Elaborarea procedurilor / proceselor documentate

Elaborarea procedurilor / proceselor documentate

Conceperea unui sistem al calitatii necesita, in paralel cu elaborarea manualului calitatii si a celorlalte documentatii ale calitatii, intre care procedurile / procesele documentate sau, altfel spus, regulamentele procedurale reprezinta o problema deosebit de importanta si dificila. Aceasta se datoreaza aspectului concret, real, pe care-l implica elaborarea lor.

Fiecare functie sau departament va avea nevoie de propriul sau set de proceduri /procese documentate, prescurtate PD cuprinse uneori chiar si sub forma unui manual de proceduri / procese documentate. Aceste documente trebuiesc sa descrie, in detaliu, activitatile operationale ale respectivelor departamente. Ele trebuie sa fie mult mai exacte decat manualul calitatii si, de aceea, contin mult mai multe detalii. O intreprindere / firma va avea un singur manual al calitatii, dar va putea sa aiba mai multe manuale de proceduri pentru diferite sectoare ca, de exemplu: proiectare, dezvoltare, aprovizionare, depozitarea materialelor si materiilor prime, sectoare de productie, sectoare de proiectare / productie SDV - uri, intretinere, metrologie si testari, desfacere, reconditionari produse neconforme, etc. Practic toate sectoarele, compartimentele sau grupurile functionale, a caror activitate afecteaza, in vreun fel, calitatea produselor / serviciilor vor trebui sa aiba propriile proceduri documentate.

Elaborarea descrierii procedurilor sau proceselor trebuie sa reflecte un sistem de managementul calitatii adecvat fiecarei intreprinderi / firme.

O problema importanta este adoptarea numarului de proceduri ce trebuiesc elaborate si volumul descrierii fiecareia. In acest sens practica a demonstrat ca, in aceasta etapa, trebuie realizata o optimizare deoarece, prea multe reglementari limiteaza libertatea de actiune iar prea putine creeaza incertitudine si premize pentru eventuale abateri de la conformitate.

Volumul de proceduri documentate si descrieri de procese depinde de mai multi factori:

complexitatea produselor / serviciilor prestate;

riscurile de producere a defectelor / neconformitatilor;

cerintele clientilor;

calificarea angajatilor;

si, nu in ultimul rand, de abilitatile si competenta personalului angajat in elaborarea sistemului calitatii.

Elaborarea unei proceduri documentate trebuie sa contina anumite elemente. In [5] se prezinta o metoda de intocmire a unui astfel de document, intr-un mod interactiv, prin raspunsuri la intrebari. La unele puncte sunt puse mai multe intrebari, cu precizarea ca nu este obligatoriu sa se raspunda la absolut toate. Ele sunt formulate incat sa nu poata fi omise puncte importante. Se va sintetiza, in cele ce urmeaza aceasta metoda.

a.       Forma externa, trebuie sa contina: numarul sau codificarea procedurii, data intocmirii, indexul revizuirii, numarul de pagini si autorul;

b.      Forma interna trebuie sa contina:

- Titlul trebuie sa fie formulat scurt, concis, si cat mai clar, utilizand termeni cunoscuti tuturor celor care vor utiliza aceasta documentatie;

- Cuprinsul, continand enumerarea titlurilor capitolelor numerotate, de exemplu, cu 1, 2, . , etc. si subcapitolelor, numerotate cu 1.1, 1.2, . etc. Includerea cuprinsului nu este obligatorie dar se considera utila pentru cazul procedurilor ample, usurandu-se gasirea rapida a capitolelor cautate;

- Scopul procedurii trebuie sa precizeze ceea ce se doreste sa se obtina sau ceea ce trebuie sa asigure procedura / procesul, specificand ceea ce trebuie sa se evite si, pentru fiecare, de ce;

- Domeniul de utilizare va specifica in ce compartimente ale intreprinderii se va utiliza procedura, pentru ce sarcini, activitati, procese, echipamente sau produse este, sau devine, obligatorie procedura;

- Notiunile de specialitate se vor utiliza pentru ca redactarea sa lamureasca toate aspectele tehnice iar abrevierile pentru ca forma sa fie cat mai concisa. Sensurile si semnificatiile acestora trebuiesc sa fie explicate pentru ca activitatile sau sarcinile descrise sa fie clar si univoc intelese;

- Competentele, responsabilitatile sau sarcinile trebuiesc delimitate clar pe posturi. Trebuie sa fie clar cine decide, cine executa, cu cine trebuie sa coopereze sau pe cine trebuie sa informeze. Daca este justificat, se poate adauga, pentru claritate, o matrice a responsabilitatilor, adica un tabel avand pe linii sarcinile iar pe coloane competentele, la intersectie inscriindu-se tipul responsabilitatii;

- Descrierea procesului se face raspunzand succesiv la urmatoarele intrebari: Cine face, ce, cand, unde, cum si cu ce? De la ce stadiu initial se pleaca si la ce stadiu final se ajunge? Ce instrumente auxiliare, echipamente si documente sunt necesare pentru executie? Cum trebuie documentata executia? Cine trebuie informat pe parcursul executiei, cand, de catre cine, prin ce mijloace? Ce decizii trebuie adoptate si cand? Pentru claritate si usurinta a urmaririi desfasurarii unor proceduri / procese mai complexe este recomandat ca derularea activitatilor sa fie sugerata cu o schema logica.

- Alte documente relevante pot fi adaugate, ca de exemplu reglementarile legale, alte proceduri documentate, instructiuni de lucru sau documente similare. Pentru inregistrarea calitatii este necesara o documentatie care trebuie sa fie generata de aceasta procedura.

In final, trebuie mentionat cine este responsabil pentru serviciul de revizuire a procedurii, ce distribuire trebuie realizata (adica, ce posturi au nevoie de procedura) si ce alte documente anexe trebuiesc (liste de verificare tipizate, formulare etc.).

Trebuie mentionat ca documentatia trebuie sa fie elaborata avand in vedere permanent dezideratul ca ea trebuie sa fie, in principiu, un instrument ajutator pentru angajati si sa serveasca facilitarii activitatilor cu caracter operativ din intreprindere si nu sa satisfaca doar exigentele unui organism de certificare. Este, cu aceasta ocazie, un prilej ca sa se puna ordine in sistemul calitatii si primordiale trebuie sa fie nevoile interne. De aceea, listele de verificare tipizate si schemele logice sunt adesea mult mai utile decat descrierile detaliate, in proza. Cu cat descrierile sunt mai lungi ele devin mai neinteligibile si nu vor mai putea fi citite cu atentia cuvenita. Ca urmare, exista o recomandare ca volumul unei proceduri documentate sa fie limitat la maximum trei pagini, din care cel mult o pagina de text.

Exista multe referinte bibliografice care indeamna ca elaborarea documentatiei calitatii sa se faca incepand, mai intai, cu elaborarea  procedurilor si, abia apoi, dupa implementarea si intrarea in vigoare a acestora, sa fie intocmit manualul calitatii, ca o sinteza a tuturor descrierilor detaliate existente.