Sistemul informational al firmei

Sistemul informational al firmei

In orice firma de constructii-montaj, intregul proces managerial apare ca un proces de insusire si transmitare a informatiei. Momentul principal al acestui proces il reprezinta actul de adoptare a deciziei care consta in alegerea unuia din numeroasele mijloace de actiune.
Adoptarea deciziei genereaza informatia deciionala, care se transmite la executanti sub forma de planuri, sarcini, comenzi si le serveste ca impuls spre actiuni coordonate si orientate spre scopuri manageriale precise.
In managementul firmelor, informatia are un rol deosebit, reprezentand un instrument indispensabil in elaborarea procesului de dezvoltare a firmei, in urmarirea realizarii acestuia, in valorificarea resurselor si a realizarii si depasirii profitului prevazut. Cunoasterea inseamna stapanore, prervedere, progres, elementele esentiale ale managementului firmei.
Ca si definitie, sistemul informational reprezinta ansamblul informatiilor, fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la realizarea obiectivelor principale ale firmei. Concret, sistemul informational apare ca un complex de oameni si de activitati practice, de echipamente si proceduri, orientat catre modelarea proceselor manageriale cu ajutorul unor operatii de prelucrare a informatiilor, bazate pe folosirea mijloacelor de automatizare.
Sistemul informational managerial presupune folosirea metodelor moderne de calcul si analiza economica, programarea, optimizarea proceselor manageriale si elaborarea modelelor previzionale, precum si tipizarea unor scheme de circuite informationale la nivelul managerului, a ajutoarelor sale imediate, a sefilor de subunitati si salariatilor.

1 Elementele componente

Elementele componente ale sistemului informational sunt:
-informatia, care reprezinta o noutate, o stire sau o comunicare asupra unor fapte, evenimente, idei, opinii, experiente ce urmeaza a fi transmise, intelese sau acceptate in vederea realizarii scopurilor preconizate de catre manager.
In managementul firmelor de constructii-montaj, informatiile furnizeaza date cu privire la activitatea de productie, de prestari servicii, de marketing si pun in evidenta pozitia adoptata de manager in legatura cu problemele ce urmeaza a fi rezolvate. Cu ajutorul informatiilor managerul stabileste contractul nemijlocit si se adreseaza direct salariatilor care concura la realizarea scopurilor si obiectivelor manageriale.
Intr-o economie concurentiala, in care orice informatie poate aduce venituri potentiale, ea isi pierde valoarea daca nu este utilizata in timp util.
-fluxul informational, reprezinta drumul pe care il parcurge o informatie sau categorie de informatii intre emitator si destinatar. Prin transmiterea informatiei catre beneficiar, se creeaza conditiile pentru valorificarea ei, respectiv se asigura posibilitatea utilizarii acesteia in procesul decizional sau de executie.
In management, fluxul informational constitue elementul determinant al diviziunii muncii intre compartimente si subunitati. De aici rezulta ca fluxul informational managerial reprezinta un element de mare importansa in crearea unei structuri organizatorice manageriale rationale.
-procedurile informationale, reprezinta ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitatile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a informatiilor.
Firmele moderne prezinta unele caracteristici ale procedurilor:
-au un grad sporit de formalizare, subliniat de accentul deosebit acordat tipizarii si standardizarii informatiilor;
-sunt din ce in ce mai sofisticate, folosind in prelucrare metode matematice, economice, sociologice, psihologice etc.;
-au un pronuntat caracter operational, rezultat printr-o tratare rapida a informatiri;
-mijloacale de tratare a informatiilor, reprezinta suportul tehnic al sistemului informational. Se pot distinge trei categorii:
-manuale (ex. masina de dactilografiat);
-mecanizate (ex. masina dcu cartele perforate);
-automatizate (ex. computerul).
In firmele moderne dotarea cu computere este o necesitate. Utilizarea de programe informatice (ex. calcul devize) usureaza foarte mult munca salariatilor crescand implicit viteza de prelucrare a informatiilor.
Pe tot planul semnificatiei, sistemul informational managerial reprezinta un instrument de intarire a disciplinei proprii managementului financiar si de sporire a spiritului de raspundere a firmei. Sistemul informational contribuie, de asemenea, la punerea in valoare a rezervelor existente in firma de constructii-montaj in vederea cresterii eficientei intregii activitati a firmei.

2 Comentarii si concluzii

O caracteristica esentiala a economiei de piata este informatia, element indispensabil oricarei firme pentru a sti sa aleaga modalitatea prin care se pot aborda oportunitatile de afaceri oferite de piata.
Este incontestabil faptul ca o firma care nu se stie alimenta cu informatii, de a le fructifica si de a lua decizii in cunostinta de cauza intampina greutati de adaptare la cerintele economiei de piata. Mai mult, nu ajunge ca sa dispui de informatii, trebuie sa sti sa le valorifici si sa le folosesti la maxim.
De fiecare firma depinde modul in care isi organizeaza, structureaza si operationalizeaza sistemul informational. Este de neconceput functionarea normala a unui sistem ca un tot unitar fara o circulatie buna a informatiei atat de sus in jos cat si invers. De asemenea, nu se poate accepta o conducere eficienta, moderna, fara existenta unui sistem informational performant care sa asigure managerilor procurarea informatiilor necesare, cu un inalt grad de prelucrare, pentru a putea lua deciziile optime.
In firmele de constructii-montaj este important ca bazele de date (preturi, tarife) sa fie actualizate ori de cate ori este nevoie pentru ca intocmirea documentatiilor (strangere de date, intocmirea ofertei si prelucrarea ei) in vederea participarii la licitatiile de lucrari sa se faca intr-un mod realist, cat mai aproape de posibilitatile firmei.