MANAGEMENTULLOR: Conducerea echipei de

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Managementul proiectelor este un proces dinamic, condus in contextul un set de constrangeri, care organizeaza si utilizeaza resurse adecvate intr-un mod controlat si structurat cu scopul de a realiza anumite obiective clar definite.

Asigura transpunerea in practica a proiectului.

Managementul proiectelor cuprinde:

- managementul timpului

- managementul resurselor umane

- managementul celorlalte resurse

- asigurarea resurselor adecvate

- asigurarea disponibilitatii resurselor adecvate la momentul oportun

- realocarea resurselor folosind experienta acumulata

- adaptarea activitatilor la resurse limitate

- realizarea unui impact maxim cu resursele disponibile

Fazele managementului proiectelor

I.           initiere proiect

II.        analiza proiect

III.     analiza echipei de proiect - conducerea

IV.     planificarea proiect

V.        implementare proiect

VI.     control (monitorizare) proiect

VII.          evaluare proiect

VIII.       raportare proiect

Initiere proiect

selectarea temei

crearea echipei

verificarea resurselor disponibile

identificarea posibilitatilor de valorificare a rezultatelor proiectului

relevanta proiectului

obstacole parteneriale

succese prealabile

implicarea organizatiilor in sprijinirea proiectului

Analiza proiectului

definirea obiectivelor urmarite si acceptarea lor de toti cei implicati in realizarea proiectului

analiza resurselor necesare

stabilirea partilor implicate

identificarea obstacolelor potentiale

definirea limitarilor si constrangerilor

identificarea resurselor ce pot fi atrase

planificarea preliminara a timpului necesar

aprecierea atitudinii si implicarii partilor interesate

evaluarea situatiei reale si a ipotezelor de lucru

Conducerea echipei de proiect

Elemente implicate:

analiza rolurilor membrilor echipei

- definirea performantelor asteptate

- definirea rolurilor primare, secundare si auxiliare

- definirea gradului de autonomie in luarea deciziilor

comunicare eficienta

stabilirea proceselor de luare a deciziilor

stilul de conducere

Managerul de proiect:

- armonizeaza cerintele si necesitatile partilor (beneficiari, ONG,

finantator, parteneri)

- conduce echipa de proiect

- asigura comunicarea cu alte parti interesate

- planifica proiectul si rezolva problemele ce apar

- asigura obtinerea unor rezultate acceptabile

- are in vedere : - resurse umane, organizatiile si institutiile implicate in

realizarea proiectului

- alocarea si controlul resurselor

- planificarea si programarea activitatilor

- contractarea

- interactiunea cu mediul exterior al proiectului

- are rolul: - coordonator

- lider

- diplomat (mediator, negociator)

- reprezentare

- conectare, comunicare

- monitorizare

- diseminare

- initiere de actiuni

- eliminarea abaterilor

- alocarea de resurse

Tipuri de manageri de proiect

Facilitatorul - evita sa ia decizii transante, se lasa usor influentat, nu rezista la stres, nu urmareste rezultatele

Conducatorul ideal - are o mare capacitate de motivare a membrilor echipei, stabileste criterii inalte de performanta, apreciaza si trateaza diferentiat membrii echipei, prefera sa lucreze in echipa

Dezinteresatul - nu se implica in activitatea grupului, este pasiv sau negativist

Birocratul - aplica strict regulile si procedurile, monitorizeaza si controleaza complet situatia, este constiincios in raportari

Autocratul - nu are incredere in membrii echipei, nu este agreat de acestia, se concentreaza asupra sarcinilor imediate

Despotul luminat - stie ce vrea si stie cum sa obtina ceea ce vrea, nu creeaza resentimente in cadrul echipei

Suporterul - este interesat in primul rand de armonia grupului

Capul familiei - are incredere in oameni si il intereseaza in primul rand dezvoltarea grupului

Constituirea echipei de proiect

precizarea obiectivelor urmarite, a rezultatelor dorite si a activitatilor de desfasurat

stabilirea persoanelor propuse pentru a participa in proiect

transferul de informatii relevante despre proiect

de ce si cat este de important proiectul pentru organizatie

ce rol trebuie sa indeplineasca fiecare dintre membrii echipei proiectului si de ce

ce recompense pot urma dupa incheierea proiectului

ce probleme si restrictii pot aparea si ce dificultati poate ridica proiectil pentru fiecare dintre cei implicati

stabilirea conditiilor de lucru in echipa

care sunt regulile ce trebuie respectate in cadrul proiectului

de ce este important conceptul de echipa pentru succesul proiectului

de ce este necesara participarea membrilor echipei la luarea deciziilor

Planificarea proiectului

definirea clara a domeniului proiectului

criteriile / parametrii in functie de care se apreciaza succesul proiectului

stabilirea responsabilitatilor fiecarui membru al echipei de proiect

planificarea activitatilor

identificarea resurselor necesare si alocarea resurselor disponibile

actiuni anticipate si riscuri / elemente neprevazute

factori de influenta

puncte de analiza si evaluare

cai de feedback

monitorizarea si evidentierea succeselor partiale / finale

Planificarea proiectului se refera la:

A. Planificarea propriu-zisa a derularii proiectului

- previziuni: pentru estimarea a ceea ce se poate intampla in viitor

- obiective: formularea a ceea ce dorim sa obtinem in viitor

- programe: etapele de parcurs pentru atingerea obiectivelor

- planuri: termene pentru parcurgerea fiecarei etape

- bugete: alocarea resurselor necesare

- proceduri: modurile de lucru agreate pentru desfasurarea activitatilor

- politici: ghiduri elaborate pentru abordarea constanta a elementelor repetitive

B. Organizarea pentru derularea proiectului

- stabilirea structurii organizationale

- oameni, resurse, facilitati, astfel organizate incat sa fie utilizate eficace si eficient

delegare

- stabilirea nivelurilor de autoritate si a responsabilitatilor individuale

- relatii de cooperare

- incurajarea oamenilor sa coopereze pentru atingerea obiectivelor

- comunicare

- evidentierea canalelor de comunicare (pe orizontala si pe verticala)

C. Controlul derularii proiectului

- stabilirea de standarde de performanta pentru cei implicati in derularea

proiectului

- stabilirea parametrilor caracteristici pentru succesul proiectului si a modului de masura, pentru a permite compararea acestora cu tintele prestabilite

- definirea modului de reactie in cazul abaterilor si de imbunatatire continua a proceselor

Se iau in considerare toate tipurile de resurse implicate:

- resurse umane

- resurse tehnologice

- resurse materiale

- resurse financiare

timp

Planificarea are in vedere fazele procesului de aplicare a proiectului (definite de Juran):

- faza de initiere a aplicarii proiectului

- faza de testare

- faza de extindere a efectelor proiectului

institutionalizarea rezultatelor proiectului

Succesul proiectului se construieste in faza de planificare

Planificarea se face fara a omite 3 aspecte esentiale:

- concentrarea eforturilor pentru obtinerea rezultatelor dorite

- corelarea rezultatelor partiale dorite cu rezultatele globale previzibile:

- corelarea scopurilor urmarite de diferitele categorii de persoane interesate

- abordarea sistematica a obiectivelor urmarite

- satisfacerea progresiva a scopurilor, in ordinea prioritatilor

Implementarea proiectului

Prevederi specifice

contractarea finantarii

executarea activitatilor incluse in proiect

indeplinirea obiectivelor

obtinerea rezultatelor  - comunicare

obiective si responsabilitati

programe de lucru

conducerea proceselor

procese de control

Contractarea finantarii

Confirmarea premiselor

Necesitatile sunt tot cele definite in propunere?

Resursele asigurate de terte parti sunt disponibile in continuare?

Semnarea contractului de finantare

Lansarea proiectului

pe plan intern

pe plan extern: publicitate, invitati personalitati

Mobilizarea resurselor

- semnarea subcontractelor cu partenerii sau furnizorii de produse / servicii

Marketingul proiectelor

cunoasterea asteptarilor partilor implicate si a evolutiei proiectului

adaptarea conceptiei si implementarea proiectului in functie de asteptarile partilor interesate

oferirea de informatii referitoare la desfasurarea proiectului

T  buletin informativ al proiectului

T  metode de evaluare si monitorizare a proiectului (doar partenerii de proiect)

T  publicatii (brosuri, albume)

T  comunicate de presa

T  linie telefonica informativa

T  bursa de informatii (retele care stimuleaza transferul de informatii)

T  pagina de internet a proiectului

T  seminar creativ

T  discutii informale

T  materiale pentru presa

Problemele implementarii

non-performanta

T  personal incompetent sau fara calificarea necesara

T  mediul nu permite functionarea normala (acces dificil la institutii si oficialitati)

T  finalizarea angajamentului este imposibila

necinstea

conflictele de personalitate intre partile interesate

decalaje temporale

schimbari ale mediului

solutii pentru problemele aparute

- negociere; inlocuirea unor persoane; evaluarea independenta; revizuirea obiectivelor; anularea proiectului

neprimirea finantarii

Controlul proiectului

Se bazeaza pe monitorizare

Aspecte avute in vedere

tendintele rezultatelor obtinute

proceduri de feedback

raportarea stadiului proiectului

schimbari exterioare

corectia abaterilor

diagrame si proceduri

rezultate partiale

moralul echipei de proiect

Monitorizarea proiectului

Inregistrare a informatiilor

furnizeaza informatii necesare planificatorilor si managerilor de proiect

faciliteaza identificarea abaterilor si / sau a problemelor ce trebuie rezolvate

se poate compara impactul prevazut cu cel realizat

permite identificare rezultatelor neasteptate

este o sursa de informatii pentru selectia si conceptia proiectelor viitoare

procedee proprii organizatiei

autoritatea contractata

Aprecierea tendintelor performantelor - comparatie cu obiectivele urmarite, cu rezultatele partiale si cu noile asteptari

Situatia este "mai buna", "neschimbata" sau "mai rea"?

Inregistrare, analiza performantelor si actiuni de imbunatatire

Rezultatele obtinute sunt diferite de cele planificate? In ce directie? Pot fi exploatate in mod avantajos? Cum?

Ce a determinat abaterea de la situatia planificata? In ce conditie poate fi acceptata abaterea? Este necesara re-negocierea contractului de finantare a proiectului?

Plan de calitate

element esential al unui management eficient al proiectelor

managementul calitatii proiectului consta din:

realizarea calitatii

controlul calitatii

asigurarea calitatii

imbunatatirea calitatii

reluarea ciclului pentru rezultate mai bune

Definitii

monitorizare

procesul de mentinere a unei supravegheri permanente

se monitorizeaza activitatile, planificarile, costurile, rezultatele proiectului

monitor

o persoana sau un parat pentru verificare si prevenire

o persoana sau un parat pentru verificare si prevenire

evaluare

a estima marimea, valoarea si calitatea unui lucru

Monitorizarea si evaluarea proiectului

Se refera la controlul proiectului

Cum se face monitorizarea si evaluarea unui proiect

in faza de planificare a proiectului se prevad metode si mijloace pentru monitorizarea si evaluarea proiectului

dupa contractarea finantarii, de obicei autoritatea contractanta impune metode si formate specifice pentru aceste activitati

Evaluare

Metodele de evaluare a unui proiect trebuie determinate inainte de implementare lui

Etapele evaluarii - stabilirea temei si a obiectivelor evaluarii

- estimarea resurselor (bugetului) necesare

- alegerea modului de evaluare

- pregatirea interna a evaluarii

- realizarea evaluarii:

stabilirea criteriilor / factorilor / parametrilor a caror masurare permite evaluarea succesului proiectului

stabilirea valorilor dorite (obiective)

stabilirea modului de masurare

masurarea

evaluarea, compararea marimilor masurate cu cele planificate si evaluarea impactului obtinut

- raport de evaluare

valorificarea rezultatelor evaluarii

Obiectivele evaluarii

evaluarea procesului de realizare a proiectului (management, proceduri, mecanisme, relatii, invatare, solutii)

evaluarea performantelor proiectului (prin raportare la obiectiv) eficienta (rezultate / resurse; costuri reale / costuri planificate) eficacitatea (obiectiv realizat / obiectiv propus; cantitatea si calitatea rezultatelor)

evaluarea impactului proiectului (participare la program, vizibilitate, efecte de multiplicare, efecte de antrenare, efecte de distorsionare, efecte intamplatoare)

evaluarea sustenabilitatii proiectului (financiara (auto-finantare), organizationala (resurse umane), de piata (continuitatea la schimbari)

Evaluare: - un proces complex, repetitiv, plictisitor, consumator de resurse dar este un proces inevitabil, absolut necesar, pentru ca este singura metoda eficace de a masura succesul implementarii unui proiect.

Nevoia de evaluare este determinata de:

motive financiare

motive manageriale (experienta, insuficienta in coordonarea programului)

motive tehnice (definirea si masurarea rezultatelor programelor sociale este dificila)

motive legale (reglementarile serviciilor sociale nu permit pietei sa regleze acest domeniu)

De ce este necesara evaluare

feedback - util pentru adaptarea proiectului la realitate si pentru rezolvarea optima a problemelor aparute (planificarea viitoare a proiectului)

armonizarea vederilor partilor implicate

repartizarea catre partile implicate

imbunatatirea conducerii si a rezultatelor proiectului, a eficientei acestuia (evaluare formativa)

oferirea de informatii necesare pentru luarea deciziei in legatura cu continuarea proiectului sau alegerea dintre mai multe alternative (evaluarea sumativa)

Scopurile evaluarii

- Control asupra proiectului

Isi atinge obiectivele?

Este implementat conform planului stabilit?

Sunt beneficiarii satisfacuti?

Care sunt efectele nescontate, mai ales cele negative?

- Perfectionarea implementarii proiectului

- Acumularea de experienta in managementul proiectului

Modele de evaluare

* modelul traditional - bazat pe intentia si experienta evaluatorului

* modelul "opinia expertului" - asemanator cu critica de arta

* modelul cercetarii sociale - grupuri experimentale si grupuri de control

* evaluarea obiectivelor - masurarea gradului de atingere a obiectivelor

* modelul "cutiei negre"

evaluarea performantei si / sau impactului fara a lua in considerare procesele

evaluarea "fiscala" - conteaza numai bugetul si rezultatele

evaluarea responsabilitatii - daca si in ce masura au fost folosite fondurile conform procedurilor stabilite pentru atingerea obiectivelor

* modelul naturalist - evaluatorul nu se concentreaza numai pe obiectivele proiectului, ci cauta sa sesizeze toate aspectele legate de acesta.

In evaluare se folosesc indicatori

- pentru: - marimea gradului de atingere a obiectivului

- masurarea gradului de atingere a rezultatelor

- monitorizare si evaluare

- pot fi: - directi sau indirecti

- cantitativi (cat?, pana cand?), calitativi (cat de bine?) sau comportamentali (pe cine?)

- caracteristici: - substantialitate, independenta, obiectivitate, plauzabilitate, accesibilitate, masurabilitate, verificabilitate, vizibilitate, relevanta

Evaluarea - intermediara - la finalul unei activitati importante (etapa a proiectului)

- finala - la finalul proiectului

Pentru ca aceasta sectiune sa fie credibila trebuie specificat modul de colectare si interpretare a informatiilor din care pot face parte: chestionarele, interviurile, observatiile, feedbackul neformalizat.

Evaluarea este mult mai usor de facut daca obiectivele au fost corect  definite (SMART) si daca metodele au fost descrise cu precizie.

Raportare

definirea rezultatelor obtinute

relevanta proiectului

obiectivele urmarite

publicul tinta

mesajul transmis prin implementarea proiectului

avantajele obtinute de organizatia promotoare

evidentierea obstacolelor

identificarea rezultatelor neplanificate

evidentierea valorii adaugate de proiect

raportarea se face conform cerintelor contractului (forma, numar de exemplare, subiecte si periodicitate)

raportarea implica de obicei:

rapoarte intermediare

raport final

rapoarte de evaluare

rapoarte speciale, la cererea Autoritatii contractante

rapoartele sunt de obicei:

rapoarte tehnice

rapoarte financiare

rapoartele contin de obicei:

rapoarte narative

anexe: tabele, grafice, materiale obtinute, declaratii, etc.

Rapoartele narative

date pentru identificarea proiectului si a organizatiei

descrierea activitatilor desfasurate si a rezultatelor obtinute

descrierea abaterilor fata de planificarea initiala si a corectiilor si actiunilor corective necesare

programul de activitati pentru perioada urmatoare, conform noii planificari

rezumatul cheltuielilor facute, fata de bugetul initial

Anexele la rapoarte

conform cerintelor specifice ale Autoritatii contractante

de obicei se refera la:

bugete de cheltuieli, bugete rectificate

declaratii

liste de documente justificative pentru cheltuielile facute (eventual copii pentru unele documente)

copii dupa unele produse ale proiectului

fise de manopera pentru persoanele din echipa de proiect

altele

ELABORAREA UNEI PROPUNERI DE PROIECT

Etapa 1: Alegerea temei proiectului si a grupului tinta

Metoda: brainstorming, lucru in grup

Durata:  5 minute

Etapa 2: Stabilirea obiectivelor urmarite si a modurilor/mijloacelor necesare pentru masurarea gradului de indeplinire a acestora

Metoda: lucru in grup

Durata:  10 minute

Ganditi-va la minimum trei obiective pe termen lung (obiective generale, finale) si la trei obiective pe termen scurt (obiective specifice) pe care ati vrea sa le atingeti prin aplicarea proiectului pentru care cereti finantare. Enumerati aceste obiective.

Pentru fiecare obiectiv ales, ganditi-va cum ati putea sa verificati, la un moment dat, gradul in care ati obtinut rezultatele dorite: ce parametri ati putea masura si cum?

Etapa 3: Stabilirea rezultatelor dorite, pentru proiectul identificat pe parcursul exercitiilor anterioare.

Metoda: brainstorming, lucru in grup

Durata:  10 minute

Enumerati rezultatele posibil de obtinut prin intermediul proiectului anterior discutat si decideti in grup care sunt rezultatele dorite pentru proiectul de grup.

Etapa 4: Lista activitatilor necesare pentru atingerea obiectivelor si obtinerea rezultatelor agreate de grup pe parcursul exercitiilor anterioare.

Metoda: individual si sinteza de grup

Durata:  10 minute

Enumerati activitatile pe care le considerati necesare pentru  realiza proiectul stabilit anterior. Pe cat este posibil, grupati-le, in functie de criterii logice sau cronologice, in faze ale proiectului.

Etapa 5: Ce resurse sunt necesare pentru propunerea proiectului, derularea activitatilor, atingerea obiectivelor si obtinerea rezultatelor agreate de grup pe parcursul exercitiilor anterioare.

Metoda: in grup

Durata:  10 minute

Identificati:

I.           categoriile de resurse necesare

II.        categoriile de resurse disponibile

III.     tipurile de cheltuieli implicate

IV.     tipurile de cheltuieli (ne) eligibile