Conceptul de sistem de management al organizatiei - Subsistemul decizional

Conceptul de sistem de management al organizatiei

Sistemul de management al organizatiei poate fi definit ca ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric informational, motivational etc. din cadrul organizatiei, prin intermediul caruia se exercita ansamblul proceselor si relatiilor de management, in vederea obtinerii unei eficacitati si eficiente cat mai mari.

Componenta sistemului de management al firmei cea mai concreta o constituie subsistemul organizatoric, ceea ce explica de ce i-au fost consacrate majoritatea primelor studii ale stiintei conducerii. Subsistemul organizatoric constituie armatura de rezistenta a organizatiei, prin caracteristicile sale constructive si functionale conditionand sensibil continutul si eficacitatea activitatilor desfasurate in cadrul sau.

SISTEMUL LA OM SISTEMUL ORGANIZATIEI

Fig. Nr. 2. Corespondentele de functii dintre subsistemele omului si subsistemele manageriale ale organizatiei

Fiind integral specific managementului, subsistemul decizional constituie un adevarat sistem de comanda, ce regleaza ansambul activitatilor implicate. Prin intermediul sistemului decizional se exercita toate functiile managementului, o pondere superioara inregistrand-o previziunea nelipsita de nici un act sau proces decizional. In cadrul organizatiei subsistemul decizional indeplineste un rol similar sistemului nervos in corpul omenesc.

Subsistemul metodologico-managerial se caracterizeaza prin complexitate si formalizare, participand la exercitarea fiecareia din cele cinci functii de management. Subsistemul metodologic contribuie sensibil la sporirea rationalitatii si implicit a eficientei fiecarui proces de management, la nivelul sau fiind cel mai pregnant tendinta de profesionalizare a managementului.

Subsistemul informational poate fi definit ca ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatilor menite sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor organizatiei. Evolutia spre o noua economie - economia bazata pe cunostinte- care tinde sa se accelereze, confera noi dimensiuni si roluri informatiei si sistemului informational, intr-o viziune sensibil schimbata.

Fiecare din cele patru subsisteme manageriale au un rol esential, cu o pronuntata specificitate in cadrul sistemului managerial al organizatiei. Intre cele patru subsisteme manageriale exista puternice interdependente prin care se asigura de fapt functionalitatea normala a sistemului de management al organizatiei. Calitatea fiecarui subsistem managerial si relatiile construvctive si functionale prin care se conecteaza cu celelalte subsisteme manageriale dau coeziune si functionalitate sistemului managerial si implicit capacitate competitiva organizatiei rspective.

Subsistemul decizional

Definirea si structura subsistemului decizional

Subsistemul decizional este componenta sistemului managerial cu cel mai pregnant specific managerial, a carui calitate marcheaza determinant functionalitatea si performantele oricarei organizatii.

In esenta prin sistemul decizional al organizatiei desemnam ansamblul deciziilor adoptate si aplicate in cadrul sau, structurate corespunzator sistemului de obiective urmarite si configuratiei ierarhiei manageriale.

Numarul, natura si caracteristicile deciziilor incorporate in sistem prezinta o mare varietate. In vederea facilitarii cunoasterii acestora si a rationalizarii lor cu ajutorul unui instrumentar adecvat este deosebit de utila gruparea lor, in functie de anumite criterii, ce prezinta o importanta semnificatie manageriala teoretica si pragmatica.

Fig. Nr. 4. Rolurile managerilor de firma

Concluzionand, sistemul decizional al organizatiilor contemporane , prezinta o complexitate deosebita, incorporand o mare varietate de decizii si permitand o diversitate apreciabila de abordari. In ultimii ani se prefigureaza o tendinta de crestere a functionalitatii sale pe baza unor abordari inedite, cu un pronuntat caracter inovational, in cadrul carora prioritara este asigurarea de performante competitive organizatiilor.

Decizia manageriala - principala componenta a sistemului decizional

Decizia, componenta primara a sistemului decizional, constituie un element esential al managementului, fiind dupa numerosi autori, instrumentul sau specific de exprimare cel mai important. In fond, nivelul calitativ al conducerii unei organizatii se manifesta cel mai bine prin deciziile elaborate si aplicate. Decizia constituie piesa de rezistenta a managementului, fiind expresia sa cea mai activa si mai dinamica, prin care isi exercita in mod plenar functiile.

In literatura de specialitate exista o multime de definitii pentru decizie, apartinand, atat unor specialisti autohtoni, cat si unora straini. Pe baza datelor oferite de practica decizionala, a analizei diverselor puncte de vedere ale specialistilor, decizia se defineste astfel :

Decizia este cursul de actiune ales pentru relizarea unuia sau mai multor obiective.

Decizia este un act specific speciei umane care foloseste drept " materie prima " informatia.

Decizia manageriala poate fi definita ca acea decizie care are urmari nemijlocite asupra deciziilor si actiunilor a cel putin unei alte persoane.

In practica organizationala decizia manageriala imbraca doua forme:

act decizional;

proces decizional.

O decizie ia forma unui act decizional in sensul desfasurarii sale intr-o perioada foarte scurta, de regula cateva secunde sau minute. Actul decizional se refera la situatii decizionale de complexitate redusa sau cand respectiva situatie are un caracter repetitiv. La baza actelor decizionale se afla experienta si intuitia managerilor.

Procesul decizional, specific deciziilor mai complexe, implica un consum de timp notabil, care poate fi de ordinul orelor, zilelor, sau chiar saptamanilor, pe parcursul carora se culege si analizeaza o anumita cantitate de informatii, se stabilesc contacte umane, si se consulta mai multe persoane in vederea cnturarii situatiei decizionale.

In esenta,procesul decizional consta in ansamblul fazelor prin intermediul carora se pregateste, adopta, aplica si evalueaza decizia manageriala si a caror derulare necesita o perioada relativ indelungata.

Decidentul este reprezentat de un manager sau un organism managerial care, in virtutea obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor circumscrise, adopta decizia in situatia respectiva.

Mediul ambiant decizional consta in ansamblul elementelor endogene si exogene organizatiei, care alcatuiesc situatia decizionala, caracterizate prin manifestarea unor influente directe si indirecte semnificative asupra continutului si rezultatelor deciziei manageriale.

In procesul decizional, factorii primari ai deciziei intra in interdependente care se reflecta in caracteristicile situatiilor decizionale pe care le genereaza. In principal pot exista trei situatii dupa cum urmeaza:

certitudine, caracterizata prin probabilitatea maxima de a realiza obiectivul urmarit utilizand modalitatea preconizata. Elementele implicate in situatia decizionala sunt de tipul variabilelor controlabile, caracteristicile lor sunt cunoscute, iar evolutia lor poate fi anticipata cu precizie;

incertitudine, cand probabilitatea realizarii obiectivului este mare, dar asupra manierei in care trebuie procedat exista dubii serioase. Asemnea situatii implica un numar mare de variabile, cu putine exceptii controlabile, unele insuficient studiate, de unde si anticiparea aproximativa a evolutiei lor ;

risc, cand obiectivul este posibil de realizat, cu o probabilitate a realizarii apreciabila, existand insa o mare nesiguranta in ceea ce priveste modalitatile cele mai adecvate de urmat. O parte relativ mare dintre variabile sunt incontrolabile si chiar evolutia unora dintre variabilele controlabile este dificil de anticipat.

Riscurile si decizia organizationala

Prin natura sa , decizia se refera la viitor, fiind predominant previzionala. In orice proces decizional din organizatii sunt implicate concomitent numeroase variabile de natura economica, tehnica, juridica, manageriala. Ca urmare, deciziei in general si deciziei manageriale in special- datorata complexitatii sale si determinarii contextuale crescande- ii sunt asociate frecvent numeroase riscuri. Specific actului sau procesului decizioonal este inevitabilitatea aparitiei riscurilor.

In functie de natura lor, riscurile pot fi grupate in sapte categorii :

Riscuri economice, care sunt determinate atat de evolutiile contextuale firmei, cat si de calitatea activitatii economice din cadrul au. Cele mai frecvente riscuri economice care isi pun amprenta asupra deciziilor din organizatie sun : riscul cresterii inflatiei ; riscul amplificarii ratei dobanzilor la credite ; riscul modificarii cursului de schimb valutar ; riscul de exploatare economica referitor la incadrarea in pragul de rentabilitate si riscul investitional.

Riscuri financiare, aferente obtinerii si utilizarii capitalurilor de imprumut si proprii. Dintre riscurile cele mai frevente enuntam urmatoarele : riscul ramanerii fara lichiditati reflectare a variabilitatii indicatorilor de rezultate financiare sub incideta structurii financiare a firmei ; riscul neasigurarii rentabilitatii datorita falimentului si amplificarii prea mari a cheltuielilor ; riscul indatorarii excesive si a pierderii proprietatii.

Riscuri comerciale, asociate operatiunilor de aprovizionare si vanzare ale firmei pe piata interna si externa. Principalele riscuri comerciale sunt : riscul de pret, riscul de transport, riscul de vanzare.

Riscurile fabricatiei, generate de disfunctionalitati tehnologice si organizatorice in cadrul activitatilor de producere efectiva a marfurilor. Cu o intensitate superioara se manifesta : riscul nerealizarii calitatii programate, riscul neobtinerii cantitatii de produse programate, riscul neincadrarii in consumurile specifice normate, riscul rebuturilor, riscul accidentelor de munca.

Riscuri politice, care decurg din modificarile strategiei, tacticii ti actiunilor curente ale factorilor politici din propria tara, din tarile cu care firma are contacte directe si indirecte si ale marilor organizatii internationale. Cele mai frecvente riscuri politice sunt : riscuri de restrangere a importurilor si sau exporturilor, riscul limitarii transferului valutar, riscul de tara, riscul admiterii produselor pe teritoriul anumitor state.

Riscuri sociale , au in vedere relatiile cu personalul firmei si comportamentul acestuia. Examplu de astfel de riscuri sunt : riscul demotivarii personalului, riscul unor cheltuieli cu forta de munca, salariile in primul rand, riscul pierderii pozitiilor manageriale de catre conducatori.

Riscuri juridice, ce decurg din incidenta legislatiei nationale, si mai rar, internationale asupra activitatilor firmei. Mentionam  : riscul pirderii sau distrugerii marfii, riscul pierderii proprietatii, riscul platii de impozite si taxe suplimentare sau majorate, riscul penalizarii economice sau penale a managerilor, riscul blocarii afacerii.

Riscuri naturale, generate de calamitati naturale sau de alte cauzede forta majora, in care factorii naturali au ponderea decisiva. Cele mai frecvente riscuri naturale sunt : riscul de incendii, riscul de cutremure, riscul de inundatii, riscul de furtuni, riscul de eruptii vulcanice.

Decidentul - factor primar al deciziei manageriale

Asupra deciziei influenta cea mai mare din toate punctele de vedere o are decidentul.

Decidentul este reprezentat de persoana sau un grup de personae care, in virtutea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor atribuite, adopta decizii manageriale.

Influenta dominanta a managerului sau organismului decizional care decide asupra calitatii deciziei rezida in interventia sa decisiva in toate fazele procesului decizional, incepand cu stabilirea obiectivului decizional si delimitarea situatiei decizionale, continuand cu identificarea, culegerea, prelucrarea, analiza informatiilor, cu deciderea propriu-zisa si incheind cu pregatirea implementarii deciziei si aplicarea sa propriu-zisa.

Toate aceste elemente demonstreaza natura predominant umana a deciziilor, care explica de ce decidentul are impact atat de substantial asupra conceperii, desfasurarii si finalizarii proceselor decizionale.

In perioada actuala, tendinta dominanta, datorita profesionalizarii managamentului, este amplificarea capacitatii lor decizionale ca urmare a cresterii nivelului de profesionalitate in domeniul managementului.

Din ce in ce mai frecvent , deciziile elaborate de manageri profesionisti, care, pentru a fi capabili sa dirijeze cu succes activitati economice complexe, au primit pe langa o formatie de tip universitar , si o pregatire sperciala in domeniul managementului. In situatiile ce implica cunostinte profunde din anumite domenii, se apeleaza la specialisti din cadrul organizatiei sau din afara ei.

La cresterea capacitatii decizionale a factorilor de decizie din organizatie contribuie esential si consultantii in management ce lucreaza in firme specializate. O tendinta caracteristica managementului firmelor contemporane este proliferarea deciziilor de grup, in special la nivelul deciziilor strategice. In Romania aceasta tendinta s-a reflectat in institutionalizarea managementului participativ ( adunarea actionarilor, consiliul de administratie,etc.). Avantajele elaborarii celor mai importante decizii in grup sunt multiple : fundamentarea mai riguroasa, facilitarea implementarilor.

Cunoscutul specialist din S.U.A., Henry Mintzberg a delimitat rolurile principale pe care le indeplineste un manager intr-o organizatie, dintre acestea, ultimele patru sunt in mod direct si explicit roluri de natura decizionala. Aceste roluri, potrivit investigatiilor efectuate in firmele nord- americane, sunt apreciate ca fiind si cele mai importante de catre manageri. Celelalte categorii de roluri, atat informationale cat si interpersonale, asa cum se poate usor desprinde din insasi denumirea lor, prezinta importante valente decizionale. Efectele generate de deciziile manageriale, sunt in ultima instanta rezultate ale tuturor rolurilor exercitate de manageri. Cu cat managerii sunt mai bine inzestrati nativ si pregatiti la un nivel superior, cu atat determina decizii mai performante in organiztie s viceversa. Spre deosebire de domeniul tehnic, unde echipamentele automatizte, robotizate sau computerizate au preluat frecvent integral sau cea mai mare parte a proceselor de munca si le executa, in domeniul managerial, decidentul ramane ' primadona decizionala ' - fara nici un alt concurent de valoare apropiata, cel putin in prezent, in organizatii.

Evident, toate elementele mentionate exprima sporirea potentialului decizional al personalului managerial, cu rezultate benefice pe planul rezultatelor. Relatia de esenta capacitatea managerilor - performantelor retultatelor organizatiei este tot mai mult considerata la adervarata ei valoare.

Concluzionand, putem afirma ca in organizatii, managerii decidenti, prin calitatile, pregatirea si eforturile depuse, isi pun o amprenta decisiva asupra deciziilor.

Functiile sistemului decizional

In sistemul reprezentat de firma, subsistemul decizional detine o pozitie prioritara, ce decurge din faptul ca decizia reprezinta pricipalul instrument utilizat de manageri. Fara a intra in detalii, punctam care sun pricipalele functi specifice sistemului decizional al organizatei:

a)    Directioneaza dezvoltarea de ansamblu a organizatei si componentelor sale.

Firmele indeosebi cele de dimensiuni mari, medii si mici spre medii, isi anticipeaza si pregatesc evolutiile prin intermediul previziunilor pe termen lung si mediu. Continutul acestor decizii, produse de subsistemul decizional, este decisiv pentru dinamica activitatilor firmei. Obiectivele pe care le incorporeaza modalitatile pricipale de actiune, resursele alocate sunt cele care jaloneaza decisive traiectoria organizatiei. Fireste, calitatea deciziilor are un rol determinant in alegerea anumitor directii de dezvoltare si in finalizarea lor cu rezultate performante.

b)   Armonizarea activitatilor personalului organizatiei este o alta functi majora a sistemului decizional. Prin contributia deciziilor de coordonare se realizeaza si armonizarile de detaliu in cadrul previziunilor organizatorice realizate de manageri. Deciziile de coordonare vizeaza in special actiunile cotidiene ale personalului.

c)    Declansarea actiunilor personalului la nivelul firmei si al componentelor acesteia. Performantele fiecarei organizatii sunt generate nemijlocit de actiunile care se deruleaza in cadrul lor. Toate actiunile din firma, executate individual de salariati sau in grup la nivel de compartimente, sunt declansate de manageri prin deciziile pe care le adopta si transmit subordonatilor.

Fig. Nr. 1. Sistemul de management

Fara aceste decizii mecanismele actionale ale firmei nu ar functiona. Impactul actional real al deciziilor depinde in mare masura de continutul lor motivational. Atunci cand deciziile reflecta la un nivel rezonabil aspiratiile si asteptarile personalului, natura lor motivationala este asigurata, iar efectele pozitive in planul actiunilor organizatiei sunt substantiale.

Fireste, aceste functii se exercita nu individual, ci itrepatrunzandu-se. Separarea lor a avut la baza ratiunea educationala, intrucat astfel individualizate sunt mai lesne percepute si operationalizate de catre manageri, diminuandu-se sau chiar eliminandu-se subevaluarea unora dintre ele, ceea ce se repercuteaza negativ asupra evolutiei si performantelor organizatiei.