FUNCTIA DE ORGANIZARE

DEFINIRE

Un rol important in realizarea obiectivelor firmei il are unirea si orientarea potentialului uman, corelarea si armonizarea ansamblului de relatii ce se stabilesc intre oameni in procesul muncii, toate acestea implicand un cadru organizatoric bine definit. Functia de organizare include actiunile managerilor prin care se determina ce posturi si compartimente, precum si relatiile de autoritate si colaborare dintre ele, sunt necesare pentru a implementa planurile si a realiza obiectivele.

Gruparea, ierarhizarea si coordonarea activitatilor si personalului in cadrul unei unitati economice, constituie esentialul organizarii acesteia, solutiile alese concretizandu-se in structura organizatorica.

Structura organizatorica (SO) reprezinta ansamblul persoanelor si compartimentelor de munca, grupate dupa criterii de omogenitate si ierarhie, carora le-au fost stabilite atributii, competente, autoritate si responsabilitate, precum si ansamblul relatiilor dintre acestea determinate de mecanismul de conducere al unitatii.

In ansamblul ei, SO prezinta doua mari parti: structura de conducere (sau functionala - reuneste ansamblul persoanelor, compartimentelor si relatiilor dintre ele menite sa asigure conditiile economice, tehnice si de control cerute de desfasurarea integrala a proceselor manageriale si de executie); si structura de productie (sau operationala - reuneste ansamblul persoanelor, compartimentelor si relatiilor dintre ele menite sa asigure realizarea directa a produselor si/sau serviciilor care intra in obiectul de activitate al organizatiei).

ELEMENTELE STRUCTURII ORGANIZATORICE

Ø      Posturile

Ø      Compartimentele

Ø      Niveluri ierarhice

Ø      Delegarea de autoritate

Ø      Relatiile organizatorice

Ø      Aria de control

Postul - este elementul primar al SO, fiind definit prin ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor ce revin unei persoane in mod organizat, pe anumite perioade de timp, la un anumit loc de munca.

Numarul posturilor se identifica cu numarul locurilor de munca.

Obiecitivele postului justifica crearea si functionarea postului in structura organizatorica pe o anumita perioada de timp.

Pentru realizarea obiectivelor titularului de post ii sunt atribuite anumite sarcini.

Competenta sau autoritatea exprima limitele in cadrul carora titularii de posturi au dreptul de a actiona in vederea realizarii obiectivelor individuale si a sarcinilor atribuite. Autoritatea poate fi: (1) formala: ierarhica - se exercita asupra persoanelor; si functionala - se exercita asupra unor activitati; si

(2) profesionala exprimata prin nivelul de pregatire si experienta de care dispun si prin care dobandesc recunoasterea meritelor si a contributiilor personale atat din partea sefilor, cat si din partea celorlalti membri ai organizatiei.

Responsabilitatea este obligatia de a indeplini sarcini ce deriva din obiectivele fiecarui post. Ea caracterizeaza atitudinea ocupantului de post fata de modul de realizare al sarcinilor si obiectivelor individuale.

Analizate dupa natura competentelor, responsabilitatilor si sarcinilor, posturile pot fi grupate in: posturi de conducere si posturi de executie.

Fisa postului (FP) reprezinta descrierea elementelor prezentate mai sus, iar intocmirea ei este sarcina managementului. FP trebuie inmanata ocupantului postului pentru a lua la cunostinta si a se conforma, fiind totodata instrumentul pe baza caruia se face si evaluarea periodica a angajatului. Un model general de FP contine:

Denumirea institutiei

Denumirea compartimentului

Denumirea postului

Obiective/ Scop/ Standarde de performanta

Descrierea activitatilor corespunzatoare postului: atributii/sarcini generale si specifice

Responsabilitati

Limite de autoritate

Subordonare si relatii: ierarhice, functioanale interne si externe, colaborare si reprezentare

Pregatire profesionala si experienta necesare

Aptitudini necesare

Compartimentul este rezultatul agregarii unor posturi cu continut similar si/sau complementar. Se defineste ca ansamblul persoanelor care desfasoara activitati omogene si/sau complementare in vederea realizarii acelorasi obiective derivate si subordonate nemijlocit unui manager.

Compartimentele pot fi: operationale - contribuie direct la realizarea produselor si/sau serviciilor care fac obiectul de activitate al organizatiei (ateliere si sectii de productie si service, intretinere si reparatii a utilajelor, compartimentele de control tehnic de calitate, cele de aprovizionare, desfacere, depozitare, transport intern, etc.; si functionale - cu o contributie indirecta la realizarea produselor/serviciilor (directiile, serviciile sau birourile in domeniile de conceptie tehnica, personal, comercial, marketing, financiar-contabilitate, etc.).

Exista mai multe modalitati de a combina, de a pune impreuna sub aceeasi comanda manageriala mai multe posturi. Managerul trebuie mai intai sa-si stabileasca criteriile dupa care doreste sa realizeze aceasta combinare numita in termeni manageriali compartimentare. Deci, compartimentarea presupune stabilirea criteriilor si modului de grupare a posturilor pentru a fi coordonate de un manager. Aceste criterii pot fi: tehnice, economice, sociale, geografice, mixte, s.a. Astfel, se poate face o compatimentare functionala urmarind functiile organizatiei, compartimentare pe produs sau proiect, compartimentare teritoriala (daca firma are sucursale sau divizii amplasate in diverse zone geografice). Utilizarea criteriilor mixte sau combinate conduce la compartimentarea cu baza multipla si cea matriceala; Exemple anexate.

Delegarea autoritatii presupune inzestrarea detinatorilor unor posturi cu dreptul si libertatea de a lua decizii in anumite domenii aferente activitatii desfasurate, fara a lua aprobarea managerului ierarhic imediat superior.

Nivelurile ierarhice se definesc ca ansamblul subdiviziunilor organizatorice plasate pe linii orizontale la aceeasi distanta fata de managementul de varf al organizatiei.

Relatiile organizatorice sunt alcatuite din ansamblul legaturilor dintre componentele structurii stabilite prin regulament.  Relatiile organizatorice pot fi:

Ø      relatii de autoritate - care pot fi ierarhice ce se stabilesc intre posturile de conducere si cele de executie, si relatii de stat major care iau nastere ca urmare a delegarii de autoritate, si se manifesta intre cel care a primit delegarea si colegii acestuia din cadrul compartimentului respectiv;

Ø      relatii de cooperare - se stabilesc intre posturile situate pe acelasi nivel ierarhic, dar in compartimente diferite, ca urmare a necesitatii de a realiza in comun unele sarcini sau activitati;

Ø      relatii de control - apar si functioneaza intre compartimentele specializate si cele care detin atributii in efectuarea controlului (Controlul Financiar Intern - CFI si Controlul Tehnic de Calitate - CTC);

Aria de control (sau ponderea ierarhica) presupune si reprezinta determinarea numarului de persoane care se subordoneaza direct unui manager.

In scopul de a identifica si proiecta o structura care se potriveste cel mai bine cererilor si diverselor situatii ce pot apare, principiile care se urmaresc la proiectarea unei structuri organizatorice sunt:

Structura trebuie sa fie adecvata mediului exterior

Structura trebuie sa fie concordanta cu strategia urmata

Structura trebuie sa fie adaptata la tehnologia utilizata

Structura trebuie sa fie adecvata staff-ului din organizatie

Structura trebuie sa fie in concordanta cu marimea organizatiei

Anexa

Diverse tipuri de structuri organizatorice

Compartimentarea functionala

Compartimentarea teritoriala

Compartimentarea pe produs

Compartimentarea cu baza multipla

Compartimentarea matriceala