FIRMA - SISTEM ORGANIZATIONAL - ABORDAREA SISTEMICA A FIRMEI

FIRMA - SISTEM ORGANIZATIONAL

CONCEPTUL DE SISTEM

Sistemul este conceput ca o structura care implica preluarea la un moment dat t₀ a unor marimi de intrare (x₁. x_n) din mediul exterior, transformarea lor in altele (diferite de cele de intrare) si redarea lor la un moment t_i sub forma de marimi de iesire (y₁. y_n) - produse si sau servicii (Fig. 1.1.).

Fig. 1.1. Intrarile si iesirile unui sistem.

Functia de iesire y a sistemului se defineste ca fiind dependenta de starea de intrare x si de starea sistemului Z_F (t), care la randul ei evolueaza prin diferite transformariin timp.

y = f (Z_F , x) .  (1.1)

Marimile de intrare: totalitatea elementelor necesare functionarii sistemului;

Marimile de iesire: totalitatea elementelor rezultate;

Starea sistemului: procesul de transformare evolutiv in timp care caracterizeaza comportarea ulterioara a sitemului. Deci intr-un anumit sens, starea exprima evolutia trecuta a subsistemului. Rezulta, ca notiunea de sistem comporta o dubla determinare incluzand atat bunul fizic analizat F, cat si reprezentarea structurii si cauzalitatii acestuia prin relatia:

intrare... > stare ... > iesire .  (1.2)

In aceasta acceptiune, conceptul de sistem cuprinde urmatoarele elemente:

set de obiective interconectate,

mod ordonat de actiune,

tot organizat de cunostinte,

marimi si conceptii,

mediu in care intra un set de informatiice se prlucreaza si se livreaza la iesire,

cadru in care lucreaza in comun executanti, masini si instalatii de lucru, aparatura electronica de calcul.

Functionarea sistemului la un moment dat t este redata de suma operatiilor executate la acel moment si este influentata de actiunea mediului exterior exercitata atat asupra sistemului condus (de executie), cat ti a celui conducator (de comanda sau de management) (Fig. 1.2.)

Fig. 1.2. Functionarea sistemului.

Performantele sistemului depind de factorii care fac ca iesirile sa se abata de la valoarea initiala, cum ar fi:

calitatea sistemului conducator (de management),

de preintampinarea eliminarea eventualelor perturbatii.

Sisteme autoreglabile: au proprietatea de a-si pastra pentru anumite perioade autocontrolul in indeplinirea scopului final. Din aceasta categorie fac parte sistemele cibernetice (Fig. 1.3.), caracterizate de aparitia feedback-ului, adica a buclei de reactie R intre intrari si iesiri.

Fig. 1.3. Sistemul autoreglabil (cibernetic).

Elementele componente ale sisitemului se numesc subsisteme. Comportarea sistemului se defineste ca o relatie invariabila in timp, specifica grupului de marimi si unui nivel de rezolutie dat, avand valori de aceeasi structura. Suma relatiilor care determina comportarea sistemului constituie organizarea acestuia. Partea organizarii ce ramane constanta reprezinta structura sistemului, iar partea variabila din organizare defineste programul sistemului. Modelarea si simularea sistemelor sunt conditionate de cunoasterea structurii si a functionalitatii acestora. Din punct de vedere cognitiv un astfel de demers este generic denumit analiza sistemelor.

ABORDAREA SISTEMICA A FIRMEI

Firma (organizatia) se defineste ca un grup de persoane organizate conform anumitor cerinte juridice, economice, tehnologice, care concep si desfasoara un complex de procese de munca, utilizand anumite mijloace de munca si avand ca rezultat final obtinerea de produse si servicii in vederea realizarii unui venit sau profit cat mai mare posibil.

Sistemul firma este un ansamblu de resurse materiale, financiare si umane de care acesta dispune la un moment dat in vederea realizarii obiectivului fundamental si predeterminat in jurul caruia graviteaza intreaga lui activitate desfasurata.

Pentru realizarea acestui obiectiv este necesara desfasurarea anumitor procese (totalitatea operatiilor efectuate pentru transformarea intrarilor in iesiri) conditionate de anumite reguli precise (acte si prevederi normative, prescriptii tehnologice, etc.), care pot fi atit de cerinte cat si de restrictii (Fig. 1.4.).

Fig. 1.4. Schema sistemului firma.

Analiza sistemului firma presupune urmatoarele:

cunoasterea (identificarea) structurii si a functionalitatii lui,

determinarea proprietatilor sistemului dat,

controlabilitatea si observabilitatea acestuia.

Analiza sistemului firma se poate face numai asupra unui sistem existent. Diametral opusa, sinteza sistemului este o operatie abstracta si implicit dificila care are drept sarcina determinarea structurii unui sistem cu functii li proprietati inisial definite.

Deci sinteza se face pornindu-sede la   functia de indeplinit, obiectivele propuse si resursele existente.

Proiectarea sistemului urmareste de obicei identificarea structurii acestuia.

Firma trebuie analizata sistemic, ca un intreg format din partile sale componente, fapt ce ii confera urmatoarele caracteristici:

sistem socio-economic, deoarece reuneste factorii de productie si forta de munca, prin intermediul carora isi realizeaza functionalitatea conform obiectivelor fixate ce decurg din nevoia sociala;

sistem dinamic, in sensul ca modificarile petrecute in firma sau in relatiile acesteia cu mediul determina o anumita traiectorie in evolutia firmei, care defineste viabilitatea sau nonviabilitatea acesteia;

sistem complex, deoarece firma reprezinta o reuniune de elemente (forta de munca si factori de productie) intre care se stabilesc legaturi multiple si profunde care permit actiunea '' sistemului firma ' ;

sistem probabilistic, in sensul ca actiunea sistemului firma este supusa influentei unor factori aleatori care tind permanent sa perturbe echilibrul acestuia;

sistem deschis, deoarece oricare firma este o componenta a macrosistemelor economic si social

sistem autoreglabil si autoorganizabil, deoarece firma ca veriga a economiei nationale isi desfasoara activitatea in vederea realizarii unor obiective ce converg de obicei intereselor nationale.

Sistemul firma trebuie tratat ca un sistem cibernetic, deci ca o reuniune de subsisteme cu proprietatea de a realiza un transfer reciproc de informatii intre ele si cu mediul, astfel incat, pe o anumita perioada de timp, sa fie asigurat procesul de autoreglare a intrgii reuniuni. Principalele subsisteme ale firmei sunt urmatoarele:

Subsistemul de productie : are ca principal obiectiv obtinerea de produse, prestarea de servicii si executarea de lucrari. El isi atinge corect obiectivul numai atunci cand se afla in permanenta corelatie, din punct de vedere informational, cu celelalte subsisteme din cadrul firmei. Structura subsistemului de productie este prezentata in Fig. 1.5.

Fig. 1.5. Structura subsistemului de productie.

Autoreglarea acestui subsistem se bazeaza pe structuraea lui in sistemul de conducere si sistemul condus (efector) intre care se stabilesc relatii de interdependenta reciproca. Legaturile informationale care reliefeaza comunicarea subsistemului de productie cu ecosistemul determina caracterul dinamic al relatiilor din cadrul lui, care se afla intr-o permanenta modificare. Aceasta modificare atrage dupa sine modificarea structurii subsistemului de productie, iar atunci cand aceasta modificare se realizeaza in functie de un anumit scop spunem ca subsistemul se autoregleaza.

Subsistemul comercial : care ofera informatii referitoare la cerintele pietei, preferintele consumatorilor, graficul de aprovizionare cu materii prime si materiale, volumul vanzarilor in perioada anterioara si previzionarea acestuia pentru viitor etc. Legatura dintre subsistemele 1 si 2 este prezentata in Fig. 1.6., unde se observa ca iesirile subsistemului 1 (produsele finite) sunt de fapt intrari pentru subsistemul 2 (activitatea de desfacere).

Fig. 1.6. Legatura intre subsistemele de productie si comercial.

In acelasi timp, iesirile din subsistemul 2 (aprovizionarea cu materii prime si materiale, informatiile despre piata, etc.) formeaza impreuna cu programul de productie intrari pentru subsistemul 1. Dupa cum se observa, intre cele doua subsisteme apare o conditionare reciproca, adica: o conexiune directa (plan de productie-produse finite-desfacerea produselor) si o conexiune inversa (cerintele pietei-plan de desfacere-modificarea planului de productie). Aparitia conexiunii inverse permite autoreglarea functionarii subsistemului de productie, adica modificarea intrarii intr-o astfel de masura (calitativa si cantitativa), care sa permita obtinerea iesirii dorite. De fapt, autoreglarea subsistemului de productie se bazeaza pe structurarea acestuia in sistem de conducere si sistem condus (efector), intre care se stabilesc relatii de interdependenta reciproca.

Subsistemul de resurse umane : care furnizeaza informatii cu privire la volumul si structura fortei de munca, promovarea fortei de munca, motivarea acesteia, etc.

Subsistemul tehnic : care ofera informatii despre normele de consum, tipurile de masini si instalatii ce se folosesc si se vor folosi, orele de opriri accidentale, etc.

FUNCTIUNILE FIRMEI

Pentru firme se cunosc urmatoarele functiuni:

functiunea de cercetare - dezvoltare reprezinta ansamblul activitatilor ce se desfasoara in cadrul firmei in vederea realizarii obiectivelor din domeniul producerii de noi idei si transformarii acestora in noutati utile dezvoltarii viitoare a firmei;

functiunea de productie reprezinta ansamblul activita.ilor de baza, auxiliare si conexe prin care se realizeaza obiectivele in fabricarea de produse, executarea de lucrari/prestari servicii de catre firma. Sunt cuprinse: fabricarea sau exploatarea produselor,lucrarilor si serviciilor, controlul tehnic de calitate, productia auxiliara, etc.

functiunea comerciala exprima totalitatea activitatilor ce concureaza la realizarea obiectivelor in domeniul stabilirii legaturilor firmei cu mediul sau ambiant, in vederea procurarii factorilor de productie si asigurarea realizarii/desfacerii produselor, lucrarilor si serviciilorce fac obiectul de activitate al firmei. Sunt cuprinse: activitatea de aprovizionare tehnico-materiala, desfacerea si activitatea de marketing.

functiunea financiar-contabila cuprinde ansamblul activitatilot prin care se realizeaza obiectivele privind obtinerea si folosirea mijloacelor financiare necesare firmei, precum si inregistrarea si evidenta in expresie valorica a patrimoniului acesteia.

functiunea de personal cuprinde activitatile desfasurate pentru realizarea asigurarii si dezvoltarii potentialului uman necesar firmei. Sunt cuprinse: planificarea, recrutarea, selectia, incadrarea, formarea, perfectionarea, motivarea, promovarea, salarizarea si protectia personalului angajat.

functiunea logistica cuprinde activitatile ce au drept scop punerea la dispozitie cu cel mai scazut pret a unei cantitati dintr-un produs, la locul si momentul unde exista o cerere pentru produsul respectiv.