SISTEMUL INFORMATIONAL-MANAGERIAL

SISTEMUL INFORMATIONAL-MANAGERIAL

1. DEFINIREA SISTEMULUI INFORMATIONAL-MANAGERIAL AL ORGANIZATIEI

In cadrul numeroaselor si eterogenelor elemente care alcatuiesc o organizatie in general si sistemul sau managerial in special, o pondere majora o detin aspectele informationale ce formeaza sistemul informational. In contextul revolutiei informationale care se deruleaza cu o intensitate crescanda, impactul sistemului informational asupra functionalitatii si performantelor organizatiei se amplifica substantial.

Sistemul informational-managerial [52] poate fi definit ca ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor organizatiei.

De retinut ca o asemenea definire a sistemului informational are un caracter cuprinzator, in sensul ca include, spre deosebire de definitiile date de alti specialisti, si informatiile, fluxurile informationale si mijloacele de prelucrare a datelor. Definirea sistemului informational pornind de la rolul sau in ansamblul activitatii intreprinderii este o conditie sine-qua-non pentru intelegerea corecta nu numai a problematicii informationale, ci si, in general, a problematicii manageriale.

Accentuam asupra acestui aspect intrucat, nu de putine ori, mai ales unii informaticieni pun semnul egalitatii intre sistemul informatic, care se rezuma in esenta la culegerea, transmiterea si prelucrarea cu mijloace automatizate a informatiilor, si sistemul informational care, conform definitiei de mai sus, este sensibil mai cuprinzator.

Raporturile dintre sistemul informational si cel informatic sunt de genul intreg-parte.

Tendinta actuala, care se manifesta cu o intensitate progresiva, este de a amplifica utilizarea mijloacelor automatizate de tratare a informatiilor, concomitent cu restrangerea celor manuale si mecanizate. Caracteristicile tehnice, functionale si economice performante ale mijloacelor automatizate, care se amplifica intr-un ritm deosebit de alert, fac ca proliferarea acestora sa fie foarte rapida. Ca urmare, se constata o crestere atat a ponderii, cat si a rolului sistemului informatic in ansamblul sistemului informational. In firmele competitive din tarile dezvoltate sistemul informatic incorporeaza cea mai mare parte a elementelor sistemului informational. Probabil ca, intr-un viitor nu foarte indepartat, sistemul informatic va reuni peste 90% din totalitatea elementelor informationale din organizatie. De retinut insa ca intotdeauna vor exista elemente informationale, cele care tin strict de natura umana, cu un pronuntat caracter informai, care nu vor face parte din sistemul informatic. Acestea, desi necuantificabile, sunt deosebit de importante, avand un rol major in calitatea sistemului informational si a celui managerial.

Definitia de mai sus a sistemului informational are si un caracter realist, prin aceea ca nu conditioneaza ca ansamblul elementelor incorporate sa fie riguros organizate si integrate. Facem aceasta precizare intrucat in numeroase definiri ale sistemului informational, elaborate de specialisti autohtoni si straini, se includ caracteristicile de calitate (riguros, judicios, integrat etc). Or, intr-o organizatie exista un sistem informational chiar daca componentele sale nu sunt integrate sau organizate riguros, ceea ce fireste ca se reflecta in diminuarea functionalitatii sale de ansamblu.

Cresterea dimensiunii, complexitatii si importantei sistemului informa-tional din ultimele doua decenii s-a reflectat si in conturarea asa-numitului management al informatiei. Potrivit lui Larry English, prin management al informatiei desemnam folosirea principiilor manageriale referitoare la previziune, organizare si incadrare cu personal, coordonare si control
in domeniul informatiilor. Aceasta include trei componente majore-managementul resurselor de date, managementul proceselor informationale si managementul tehnologiei informationale .

La baza conceperii si functionarii sistemului informational al organizatiei - ca si a managementului informatiei - se afla o noua paradigma. Paradigma utilizata pana acum cativa ani se referea la focalizarea sistemului informational pe identificarea si clasificarea informatiilor ca baza a asigurarii accesului la acestea. Noua paradigma a sistemului informational se refera la concentrarea asupra identificarii necesitatilor de informatii si a modalitatilor de satisfacere a lor, concomitent cu abordarea utilizarii informatiilor intr-o viziune concomitent strategica si economica, centrata pe eficenta . Aceasta paradigma este o predictie a evoluarii spre firma bazata pe cunostinte, care, subliniaza acelasi autor, este tipul de organizatie ce se dezvolta cel mai rapid intr-o parte semnificativa a mapamondului. Abordarea definirii, a proiectarii, functionarii si perfectionarii sistemului informational al organizatiei pornind de la noua paradigma reprezinta premisa asigurarii functionalitatii si eficientei sale.

1.1. Importanta si functiile subsistemului informational-managerial

Pentru realizarea obiectivelor fundamentale ale organizatiei in legatura cu furnizarea de produse si servicii, in anumite conditii de performanta economica, nu sunt suficiente doar resursele umane, materiale si tehnice stabilite ca necesare de specialisti. Combinarea rationala a acestora, ca si obtinerea lor, de altfel, implica o permanenta cunoastere a cerintelor mediului din care organizatia face parte si a starii resurselor proprii.

In consecinta, este necesar ca sistemul informational al organizatiei sa indeplineasca cumulativ mai multe functii [52].

Prima dintre acestea, functia decizionala, exprima menirea sistemului informational de a asigura elementele informationale necesare luarii deciziilor. Data fiind importanta sa deosebita, exista tendinta de a utiliza denumirea de sistem informational al managementului (M^S - Management Informational System), stiut fiind ca decizia constituie elementul specific cel mai important al managementului.

Concomitent, sistemul informational are drept scop declansarea multimii de actiuni necesare realizarii obiectivelor organizatiei - adica functia operationala. Prin aceasta functie, sistemul informational asigura operationalizarea deciziilor, metodelor manageriale etc, realizarea obiectivelor cuprinse in strategia organizatiei.

Proliferarea organizatiilor care invata, adica a acelor organizatii in care insusirea intensa de cunostinte este o preocupare permanenta la nivel de organizatie, compartimente si titulari de posturi, cu efecte directe in planul performantelor, a dus la conturarea functiei educationale a sistemului informational. in conceperea componentelor sale si in functionarea sa, se are in vedere asigurarea de informatii cu caracter formativ si tratarea lor de o asemenea maniera incat sa determine o crestere a efectelor educationale in plan individual si organizational. Trecerea la firma bazata pe cunostinte, care va predomina in secolul XXI, este posibila numai prin exercitarea intensa a functiei educationale a sistemului informational, intr-o predominanta viziune pragmatica.

Functia de documentare a sistemului informational exprima menirea sa gnoseologica, in virtutea careia se inregistreaza o serie de informatii ce servesc imbogatirii cunostintelor personalului si care, numai ulterior, este posibil sa fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru efectuarea anumitor operatii. Trecerea la firma bazata pe cunostinte determina o amplificare substantiala a importantei acestei functii.

In realizarea acestor functii, sistemul informational este confruntat cu probleme foarte complexe, data fiind tripla dimensiune a informatiilor. Informatiile au o dimensiune individuala, in sensul ca ele conditioneaza intr-o proportie apreciabila potentialul si realizarea aspiratiilor personale ale salariatilor. Informatiile au o dimensiune organizationala, in sensul ca reprezinta o premisa indispensabila pentru stabilirea si finalizarea obiectivelor organizatiei de catre actionari si manageri. In sfarsit, informatiile au o dimensiune sociala ce decurge din rolul lor in exercitarea drepturilor si responsabilitatilor salariatilor din cadrul organizatiei in calitate de cetateni.

Cunoasterea si luarea in considerare a multidimensionalitatii informatiilor este esentiala pentru realizarea la un nivel corespunzator a celor patru functii ale sistemului informational. Neglijarea, fie si partiala, a uneia din cele trei dimensiuni ale informatiei se reflecta mai devreme sau mai tarziu in diminuarea performantelor organizatiei, concomitent cu existenta unui climat de munca necorespunzator.

Concluzionand, sistemul informational constituie un subsistem de baza al managementului organizatiei, ce realizeaza multiple functii, prezentand o dinamica accentuata. in conditiile trecerii la economia bazata pe cunostinte si ale continuarii schimbarilor revolutionare in domeniul informaticii, sistemul informational devine din ce in ce mai important si conditionant pentru supravietuirea si performantele organizatiilor in toate domeniile.

1.2.Interdependentele dintre subsistemul informational si celelalte subsisteme manageriale

Pentru performantele oricarei organizatii este esential ca subsistemul informational sa nu fie abordat in sine, ci corelativ cu celelalte subsisteme care formeaza sistemul managerial [52]. In practica organizatiilor se manifesta frecvent tendinta de a ignora sau subestima corelatiile sale cu celelalte subsisteme, ceea ce genereaza multiple efecte negative in plan functional si economic.

Sistemul managerial al organizatiei are drept continut modelarea si exercitarea ansamblului proceselor si relatiilor manageriale intr-o anumita maniera, menita sa determine obtinerea unei competitivitati ridicate. Mai concret, sistemul managerial poate fi definit ca totalitatea elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informational, motivational etc. din cadrul organizatiei, prin intermediul carora se exercita ansamblul proceselor si relatiilor de management, in vederea obtinerii unei eficacitati cat mai mari. La baza sistemului de management din intreprinderea moderna, competitiva pe plan national si international, se afla un complex de principii, reguli si cerinte care asigura modelarea sa corespunzator preceptelor stiintei managementului. De retinut ca in conceperea si realizarea sistemului de management trebuie luate in considerare elementele specifice fiecarei organizatii, in special profilul, dimensiunea si structura resurselor umane, materiale si financiare, potentialul si mentalitatea personalului, pozitia firmei in contextul economic national si - daca este cazul - international etc. Un rol determinant il au, adesea, proprietarii sau reprezentantii lor, fie ca actioneaza ca manageri executivi sau in calitate de componenti ai organismelor manageriale participative.

Subsistemul informational reprezinta, alaturi de subsistemele manageri al-metodologic, decizional si organizatoric, componente de baza ale sistemului managerial al firmei. Relatiile sale cu fiecare dintre subsistemele de management sunt deosebit de intense. Perceperea lor este facilitata de analogia dintre organizatie si om.

Intre sistemul informational si celelalte subsisteme manageriale se manifesta puternice relatii de interdependenta ce decurg din unitatea sistemului managerial al organizatiei si din complementaritatea lor.

Relatiile dintre sistemul informational si sistemul decizional sunt simultane, constructive si functionale. insasi aparitia sistemului informational este rezultanta anumitor decizii care fac parte din sistemul decizional. Calitatea acestora, incepand cu deciziile strategice referitoare la configuratia de ansamblu a sistemului informational si investitiile care se fac in el, este determinanta pentru functionalitatea si eficacitatea sa. in plus, incorporarea de noi categorii de informatii, circuite, fluxuri, proceduri si mijloace informationale, ca si eliminarea sau modificarea lor sunt toate efecte ale sistemului decizional.

Concomitent, sistemul informational influenteaza major sistemul decizional. Informatia reprezinta materia prima pentru orice decizie. Ca urmare, calitatea informatiilor conditioneaza decisiv calitatea deciziilor managerilor. Cu cat o organizatie dispune de mai multe, corecte, actuale si complete informatii, cu atat managerii au posibilitatea sa ia decizii mai fundamentate si eficace. In acelasi sens influenteaza deciziile, procedurile si mijloacele informationale. Spectaculoasele progrese din ultimii ani in domeniul procedurilor informatice si al tehnicii electronice determina majore plusuri calitative in plan decizional. Asupra rapiditatii si corectitudinii transmiterii deciziilor, un impact semnificativ il au circuitele si fluxurile informationale prin care acestea sunt directionate spre subordonati.

Raporturile dintre sistemul informational si sistemul metodologico-managerial sunt predominant functionale. Sistemele, metodele si tehnicile manageriale, pentru a fi operationalizate, necesita anumite date, informatii, fluxuri, circuite, proceduri si mijloace informationale. Ca urmare, toate modificarile de natura cantitativa si calitativa in sistemul metodologico-managerial se reflecta in schimbari in structura si functionalitatea sistemului informational.

Amploarea si impactul schimbarilor sunt cu atat mai mari, cu cat elementele metodologice implicate sunt de anvergura mai mare. Maximul se inregistreaza in cazul sistemelor manageriale (pe obiective, proiecte, produs, exceptie, bugete, participativ etc.) iar minimul, in situatia tehnicilor manageriale (graficul de munca, evaluarea functionala etc).

La randul lor, elementele ce compun sistemul informational marcheaza major functionalitatea instrumentarului managerial. Cel mai mare impact il are calitatea informatiilor furnizate, care, in mod firesc, depinde in mare masura de caracteristicile procedurilor, circuitelor, fluxurilor si mijloacelor informationale. Datele si informatiile reprezinta - alaturi de decizii - principalele inputuri in sistemul metodologico-managerial, conditionandu-i sensibil efectele generate direct si indirect.

Relatiile dintre sistemul informational si sistemul organizatoric sunt atat functionale, cat si structural-constructive. Intreg sistemul informational are ca suport structura organizatorica a organizatiei. Tratarea datelor si informatiilor, operationalizarea fluxurilor si procedurilor informationale, utilizarea mijloacelor de tratare a informatiilor sunt rezultatul exercitarii sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor anumitor manageri si executanti. Rationalitatea acestora are un impact major asupra tuturor componentelor sistemului informational.
De altfel, unul dintre principiile conceperii si rationalizarii sistemului informational se refera direct la sistemul organizatoric. Cu cat acesta este mai judicios construit si mai functional, cu atat asigura un fundament mai propice sistemului informational.

Complementar, sistemul informational, prin toate componentele sale, conditioneaza functionalitatea sistemului organizatoric. Remarcam in mod deosebit rolul decisiv pe care datele si informatiile il au in realizarea sarcinilor pentru fiecare titular de post din organizatie. Fara informatii corespunzatoare calitativ si cantitativ, care sa parvina salariatilor in timp util, ei nu-si pot desfasura adecvat activitatea. Absenta sau insuficienta unor informatii vitale blocheaza partial sau total sistemul organizatoric. Asupra eficacitatii muncii personalului un impact major il au si procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor. Acestea pot amplifica substantial productivitatea salariatilor.

Relatii de intensa conditionare se manifesta intre sistemul informational si cultura organizationala. Noile informatii, fluxuri, proceduri si mijloace de tratare a informatiilor determina schimbari in cultura organizationala. Acestea apar imediat atunci cand elementele informationale prezinta o noutate deosebita si afecteaza parti apreciabile ale personalului. in celelalte situatii, modificarile se produc treptat, dar cu efecte majore in timp. In firmele puternic informatizate, impactul asupra culturii organizationale este atat de mare, incat a generat asa-numita cultura informationala.

Simultan se manifesta o puternica influenta a culturii organizationale asupra elementelor informationale. Fireste, aceasta influenta este de ordin functional, exercitandu-se in special asupra modului de operationalizare a componentelor sistemului informational. Nu rareori, acest impact este decisiv. Se pot cita din literatura de specialitate si din practica manageriala mii de exemple care demonstreaza ca, atunci cand intr-o organizatie sunt resurse umane competente si o cultura organizationala favorabila schimbarii, eficacitatea innoirii sistemului informational este ridicata si viceversa.

Toate elementele prezentate pledeaza pentru abordarea corelativa a sistemului informational cu celelalte subsisteme manageriale ale organizatiei in plan constructiv si functional. Prin aceasta se determina o potentare reciproca a functionalitatii si eficacitatii fiecarui subsistem si a functionalitatii si performantelor de ansamblu ale managementului si organizatiei, maximizandu-se sinergia rezultata

1.3. Parametrii constructivi si functionali ai unui sistem informational

Definit ca ansamblul mijloacelor si metodelor de culegere, prelucrare, stocare, transmitere, receptare a informatiilor cu privire la functionarea unei structuri organizationale si la relatiile ei cu mediul, sistemul informational se constituie intr-o veritabila interfata intre sistemul conducator si cel condus

Fig. 1.2. Sistemul informational - interfata intre conducator si cel condus

El cuprinde urmatoarele elemente componente:

fondul de informatii;

tehnicile de colectare si stocare;

metodele si modelele de prelucrare;

caile de transmitere si receptare;

mijloacele necesare.

In definirea sistemului informational se opereaza cu notiunile de flux informational si circuit informational.

Fluxul informational reprezinta totalitatea informatiilor transmise intr-un interval de timp determinat, de la o sursa de informatii la un receptor printr-o multime de canale informationale.

Un sistem informational cuprinde mai multe fluxuri informationale precum si o multime de conexiuni ce se stabilesc intre diferitele componente ale acestora.

In functie de locul unde exista fluxurile informationale se clasifica in:

a.         fluxuri informationale la nivel macroeconomic;

b.        fluxuri informationale la nivel microeconomic.

Aceste clase de fluxuri se subimpart in:

fluxuri orizontale, vizand compartimente ale firmei sau "centre de decizie" de acelasi nivel;

fluxuri verticale, care pornesc de la un nivel ierarhic inferior la un nivel ierarhic superior formand asa-numita "piramida informationala";

fluxuri informationale pentru intrari de date;

fluxuri informationale pentru ieairi de date;

fluxuri informationale pentru prelucrarea datelor.

Intr-o firma, fluxurile informationale pot fi clasificate in conformitate cu functiile acesteia: marketing, cercetare-dezvoltare, productie, financiar-contabila, comerciala, personal.

Circuitul informational reprezinta intinerarul parcurs de informatie de la locul culegerii lor pana la locul de utilizare a acestora.

In aceasta circulatie, se include parcurgerea tuturor operatiilor din momentul aparitiei datelor, pana in momentul declansarii unei actiuni. Avand in vedere faptul ca mesajul informational este definit de multimea informatiilor transmise simultan de la sursa la receptor printr-un canal, rezulta ca cicuitul informational reprezinta o succesiune a mesajelor informationale, interdepen-dente transmise prin canale adiacente intre surse si receptori.

Sistemul informatic are obiective similare si indeplineste in mare masura aceleasi functii ca si sitemul informational

Se poate afirma, asadar, ca sistemul informatic pentru conducerea unei firme este sistemul informasional al acesteia in care pentru executia proceselor informationale sunt utilizate mijloacele automatizate. La acest nivel, este deosebit de importanta utilizarea calculatoarelor electronice de la cele mai simple pana la cele de ultima generatie in transmiterea si receptionarea informatiilor intre sucursalele regionale ale unei companii sau intre acestea si sediul central.

1. Metodologia de elaborare si perfectionare a sistemului informational al conducerii. Principiile proiectarii si perfectionarii sistemului informational al conducerii

Crearea conditiilor corespunzatoare pentru proiectarea si perfectionarea unui sistem informational intr-o unitate economica presupune o colaborare permanenta intre proiectanti si utilizatori.

Numai dialogul constructiv al acestor doua parti poate garanta reusita actiunii, intrucat un sistem informational nu poate fi impus din afara unitatii Intretinerea acestui dialog permanent trebuie sa aiba in vedere respectarea urmatoarele principii

a) Subordonarea conceperii si functionarii sistemului informational cerintelor conducerii unitatii. In raport cu sistemul de conducere, sistemul informational este o componenta, un subsistem al acestuia. Ratiunea existentei sistemului informational in unitatea economica o reprezinta asigurarea bazei informationale necesare pentru desfasurarea eficienta atat a preceselor de executie cat mai ales, a celor de conducere. Sistemul informational asigura legatura dintre subiectul si obiectul conducerii. In conceperea sau rationalizarea sistemului informational, obiectivele si cerintele sale specifice trebuie sa reflecte obiectivele generale, derivate specifice si individuale ale respectivei unitati. Precizarea, de catre conducere, a ceea ce se asteapta de la sistemul informational, constituie puncte de reper pentru proiectanti in vederea stabilirii elementelor structurale si functionale ale acestuia.

b) Principiul eficientei. Ca orice investitie, realizarea unui sistem informational modern trebuie sa fie eficient. In acest sens trebuie sa se faca o analiza amanuntita, comparand costurile si eficienta realizate de sistemul existent, cu costurile si eficienta estimate pentru sistemului preconizat. Dat fiind gradul de aproximare al evaluarii, acestea trebuie sa se refaca ori de cate ori se dispune de date mai exacte. Nu trebuie sa se urmareasca insa, in exclusivitate, realizarea unui sistem informational mai ieftin decat sistemul informational bazat pe prelucrari manuale sau mecanice. Prin mijloacele tehnice folosite, prin programele utilizate, prin gradul de calificare al personalului folosit, sistemul informational modern costa mai mult decat un sistem informational clasic. Insa, prin valorificarea superioara a informatiilor, prin operativitatea si prin metodele de conducere ce pot fi aplicate, un sistem informational modern ofera avantaje nete si o eficienta mai mare decat sistemele informationale fara calculator.

c) Stransa colaborare intre proiectant si utilizator. Sistemul trebuie sa fie proiectat si realizat in colaborare directa cu utilizatorul. Aceasta presupune o orientare permanenta catre utilizatorii sistemului si analiza fiecarei solutii alese din punct de vedere al celor care o vor folosi. Acordul utilizatorului fata de solutiile propuse creeaza premise pentru aplicarea lor in practica. Aceasta conlucrare va avea drept rezultat definirea cu mai multa precizie a obiectivelor si cerintelor, va reduce frecventa modificarilor si va crea conditii pentru utilizarea mai eficienta a sistemului, in faza de exploatare printr-o mai buna cunoastere a lui si o mai rapida atingere a parametrilor proiectati. Numai asa se poate asigura unitatea de vederi si de interpretari, atat pentru intreg sistem, cat si pentru partile sale componente. Toate solutiile sau modificarile trebuie sa fie adoptate prin prisma utilizatorului.

d) Realizarea unui sistem informational trebuie sa porneasca de la problema oamenilor. In etapa actuala problema cea mai restrictiva in realizarea unui sistem informational modern pentru conducere este problema oamenilor. Nu odata un proiect bine structurat a esuat din cauza dificultatilor de personal.

Aceasta problema trebuie privita sub trei aspecte:

- Un prim aspect este legat de lipsa personalului de conceptie. In ciuda incercarilor facute in ultimii ani pe linia invatamantului informatic, numarul informaticienilor este inca insuficient, cererea de informaticieni a crescut mai repede decat numarul lor. Pe de alta parte, problema informaticienilor nu este numai o problema numerica, cantitativa. In acest domeniu se cere un personal de calitate. Pe langa cunostiinte strict profesionale, informaticienii trebuie sa posede o bogata experienta, precum si o viziune realista asupra obiectivelor, o buna cunoastere a implicatiilor ce decurg din folosirea sistemului informational modern in diferite domenii de activitate si a modului cum pot fi valorificate.

- Al doilea aspect al problemei este legat de personalul de conducere din unitati, de necesitatea colaborarii dintre acesta si colectivele de proiectare. Desfasurarea in bune conditii a acestei colaborari presupune, in primul rand, o cunoastere aprofundata a domeniilor de actiune a deciziilor luate la fiecare nivel de conducere si cunoastere precisa a informatiilor necesare pentru fundamentarea acestora. Apoi, este necesara o pregatire informatica a managerilor pentru ca dialogul cu informaticienii sa poata fi eficient. Calitatea unui sistem informational depinde in mare masura de calitatea managerilor unitatilor beneficiare, intrucat acestia cunosc ce pretind de la un sistem si in ce scop.

- In sfarsit, un alt aspect al problemei oamenilor, se refera la personalul de exploatare. Se impune realizarea unei pregatiri generale in informatica a intregului personal precum si cunoasterea amanuntita de catre acesta a noului sistem.

e) Sistemul informational preconizat trebuie sa fie realist.

Practica dovedeste ca multe sisteme la proiectarea carora s-au utilizat cele mai noi modele si cele mai moderne metode nu au putut fi realizate decat partial. De asemenea, unele sisteme a caror realizare s-a incercat, au esuat in exploatare datorita lipsei de organizare si de pregatire a unitatilor pentru exploatarea lor.

Pentru a imprima o conceptie realista sistemului, in primul rand, se recomanda orientarea la inceput catre un sistem mai putin ambitios, iar - unde este cazul - chiar catre subsisteme sau aplicatii.

In prezent, ideea ca un sistem informational ar putea fi realizat dintr-o data este considerata, daca nu gresita, cel putin o exceptie. Orice sistem se poate realiza numai treptat fiecare nou pas fiind precedat de o foarte atenta testare a celor precedenti. Indiferent daca este vorba de un sistem original sau de o adaptare, elaborarea si realizarea sistemului informational ridica intotdeauna probleme inedite. In acest sens, fiecare proiect este unic, deci trebuie programat si realizat in mod independent, precizandu-se atat sarcinile si responsabilitatile proiectantilor cat si ale beneficiarilor.

In al doilea rand, sistemul trebuie conceput modular, flexibil. Specialistii sublinieaza ca un sistem modular - adica alcatuit din componente bine delimitate, cu autonomie operationala, integrate insa din punct de vedere functional - permite operarea rapida a modificarilor necesare in modulele implicate, fara a necesita, de regula, schimbarea conceptiei de ansamblu. In felul acesta, pe langa faptul ca efortul de realizare va fi esalonat potrivit posibilitatilor, se confera sistemului flexibilitatea necesara pentru a-l putea adapta la situatii noi, se asigura si obtinerea de rezultate utile inca din primele faze.

In al treilea rand, sistemul trebuie sa se bazeze pe datele existente in unitate sau pe care aceasta le poate procura cu un efort rezonabil, iar aceste date trebuie sa fie de calitate, deoarece calitatea sistemului depinde in buna masura de calitatea datelor.

Rezolvarea corespunzatoare a problemei datelor presupune gasirea raspunsurilor la o serie intreaga de intrebari cum ar fi: ce date sunt necesare?; cand si unde apar ele?; in ce ordine sunt cerute?; care este cel mai adecvat purtator?; cum vor fi inregistrate datele?; ce verificari se vor face pentru validarea lor?; cine are acces la date si sub ce forma?; ce date agregate sunt necesare? etc. Rezulta ca problema unui nou sistem informational nu poate fi pusa separat de problema bazei de date. Pentru ca baza de date sa serveasca unei conduceri dinamice, ea trebuie sa asigure in permanenta informatiile, "de maine" care trebuie pregatite inca de azi.

In vederea crearii premiselor integrarii depline a datelor pe verticala sistemului informational, este necesar ca modul de culegere si prelucrare a acestora sa fie unitar din punct de vedere metodologic. O asemenea abordare confera sistemului informational un plus de rigurozitate, faciliteaza schimbari in structura si functionarea sa, precum si controlul asupra functionarii sale.

f) Asigurarea unui maxim de informatii finale din fondul de informatii primare. Informatiile primare, al caror volum este de regula limitat, sunt folosite nemijlocit pentru evidenta si controlul desfasurarii proceselor, ca si pentru luarea unor decizii cu caracter local, operativ, de catre esaloanele inferioare ale conducerii.

Cele mai importante decizii si actiuni ale conducerii se fundamenteaza insa pe informatii finale. De aici decurge si necesitatea ca fondul de informatii primare inregistrat intr-o unitate economica sa fie valorificat la maxim, in vederea obtinerii celor mai pertinente informatii finale. Pentru satisfacerea acestei necesitati se aplica diverse proceduri informationale, selectionate in functie de cerintele procesului de conducere, astfel incat informatiile finale obtinute sa asigure o evaluare cat mai deplina a proceselor unitatii economice si concomitent, o baza temeinica deciziilor strategice si tactice.

g) Proiectul informational trebuie dublat de un proiect de organizare. Lipsa de organziare a unitatii impiedica, de multe ori, realizarea corespunzatoare a sistemului informational. Problema sistemului informational nu poate fi rupta de problema organizarii. In plan structural, sistemul informational trebuie corelat in special cu structura organizatorica, avandu-se in vedere mai ales utilizarea subdiviziunilor organizatorice ale unitatii pentru culegerea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea informatiilor. In consecinta, orice proiect informational trebuie sa fie insotit de un proiect de organizare a unitatii in vederea trecerii la exploatarea sistemului preconizat. Numai in acest mod se pot crea premisele care vor permite realizarea si darea in functiune in bune conditii a noului sistem. Lipsa organizarii compromite orice proiect informational, mai mult decat erorile de proiectare, greutatile cu personalul, lipsa de date sau alti factori care ingreuneaza introducerea unui nou sistem informational.

h) Sistemul informational trebuie intretinut si imbunatatit permanent. Deoarece sistemul informational 'imbatraneste' repede, el trebuie intretinut si imbunatatit in permanenta, adaptandu-l noilor conditii. Acest lucru cere o evaluare cat mai exacta a viitoarelor conditii. Se admite, in general, ca dupa cativa ani de utilizare, un sistem informational trebuie reproiectat in intregime. Supravegherea functionarii sistemului informational, permite determinarea modificarilor necesare a fi operate precum si stabilirea momentului oportun pentru perfectionarea lui in conformitate cu necesitatile conducerii.

2. COMUNICAREA MANAGERIALA SI MANAGEMENTUL INFORMATIONAL

Procesul de comunicare

Comunicatiile reprezinta un aspect vital al functiei manageriale de conducere. Fara comunicatii, managerii nu pot influenta indivizi sau grupuri de indivizi pentru a atinge performanta manageriala.

Fig. 2.1.a.   Comunicatiile in intreprindere

In analizarea rolului si importantei comunicatiilor trebuie tinut cont de trei aspecte importante:

rolul interpersonal al managerului presupune o relatie de comunicare constanta intre manageri si subordonati, clienti, furnizori si superiori. Henry Mintzberg sustine ca managerii isi petrec circa 45% din timp in contacte cu angajati de acelasi grad, 45% cu persoane din afara domeniului lor de activitate si numai 10% cu superiorii;

rolul informational presupune ca managerul este intr-o permanenta cautare de informatii obtinute din toate contactele care ar putea - chiar potential - sa afecteze performantele si obiectivele activitatii sale;

rolul decizional al managerului consta in utilizarea acestor informatii, contacte si relatii, in scopul valorificarii resurselor (limitate), rezolvarii unor situatii conflictuale si initierii unor solutii optime pentru problemele pe care le are de rezolvat. Odata ce decizia este luata de manager, ea trebuie comunicata in mod clar tuturor celorlalti factori.

Fig. 2.1.b. Scopul comunicarii

Aceste trei roluri manageriale identificate de Mintzberg demonstreaza ca numai foarte rar, managerii pot gandi si reflecta singuri. Alte studii pun in evidenta faptul ca managerii isi petrec 60-80% din timpul lor de munca comunicand verbal cu ceilalti.

Comunicatia este definita ca o transmitere a unei intelegeri reciproce, cu ajutorul simbolurilor.

Daca aceasta intelegere reciproca nu rezulta dintr-o transmitere de simboluri, atunci nu exista comunicatie.

Figura urmatoare reflecta aceasta definitie si identifica elementele importante ale comunicatiei.

Fig. 2.1.c. Modelul procesului de comunicare

Dupa alti autori, procesul de comunicare implica emitatorul, care transmite un mesaj printr-un canal selectat spre receptor. Se observa ca, in mare, sunt respectate toate etapele cuprinse in figura dinainte.

Exista numerosi factori organizationali care afecteaza procesul de comunicare, cum ar fi factorii de mediu extremi, incluzand aici pe cei educationali, sociologici, politici, legislativi si economici.

De exemplu, un sistem politic represiv inhiba fluxul liber al comunicatiei interumane. Alte situatii des intalnite sunt distanta geografica sau lipsa unor tehnologii adecvate.

Comunicatiile interpersonale reprezinta legatura vitala ce exista intre oameni. Cu ajutorul lor, oamenii transfera idei, intelesuri de la unul la altul. S-a observat ca si in organizatii dintre cele mai moderne se consuma un timp foarte lung in tot felul de activitati de "public relations", de comunicare la diferite niveluri si in toate sensurile in procesul muncii.

O schema globala a procesului de comunicatii interpersonale este prezentata in figura de mai jos (Fig. 2.1.d.).

In abordarea comunicatiei ca proces sau factor important managerial, un rol de prima marime il joaca perceptia umana. Prin acest concept se intelege acel mijloc care face lumea inconjuratoare sa devina inteligibila pentru noi. Noi percepem realitatea prin simturile vazului, auzului s.a.m.d. De cele mai multe ori insa, perceptia noastra asupra lumii nu este perfecta.

Fig. 2.1.d. Schema globala a procesului de comunicatii interpersonale

Din punctul de vedere al comunicatiei exista trei nivele importante care sunt prezentate in figura de mai jos.

Fig. 2.1.e.   Nivelurile comunicarii

Erorile care pot apare in perceperea unei stari, obiect sau fiinte pot cauza numeroase greutati din punct de vedere managerial. Tocmai de aceea, managerii trebuie sa tina cont de toate variantele in care se poate strecura o eroare de perceptie umana si sa-si ia masurile in consecinta pentru indeplinirea obiectivelor organizationale.

Managerii trebuie sa asigure comunicatii pe trei directii diferite: in jos, in sus si pe orizontala. Aceste trei canale formale de comunicare, precum si cateva exemple referitoare la fiecare directie sunt prezentate in figura de mai jos.

Fig. 2.1.f. Canale formale (oficiale) de comunicatii

Managerul care intelege si foloseste asa cum trebuie fluxul formal de comunicatii este capabil sa aprecieze mai bine barierele care exista la nivelul comunicatiei organizationale efective si, desigur, sa ia toate masurile pentru depasirea lor. O structura organizationala formala - asa cum este prezentata in figura de mai sus - poate influenta chiar prin definitie fluxurile de comunicatii interne.

Cele trei modele formale de baza (in jos, in sus si orizontal) influenteaza si relatiile care sunt stabilite prin regulamentul de organizare si functionare a organizatiei. Atat managerii cat si angajatii tind sa adapteze si sa modifice canalele formale de comunicatii pentru a raspunde nevoilor, scopurilor si timpului pe care il au la dipozitie.

Peter Drucker a ajuns la concluzia ca, de multe ori, comunicatiile "in jos" nu functioneaza pentru ca se ignora factorul receptor. In aceste cazuri, el propune amplificarea comunicatiilor de celelalte tipuri, in special la nivel orizontal si diagonal. Diferentele existente intre canalele formale de comunicatie - la care se adauga si componenta diagonala sunt prezentate mai jos.

Fig 2.1.g. Canalele "diagonale" formale de comunicatie

Pentru ca, de cele mai multe ori, informatia ce provine de la "top manageri" poate fi distorsionata sau modificata, este neaparat necesara existenta unui sistem feed-back care sa demonstreze cat de corect ajunge informatia pe ruta emitator-receptor.

Fig. 2.1.h. Canale informale de comunicatii

Cercetarile realizate pe marginea unor experiente si exemple practice, concrete, sugereaza faptul ca sistemul de comunicatii nu "curge" de la sine in cadrul unei organizatii. El nici nu urmareste, in mod neaparat necesar, un model predeterminat impus sau inspirat din regulamentul de organizare si functionare.

Studiul canalelor informale de comunicatie este in stransa legatura cu o metoda de cercetare in domeniu numita sociometrie. In sociometrie membrii unui grup sunt interogati asupra celorlalti membrii cu care ei se afla in comunicatie.

Aceasta sociograma a fost realizata dupa solicitarea membrilor unui departament al unei firme de a lista pe cei cu care comunica pe diverse teme sau domenii conexe locului de munca. Multe din aceste conexiuni au o singura directie, altele sunt orientate in ambele sensuri, sugerand ca acea persoana emite, dar si recepteaza informatii. Se pot forma legaturi de grup bazate pe interese comune, pe atractia fizica sau slujbe inrudite.

a.    Un alt model de comunicatie informal semnificativ din punct de vedere organizational il constituie asa-numitul "model al vitei-de-vie".

Modelul "vitei-de-vie'" este prezentat in figura de mai jos (Fig.2.1.i.).

Fig. 2.1.i. Modelul "vitei-de-vie"

Folosirea acestui termen isi are originea din timpul razboiului civil din Statele Unite, cand firele de telegraf, infasurate pe trupurile oamenilor sau pe stalpi dadeau impresia unui ciorchine de struguri. Chiar se spunea in acele timuri ca mesajele circula prin intermediul "vitei-de-vie".

Pornind de la aceasta reprezentare plastica, cercetarile in domeniu au reliefat cateva concluzii importante:

b.    Organizatiile pot avea mai multe sisteme de comuicatii tip "vita-de-vie";

c.    Informatiile care circula prin "vita-de-vie" nu urmeaza intotdeauna un drum dinainte stabilit;

Informatiile provenite dintr-un sistem organizational tip "vita-de-vie" prezinta o acuratete de 75%.

S-a constatat ca modelul "vitei-de-vie" poate fi daunator daca ajunge sa devina o sursa constanta de zvonuri. Zvonul constituie un element cotidian in orice afacere sau proces managerial. Statistici documentate estimeaza ca, in Statele Unite, sunt generate peste 33 milioane de zvonuri pe zi.

De cele mai multe ori zvonul are o sursa care genereaza informatia. In mod uzual, indivizii atribuie un zvon unei surse prestigioase si/sau autoritare pentru ai conferi mai multa autoritate.

3. TESTE DE VERIFICARE A CUNOSTINTELOR

Definiti sistemul informational si prezentati raportul in care acesta se afla fata de sistemul informatic;

Identificati principalele functii ale sistemului informational;

Descrieti relatiile dintre sistemul informational si sistemul decizional;

Prezentati raporturile dintre sistemul informational si sistemul metodologico-managerial;

Caracterizati relatiile dintre sistemul informational si sistemul organizatoric al firmei;

Descrieti relatii de intensa conditionare ce se manifesta intre sistemul informational si cultura organizationala;

Prezentati si descrieti parametrii constructivi si functionali ai unui sistem informational;

Descrieti metodologia si principiile proiectarii si perfectionarii sistemului informational al conducerii;

Explicati necesitatea obtinerii si asigurarii unui maxim de informatii finale din fondul de informatii primare;

Prezentati cateva exemple de canale formale si informale de comunicare.