Functia de organizare. Conceptul de organizare

Functia de organizare. Conceptul de organizare

Conceptul de organizare este folosit cel mai adesea pentru a exprima activitatea de ordonare, dispunere sau aranjare a unor elemente intr-un scop bine definit. Ca urmare, organizarea "creeaza" sisteme prin ordonarea, dispunerea sau aranjarea elementelor si a relatiilor dintre acestea.

Identic conceptului de management si conceptul de organizare se utilizeaza cu mai multe acceptiuni. Astfel, frecvent se utilizeaza conceptul de organizare pentru a defini fie o functie a managementului, fie un proces specific de management, fie un rezultat final (structura organizationala).

Functia de organizare a managementului desemneaza ansamblul proceselor prin intermediul carora se stabilesc si se delimiteaza procesele de munca fizica si intelectuala si componentele lor, se grupeaza aceste componente pe posturi, formatii sau compartimente si se atribuie personalului pentru realizarea in bune conditii a obiectivelor previzionate.

Procesul de organizare are drept punct de plecare obiectivele ce trebuie indeplinite iar ca rezultat final structura organizationala formala. Intre aceste doua repere procesul de organizare presupune:

stabilirea proceselor de munca necesare pentru realizarea obiectivelor previzionate si a componentelor acestor procese de munca;

stabilirea cantitatilor de munca si a timpilor de munca necesari pentru aceste componente;

gruparea componentelor de munca pentru a constitui posturi de munca care pot fi ocupate de persoane cu anumite calificari;

gruparea posturilor de munca in compartimente de la cele mai simple (formatie de lucru, echipa, birou) pana la ansamblul firmei;

atribuirea acestor compartimente, spre a fi coordonate, unor manageri.

Analizand procesul de organizare astfel detailat rezulta ca are doua componente principale. Prima dintre acestea este componenta procesuala care este analitica si presupune divizarea proceselor de munca pana la nivelul de detaliere necesar pentru realizarea obiectivelor previzionate (fundamentale, derivate, specifice si individuale). Cea de a doua, este componenta compartimentala, care este de sinteza si presupune gruparea componentelor de munca pentru a constitui posturi si compartimente.

Prin cele doua componente ale sale, procesul de organizare trebuie sa raspunda la intrebarea: cine si cum contribuie la realizarea obiectivelor firmei? Raspunsul la aceasta intrebare nu este simplu de dat deoarece in procesul de realizare a structurii organizationale a firmei apare conflictul dintre organizare si libertate.

Libertatea de actiune a unei persoane este limitata numai de restrictiile normative aplicabile intregii societati si de regulile bunei cuviinte, atunci cand actioneaza exclusiv pe cont propriu utilizand timpul, capitalul si resursele sale fizice si intelectuale pentru atingerea unor obiective proprii. Daca acestei persoane ii lipseste capitalul necesar si accepta ca pentru o compensatie baneasca si/sau pentru alte avantaje, sa se angajeze intr-o firma este evident ca trebuie sa consimta la limitarea libertatii de actiune si sa contribuie la realizarea unor obiective. Aceea persoana nu va mai face ce, cand si cum vrea ci urmeaza sa faca ce i se impune (are de indeplinit sarcini de munca), cand si cum i se impune (are si responsabilitati).

Ca urmare prima si cea mai profunda caracteristica a procesului de organizare este aceea ca introduce anumite constrangeri (limitari, restrictii), chiar daca ofera in schimb unele satisfactii personale imposibil de obtinut pe cont propriu. Organizarea presupune in acelasi timp atat introducerea unor limitari personale, cat si disciplinarea in sensul respectarii acestor limitari sau restrictii. In acest mod se creeaza mijlocul prin care managerii reduc substantial, daca nu chiar total, incertitudinea in comportamentul subordonatilor in procesul de munca. Acest mijloc se poate crea prin autoritate, cu ingradirea aproape totala a libertatii personale a angajatilor (metoda veche si perimata) sau prin persuasiune, cu acordarea unor libertati personale maxime in conditiile atingerii obiectivelor previzionate (metoda noua si de succes).

Rezultatul final al procesului de organizare il reprezinta structura organizationala formala a firmei care se prezinta prin intermediul unor documente consacrate, respectiv "fisa postului", "organigrama" si "regulamentul de organizare si functionare" in cazul firmelor cu capital de stat si "contractul de societate" sau "statutul societatii" in cazul firmelor cu capital privat.

In realitate in toate firmele, pe langa structura organizationala formala exista si o structura organizationala informala. Daca prima dintre acestea, este creata ca mijloc utilizat de manageri si este servita de un sistem formal de comunicare atat pe verticala cat si pe orizontala, cea dea a doua, se refera la relatiile de parteneriat dezvoltate ca rezultat al intereselor si activitatilor informale ale angajatilor. Structura organizationala informala se dezvolta ca ceva natural intr-o organizatie si nu este impusa de managementul acesteia. Practica a demonstrat ca managerii de succes sunt aceia care sunt buni organizatori si accepta abordari inovatoare in organizare care in cele mai multe situatii nu ignora ci, valorifica organizarea informala.

In concluzie se poate afirma ca prin organizare se construieste "mecanismul" prin care fiecare angajat devine o "rotita" a "angrenajului" care duce organizatia spre obiectivele previzionate.