Definirea conceptului de

Definirea conceptului de

Proiect - "ceea ce intentionam sa facem". (Larousse) "scopul pe care il urmarim, imaginea pe care ne-o formam despre ceea ce vom intreprinde si mijloacele pe care le vom folosi" (Le Robert) "un efort pe termen limitat cu scopul de a crea un produs sau un serviciu nou" (Institutul de Managementul Proiectelor) "un set de activitati integrate, menite sa atinga un obiectiv prestabilit, intr-o perioada de timp determinata si urmand un plan de actiune stabilit" (OECD)

Proiectele sunt asadar activitati unice, complexe, care au anumite obiective, avand un grad ridicat de noutate, o limita de timp pentru realizarea lui si care necesita structuri organizatorice si metode speciale. Obiectivul urmarit il reprezinta crearea unui valori noi (produs / structura / serviciu / idee etc.)

Obiectiv - un rezultat scontat ce trebuie obtinut in efortul de atingere a scopului proiectului si, implicit, a rezolvarii problemei. Este necesar ca obiectivele sa fie cuantificabile si sa se stabileasca limite de timp pentru atingerea lor.

Scop - rezultatul favorabil ce se asteapta de la un proiect, nefiind necesar ca acesta sa fie cuantificabil.

Operatie - o activitate primara cu caracter de rutina

Plan de afaceri - are rolul de a scoate in evidenta situatia organizatiei la un moment dat, precum si a mediului concurential in care isi desfasoara activitatea.

Studiu de fezabilitate are rolul de a justifica necesitatea/oportunitatea punerii in practica a unei idei sau a continuarii ei, luandu-se in calcul o mare diversitate a formelor sale de implementare si a mediilor favorabile/ostile proiectului respectiv.

Program - grup de proiecte conduse coordonat, pentru a obtine beneficii care nu ar rezulta daca ele ar fi conduse separat.

Managementul proiectelor cuprinde structurile organizatorice necesare derularii proiectelor la nivelul organizatiei, organizarea interna a proiectului si corelatiile dintre acestea. Este in acelasi timp si un concept integrat de conducere. Managementul proiectelor presupune aplicarea constienta a unui set coerent de principii, reguli, cunostinte, metode, tehnici, instrumente utilizate in planificarea, organizarea, conducerea si controlul unui proiect.

Conceptia integrata asupra managementului proiectelor ia in considerare 4 elemente de baza ale unui proiect:

Timpul

Bugetul (resurse) - oameni, tehnologii, bani

Calitatea (o anumita tehnologie, performanta, anumite caracteristici ale unui produs)

Asteptarile participantilor (finantatori, membrii echipei de proiect, managerul de proiect, beneficiari, stakeholderii - cei implicati in realizarea proiectelor - angajati, actionari, furnizori, organisme de interes public etc.)

Si in tarile mai dezvoltate, managementul proiectelor a cunoscut o evolutie rapida, odata cu schimbarile care au aparut in cadrul unei institutii. Dintre aceste noi abordari, amintim:

Globalizarea

Cresterea accentuata a informatizarii si a retelelor informatice tot mai ample, aparitia magistralelor informatice

Renuntarea la structuri ierarhice foarte complexe si trecerea la forme liniare prin incurajarea muncii in echipa, formarea angajatilor astfel incat sa fie specialisti in mai multe domenii si cresterea rolului fiecaruia dintre acestia la realizarea unui proiect

Tabel 1 Analiza comparativa intre operatie si proiect

Tabel 2 Analiza comparativa intre program si proiect

Proiectele pot fi clasificate dupa numeroase criterii. Una dintre cele mai uzitate clasificari are la baza "amploarea", in raport cu care deosebim" proiecte de interes:

Organizational

Local (localitate, judet, grup de judete)

National

Regional

International

Dupa domeniul obiectivului si activitatilor proiectului avem:

Proiecte sociale

Proiecte culturale

Proiecte stiintifice

Proiecte educationale

Proiecte economice

Din punct de vedere al relatiei proiect-program , exista, in mod evident, proiectele independente si proiecte care se incadreaza in programe.

Stabilirea obiectivelor este o etapa de baza in elaborarea unui proiect si cuprinde un ansamblu de activitati prin realizarea carora trebuie sa gasim o solutie reala la intrebarea "unde dorim sa ajungem la sfarsitul proiectului?". Aceasta presupune o anticipare si o evaluare a unei situatii viitoare posibile. Pentru a fi viabil, un obiectiv va avea urmatoarele caracteristici SMART[2]:

Specific: claritatea obiectivului - ce, cine, cum, pentru cine, cand, unde facem?

Masurabil: in orice moment este bine sa stim nivelul la care am ajuns;

Abordabil/aprobat (attainable): se refera la posibilitatea de realizare a unui obiectiv;

Realist: proiectul poate fi realizat cu resursele de care dispunem si cu cele care vor fi acceptate din partea finantatorului si este necesar intr-un anumit context, oferind o solutie la o problema care trebuie rezolvata;

Incadrare in Timp (timely) - proiectul are o anumita limita de timp pentru realizarea lui.

Alaturi de aceste 5 caracteristici pe care trebuie sa le indeplineasca un obiectiv, mai sunt necesare inca 3 conditii pentru ca el sa poata fi realizat:

sa fie intelese si acceptate de toti membrii echipei care lucreaza la proiect

sa fie bine definite responsabilitatea si autoritatea pentru realizarea lui (de obicei, managerul de proiect)

sa corespunda misiunii si celorlalte obiective ale institutiei care realizeaza proiectul

Obiectivele de baza pot fi clasificate in trei mari categorii: obiective de specialitate, de cost, de termen. In functie de obiectivele de specialitate propuse, proiectele pot fi clasificate in trei grupe mari:

proiecte de investitii: renovarea unei universitati, constructia unui nou sediu

proiecte de cercetare si dezvoltare: dezvoltarea unei tehnologii noi, elaborarea unui soft, stabilirea morbiditatii intr-un judet

proiecte de organizare: introducerea unei noi forme de organizare, introducerea unui nou sistem de distributie.

Obiectivele unui proiect trebuie sa se integreze obiectivelor organizatiei care il realizeaza si abia dupa ce acestea au fost clar definite, sa fie reajustate si in functie de cerintele programului din care face parte proiectul respectiv si nu invers (pornind de la institutia din care facem parte, cunoastem mai bine resursele de care dispunem, problemele pe care le avem si posibilitatile de rezolvare a lor.

Managementul proiectelor reprezinta un domeniu complex, care implica asadar abordarea integrata a urmatoarelor tipuri de management[3]:

managementul timpului va raspunde la urmatoarele intrebari: Care sunt activitatile care trebuie realizate in cadrul proiectului si cat dureaza fiecare? Cum vor fi aceste ordonate? Cum vor fi acestea controlate?

managementul costului - planificarea si estimarea resurselor ce urmeaza a fi  utilizate, realizarea bugetului, controlul costurilor

managementul calitatii - planificarea atingerii unui anumit nivel al calitatii, controlul calitatii

managementul resurselor umane - formarea echipei proiectului, alegerea managerului de proiect si a celorlalte persoane implicate in proiect, delegarea sarcinilor

managementul comunicarii cuprinde distribuirea informatiilor intre diferite persoane participante la proiect, managementul conflictelor, modalitatile de comunicare

managementul riscului  va raspunde la urmatoarele intrebari: care sunt riscurile care pot aparea si cum pot fi acestea diminuate? Care vor fi activitatile care trebuie intreprinse in cazul aparitiei acestora?

managementul integrarii proiectelor se refera atat la integrarea proiectului in strategia programului sau a institutiei care il lanseaza, cat si la integrarea scopului proiectului in misiunea institutiei care realizeaza proiectul, a integrarii scopului proiectului cu obiectivele sale.