorilor si comerciantilor;

anuarele de organizatia;

publicatii de specialitate;

baze de date (online, offline);

targuri si expozitii;

agenti de cumparari;

organizatii specializate in marketing;

asociatii patronale;

camere de comert si industrie;

asociatii profesionale ale specialistilor dintr-un anumit domeniu;

.intr-unatasati comerciali ai ambasadelor;

agenti de vanzari. 

Procesul de identificare, evaluare si selectie a furnizorilor este necesar din urmatoarele motive:

• schimbarea nomenclatorului de produse/servicii al organizatiilor producatoare;
• modificari ale cererii beneficiarilor pentru unele produse/servicii;

• schimbari ale situatiei economice a unora dintre furnizori (incapacitatea de a onora contractele si comenzile, modificari ale obiectului de activitate, reorientari pe alte piete);
• cheltuieli ridicate asociate aprovizionarii de la anumiti furnizori;
• reorientari ale organizatiilor producatoare spre alti furnizori;
• aparitia pe piata a produselor/serviciilor substituibile;
• extinderea activitatii proprii de productie sau de comercializare pe alte piete.

3. Importanta aprovizionarii in logistica si in obtinerea

profitabilitatii organizatiilor

Considerata pana nu demult o sursa de cheltuieli, aprovizionarea in conceptia moderna a organizatiei contribuie la obtinerea profitului acesteia prin economiile pe care le poate realiza.

Dintre modalitatile prin care aprovizionarea poate asigura un nivel redus de cheltuieli si deci poate influenta pozitiv profitabilitatea organizatiei, se pot mentiona:

Obtinerea unor preturi de achizitionare favorabile prin:

• reduceri de preturi din partea furnizorilor actuali;
• contractarea unor cantitati mai mari de aprovizionat si obtinerea de preturi diminuate;
• cooperarea cu alte organizatii pentru realizarea in comun a aprovizionarii de la un anumit furnizor, in scopul reducerii preturilor;
• identificarea unor noi furnizori si incercarea de obtinere a unor preturi mai mici decat cele practicate de furnizorii actuali;
• achizitionarea de componente de aprovizionat in perioada campaniilor promotionale, cand se fac reduceri de preturi;
• includerea in contracte a unor clauze de protectie a preturilor;
• achizitionarea anticipata a unor cantitati suplimentare in situatia in care se anticipeaza cresteri ale preturilor;
• valorificarea reducerilor de pret din partea furnizorilor, atunci cand plata se face intr-un interval mai scurt decat cel uzual.

Negocierea unor conditii de plata avantajoase prin modificarea intervalelor de decontare, dar si a formei de efectuare a platii (prin CRC, numerar, etc.)

Identificarea unor componente de aprovizionat substituibile, care pot avea preturi reduse in aceleasi conditii de calitate.

Reproiectarea produselor si schimbarea in acest fel a materiilor prime, materialelor, semifabricatelor si care vor avea impact asupra reducerii preturilor de achizitie.

Reducerea cheltuielilor de aprovizionare prin:

• rationalizarea stocurilor de componente de aprovizionat existente in depozite;
• alegerea unor modalitati de transport mai eficiente;
• identificarea unor furnizori plasati in zone apropiate de organizatia cumparatoare.

Participarea aprovizionarii la obtinerea profitului organizatiei si la functionarea sistemului de logistica este stabilita de urmatoarele conditii:

componentele de aprovizionat (exprimate in cheltuielile cu materii prime, materiale, semifabricate, etc.) detin o pondere insemnata in costurile totale;

• preturile componentelor de aprovizionat inregistreaza fluctuatii nesemnificative pe termen scurt;
• inovatia reprezinta o preocupare, dar si o posibilitate pentru organizatie;
• pietele produselor/serviciilor organizatiei producatoare au o structura complexa, cuprind organizatii competitive, au multiple legaturi de interconditionare si dependenta.

4. Stabilirea necesarului de aprovizionat

Stabilirea necesarului de aprovizionat se face in functie de: necesarul de consum pe produs, normele, normativele de consum, planul/programul de productie, contractele economice incheiate, informatiile primite din diferite activitati (pregatire, programare, lansare, urmarire a produsului, marketing).

De asemenea, se stabileste din timp lista de componente ce urmeaza a fi obtinute din cooperare, lista de echipamente ce urmeaza a fi inlocuite, precum si lista cu necesarul de noi echipamente solicitate de procesul tehnologic.

Lista de echipamente se intocmeste pe baza analizei unor informatii privind:

• reducere a cheltuielilor direct productive;
• reducerea cheltuielilor pentru activitati auxiliare (intretinere, reparatii, etc.);
• cresterea fiabilitatii si mentenabilitatii echipamentelor;
• satisfacerea cerintelor beneficiarilor (clientilor);
• cresterea duratei de exploatare a echipamentelor;
• utilizarea capacitatilor de productie la nivelul cerut de procesul tehnologic;
• adaptarea la schimbari privind sortimentul de produse.

In stabilirea necesarului de aprovizionat se au in vedere urmatoarele:

• contractele incheiate;
• produsele ce urmeaza a se realiza si cantitatile planificate;
• timpul de fabricatie si data livrarii;
• procesele/procedeele noi necesare la realizarea nomenclatorului de produse;
• cerintele pietelor de desfacere a produselor/prestare a serviciilor.

5. Receptia componentelor de aprovizionat

Receptia componentelor de aprovizionat se exprima prin identificarea si verificarea cantitativa si calitativa a acestora, la care participa delegati ai furnizorului si ai beneficiarului (in acest caz, organizatia producatoare sau prestatoare de servicii).

Receptia componentelor de aprovizionat se bazeaza pe:

• contractele sau comenzile de aprovizionare;
• continutul standardelor interne sau internationale, a normelor sau normativelor de asigurare a calitatii;
• regulile stabilite de organizatie privind verificarea cantitativa si calitativa;
• analizele de laborator ce urmeaza a fi efectuate la receptia marfurilor.

Prin receptie se obtin urmatoarele efecte:

• confirma obtinerea cantitatii si calitatii componentelor de aprovizionat;
• stabileste data trecerii acestora in patrimoniul beneficiarului;
• determina data la care beneficiarul are obligatia sa plateasca furnizorului;
• stabileste data de la care incepe termenul de garantie a calitatii.