Comunicarea scrisa in afaceri

Comunicarea scrisa in afaceri

1 Caracterizarea si eficientizarea comunicarii scrise

Caracteristicile mesajului scris sunt:

- are anumite restrictii de utilizare;

- trebuie sa fie conceput explicit;

- implica un control exigent privind informatiile, faptele si argumentele folosite;

- poate fi exprimat sub diferite forme;

- este judecat dupa fondul si forma textului;

Un indicator care caracterizeaza comunicare scrisa este lizibilitetea. Pentru masurarea lui se recomanda

metoda Flesch, care consta in calculul lungimii medii a propozitiei si al numarului mediu de silabe pentru

fiecare 100 de cuvinte. Pentru textele normale care trebuie citite si intelese de circa 83% dintre oameni,

media lungimii propozitiei trebuie sa fie de 15 - 17 cuvinte, cu 147 silabe la 100 de cuvinte.

2 Documentele si functia lor

Documentul reprezinta un act scris in care se consemneaza fapte, fenomene sau decizii.

In functie de continutul si destinatia lor rolul documentelor se manifesta pe multiple planuri.

Principalele functii ale documentelor sunt:

- de consemnare letrica si cifrica, cantitativa si valorica;

- functie juridica, conferita de caracterul de acte justificative;

- functia de calculatie, atunci cand se calculeaza veniturile si cheltuielile;

- functia de control economic si financiar, actele servind la verificarea activitatilor desfasurate.

Indeplinirea functiilor mentionate de catre documente este conditionata de calitatea si operativitatea

intocmirii lor, de viteza cu care circula de la locul intocmirii si pana la locul inregistrarii si valorificarii lor.

3 Clasificarea documentelor utilizate in afaceri

Pentru a se folosi documentul adecvat fiecarei operatiuni, trebuie sa se tina seama de o anumita clasificare

a documentelor si anume:

-Dupa natura operatiilor la care se refera, documentele pot fi:

a. Documente privind activitatea financiara-contabila: documentele privind salariile, rezultatele

financiare etc.

b. Documente privind alte activitati: documente privind activitatea de cercetare, proiectare, investitii,

programarea si urmarirea productiei etc.

- Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc, documentele se impart in:

a. Documente de dispozitie, prin care se transmite ordinul de a executa o operatie economica, precum :

dispozitia de plata, dispozitia de livrare, ordinul de plata, comanda.

b. Documente justificative , care cuprind date cu privire la executarea operatiilor economice: factura,

chitanta, bonul de consum, etc.

c. Documente mixte, care reunesc trasaturi ale documentelor de dispozitie cu ale celor justificative,

cuprinzand date privind dispozitia de executare a operatiei, dar si dovada infaptuirii ei: cererea de dispozitie

de plata, statul de plata al salariului.

- Dupa locul intocmirii si circulatiei, documentele pot fi:

a. Documente interne, intocmite in cadrul intreprinderii si circula fie numai in interiorul acesteia ( bonul

de consum, statele de plata a salariilor ), fie catre exterior (dispozitiile de plata, facturile).

b. Documente externe, intocmite de alte persoane fizice si juridice cu care se aflain raporturi

contractuale (factura furnizorului, extrasul de cont).

- Dupa modul de intocmire si continut, documentele pot fi:

a. Documente primare, acestea cuprind operatiile economico-financiare in momentul si la locul producerii

lor: bonul de consum, factura, chitanta.

b. Documente centralizatoare, se intocmesc pe baza documentelor primare cu scopul de a grupa

operatiile de acelasi fel, dintr-o anumita perioada.

- Dupa forma de prezentare, se disting urmatoarele tipuri de documente:

a. Documente tipizate, acestea continand un text si o forma prestabilita (formulare tip) si sunt obligatorii

pentru toate categoriile de utilizatori din economia nationala.

b. Documente netipizate, sunt specifice unor ramuri de activitate sau unor institutii si se intocmesc pe

formulare specifice sau pe hirtie simpla.

- Dupa regimul de tiparire, documentele pot fi:

a. Documente intocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tiparire, numerotare,

gestionare: delegatia, factura de expeditie.

b. Documente obisnuite (fara regim special) sunt acelea care au un regim intern de circulatie (specific

fiecarei intreprinderi).

- Dupa suportul care depoziteaza informatia, se disting urmatoarele tipuri de documente:

a. documente pe suport de hartie.

b. documente pe suporturi optico-magnetice (hard-disk, discheta, CD, DVD, memorie flash)

- Dupa numarul operatiilor economice pe care le cuprind, documentele pot fi:

a. Documente singulare - cuprind date legate de o singura operatie economica.

b. Documente cu operatii multiple - cuprind date legate de mai multe operatii economice de acelasi fel.

- Dupa modul in care sunt intocmite, se deosebesc:

a. documente intocmite manual.

b. documente intocmite cu ajutorul mijloacelor tehnice moderne (masini de scris, calculatoare).

4.4 Modalitati si reguli pentru a lucra cu documentele

Intocmirea si continutul documentelor

Documentele pot varia atat din punct de vedere al marimii, formatului si continutului, cat si din punctul de

vedere al modului de intocmire ai al mijloacelor utilizate pentru prelucrarea datelor cuprinse in documente.

Documentele pot fi completate fie manual fie cu mijloace tehnice moderne. Intocmirea manuala a

documentelor se poate realiza cu cerneala, cu pasta sau creion chimic, insa prezinta cateva dezavantaje:

necesita un volum mare de munca, nu asigura calitate superioara si pot apare greseli care sunt mai greu de

rectificat. In schimb, intocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimina aceste dezavantaje, dar impune

anumite limite cu privire la marimea, continutul si formatul documentelor.

Daca se strecoara greseli in intocmirea documentelor, acestea pot fi corectate, dar numai cu respectarea

anumitor reguli: nu se admit stersaturi, razuituri, etc.; rectificarea greselilor se face prin taierea cu o linie a

textului sau a sumei gresite , in asa fel incit sa se poata citi ceeea ce a fost gresit, apoi se scrie deasupra

textul sau suma corecta, facindu-se mentiune pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirma

prin semnaturile acelorasi persoane care au semnat initial documentul. Nu se admit corectari in

documentele de casa si de banca, acestea anulandu-se prin taierea cu o linie pe diagonala pe care se scrie

cuvintul ,,ANULAT', pastrindu-se in continuare in exemplarele sale respective, fara a se detasa si se

intocmesc apoi documentele corecte.

In ceea ce priveste continutul documentelor, acesta difera in functie de caracterul operatiilor consemnate,

unele putand avea un caracter comun, iar altele un caracter specific.

Caracterele comune se refera la: denumirea documentului, denumirea intreprinderii emitente, adresa sau

compartimentul care a intocmit documentul; codul fiscal; numarul si data intocmirii documentului, datele

cantitative sau valorice, semnaturile persoanelor participante la efectuarea operatiei consemnate in

document etc.

Caracterele specifice asigura detalierea operatiei consemnate si difera de la o categorie de documente la

alta.

Verificarea si prelucrarea documentelor

Documentele indeplinesc un anumit circuit, care reprezinta drumul pe care il parcurg din momentul emiterii

sau intrarii in intreprindere si pana la operatia de arhivare. Necesitatea circulatiei documentelor este

determinata de faptul ca date din acelasi document sunt necesare mai multor compartimente si persoane

din inreprindere si un se poate asigura cate un exemplar pentru fiecare utilizator. Acest circuit al

documentelor poate fi reprezentat si grafic, pentru a se asigura astfel un circuit rational si unitar. Circulatia

documentelor trebuie sa se desfasoare intr-o ordine bine stabilita, nefiind permisa retinerea documentelor

in mod nejustificat de catre un compartiment sau altul.

Pentru a asigura exactitatea datelor cuprinse in documente, acestea trebuie sa fie supuse unei verificari

minutioase, care are ca scop sa descopere eventualele erori, actiunile ilegale sau incorecte.

Astfel, procesul de verificare a documentelor se face sub trei aspecte si anume:

Verificarea sub aspectul formei - se controleaza daca documentul a fost intocmit pe formulare

corespunzatoare, daca sunt completate toate rubricile, daca sunt semnate si daca nu au avut loc stersaturi

sau corectari fara a fi certificate.

Verificarea aritmetica (cifrica) - se controleaza daca s-au preluat corect datele cifrice din documente si

daca s-au efectuat corect calculele.

Verificarea de fond consta in controlul realitatii (se verifica daca operatia economica s-a efectuat la data,

locul si conditiile prevazute in document), necesitatii (aprecierea daca operatia inscrisa in document este

utila activitatii intreprinderii si se justifica economic), oportunitatii (se urmareste daca momentul ales si

locul stabilit pentru executatea unei operatii economice sunt eficiente pentru intreprindere), legalitatii (se

apreciaza prin raportarea ei la actele normative care reglementeaza genul respectiv de operatii; aceasta nu

trebuie sa contravina legislatiei in vigoare) si economicitatii (consta in verificarea datelor prin contrapunere

pentru a stabili daca costul operatiei avantajeaza sau nu intreprinderea) operatiilor consemnate in

documentul respectiv.

In general, verificarea documentelor se efectueaza de alte persoane decit cele care le-au intocmit. Dupa

completare si verificare, documentele sunt supuse operatiei de prelucrare, care consta in gruparea

documentelor pe operatii, cumularea unor documente primare si obtinerea celor centralizatoare.

Documentele cu regim special vor fi inregistrate in mod obligatoriu in fisa documentelor cu regim special

deschisa in acest scop. Documentele obisnuite, precum si cele cu regim special, de regula , nu vor fi puse

spre utilizare decit dupa justificarea prealabila a documentelor care au fost eliberate anterior,

justificandu-se utilizarea integrala si corecta, fapt ce se poate asigura prin vizele ce trebuie acordate pentru

punerea in circulatie a acestor documente.

Dupa rezolvarea completa si definitiva a documentelor, o ultima faza a circuitului documentelor o constituie

clasarea lor la dosar. Prin clasare se intelege aranjarea documentelor intr-o anumita ordine, in scopul

asigurarii pastrarii lor in bune conditii si pentru a fi usor de gasit in vederea obtinerii informatiilor necesare.

Clasificarea documentelor in dosare se poate face dupa mai multe criterii, si anume:

- criteriul cronologic: se grupeaza documentele in ordinea intocmirii lor;

- criteriul alfabetic: impune clasarea in acelasi dosar a documentelor tinand seama de denumirea unitatii

la care se refera documentele;

- criteriul geografic: documentele se grupeaza dupa adresa sediului intreprinderii corespondente;

- dupa obiect sau pe grupe de operatii: se grupeaza documentele pe categorii de probleme.

Pastrarea documentelor trebuie sa asigure integritatea acestora si presupune doua aspecte: pastrarea

curenta, pastrarea de durata. Pastrarea curenta a documentelor se afla in relatie cu arhivarea curenta, iar

pastrarea de durata arhivarea generala in cadrul unitatii sau la arhivele statului. In cadrul arhivei,

documentele se pastreaza grupate pe domenii si in cadrul acestora, cronologic. Termenele de pastrare a

documentelor se stabilesc prin acte normative si difera in functie da natura si importanta documentului.

Dupa ce documentele sunt predate la arhiva, acestea mai pot fi consulatate numai in conditiile prevazute in

regulile de organizare si functionare a arhivelor: dupa aprobarea prealabila a conducatorului intreprinderii;

pe baza unor procese verbale in cazul eliberarii documentelor originale. Dupa ce expira termenul de

pastrare a documentelor, acestea se scot din arhiva generala a unitatii si se predau la arhiva statului, daca

prezinta interes sau daca nu mai prezinta importanta atunci sunt valorificate ca produse reziduale.

Deoarece in ultimii ani s-au dezvoltat foarte mult sistemele de prelucrare electronica a datelor, a inceput sa

se practice si arhivarea informatiilor pe suporturi magnetice ca: dischete, CD-uri, DVD-uri, memorie flash.