DECIZIILE MANAGERULUI IN AFACERI, OPTIMIZAREA EFICACITATII DECIZIEI MANAGERIALE

DECIZIILE MANAGERULUI IN AFACERI, OPTIMIZAREA EFICACITATII DECIZIEI MANAGERIALE

Argument

'Poti sa pasezi responsabilitatea, nu si discernamantul care decurge din ea'

Benvenuto Cellini

Decizia constituie punctul central al activitatii de management intrucat ea se regaseste in toate functiile acestuia, si mai mult, integrarea firmei in cadrul mediului depinde de calitatea deciziei. In acelasi timp, calitatea procesului decizional influenteaza factori precum reducerea costurilor, eficienta folosirii fondurilor, cresterea profitului.

"Decizia este cel mai caracteristic mod de exprimare al cadrelor de conducere, insasi masura nivelului calitativ al pregatirii si "talentului" lor."[1] Conducerea asigura atingerea obiectivelor intreprinderii. Este o activitate desfasurata in circuit, un proces complex ce poate antrena o consecinta pozitiva sau una negativa: success sau faliment.

Deciziile manageriale, spre deosebire de deciziile generale, se refera la misiunea, strategiile si politica pe termen lung ale firmei, coordonarea principalelor domenii de activitate, atingerea eficientei dorite, solutionarea si medierea conflictelor, masuri de maxima importanta pentru viitorul firmei.

Cap. I Delimitari conceptuale privind decizia manageriala

Indiferent de caracteristicile organizatiei, sistemul de management cuprinde mai multe component ce se deosebesc in functie de natura, de caracteristicile instrumentarului folosit: subsistemul organizational, subsistemul informational, sibsistemul decisional, subsistemul metode si tehnici de management, precum si alte elemente de management.

In practica decizia manageriala imbraca doua forme: actul decizional si procesul decizional. Actul decizional se refera la situatii decizionale de complexitate redusa, cu caracter repetitiv sau in care variabilele implicate sunt foarte bine cunoscute de catre decident. Procesul decizional implica un consum mare de timp, pe parcursul careia se culeg si analizeaza informatii, se consulta persoane in vederea conturarii situatiei decizionale. In esenta procesul decizional consta intr-un ansamblu de etape prin intermediul carora se pregateste, adopta, aplica si evalueaza decizia manageriala.

Subsistemul decisional, fiind integral specific managementului, reprezinta un adevarat sistem de comanda, ce regleaza ansamblul activitatilor implicate. Prin intermediul sistemului decisional se exercita toate functiile managementului, o pondere superioara inregistrand-o previziunea nelipsita din nici un act sau process decisional.

Puternic conditionat de calitatea celorlalte component ale managementului, subsistemul decisional reprezinta partea cea mai active a sistemului de management, fiind, in ultima instant, determinat pentru obtinerea unui profit ridicat.  

Pentru o buna perioada de timp managementul a fost considerat o adevarata arta, talent insusit prin invatarea din incercari si erori. O varietate de stiluri individuale, deseori bazate pe creativitate, rationament uman, intuitie si experienta au fost folosite in rezolvarea problemelor de acelasi tip, si aceasta in defavoarea metodelor cantitative si a abordarilor stiintifice. Complexitatea afacerilor si a mediului de desfasurare a acestora a crescut insa simtitor in ultimele decenii. Exista cateva cauze majore care au determinat aceasta crestere a complexitatii - numarul de solutii posibile foarte mare, dificultatea prezicerii consecintelor pe termen lung datorita cresterii gradului de incertitudine. Efectele erorilor in luarea deciziilor pot fi dezastruoase datorita complexitatii operatiilor si reactiei in lant pe care o eroare poate sa o cauzeze in diverse sectoare ale nivelelor micro si macroeconomic.

Una din caracteristicile oricarui sistem socio-economic, in cadrul carora se inscrie si firma, o constituie finalitatea, adica tendinta de a evolua in vederea realizarii anumitor obiective. Admitand universalitatea legii entropiei, potrivit careia in natura ordinea tinde sa se transforme in dezordine, inseamna ca starea entropica este caracteristica si sistemelor socio-economice. In aceste conditii, societatile comerciale, ca sisteme, trebuie sa se adapteze permanent influentei unor factori perturbatori - exogeni sau endogeni - care se opun sau ingreuneaza realizarea obiectivelor prestabilite. Aceasta adaptare, autoreglare a functionarii firmei se realizeaza prin intermediul activitatii managerilor care in esenta reprezinta o inlantuire de decizii interdependente.

Decizia constituie punctul central al activitatii de management intrucat ea se regaseste in toate functiile acestuia, si mai mult, integrarea firmei in cadrul mediului depinde de calitatea deciziei. In acelasi timp, calitatea procesului decizional influenteaza reducerea costurilor, eficienta folosirii fondurilor, cresterea profitului etc.

Referitor la locul deciziei in procesul de management, aceasta nu reprezinta o functie intrucat rezultatul procesului decizional se concretizeaza in cadrul fiecarei functii a managementului. Astfel, in domeniul previziunii, ca functie a managementului, rezultatul procesului decizional se concretizeaza in variante de strategie, de plan sau de program.

I.1. Decizia si procesul decizional in management

Procesul decizional este definit ca fiind o serie de pasi care incep cu analiza informatiei, continua cu selectarea dintre mai multe alternative si verificarea alternativei selectate pe problema aflata in studiu.

In orice proces decizional de management se regasesc urmatoarele elemente:

Decidentul este reprezentat de persoana sau grupul de persoane care urmeaza sa aleaga varianta optima din cele posibile. In cazul problemelor complexe decizia se ia de catre un grup de persoane, iar in cazul deciziilor curente, operative deciziile sunt luate de o singura persoana. Calitatea deciziei depinde de calitatile, cunostintele, aptitudinile decidentului.

Problema decizionala Decizia se adopta pentru solutionarea unei probleme decizionale. In absenta problemei decizia nu are obiect.

Multimea variantelor decizionale poate fi finita sau infinita. Cuprinde totalitatea posibilitatilor de solutionare a problemei decizionale. Definirea acestei multimi necesita informatii din interiorul si din afara organizatiei, gandire manageriala creatoare, consultarea expertilor, efectuarea de cercetari. In momentul identificarii problemei decizionale, decidentul constientizeaza existenta mai multor cursuri de actiune posibile. El poate cunoaste aceste alternative prin implicare directa sau prin intermediul altor persoane. Alegerea variantei optime se face dupa o serie de metode corespunzatoare modelului matematic care caracterizeaza situatia decizionala.

Multimea criteriilor decizionale include o serie de caracteristici pe baza carora se evalueaza si compara variantele decizionale, in vederea adoptarii celei mai rationale decizii. Multimea criteriilor decizionale este reprezentata de punctele de vedere ale decidentului care izoleaza aspecte ale realitatii economice in cadrul procesului decizional. Criteriile decizionale se caracterizeaza prin mai multe niveluri, corespunzatoare diferitelor variante si/sau stari ale conditiilor obiective. Luarea in considerare, intr-o situatie decizionala, a mai multor criterii, trebuie sa se faca tinand cont de posibilitatea divizarii si gruparii criteriilor, precum si de proprietatea de interdependenta a acestora. De exemplu, profitul poate fi divizat pe produse, subunitati etc. De asemenea, profitul si costul pot fi grupate intr-un criteriu global reprezentat de rentabilitate. Doua criterii sunt independente daca fixarea unui obiectiv din punct de vedere al unui criteriu nu influenteaza stabilirea unui alt obiectiv, din punct de vedere al celui de-al doilea criteriu. In managementul firmei pot fi utilizate criterii de tipul: profit, pret, calitate, termen de recuperare a investitiei, durata ciclului de productie, gradul de utilizare a capacitatii de productie etc.

Mediul ambiant (conditiile obiective) este reprezentat de ansamblul conditiilor interne si externe care sunt influentate si influenteaza decizia. In mediul ambiant se pot manifesta, pentru o anumita situatie decizionala, mai multe stari ale conditiilor obiective. Mediul ambiant se caracterizeaza printr-o mobilitate deosebita. In cadrul conditiilor interne se observa o perfectionare a pregatirii personalului, perfectionare a sistemului informational, iar in ceea ce priveste conditiile externe, se inregistreaza modificari in legislatia tarii, modificari in relatiile firmei cu diverse organisme. Evolutia mediului ambiant se manifesta uneori contradictoriu in ceea ce priveste influenta asupra procesului de elaborare a deciziilor in cadrul firmei. Astfel, cresterea complexitatii activitatii firmei influenteaza in mod nefavorabil fundamentarea deciziilor, in timp ce ridicarea nivelului de pregatire profesionala si in domeniul managementului are efecte favorabile asupra luarii deciziilor.

Multimea consecintelor cuprinde ansamblul rezultatelor ce s-ar obtine conform fiecarui criteriu decizional si fiecarei stari a conditiilor obiective prin aplicarea variantelor decizionale. Stabilirea consecintelor este o activitate care nu se realizeaza intotdeauna cu exactitate deoarece nu se cunosc cu certitudine cauzele ce ar determina producerea lor. Consecintele pot fi in forma cantitativa sau calitativa.

Obiectivele deciziei sunt nivelele propuse de catre decident pentru a fi atinse in urma implementarii variantei decizionale alese.

Utilitatea fiecarei consecinte a diferitelor variante se exprima in aceeasi unitate de masura care variaza intre 0 si 1, utilitatea reprezentand folosul asteptat de decident in urma faptului ca o anumita consecinta se realizeaza.

I.2. Caracteristici fundamentale ale deciziei

Decizia, componenta primara a sistemului decizional, constituie un element esential al managementului, fiind instrumentul sau specific de exprimare. In fond, nivelul calitativ al conducerii unei organizatii se manifesta prin deciziile elaborate si aplicate.

Decizia de conducere reprezinta procesul de alegere a unei linii de actiune in scopul realizarii unor obiective, prin a carei aplicare se influenteaza activitatea a cel putin unei alte persoane decat decidentul.

Deciziile manageriale, spre deosebire de deciziile generale, se refera la misiunea, strategiile si politica pe termen lung ale firmei, coordonarea principalelor domenii de activitate, atingerea eficientei dorite, solutionarea si medierea conflictelor, masuri de maxima importanta pentru viitorul firmei.

In practica decizia manageriala imbraca doua forme: actul decizional si procesul decizional. Actul decizional se refera la situatii decizionale de complexitate redusa, cu caracter repetitiv sau in care variabilele implicate sunt foarte bine cunoscute de catre decident. Procesul decizional implica un consum mare de timp, pe parcursul careia se culeg si analizeaza informatii, se consulta persoane in vederea conturarii situatiei decizionale. In esenta procesul decizional consta intr-un ansamblu de etape prin intermediul carora se pregateste, adopta, aplica si evalueaza decizia manageriala.

Pentru a conduce la realizarea obiectivelor stabilite deciziile manageriale trebuie sa indeplineasca o serie de criterii, dintre care cele mai importante sunt considerate urmatoarele:

Fundamentarea stiintifica a deciziei. Aceasta conduce la evitarea improvizatiilor si a subiectivismului in procesul de luare a deciziilor.

Legalitatea deciziei. Adoptarea deciziei trebuie facuta doar de catre persoane care sunt investite cu drept legal si imputernicire in acest sens.

Completitudinea deciziei. Decizia trebuie sa cuprinda toate elementele necesare intelegerii corecte si implementarii acesteia.

Oportunitatea deciziei. Este de preferat o decizie buna luata in timp util unei decizii foarte bune luate cu intarziere.

Eficienta deciziei. Se urmareste obtinerea unui efect cat mai bun pentru un anumit efort.

Coordonarea deciziei Se asigura astfel ca deciziile privind diferitele departamente ale organizatiei sa fie compatibile intre ele si sa conduca la realizarea obiectivului de ansamblu al intreprinderii."[2]

Cap. II Modele decizionale

Un model poate fi definit drept o reprezentare valoroasa si utila a realitatii, care surprinde anumite caracteristici ale acesteia si le ignora pe altele.

Am identificat doua tipuri de modele fundamentale: modele prescriptive, respectiv modele descriptive.

Modelele prescriptive sau normative sunt modele care selecteaza automat cea mai buna optiune (ex. programarea liniara, analiza cost-volum-profit, teoria decizionala statistica, tehnici de analiza a investitiei). Aceste modele sunt bine definite si structurate si trateaza procesul decizional ca pe un proces complet rational. Ele constituie tehnici de optimizare care presupun conditii de risc sau certitudine.

Modelele descriptive urmaresc sa explice comportamentul real in cadrul procesului decizional. Procesul decizional este mai putin structurat si nu este complet rational. In practica, decidentii simplifica factorii implicati si, datorita dificultatilor practice, sunt pregatiti sa accepte solutii satisfacatoare mai degraba decat sa piarda timp si resurse in incercarea de a gasi optimul teoretic.

"Exista clasificari mai restrictive ale modelelor decizionale, de exemplu clasificarea conform careia modelele decizionale se pot imparti in patru categorii:

Modelul rational presupune ca decidentii dispun de cunostinte suficiente pentru luarea deciziei, dar pot lua decizia corecta doar in anumite cazuri particulare.

In modelul rationalitatii limitate se presupune ca decidentii aleg dintr-o o serie de alternative prestabilite pe cea pe care o considera 'suficient de buna'. In varianta modelului prin compromis executivii iau in considerare schimbarile care pot surveni, pornind de la situatia curenta, si aleg varianta in care schimbarea le 'convine' cel mai mult.

Modelul psihologic se bazeaza aproape in exclusivitate pe experienta si intuitia factorului decident.

Modelul cognitiv propune mecanisme mentale pentru fundamentarea luarii deciziei, implica rememorari si perceptie."[3]

Proces decizional rational - modele prescriptive

In teoria economica clasica procesul decizional este considerat a fi in intregime rational.

Modelul prescriptiv presupune ca se cunosc perfect toti factorii implicati in decizia respectiva si adopta o abordare mecanicista rationala a procesului decizional. In practica, insa, sunt greu de indeplinit simultan toate criteriile modelului. Cu toate acestea, modelele prescriptive sunt foarte des utilizate, aplicandu-se in special la nivelele operational si tactic unde factorii sunt mai clar specificati si exista mai putina incertitudine. Ca urmare, sistemele suport pentru management sunt capabile sa asiste procesul decizional. In multe cazuri, rezultatele oferite de un astfel de model sunt tratate ca una dintre informatiile care se iau in considerare de catre manager in procesul de luare a deciziei sau in procesul de ajustare a acesteia.

Pentru a intelege modul de utilizare al modelelor prescriptive, trebuie intelese clar obiectivele acestor modele. Punctul de plecare al intregului proces decizional rational il constituie stabilirea unui obiectiv unic: de exemplu, maximizarea profitului in caz de certitudine, sau, in conditii de risc, maximizarea valorii asteptate.

In cazul conditiilor de certitudine, obiectivul este simplu de calculat. In cazul conditiilor de risc, valoarea asteptata este un criteriu decizional foarte des folosit. Ea poate fi definita ca totalul probabilitatilor fiecarui rezultat inmultit cu valoarea fiecarui rezultat.

Avantajul metodei valorii asteptate consta in faptul ca ia in considerare, din punct de vedere aritmetic, toate variatiile fiind de asemenea usor de inteles. Dezavantajul major consta in faptul ca reprezinta diferitele rezultate printr-un singur numar si ignora alte caracteristici ale distributiei, de exemplu, intervalul de variatie. In plus, valoarea asteptata poate fi interpretata in mod strict ca valoarea ce va fi obtinuta daca un numar mare de decizii similare ar fi luate cu acelasi interval de rezultate si cu aceleasi probabilitati asociate.

O alta metoda de rezolvare a deciziilor in cazul modelelor prescriptive este arborele de decizie. Deseori, deciziile nu sunt izolate, ci fac parte dintr-o secventa decizionala. In aceste cazuri, poate fi util ca analiza sa se faca sub forma arborelui de decizie. Acesta este o metoda grafica de prezentare a unei secvente de decizii si rezultate ale acestor decizii aflate in relatie. Deciziile si rezultatele includ probabilitatile de aparitie si sunt evaluate utilizand tot metoda valorii asteptate. Prin conventie, in cadrul arborelui de decizie se utilizeaza unele conventii grafice, de exemplu reprezentarea deciziilor prin puncte, iar a rezultatelor prin cercuri.

Rationalitatea satisfacatoare - modele descriptive

Modelul descriptiv este un model comportamental care tine cont de imperfectiunile in cunostintele detinute sau in comportamentul celor implicati in procesul decizional. Termenul de 'satisfacator' este folosit pentru a descrie comportamentul decidentilor care actioneaza intr-un mediu complex si partial necunoscut. Decidentii nu cunosc in intregime alternativele disponibile si nici nu exista un obiectiv unic si clar definit. Se poate face doar o cercetare limitata a mediului pentru a descoperi cateva alternative satisfacatoare si pentru a lua, in final, o decizie satisfacatoare. Astfel, rationalitatea este limitata si incompleta, ceea ce inseamna ca procesul decizional este rational, dar in limita imperfectiunilor informatiilor si a abilitatii decidentului de a percepe alternativele si rezultatele. Deseori, tinand cont de presiunea la care sunt supusi managerii si de problemele de zi cu zi, decidentii aleg o alternativa suficient de buna dintr-o serie limitata de alternative posibile.

O consecinta importanta a acestui tip de comportament este aceea ca, pentru a lua decizia, se utilizeaza subiectivitatea, judecata si 'regula degetului' mai mult decat reguli explicite de decizie. Un sistem informatic pentru asistarea managementul de tip formal trebuie sa ofere decidentilor informatii de baza si mijloace pentru a explora mai degraba alternativele decat reguli si proceduri mecaniciste de decizie.

Cap. III Riscurile si decizia

Prin natura sa, decizia se refera la viitor, fiind predominant previzionala. In orice proces decizional din organizatii sunt implicate concomitent numeroase variabile de natura economica, tehnica, juridica, umana si manageriala. Ca urmare a deciziei in general, si deciziei manageriale in special, datorita complexitatii sale si determinarii contextuale crescande, ii sunt asociate frecvent numeroase riscuri. Specific actului sau procesului decizional este inevitabilitatea aparitiei riscurilor.

Riscurile au un efect inhibatoriu asupra decidentilor potentiali. Pentru a fi depasita aceasta reactie este necesara adoptarea si aplicarea de decizii de risc si incertitudine, cunoasterea riscurilor implicate in vederea diminuarii lor la maximum. Dificultatea acestui process rezida din multitudinea riscurilor posibile si din numarul si complexitatea ridicata a variabilelor ce intervin.

In functie de natural or, riscurile pot fi grupate in opt categorii:

Riscuri economice

Riscuri financiare

Riscuri comerciale

Riscurie fabricatiei

Riscuri politice

Riscuri sociale

Riscuri juridice

Riscuri natural.

Actualmente, se manifesta o tendinta de crestere a riscurilor datorita amplificarii, diversificarii, dinamizarii si inovarii la intensitati superioare a ansamblului activitatilor si factorilor ce influenteaza direct si indirect firma si contextual acesteia. Pentru a contracara aceasta tendinta s-a conturat asa-numitul "management al riscurilor" cu un pronuntat continut decisional. In esenta, acesta urmareste o micsorare a riscurilor, indifferent de natural or, corelata cu indeplinirea obiectivelor firmei, ceea ce presupune schimbari in optica si structuarea deciziilor.

Cap. IV  Concluzii

Desi contestata de unii, considerata radicala, nestiintifica, paradigma luarii deciziei in situatii reale a dat si continua sa dea rezultate bune in training, un domeniu de larg interes pentru specialistii din domeniul resurselor umane. Acesta este unul din motivele pentru care a inceput sa fie aplicata.

Aceste modele se adreseaza indivizilor drept decidenti care in activitatea de decizie fac uz de experienta acumulata, de propriile scopuri, cautand solutia optima intr-un timp limitat, cu resurse limitate, confruntandu-se cu ambiguitatea. Aceste aspecte sunt cele ce necesita optimizare si dau rezultate din doua motive:

• sunt elemente-cheie, de administrarea carora se pare ca depinde luarea unei decizii bune;
• elementele sunt parti componente ale procesului decizional, ceea ce asigura modificarea activitatii decizionale cotidiene in urma unui training ce le este adresat;

Cele mai multe esecuri in orice domeniu si in orice aspect al vietii se datoreaza unei alegeri   "neinspirate", decizie care a fost luata la un moment-dat, intr-o anumita imprejurare. Independent de trasatura deciziei respective de a fi reversibila sau nu, decidentul are obligatia sa reflecteze asupra ei. Ceea ce se intampla in realitate insa este o axare pe lipsa de informatie, pe ambiguitate, pe "dar de unde era sa stiu?". Astfel o decizie "proasta" aduce cu sine o alta decizie "proasta".

Ce inseamna eficientizarea deciziei in comportamente specifice? Inseamna ca decidentul foloseste la maximum experienta, informatia disponibila (care nu va fi niciodata integrala), reuseste sa faca managementul incertitudinii si a presiunii timpului. O decizie "buna" inseamna sa reusesti sa obtii consecinte benefice in situatii in care de obicei stresul dat de timp limitat si risc ridicat "te condamna" la esec; inseamna sa reusesti sa identifici corect o situatie cand te confrunti cu ea, desi ai la fel de putina informatie ca toata lumea; inseamna sa ai grija ca hotararea ta sa se materializeze asa cum ai gandit-o si sa reusesti sa o modifici in timp util daca imprejurarile o cer. Care este scopul final? Putin probabil sa te faca cel mai consecvent castigator la loterie, dar exista toate sansele de a fi cu un pas inaintea concurentei, oricare ar fi ea; de a lua o decizie cu o secunda mai repede si cu cateva procente din buget mai bine.

Bibliografie

"Metode modern de management al firmei" - Neculae Nabarjoiu (Edit. Universitara, Bucuresti 2007)

Managementul firmei" - Radu Emilian, Editura ASE, Bucuresti 2003

"Fundamentele managementului firmei" - Radu Emilian (coordonator), Conf. Univ. Dr. Gabriela Tigu, Lector Univ. Dr. Olimpia State, Editura ASE, Bucuresti 2004

"Metodologii manageriale" - Ovidiu Niculescu, Ion Verboncu, Edit. Tribuna Economica, Bucuresti 2006

"Tratat de management" - Eugen Burdus, Editura Economica. Bucuresti 2005