Procedura de audit al resurselor umane

Procedura de audit al resurselor umane

Auditul a devenit o functie de baza a managementului resurselor umane, caci ajuta managerul de personal in toate etapele procesului de conducere. Prin auditul resurselor umane se intelege un complex de activitati de monitorizare si colectare de informatii care asigura managerul ca activitatile desfasurate se deruleaza conform planificarii, masurand progresul catre obiectivele propuse si detectand deviatiile de la plan pentru a lua masuri corective.

In managementul personalului toate elementele, aspectele si comportamentele aferente acestuia trebuie periodic auditate si evaluate. Retine cateva dintre avantajele pe care le ofera auditul resurselor umane:

• identifica contributiile departamentului de resurse umane in firma;
• imbunatateste imaginea profesionala a departamentului de resurse umane;
• descopera problemele critice ale resurselor umane;
• reduce costurile cu resursele umane prin proceduri de personal mai eficace;

Pentru a realiza un audit al resurselor umane poti incepe cu urmatoarele intrebari:

• Care sunt obiectivele, strategiile, politicile si programele de dezvoltare a resurselor umane?
• Firma dispune de necesarul de salariati pe fiecare categorie?
• Care sunt metodele utilizate in recrutarea, selectia, promovarea si pregatirea personalului?
• Cum se prezinta conditiile de munca in firma?
• Sistemul motivational se afla in concordanta cu performantele realizate?, Care e fluctuatia angajatilor?
• Care este starea de spirit a salariatilor?
• Care sunt elementele definitorii pentru relatiile interpersonale din cadrul grupurilor de munca?
• Ce pozitie ocupa managerul de personal in cadrul firmei?

1 Evaluarea sociala a firmei

Cea mai usoara metoda utilizata pentru masurarea eficientei si eficacitatii activitatilor sociale din cadrul firmei o constituie listele de control. Un exemplu de lista de control care poate stimula o dezbatere intre manageri, benefica pentru identificarea punctelor forte si a punctelor slabe in activitatea de personal se prezinta pe zone de activitati dupa cum urmeaza.

Probleme pe care le supunem atentiei ofera o imagine de ansamblu a procedurilor de natura sociala practicate in firma.

Care sunt obiectivele firmei? Doar cele economice?

Care sunt factorii sociali interni si externi care afecteaza performantele prezente si viitoare ale intreprinderii?

Care sunt responsabilitatile majore ale managerilor? Dar ale subordonatilor?

Au existat schimbari importante ale acestora de curand?

Care sunt lucrurile bune privind relatiile dintre angajati in firma?

Consideri ca exista probleme importante sau dificultati in firma? Cauzele? Cum s-au raspandit? Masuri corective?

Cat de bine crezi ca departamentul de personal isi face bine meseria? Ce schimbari ar trebui sa faca acest departament?

Ce planuri ai pentru a satisface nevoile viitoare de forta de munca?

Cum vor fi localizate performantele din punct de vedere functional, spatial si temporal?

Sistemul motivational este suficient de performant pentru a recompensa performantele obtinute?

Cum este stimulata pregatirea angajatilor? Cine o face? Care sunt procedurile urmate?

Cum sunt stimulate promovarile? Procedurile urmate? Care sunt deciziile luate? Contributia personalului? Schimbarile necesare?

2 Salarizarea echitabila a personalului

Prin salarizarea personalului se stabilesc drepturile banesti ale angajatilor si se efectueaza plata sumelor cuvenite, asa cum au fost stabilite la incheierea contractelor de munca. Salarizarea corecta si echilibrata ramane un domeniu de baza in managementul resurselor umane, cu implicatii importante in nivelul calitatii vietii, al starii de spirit intre angajati si al pozitiei competitive a organizatiei pe piata.

Termenul de salariu se refera atat la salariul de baza (acordat in functie de calificare, functia indeplinita, cantitatea si calitatea muncii), cat si la adaosuri si sporuri (ce se acorda tinand cont de performantele obtinute si conditiile in care se desfasoara munca).

3 Cand se impune auditarea?

In momentele de criza, cand productivitatea nu este cea corespunzatoare si nivelul motivatiei este foarte coborat sau cand apar situatii conflictuale, tensionate, organizatia ajunge sa semene cu un corp bolnav. Pentru a putea stabili tratamentul (planul de actiune) optim, este necesara o diagnosticare cat mai exacta a companiei din punct de vedere al resurselor umane. A te baza doar pe 'anticorpii' generati de catre organizatie (actiunea departamentului de resurse umane sau a managerilor, bazata pe o proprie evaluare a situatiei de criza) poate reprezenta un risc prea mare pentru a fi asumat. Este vorba in primul rand de subiectivitatea cu care este analizata compania. Managerul de resurse umane este parte a acelei organizatii, traverseaza la randul lui situatia mai dificila, este influentat de ea, relatiile lui cu ceilalti membri ai companiei pot sta sub semnul simpatiei sau antipatiei, incertitudinea generata de criza il poate duce la concluzii superficiale sau eronate. O alta situatie in care auditul de resurse umane poate fi benefic este situatia in care un investitor doreste achizitionarea unei alte companii. Rapoartele financiare, contabile, cele privind activele organizatiei care va fi preluata nu sunt suficiente pentru a lua o decizie bine argumentata. Uneori, pericolele mari stau in situatia dezastruoasa in care se gasesc resursele umane. O auditare atenta si un raport in aceasta privinta pot evita multe probleme ulterioare sau le pot macar anticipa.

4 Etapele auditarii

Se incepe proiectul de auditare a resurselor umane prin analizarea detaliata a functiilor departamentului de resurse umane, a procedurilor existente in cadrul companiei. Sunt verificate pe rand procedurile prin care sunt realizate planificarea necesarului de resurse umane, elaborarea fiselor de post, recrutarea si selectia candidatilor, sistemul de evaluare a performantelor, politica salariala si sistemul de recompense materiale/nonmateriale, politica de instruire a companiei, elemente de planificare si dezvoltare a carierei angajatilor (in situatia fericita in care asemenea elemente exista in cadrul companiei). O analiza a organigramei companiei este benefica in sensul identificarii in special a asa-numitelor 'suprapuneri de responsabilitati' sau a 'falselor responsabilitati' .

Nivelul de motivatie al angajatilor este, de asemenea, un important indicator in diagnosticarea resurselor umane. Factorii care contribuie la motivarea (sau la demotivarea) angajatilor in cadrul firmei sunt detaliati in cadrul unui chestionar anonim care se inmaneaza tuturor angajatilor sau unui esantion reprezentativ din cadrul acestora (in cazul organizatiilor foarte mari). Analiza statistica a acestor chestionare va duce la identificarea principalelor probleme existente in cadrul organizatiei. Redactarea unui plan cu propuneri de actiuni menite sa rezolve aceste probleme este pasul imediat urmator. Un pas mic insa, pe langa pasul mare care urmeaza, si anume: acceptarea de catre managementul companiei a acestor masuri si mai ales implementarea lor cu consecventa.

5 Centrul de evaluare

Un instrument extrem de util care poate fi utilizat in auditul de resurse umane este centrul de evaluare. Acesta poate fi organizat in diverse situatii:

• compania vrea sa decida o promovare din randul mai multor angajati - potentiali candidati;
• compania doreste sa stabileasca politici si programe eficiente de managementul carierei si vrea sa identifice angajatii cu potential deosebit de dezvoltare;
• compania vrea sa opereze o selectie cat mai riguroasa in procesele de recrutare;
• compania doreste sa opereze o restructurare de personal si incearca sa retina angajatii cei mai valorosi;
• compania doreste sa identifice nevoile de training ale unor angajati;
• compania doreste o reorganizare structurala si trebuie sa identifice persoanele care poseda anumite abilitati sau competente;
• compania doreste sa identifice anumite atitudini ale unor categorii de personal sau nivelul de motivatie al acestora.

O data luata decizia infiintarii centrului de evaluare si dupa stabilirea obiectivelor acestuia, se defineste setul de abilitati si competente care trebuie evaluate. Astfel, se ajunge la alegerea instrumentelor de lucru utilizate. Enumeram doar cateva dintre acestea:

• analiza CV-ului persoanei evaluate
• interviul structurat de evaluare
• teste de abilitati, teste psihologice, chestionare, teste profesionale
• analize comportamentale (exemplu: folosirea sistemului Thomas International)
• simulari, exercitii interactive, exercitii de grup.

Rezultatele organizarii unui asemenea centru se materializeaza in obtinerea unor rapoarte detaliate referitoare la abilitatile, competentele (uneori chiar atitudinile, motivatia) participantilor la centrul de evaluare. Deciziile care se vor lua de catre managementul companiei vor avea o fundamentare mult mai riguroasa si mai obiectiva, scazand in mod proportional si riscul de eroare decizionala.