SISTEMUL INFORMATIONAL AL ORGANIZATIEI

SISTEMUL INFORMATIONAL AL ORGANIZATIEI

date, informatii, cunostinte in contextul organizational

Sfarsitul secolului XX a stat sub semnul tranzitiei, de la societatea industriala, in cadrul careia principala resursa a unei intreprinderi se identifica prin capital, la societatea post industriala, cunoscuta si sub denumirea de societate informationala, in cadrul careia resursa cea mai de pret a devenit informatia, iar productia de baza este cea intelectuala [Nitchi03]. Aceasta societate informationala in care traim este adanc influentata de dezvoltarea tehnologiilor informationale si de comunicatie, care determina o modificare substantiala a procesului de informare, proces axat in jurul notiunii de informatie si care determina definirea structurala si functionala a sistemului informational.

Orice activitate umana este caracterizata, intotdeauna, prin entitati faptice exprimate fie numeric, fie printr-o perceptie sau o observatie nenumerica. Aceste entitati se numesc date.

Datele supuse unui proces de prelucrare oarecare devin informatii. Informatiile derivate din alte informatii, pe baza de rationamente, devin cunostinte (Figura 1.).

Figura 1. Relatia data - informatie - cunostinta

Termenul de "informatie" a devenit extrem de uzual, dar deseori acesta este utilizat gresit, deoarece se considera ca fiind sinonim cu termenul "data", lucru ce poate afecta eficienta procesului managerial. In studiul datelor, al informatiei si ulterior, al cunostintelor, au existat opinii diferite ale diversilor autori cu privire la definirea acestor notiuni, unii dintre autori [Watters92], pornind de la notiunea de data pentru a defini informatia, iar altii, [Thro90] pornind de la notiunea de informatie pentru a defini datele. Fara a considera unul din aceste moduri de abordare incorect, se considera ca prima varianta prezinta o relevanta mai mare pentru lucrarea de fata. Prin urmare data, ca notiune de baza, este forma codificata a unor fapte, evenimente, tranzactii, existand posibilitatea ca ea sa fie culeasa, prelucrata, transmisa si interpretata de catre sisteme de calcul si eventual indivizi umani. Informatiile sunt considerate, in aceasta abordare, ca fiind reprezentate de datele prelucrate in asa fel incat acestea sa se dovedeasca utile unui receptor.

Pe baza anumitor informatii, in urma unor rationamente, experimentari, se pot obtine alte informatii, cunoscute sub denumirea de cunostinte. Daca anumite cunostinte se afla deja in posesia unui subiect, atunci informatiile care ar genera acele cunostinte nu mai prezinta interes, de aici concluzia ca o informatie prezinta interes doar daca poate fi utilizata.

Un proces managerial de calitate trebuie fundamentat pe informatii utile, care devin astfel vitale pentru orice manager. Pentru a spune despre o informatie ca este utila, exista cateva caracteristici esentiale de care aceasta trebuie sa dispuna [Nitchi03]:

consistenta, ce presupune ca informatia sa fie cat mai cuprinzatoare, astfel incat sa poata genera cat mai  multe cunostinte;

relevanta, care este capacitatea informatiei de a furniza cunostinte importante in luarea deciziilor;

exactitatea, ca fiind situatia in care continutul informatiei reflecta realitatea;

oportunitatea, sub forma unui decalaj corespunzator intre momentul in care informatia a fost achizitionata si momentul in care este necesara utilizarea acestei informatii;

accesibilitatea, ce presupune ca informatia poate fi utilizata la momentul in care acest lucru se cere;

completitudinea, care este necesitatea informatiei de a proveni dintr-o sursa apropiata fenomenului sau organizatiei si de a acoperi aria vizata de utilizatorul acesteia.

Figura   Piramida abstractizarii conform Prof. E. Turban [1995]

Figura   prezinta o clasificare a datelor, informatiilor si cunostintelor in functie de gradul de abstractizare, in care cunostintele sunt considerata mai abstracte, aflandu-se inspre varful piramidei abstractizarii, iar datele avand un grad mai mic de abstractizare, aflandu-se la baza piramidei.

Ierarhia date informatii cunostinte a fost extinsa insa [Ackoff89], prin includerea la un nivel superior a intelepciunii ("Wisdom"), definita ca fiind capacitatea de a selecta cunoasterea necesara pentru a rezolva o anumita sarcina, rezultand lantul DICI: date informatii cunostinte intelepciune (Data Information Knowledge Wisdom chain) (Figura 3.).

Figura 3. Ierarhia DICI (DIKW)

(Sursa: Clark 2004)

Daca primele trei niveluri, datele, informatiile si cunostintele, se refera mai mult la trecut sau la chestiuni deja asimilate, intelepciunea face referire la viitor deoarece incorporeaza caracteristici vizionare. Intelepciunea este procesul prin care se poate discerne intre bine si rau, care este considerat de multi autori o stare exclusiv umana, pe care calculatoarele nu o au si nici nu vor fi capabile sa o posede vreodata. Ramane de vazut daca tehnologiile inteligentei artificiale pot contrazice acest punct de vedere.

Sisteme informationale, organizationale si decizionale

O organizatie trebuie perceputa ca un sistem cibernetic, pe considerentul ca este legata de mediul sau de existenta, este dezvoltata pe o anumita structura, functionarea sa urmeaza anumite reguli, in ideea atingerii unui anumit scop.

Acest sistem, reprezentat de o organizatie, se poate descompune in subsisteme, care se intrepatrund, astfel rezultand sistemul condus, sistemul de management si sistemul informational [Lungu03], dupa cum este reprezentat in Figura 4.

			Informatii in afara sistemului
	Informatii din afara sistemului

Figura 4. Organizatia economica privita ca sistem cibernetic

(Sursa: Lungu03)

Sistemul informational poate fi definit ca "un set de proceduri de colectare, regasire, manipulare si clasificare a informatiilor ca suport al deciziilor, planificarii, coordonarii si controlului" [Barthol91]. Sau daca e sa definim sistemul informational luand in considerare definitiile mai multor autori, de-a lungul timpului, acesta ar reprezenta "un ansamblu de resurse umane si de capital, investite intr-o unitate economica, in vederea colectarii si prelucrarii datelor necesare producerii informatiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii si controlului activitatilor organizatiei"[Oprea99].

Procesul de baza intr-o intreprindere este marcat de realizarea obiectivului propus in conditii de eficienta economica. Crearea produsului final (marfa, lucrare, servicii) are loc printr-o tehnologie specifica de transformare a resurselor in rezultate utile. Dupa tehnologia utilizata, profilarea intreprinderilor poate fi:

pe produse, pe tehnologii sau pe produse si tehnologii;

pe piete, pe zone geografice, pe clienti sau functii utilitare satisfacute. Corespunzator, productia poate fi specializata, universala sau mixta.

Intrarile intr-o intreprindere sunt constituite din resurse imobiliare (fixe) care se cumpara de la alti producatori sau se construiesc prin procese investitionale proprii; resurse materiale aprovizionate de la furnizori (materii prime, combustibili, materiale auxiliare etc.); resurse financiare; resurse umane; resurse energetice si resurse informationale.

Transformarile interne se constituie din procese de fabricatie, de prelucrare a resurselor in vederea obtinerii produsului final.

Iesirile intr-o intreprindere sunt produsele finale care se vor distribui pe piata. Din sumele incasate se achita salariile, furnizorii, taxe, impozite etc. Diferenta incasari - plati constituie rezultatul financiar al perioadei luate in considerare. Daca diferenta este pozitiva aceasta va reprezenta profitul, iar daca diferenta este negativa aceasta va reprezenta pierdere.

Prin mecanismul de control al unei intreprinderi se urmareste necesitatea, legalitatea si oportunitatea angajarii consumurilor si a cheltuielilor de productie, corectitudinea informatiilor starii si operatiilor din sistem, respectarea obligatiilor asumate etc.

Din punct de vedere functional subsistemele sistemului intreprindere sunt:

subsistemul de marketing - prin care se asigura conditii de conectare a intreprinderii la mediu;

subsistemul de cercetare - dezvoltare - trebuie sa asigure conditii pentru satisfacerea cerintelor pietei, prin proiectarea si pregatirea fabricatiei si prin crearea de noi capacitati de productie;

subsistemul de productie - exercita functia de baza a activitatii productive prin programarea, lansarea si urmarirea proceselor de productie;

subsistemul comercial - asigura interactiunea intreprinderii cu alte sisteme, la baza operatiilor de intrari - iesiri stand contractele economice;

subsistemul financiar - contabil - reflecta o functie administrativa, de realizare a proceselor informational - decizionale, prin evidenta contabila, control, analiza economico - financiara;

subsistemul de personal - integreaza incadrarea, salarizarea, pregatirea si promovarea angajatilor si activitati de asigurare a conditiilor de munca.

Din punct de vedere organizatoric sistemul intreprindere este alcatuit din:

subsistemul condus - alcatuit din personalul care transpune strategia si tacticile adoptate in actiuni specifice locurilor de munca;

subsistemul conducator - care asigura conducerea strategico - tactica si de conducere operativa a intreprinderii, prin prevederea, organizarea, comanda, coordonarea si controlul desfasurarii tuturor activitatilor;

subsistemul informational - realizeaza conexiunile orizontale si verticale dintre celelalte subsisteme, pin procese informationale.

Fiecare subsistem este descris prin parametri si indicatori ce definesc existenta si functionarea lui.

Societatea informationala se caracterizeaza prin preponderenta proceselor informationale bazate pe tehnologia informationala si a comunicatiei, care conduc la o reconsiderare a procesului de informare. Motorul acestui proces il reprezinta informatia. Astfel, procesul de informare, axat in jurul notiunii de informatie, reprezinta fundamentul definirii structurale si functionale a sistemului informational.

In functionarea unei intreprinderi se disting atat activitatile individuale, fiecare participant exercitand un rol in cadrul organizatiei potrivit pregatirii sale si a unei fise de post, cat si activitati colective la diferite niveluri (sedinte, dezbateri). Ambele tipuri utilizeaza ca element de baza informatia si genereaza procesul de informare.

Achizitia informatiei constituie o exigenta vitala pentru intreprindere. In acest sens, un rol major revine sistemelor de informare si modului in care acestea permit crearea si gestionarea memoriei organizationale.

Sistemul de informare reprezinta un ansamblu de activitati intercorelate (manuale/automatizate), prin intermediul carora intreprinderea dispune de informatii necesare asigurarii unei coerente intre structura de decizie si structura de informare.

Structura de decizie descrie modul in care este realizata partajarea deciziilor in intreprindere. Este alcatuita din ansamblul activitatilor de decizie si constituie raspunsul la intrebarea "cine, ce hotaraste in intreprindere?". Structura de informare se refera la ansamblul activitatilor de informare intr-o intreprindere. Ea constituie raspunsul la intrebarea "cine, ce cunoaste in intreprindere?".

Totalitatea informatiilor obtinute prin procesele de informare care au loc la un moment dat vor fi conservate prin intermediul mai multor componente care indeplinesc functii specifice si care se constituie in memoria organizationala. In cadrul memoriei organizationale se disting doua categorii de elemente:

elemente tangibile - constituite din date, proceduri, modele matematice, algoritmi;

elemente intangibile - reprezentate prin cunostinte private, profesionale, experiente si aptitudini etc.

Evolutia mediului economico-social, la nivel national si mondial, precum si explozia tehnologiilor informatice, car conduc organizatiile spre fenomenul de globalizare implica o reconsiderare fundamentala de conceptie referitor la rolul si locul intreprinderii. Astfel, aceasta nu mai este numai o unitate de productie, ci devine in mod egal o unitate de producere a informatiilor si cunostintelor.

Perspectiva informationala determina revederea unei intreprinderi ca un sediu al activitatilor de natura informationala, care constau in colectarea, prelucrarea, transmiterea si stocarea datelor. Aceste activitati au drept scop sa ofere utilizatorilor reprezentari pertinente ale fenomenului real, plecand de la date fragmentate, de origine si calitate diverse. Aparitia tehnologiilor informatice bulverseaza metodele traditionale de lucru, rolul individului in intreprindere si insasi maniera de abordare a problemelor.

Tehnologiile informatice corespund tehnicilor care permit "fabricarea" informatiei. Acestea reunesc tehnici esentiale de culegere, prelucrare, transmitere si stocare electronica a datelor si informatiilor, intr-un mediu adecvat informatic si de comunicatie constituit din echipament hardware, proceduri software, dispozitive electronice de transmisie/receptie.

Componentele de baza ale tehnologiei informatice sunt urmatoarele:

Statiile de lucru - terminale de teletransmisie legate la un calculator, sau microcalculatoare dotate cu capacitate autonoma de prelucrare - stocare.

Bazele de date - reunesc fisiere de date intre care exista interdependente si pot fi structurate pentru memorarea datelor si informatiilor pe domenii (tehnic. economic etc.)

Retele de comunicatii - asigura difuzarea datelor si comunicarea intre statiile de lucru.

Proceduri software - includ pachete de programe.

Utilizarea tehnologiilor informatice asigura o serie de avantaje ca:

reducerea timpului - viteza de calcul ridicata permite o reducere substantiala a timpului de prelucrare impus de anumite modele economico-matematice, tehnice, fizice etc.;

reducerea spatiului - comunicarea la distanta prin tehnologia informatica face sa dispara inconvenientul "kilometrilor" existent intre emitator si receptor;

extinderea modalitatilor de stocare - mijloacele de stocare au evoluat deosebit de mult asigurand posibilitati de pastrare a informatiei de milioane de caractere;

flexibilitatea in utilizare - tehnologia informatica ofera un domeniu vast de utilizare si inregistreaza o adaptabilitate continua, paralel cu evolutia software-ului de baza si de aplicatii.

In consecinta tehnologia informatica este susceptibila nu doar de-a influenta fiecare activitate in componenta sa fizica sau informationala, dar si modul de exploatare al legaturilor dintre activitati atat in interiorul cat si in exteriorul intreprinderii.

Se intalneste in literatura de specialitate termenul de memorie organizationala, prin care se intelege totalitatea componentelor ce indeplinesc functii specifice organizatiei, rezultate din ansamblul de informatii generate de procesele de informare ce au avut loc la un moment dat.

Memoria organizationala contine elemente tangibile, manifestate prin date, proceduri, modele matematice, algoritmi, si elemente intangibile, reprezentate prin cunostinte private, profesionale, aptitudini, experiente.

Stabilind si intelegand stransa legatura dintre informatii si decizii este de inteles de ce un proces managerial de calitate se poate realiza numai in urma utilizarii corecte si concrete a cunostintelor obtinute in urma rationamentelor efectuate asupra informatiilor.

3. Rolul sistemului informational

Sistemele informationale actuale nu mai pot fi concepute in afara tehnologiilor informatice si a comunicatiilor. Sistemul informational este privit ca un ansamblu de proceduri de constatare, consemnare, culegere, verificare, transmitere, stocare si prelucrare a datelor, cu scopul de a satisface cerintele informationale necesare managementului in procesul fundamentarii si elaborarii deciziilor.

Este evident ca si in continuare masina si energia vor juca un rol important, fundamental, in societatea informationala, dar pentru toate activitatile umane devin esentiale tehnologiile informatice care au la baza electronica, informatica si comunicatiile moderne. Informatizarea activitatilor social-economice a cunoscut profunde transformari. Este contextul in care vom prezenta cateva din schimbarile si tendintele ce au loc in dezvoltarea sistemelor informationale.

1. Se manifesta in mod clar o tendinta spre divizarea costurilor sistemelor informationale. Aceasta se datoreaza, pe de o parte, reducerii costurilor hardware-ului, iar pe de alta parte, reducerii costurilor software-ului. Costurile de proiectare, realizare, mentinere pentru fiecare componenta se reduc datorita tendintei in dezvoltarea sistemelor informationale bazate tot mai mult pe platforme soft de nivel inalt ce incumba functii soft de baza si functii specifice unei aplicatii. Prin functiile soft de baza se definesc si se rezolva problemele comune ale aplicatiilor, iar softul specific defineste proprietatile comportamentale suplimentare pentru o aplicatie. O astfel de abordare ofera posibilitatea generalizarii si implementarii unor aplicatii informatice in mai multe unitati economice, cu efecte imediate de reducere a costurilor de implementare.

Se manifesta o tendinta clara spre tehnologia sistemelor informationale bazate pe retele de calculatoare. Cresterea complexitatii si varietatii aplicatiilor, aparitia de noi produse informatice cu un raport cost/performanta tot mai avantajos au facut necesara si rentabila realizarea de retele de calculatoare.

O importanta deosebita a avut-o Internet-ul care a oferit posibilitatea accesului nelimitat la diverse informatii precum si comunicarea rapida intre diverse puncte de pe glob. Retelele de calculatoare determina aparitia si dezvoltarea de noi protocoale si medii de comunicatie ce permit viteze mari de transport a informatiei, accesul la distanta in scopul unor operatiuni de comert electronic sau diverse tranzactii electronice on-line.

3. In domeniul organizarii datelor se manifesta tendinta spre baze de date orientate obiect. Structurile clasice de date bazate pe text si valori numerice fie se dovedesc insuficiente, fie complexitate lor depaseste posibilitatile de stocare si prelucrare. Bazele de date orientate obiect permit crearea de obiecte complexe, din componente mai simple, fiecare avand propriile atribute si propriul comportament, in acest fel ele reusesc sa ofere solutii pentru orice probleme.

4. Sisteme informationale de tip nou. Sunt de fapt sisteme informatice integrate, in care intregul sistem informational se bazeaza pe calculator. Sunt alcatuite din aplicatii performante, de cele mai multe ori ierarhizate ce permit realizarea informatiei in timp real si la un nivel maxim de optimalitate.

Proiectarea la nivel micro si macroeconomic a unor sisteme informationale care sa utilizeze tehnicile bazelor de date si care sa contina diverse modele economico-matematice, iar situatiile de informare-raportare sa aiba un caracter de semnalare preventiva a abaterilor fata de starea normala, reprezinta o forma superioara de organizare si prelucrare a datelor. Aceasta conceptie revolutioneaza intregul sistem informational, transformandu-l dintr-un sistem pasiv de constatare, consemnare si analiza a unor procese si fenomene economice deja petrecute, intr-un instrument activ de previziune si control al acestora.