GESTIUNE CANTITATIVA

GESTIUNE CANTITATIVA

PREZENTARE GENERALA

Este un modul folosit pentru evidenta cantitativ-valorica a marfurilor, materiilor prime, materialelor s.a. permitand realizarea urmatoarelor:

a) introducerea documentelor primare (facturi, avize de expeditie, bonuri de transfer, transferuri intre gestiuni etc);

b) odata cu introducerea datelor, generarea simultana a articolelor contabile aferente cu explicatiile corespunzatoare;

c) editarea rapoartelor de intrari, iesiri, stocuri, nomenclator, beneficiu, rulaje valorice pe client si / sau produs, liste de inventar s.a.;

d) vizualizari ale submodulelor de obligatii, achitari obligatii, parteneri si agenti comerciali;

e) verificari corectitudine date introduse.

Submodulul Intrari in gestiune - permite prelucrarea informatiilor dintr-o factura sau alt document de intrare de la furnizor sau creditor si generarea de catre aplicatie a unui document (nota de intrare receptie, bon de intrare produs finit s.a.) care contine echivalentul contabil al documentului de intrare.

Prin selectarea din submodulul Intrari a optiunii Introducere date se deschide o fereastra cu tipurile de documente de intrare. Se selecteaza documentul care corespunde necesitatilor dumneavoastra, iar apoi se introduce numarul de ordine al NIR-ului. Acesta trebuie sa fie unic pentru fiecare tip de document in parte. Deci in cadrul unui tip de document de intrare nu trebuie sa existe doua NIR-uri cu acelasi numar.

In cazul in care totusi se introduce la un numar de NIR un numar deja existent in luna respectiva, aplicatia semnalizeaza acest lucru : " NIR-ul nr.. exista ! Doriti modificare (Da, Nu):..". Daca se alege optiunea Nu atunci introducerea datelor se incheie, revenind in modulul de gestiune cantitativa. Pentru a continua cu introducerea datelor se reintra in submodulul de Intrari. Daca se alege optiunea Da atunci se reintra in NIR-ul deja existent in luna respectiva avand posibilitatea modificarii unor anumite date din inregistrarea efectuata.

Numarul NIR-ului este un camp alfanumeric, pentru o modificare a acestuia trebuind alese cat mai exact atat documentul cat si numarul. Astfel, de exemplu, numarul de NIR G120 nu se va putea modifica daca, desi se alege documentul corect, se va tasta numarul de NIR g120.

Data este un camp de forma ZZ.LL.AAAA si este obligatoriu de completat. In cazul in care campurile aferente zilelor depasesc valorile posibile (peste numarul de zile aferente lunilor respective: 28 sau 29 pentru luna februarie si 30 sau 31 pentru celelelalte luni) sau daca luna sau anul introduse nu sunt cele aferente perioadei de lucru aleasa la inceputul aplicatiei, in modulul principal, data va trebui reintrodusa pana ce va fi corecta. Data reprezinta momentul cand are loc receptia la produsele din documentul de intrare.

Numarul de document reprezinta numarul sub care este inregistrat documentul de intrare (ex: numarul facturii). Completarea lui este optionala, insa este de preferat ca acesta sa fie trecut, pentru o evidenta cat mai exacta.

Discount-ul apare daca a fost selectata aceasta optiune la constituirea societatii prin care documentele de intrare sunt sau nu cu discount. Cele trei variante (Nu, pe Factura sau pe Produs, din care N apare implicit) determina modul de calcul al acestuia.

Data scadenta, de asemenea, este optionala, insa trecerea acesteia permite obtinerea unor situatii si listinguri suplimentare cu mai multe informatii.

Contul apare implicit (este sugerat), in functie de documentul de intrare ales, utilizatorul avand posibilitatea schimbarii acestuia (cu taste directionale sau prin tastarea contului dorit intr-un anumit interval de timp) sau introducerii unui alt cont sintetic sau analitic dorit.

Introducerea unui nou cont se realizeaza pozitionandu-se prompter-ul la inceputul planului de conturi (cu taste directionale sau mai simplu tastandu-se 0 - zero) pe 000 - Cont nou, selectarea acestuia si introducerea in fereastra care se deschide a contului nou, denumirii acestuia si tipul (activ, pasiv sau bifunctional). La introducerea unui cont cu analitic se va tine cont de regula prin care acest analitic va incepe de la al 6-lea caracter. Ex: 401_ _1. Analiticul poate sa fie camp alfanumeric.

Partenerul se alege prin taste directionale sau, mai simplu, prin tastarea primei sau primelor litere din denumirea acestuia.

Pentru o cautare cat mai usoara, se recomanda ca societatile partenere sa nu fie introduse cu SC inaintea denumirii. De ex: SC EXEMPLU SRL. Are loc o ordonare dupa denumire, iar in acest caz toate societatile se vor ordona la litera S. Daca se doreste o cautare rapida a partenerului prin tastarea primelor litere acest lucru nu va mai putea fi posibil. Este de ajuns introducerea partenerului sub denumirea EXEMPLU SRL.

Pentru introducerea unui nou partener, se selecteaza 000 - Partener Nou, prin taste directionale sau prin tastarea cifrei 0, aparand o fereastra pentru introducerea datelor despre partenerul respectiv. Astfel, codul este atribuit de catre aplicatie in ordine crescatoare, fiind un camp numeric, fiind de preferat ca acest cod sa nu fie modificat. In cazul modificarii codului cu un altul deja existent la un alt partener, are loc o avertizare. Datele de identificare sunt campuri care pot sau nu fi completate, insa se recomanda cel putin introducerea codului fiscal sau a codului unic de inregistrare pentru ca acesta va aparea in jurnalele de TVA.

La campul Tip comert se trece calitatea acestuia (daca este cazul): engrosist, detailist, distribuitor etc. Numarul si Data autorizatiei sunt specifice comerciantilor de bauturi alcoolice, tutun si cafea, completarea lor generand aceste campuri pe factura listata la imprimanta.

Date firma este un camp alfanumeric si permite introducerea unor observatii despre partenerul respectiv, fiind deci un camp optional.

Dupa selectarea partenerului, apare o fereastra prin care se solicita alegerea uneia dintre optiuni

Selectand <corect> se permite trecerea mai departe in inregistrarea datelor. Prin selectarea optiunii <incorect> are loc reintoarcerea in fereastra deschisa pe ecran pentru modificarea uneia sau mai multor date eronate. Selectand optiunea <renuntare> se renunta la inregistrarea respectiva.

Revenind la documentul de intrare cu optiunea <corect>, acesta trebuie sa fie completat cu datele de pe factura. Acest lucru se realizeaza printr-o baleiere intre documentul de intrare si nomenclator. Altfel spus, pentru fiecare produs din factura se va selecta din nomenclator acest produs, se va aseza in documetul de intrare si se vor trece datele acestuia: gestiunea in care este receptionat, cantitatea achizitionata.

Prompterul se asaza implicit pe denumire material, se va tasta prima sau primele litere din denumirea produsului (daca se cunoaste exact denumirea corecta a acestuia se poate tasta intreaga denumire) dupa care Enter. In acest moment, exista doua cazuri:

1) ca acest produs sa se afle deja in nomenclator;

2) ca acest produs sa nu se afle in nomenclator.

In cazul in care produsul se afla in nomenclator, se deschide direct fereastra de nomenclator, prompterul pozitionandu-se pe primul produs care va fi gasit cu denumirea tastata in documentul de intrare. Pozitionarea pe produsul care are denumirea dorita genereaza, de asemenea, doua situatii:

1a) ca pretul de cumparare din nomenclator sa fie identic cu cel din factura;

1b) ca pretul de cumparare din nomenclator sa fie diferit de cel din factura.

1a) In acest caz se alege cu F1 produsul din nomenclator si se asaza in documentul de intrare. Aici, deja s-au completat campurile de denumire material, codul acestuia si pretul de cumparare, urmand ca sa se introduca gestiunea in care va fi intra produsul si cantitatea receptionata.

Este necesara o atentie sporita la introducerea, in acest moment, a gestiunii in care se receptioneaza produsul respectiv, datorita campului de gestiune format din doua cifre. Daca in loc de gestiunea 1_ se tasteaza _1 atunci acestea sunt gestiuni diferite si se va avea impresia ca inregistrarea respectiva nu a avut loc. De aceea, pentru gestiunea al carui numar este format dintr-o singura cifra, aceasta se va tasta direct fara a mai fi precedata de alte caractere _ (spatiu) sau 0.

De asemenea, tastarea la campul de gestiune a cifrei 0 formeaza la randul sau gestiunea 0. Daca nu se doreste lucrul cu gestiuni se poate tasta atunci Enter sarind astfel peste acest camp.

Pentru introducerea unui alt produs in documentul de intrare se va pozitiona prompter-ul pe coloana cu denumirea produsului (prin Enter-uri succesive), se va tasta F3 (pozitie noua - vezi partea inferioara a ecranului) si se vor tasta prima sau primele litere din denumirea produsului urmator, reluandu-se ciclul de introducere prezentat anterior.

1b) In cazul in care in nomenclator s-a gasit produsul dorit insa pretul de cumparare nu este identic cu cel din factura, atunci se va crea in nomenclator o pozitie noua cu F5 - Articol nou in nomenclator cu preluare caracteristici, care va cuprinde acelasi produs, cu aceleasi caracteristici (TVA, taxa adaos, furnizor, unitate de masura, cont, grupa, clasa) dar cu noul pret de cumparare si eventual si cel de vanzare (pretul de vanzare apare in acest caz daca la constituirea societatii s-a ales optiunea ca acesta sa se evidentieze in nomenclator). Va aparea o fereastra de adaugare in nomenclator cu cod produs deja completat (daca s-a ales optiunea la constituirea societatii ca acest cod sa fie atribuit de catre aplicatie - atunci se recomanda ca acesta sa nu se modifice, el crescand cu o unitate fata de codul anterior introdus), pretul de cumparare si cel de vanzare. Pretul de cumparare se recomanda a se trece cat mai exact folosindu-se, daca este cazul, cat mai multe zecimale.

Dupa introducerea preturilor se selecteaza optiunea <corect>, noul produs (in fond acelasi produs dar cu alt pret de cumparare) va aparea in nomenclator, prompterul pozitionandu-se chiar pe el. Se va relua procesul de alegere al lui cu F1 si pozitionarea in documentul de intrare, prezentat anterior.

In cazul in care in documentul de intrare se tasteaza primele litere ale denumirii unui produs, pot apare doua cazuri:

2a) in nomenclator sa nu existe nici un produs care sa aiba inceputul de denumire cu literele tastate - caz in care aplicatia va deschide automat fereastra de adaugare in nomenclator a produsului cu toate caracteristicile sale;

2b) in nomenclator exista produse care sa aiba acelasi inceput de denumire, dar sa nu fie cea dorita de noi, sau sa aiba denumirea corecta dar caracteristicile sa nu fie cele dorite (TVA, furnizor, cont, taxa adaos) - caz in care se va selecta F2 - articol nou nomenclator, aplicatia deschizand fereastra de adaugare in nomenclator a produsului cu toate caracteristicile sale.

Aceasta fereastra de adaugare in nomenclator cuprinde pe langa denumirea produsului, a codului (care trebuie sa fie unic), a pretului de cumparare si cel de vanzare, precum si urmatoarele caracteristici:

- Cont produs - apare implicit contul de marfa 371 care poate fi modificat ( de ex: 3011, 300, 212 cu analitice) sau sa i se adauge un analitic respectand regula de scriere a conturilor cu analitic (in cazul trecerii unui cont cu analitic stabilit de utilizator trebuie verificat daca acest cont cu analitic exista si in planul de conturi al societatii din modulul Balanta Conturi & sume precedente Modificari conturi. Contul existent in nomenclator la fiecare produs va fi trecut si in inregistrarea contabila care are loc odata cu introducerea datelor.

- Taxa adaos se foloseste pentru determinarea valorii unor taxe aplicate adaosului comercial la anumite produse (este un camp optional).

- Grupa, de asemenea, este un camp care se poate completa sau nu, dar daca se doresc situatii de listat mai complexe si cu mai multe informatii este recomandabil completarea acestuia. De exemplu: grupa: bere.

- Clasa este preferabil a se completa odata cu grupa fiind o subdiviziune a acesteia. Exemplu: clasa: Golden Brau.

Cu aceste ultime doua caracteristici se vor putea lista situatii care sa cuprinda grupe si / sau clase de produse.

Dupa terminarea introducerii in documentul de intrare a tuturor produselor si dupa verificarea totalurilor valorice cu cele din factura se poate sterge (sau apoi reface) o pozitie din document prin pozitionarea pe acesta si tasta F8 (pentru refacere inca o data F8), pozitia respectiva marcandu-se pentru stergere.

Marcarea pentru stergere realizeaza de fapt o stergere incompleta - aceasta realizandu-se in momentul in care se va termina (sau se va iesi) documentul (din fereastra respectiva - pentru monoutilizatori) sau prin selectare Eliminare articole sterse din modulul Utilitare.

Dupa verificarea documentului de intrare cu factura propriu-zisa, pentru inregistrarea datelor respective se va tasta F10 - Terminat. Va aparea o fereastra interogatoare prin care se intreba daca "S-a achitat cu numerar Da / Nu" ( in cazul alegerii optiunii de plata a furnizorilor cu numerar la constituirea societatii). Daca se selecteaza optiunea Da se va introduce numarul chitantei, data si valoarea achitata. In caz contrar, nu se va inregistra nici o achitare si se va trece la pasul urmator:  "Listati? Nu ; Da ; Modific raport".

Prin alegerea optiunii de listare, aceasta se poate realiza la imprimanta, vizualiza pe ecran sau intr-un fisier.

Modific raportul permite atat alegerea unor setari ale raportului cat si modificarea efectiva a acestuia (modificarea efectiva a raportului se recomanda numai celor cu cunostinte de programare, in acest caz societatea autoare a aplicatiei declinandu-si responsabilitatea in cazul listarii unor situatii eronate sau in cazul imposibilitatii listarii acestora).

Setarile raportului permit o aranjare a situatiei listate in pagina prin selectarea marginilor acesteia (spatiere in partea superioara, inferioara, adancimea in pagina) precum si a numarului de randuri pe pagina, daca are loc o decalare a capului de tabel in listingurile pe mai multe pagini.

Optiunea de salt de pagina (scoaterea hartiei de catre imprimanta) precizeaza momentul cand aceasta are loc:

tasta I - inainte de listare;

tasta D - dupa listare, indiferent de locul terminarii acesteia pe pagina, sa aiba loc saltul de pagina;

tasta A - amandoua - reuniunea tastelor I si D;

tasta F - Fara - dupa terminarea listingurilor nu are loc scoaterea foii din imprimanta (se foloseste atunci cand se doreste listarea pe aceasi pagina a doua sau mai multor liste

Dupa selectarea sau nu a listarii apare o fereastra de interogare:

Continuare  Terminare

Daca se selecteaza optiunea de a continua atunci se va ramane in submodulul de Intrari, reluand procesul de introducere a datelor. Daca numarul NIR-ului anterior a fost in intregime numeric atunci va aparea, in acest moment, numarul de NIR cu o unitate mai mare.

Daca se selecteaza optiunea de terminare, se va iesi din submodulul de Intrari - Introducere date.

Tot in cadrul submodului de Intrari exista posibilitatea vizualizarii datelor introduse (prin selectarea Vizualizari date), ordonate dupa mai multe criterii: data documentului de intrare, numarul documentului, partener sau numar NIR, si o selectie dupa tipul documentului.

In Vizualizare date se deschid automat mai multe ferestre care prezinta datele generale ale documentelor introduse cat si continutul acestora detaliat, precum si o fereastra in partea inferioara a ecranului cu partenerul aferent si obligatiile existente. In acest ecran sunt accesibile mai multe taste:

F9 schimba fereastra (operatiunea inversa se face cu ESC);

F10 mareste sau micsoreaza fereastra unde se afla prompterul.

De asemenea, mai sunt accesibile tastele de stergere sau refacere CTRL+T, de listare a unui NIR, direct din submodulul de vizualizare, prin CTRL+L.

In cazul in care se doreste modificarea decat a numarului unui NIR se va alege din Vizualizari date, ordonarea dupa numar NIR, se va selecta tipul de document, numarul NIR-ului dorit a se modifica, iar in fereastra care se deschide prin tastarea combinatiei CTRL+I se introduce noul numar de NIR.

Daca se doreste o modificare a unei inregistrari deja efectuate la Intrari, se reintra in Introducere date, se alege documentul si numarul NIR-ului dorit, continandu-se cu modificarea documentului.

Din submodulul de Vizualizari date se iese cu combinatia de taste CTRL+W sau ESC.

Submodulul Iesiri din gestiune - permite generarea si emiterea documentelor de iesire din gestiunea cantitativa. Prin selectarea din submodulul de Iesiri a optiunii Introducere date se deschide o fereastra cu tipurile de documente de iesire (vezi imaginea alaturata). Dupa alegerea acestuia si completarea numarului documentului (care trebuie sa fie unic! ), se vor completa campurile de data, data scadenta (este optionala) si gestiunea din care are loc iesirea produselor de pe document (cererea gestiunii la documentul de iesire este o optiune selectabila la constituirea societatii). Implicit, aplicatia selecteaza contul in functie de tipul de document ales (acesta este sugerat putand fi modificat de catre utilizator).

Atat la Intrari cat si la Iesiri din gestiunea cantitativa nu apare inregistrarea contabila in timpul introducerii datelor, asa cum apare in celelale module (Casa, Banca, Gestiune valorica, Diverse operatii). Aceasta este implicita in functie de tipul de document ales, contul selectat deja inaintea alegerii partenerului, si a contului din caracteristicile fiecarui produs din nomenclator. Oricum, aceste inregistrari contabile se pot vizualiza in submodulul de Liste curente + anterioare Intrari / Iesiri Intrari / Iesiri pe conturi.

Dupa selectarea contului de partener se alege clientul (partenerul), fie prin taste directionale, fie prin tastarea primelor litere din denumirea acestuia. Pentru introducerea unui partener nou vezi Intrari in gestiune.

Alegand optiunea <corect> la terminarea documentului de iesire se intra in fereastra in care sunt prezentati agentii comerciali, alegandu-se din acestia pe cel dorit. Optiunea este facultativa in functie de optiunea aleasa la crearea societatii.

Daca se doreste introducerea unui nou agent comercial, aceasta nu se poate realiza in timpul lucrului, ci in submodulul de Partener - agent.com Introducere agent com.noi.

Documentul de iesire, in care se intra dupa selectarea agentului comercial, permite realizarea facturii sau al altui document in functie de produsele din nomenclator si stoc. Nu se va putea crea documentul de iesire decat cu produsele existente in nomenclator si care au stoc.

Pentru completarea documentelor de iesire se parcurg urmatorii pasi:

Pasul 1: tastarea primei / primelor litere ale produsului dorit, iar apoi Enter;

Pasul 2: deja este deschisa fereastra cu nomenclatorul de produse care au acelasi inceput de denumire cu ceea ce s-a tastat la denumirea produsului; se va selecta produsul dorit a fi asezat in documentul de iesire cu tasta F1 - Alegere;

Pasul 3: produsul este deja in documentul de iesire, iar prin Enter-uri succesive se ajunge la campul de cantitate care se completeaza cu conditia ca acesta sa fie diferit de zero sau sa nu depaseasca disponibilul din stoc. Campul pretului de vanzare se poate modifica trecandu-se in timpul lucrului valoarea dorita. Odata cu trecerea pretului de vanzare si validarea acestuia cu Enter, in partea inferioara a ecranului, are loc calculul valorii totale a documentului de iesire. Daca se doreste terminarea documentului de iesire in acest stadiu atunci se tasteaza F10 - Terminare, in caz contrar se tasteaza F3 - Pozitie noua si reluarea procesului de la pasul 1.

Cantitatile din documentul de iesire vor afecta stocurile produselor numai la terminarea acestui document. Aplicatia avertizeaza in cazul in care in cadrul documentului de iesire, la pretul de vanzare se trece o valoare inferioara pretului de cumparare, sau cand se doreste ca in document sa se mai introduca un produs deja existent cu aceleasi caracteristici si la acelasi pret de cumparare.

Dupa terminarea documentului, daca optiunea de discount a fost selectata la crearea societatii, se va putea acorda reducere (discount) pe factura sub forma procentuala. Aceasta inseamna ca valoarea de vanzare fara TVA va scadea proportional cu procentul de discount, pe factura aparand: "S-a acordat un discount de ..%".

Daca nu se doreste acordarea vreunui discount se tasteaza Enter, iar, de asemenea, daca optiunea de discount este activa, avem posibilitatea incasarii integrale sau partiale a valorii facturii, prin completarea chitantei, datei si a valorii.

Aceasta optiune este utila pentru economisirea timpului de lucru si a volumului de date introduse in conditiile in care au loc multe achitari de documente de iesire "pe loc". Daca majoritatea facturilor nu sunt achitate "pe loc", atunci este recomandabil ca aceasta optiune sa nu fie selectata.

Listarea poate avea loc la imprimanta, ecran sau intr-un fisier dupa completarea informatiilor legate de delegat (acestea sunt optionale).

Modific raport da posibilitatea aranjarii documentului pentru listarea la imprimanta si a fost prezentat la Intrari in gestiune.

Documentul de iesire terminat, utilizatorul are posibilitatea alegerii uneia din cele doua optiuni: Continuare sau Terminare. Selectarea optiunii Continuare va determina intrarea din nou in editarea unui document de iesire, felul documentului pastrandu-se, iar numarul acestuia aparand mai mare cu o unitate fata de precedentul. Selectarea optiunii Terminare determina iesirea din editarea documentelor si revenirea in modulul de gestiune cantitativa.

Ca si la Intrari in gestiune, si la Iesiri exista submodulul de Vizualizari date care permite vizualizarea datelor de iesire dupa mai multe criterii si filtre, fiind asemanator cu cel prezentat la Intrari. Daca se doreste modificarea numai a numarului unui document de iesire se alege din Vizualizare date selectia dupa numarul documentului, iar apoi in fereastra de vizualizare cu tastele CTRL+E se introduce noul numar dorit al documentului.

In cazul modificarii unui document de iesire se procedeaza ca si la modificarea documentelor de intrare cu diferenta ca trebuie trecut numarul documentului, restul fiind asemanator.

Submodulul Liste curente+anterioare - ofera posibilitatea editarii la imprimanata, ecran sau in fisier, exportul in Excel a datelor, atat din luna curenta cat si din lunile anterioare, introduse la Intrari si Iesiri din gestiune, sub diferite formate. Pe langa acestea, ofera posibilitatea listarii datelor prelucrate in gestiune:

stocuri cu o ordonare a produselor dupa denumire, coduri, a fiselor de magazie lunare si anuale;

beneficiul pe perioada, document, produs, client si taxa adaos.

In listele privind nomenclatorul se pot genera oferte cu produsele existente in stoc la pretul de vanzare existent in nomenclator.

Submodulul Rulaje clienti /furnizori /agenti

Prezinta rulaje clienti:

valorice ale societatii cu un client, anumiti clienti sau cu toti clientii intr-o anumita perioada de timp;

valorice ale societatii cu un client, anumiti clienti sau cu toti clientii intr-o anumita perioada de timp dupa un furnizor;

pe client sau produs (cantitativ) - ale unui client sau toti, pe unul sau toate produsele intr-o anumita perioada de timp;

pe produs sau client (cantitativ) - ale unui produs sau toate produsele pe un anumit client sau toti, intr-o anumita perioada de timp;

valoric dupa beneficiu.

Prezinta rulaje furnizori:

valorice ale societatii cu un furnizor, anumiti furnizori sau cu toti furnizorii intr-o anumita perioada de timp;

pe furnizor sau produs (cantitativ) - ale unui furnizor sau toti, pe unul sau toate produsele intr-o anumita perioada de timp;

pe produs sau furnizor (cantitativ) - ale unui produs sau toate produsele pe un anumit furnizor sau toti, intr-o anumita perioada de timp.

Prezinta situatiile agentilor dupa:

clienti intr-o anumita perioada, pe un anumit agent sau toti, dupa un anumit sau toate documentele, cu excluderea sau nu a unui partener, si o ordonare dupa nume client, valoare de vanzare sau adaos obtinut;

produse intr-o anumita perioada, pe un anumit agent sau toti, dupa un anumit sau toate documentele, cu excluderea sau nu a unui partener, si o ordonare dupa nume client, valoare de vanzare sau adaos obtinut.

Submodulul Fisiere de baza - prezinta chiar fisierele de baza cu care gestiunea cantitativa lucreaza, si anume:

Nomenclatorul de produse poate fi vizualizat dupa ordinea introducerii, dupa codul sau denumirea produsului precum si dupa alte filtre. Acest fisier permite vizualizarea si modificarea informatiilor despre fiecare produs din nomenclator: denumirea, codul, pretul de cumparare, contul produsului, unitatea de masura, TVA, grupa, clasa, taxa adaos, discount la cumparare si vanzare, codul furnizorului, denumirea acestuia, pretul furnizorului si pretul de vanzare.

In cadrul nomenclatorului se poate interveni pentru modificarea anumitor informatii: in denumirea produsului, unitatea de masura, pretul de vanzare.

O eventuala modificare, in cadrul nomenclatorului, a codului produsului, a pretului de cumparare al acestuia, a contului, discount-ul la cumparare si vanzare, a codului fiurnizorului, denumirii acestuia, precum si a pretului furnizorului, pot determina erori grave in corecta functionare a aplicatiei. Aceste campuri au corespondenta in multe alte fisiere, o modificare a lor determinand o pierdere a corelatiilor ce exista intre fisierele respective.

Se recomanda deci in cazul modificarii unor campuri in nomenclator atentie sporita din partea utilizatorului, care raspunde de eventualele erori ce pot aparea in functionarea aplicatiei generate de aceste modificari.

O utilizare corecta si atenta a aplicatiei nu necesita o modificare a informatiilor din nomenclator. Exceptia de la acesta regula o constituie posibilitatea modificarii pretului de vanzare, aceasta modificare neproducand erori in functionarea aplicatiei, campul respectiv fiind unul informativ.

De asemenea, nomenclatorul mai poate fi vizualizat si pe criterii, utilizatorul putand obtine o ordonare a acestuia si o filtrare a datelor dupa propriile dorinte. Este o fereastra de lucru foarte utila in cazul nomenclatoarelor cu foarte multe produse.

In cadrul unui nomenclator acelasi produs, dar cu preturi de cumparare diferite va avea si coduri de produs diferite.

Un alt fisier de baza din gestiunea cantitativa il constituie cel de Stocuri care, de asemenea, poate fi vizualizat sau modificat prin alegerea unor filtre sau pe criterii. Campurile prezente in acest fisier sunt: codul produsului, denumirea acestuia, gestiunea in care se gaseste produsul respectiv, pretul de cumparare, stocul final (acest camp este pus inaintea stocului initial, al intrarilor si iesirilor cu intentia de a putea fi vizualizat in acelasi ecran cu denumirea produsului, pentru a nu mai fi necesara deplasarea pe rand, cu tastele directionale sau Enter-uri succesive, usurand astfel obtinerea informatiilor cu cat mai putin efort), stocul intial la inceputul lunii, intrarile si iesirile din cadrul lunii, soldul final, data ultimei intrari si a ultimei iesiri (aceste campuri sunt foarte utile pentru a observa modul de miscare a produselor in stoc), codul si denumirea furnizorului.

Si in acest fisier exista posibilitatea modificarii informatiilor din anumite campuri, insa restrictiile sunt mai numeroase decat in cazul nomenclatorului. Pentru corecta functionare a aplicatiei sunt interzise modificarile in campurile de cod produs, pret de cumparare, cod furnizor si denumirea acestuia. Celelalte campuri pot suporta modificari fara consecinte grave, insa anumite corelatii sunt totusi efectate.

Astfel, de exemplu, modificarea campului de gestiune la un produs afecteaza corelatia pe care o are intr-un alt fisier de baza, si anume cel de Tranzactii intrari in care fiecare produs este receptionat intr-o anumita gestiune.

Stocul initial din fisierul Stocuri are corelatie cu fisa de magazie lunara si anuala. O eventuala modificare in acest camp va determina inegalitati intre aceste tipuri de fisa de magazie.

Intrarile si iesirile au corespondente in tranzactiile de intrari si iesiri.

Data ultimei intrari si data ultimei iesiri sunt generate automat de catre aplicatie, ele fiind campuri informative, modificarea lor generand o informatie falsa.

In cazul vizualizarii stocului, acesta prezinta informatii, in partea inferioara a ecranului, despre miscarea, stocul si soldul final. Este o informatie utila atunci cand se selecteaza vizualizarea pe un grup sau denumire de produse cu aceeasi unitate de masura. De exemplu: daca se doreste sa se afle cantitatea finala la produsul "creioane" care are intrari la mai multe preturi de cumparare, se obtine informatia foarte repede fara a mai fi necesara o adunare a stocurilor la produsele de acelasi fel, dar cu preturi de cumparare diferite.

In eventualitatea in care un produs a fost gresit introdus, acesta se va regasi atat in fisierul de nomenclator cat si in cel de stocuri. Daca dupa o verificare si analiza atenta, este necesara stergerea acestuia, atunci el va fi sters de utilizator intai din stocuri, iar apoi din nomenclator.

Stocul final cu conditie permite o filtrare a stocurilor dorite prin cantitatile aflate intre anumite limite, denumire si gestiune.

Documente de intrari prezinta documentele introduse in submodulul de intrari din cadrul gestiunii cantitative oferind informatiile generale despre acestea: numar NIR, numar document, data, tipul documentului, felul documentului, pretul de cumparare, TVA deductibil, valoarea de cumparare, adaosul, TVA exigibil, valoare vanzare, cod si denumire furnizor.

Se recomanda ca in acest fisier, utilizatorul sa nu intervina cu modificari.

Daca totusi se doreste modificarea unei informatii, atunci se va intra din nou in submodulul de intrari, se va selecta acelasi tip de document si numar de NIR pentru documentul ales pentru modificare, iar la intrebarea daca se doreste modificarea se selecteaza optiunea afirmativa intrandu-se astfel din nou in document.

5.5 Tranzactii de intrari prezinta documentele introduse insa in format detaliat, cuprizand fiecare produs in parte cu datele lui caracteristice: numar NIR, felul documentului, codul si denumirea produsului, cantitatea receptionata, gestiunea in care produsele sunt receptionate, pretul de cumparare si de vanzare, adaosul unitar, TVA exigibil, numarul documentului de intrare, tipul documentului si contul creditor.

Intre documentele si tranzactiile de intrari exista o stransa legatura, fiecarui document din fisierul Documente de intrari corespunzandu-i una sau mai multe pozitii din Tranzactii intrari, aceasta putandu-se observa dupa campul de numar NIR din ambele fisiere.

Modificarea in aceste fisiere poate avea consecinte grave in functionarea corecta a aplicatiei, atat in determinarea exacta a stocului cat si in contabilitate (la descarcarea din gestiune la pretul de cumparare a produselor vandute).

Cele doua fisiere prezinta, de asemenea, in partea inferioara a ecranului date referitoare la valoarea totala de cumparare a produselor vizualizate: aceste valori trebuie sa fie egale in cazul introducerii identice a filtrelor pentru vizualizarea fisierelor.

5.6, 5.7. Fisierele de baza Documente si Tranzactii de iesiri sunt asemanatoare ca structura si corelatii cu cele doua fisiere prezentate anterior, cu diferenta ca acestea prezinta documentele si produsele iesite din gestiune din submodulul de Iesiri. Conexiunea dintre aceste doua fisiere se face dupa numarul documentului de iesire, spre diferenta de cele prezentate anterior la care corelatia se face dupa numarul NIR-ului de intrare. In schimb, documentele si tranzactiile de iesire prezinta informatii si despre adaosul obtinut, discount-ul acordat si agentul economic (daca este cazul) prin care s-a inregistrat documentul de iesire.

Ca regula generala pentru aceste ultime patru fisiere de baza este aceea ca nu se recomanda modificarea unor date din cadrul acestora, putand avea consecinte grave in evidenta stocurilor, atat din punct de vedere a gestiunii propriu-zise cat si a contabilitatii. Ca solutie pentru corectarea eventualelor greseli de introducere este reintroducerea documentelor prin submodulele de Intrari si Iesiri prin modificarea celor deja existente.

Evidentiaza Operatorii de facturare si datele de identificare ale acestora pentru tiparirea pe factura.

Datele despre gestiunea ofera posibilitatea evidentierii pe factura a penalitatilor de neplata la scadenta, precum si adresa punctului de lucru de unde se factureaza, daca acesta exista.

5.A. Reteta de productie permite selectarea materiilor prime si a cantitatilor necesare obtinerii unui produs finit.

5.B. Odata cu operatia de obtinere a produselor finite are loc si cea de consum a materiilor prime componente, acest consum avand loc in urma Intrarii produselor finite nevalidate.

In cadrul aplicatiei, unele din cele mai importante fisiere de gestionare a aplicatiei si cu corelatii in foarte multe alte fisiere sunt:

Submodulul Parteneri - agent com. cuprinde atat fisierul de parteneri (clienti, furnizori, creditori si debitori in general) cat si fisierul cu proprii agenti comerciali ai societatii. Ambele fisiere permit:

introducerea de parteneri respectiv agenti comerciali noi;

vizualizarea acestora, ordonati dupa nume sau cod fara posibilitatea modificarii campurilor;

modificarea fisierului ordonat dupa nume sau cod.

Submodulul Obligatii de achitat prezinta obligatiile create putandu-se vizualiza cele cu sold, achitate integral (fara sold) precum si reuniunea celor doua optiuni (cu si fara sold), dupa o serie de criterii si filtre, utilizatorul avand de asemenea posibilitatea vizualizarii si dupa propriile criterii daca cele existente nu il multumesc (alte criterii).

In cadrul acestui submodul se poate face si o verificare pentru determinarea eventualelor dubluri de obligatii: daca acelasi partener are obligatii cu acelasi numar de NIR (in cazul intrarilor) sau acelasi numar de factura (in cazul iesirilor).

Practica demonstreaza ca pot exista mai multe situatii cand la unele obligatii achitate raman solduri de cativa lei sau cateva sute sau mii lei. Cum pentru aceste solduri nu mai este oportuna completarea altor chitante, ele ar trebui sa ramana in listele de obligatii, lucru destul de suparator. De aceea, aplicatia vine in ajutorul utilizatorului pentru lichidarea acestor solduri prin selectarea acestei optiuni din cadrul submodulului Obligatii de achitat

Aceasta lichidare se recomanda a se realiza o data pe luna, de preferat la sfarsitul acesteia. Se va selecta contul din care se doreste lichidarea resturilor de solduri (401, 411, 461, 462 etc si analitice la acestea dupa caz), limita absoluta care poate fi trecuta este de 99.999 lei iar pentru continuare, la intrebarea "Sunteti sigur?" se va raspunde afirmativ. Daca exista astfel de solduri se va deschide o fereastra care le va cuprinde, putandu-se lichida numai cele dorite sau pe toate; exista optiunea si de reintoarcere la starea initiala. Odata cu lichidarile efectuate, aplicatia genereaza si o nota contabila astfel incat sa existe corelatia si in contabilitate.

Submodulul Achitari obligatii prezinta atat incasarile de la clienti cat si platile catre furnizori dupa o serie de criterii si filtre prestabilite sau alese de utilizator prin optiunea Alte criterii. Exista, de asemenea, posibiliatatea verificarii existentei dublurilor de incasari sau plati, pentru detectarea eventualelor erori.

Se pot vizualiza incasarile dintr-o anumita perioada pentru facturile emise intr-un interval de timp de catre agentul X de la clientul Y prin selectarea optiunii Incasari pe agenti din cadrul submodulului Achitari obligatii. In cadrul aceluiasi submodul exista posibilitatea verificarii existentei unor incasari sau plati negasite ca obligatii.

Intre fisierele de partener, obligatii si achitari obligatii exista o puternica interconexiune. De exemplu, achitarea unei obligatii modifica si fisierul de obligatii prin modificarea soldului si automat aceste doua fisiere sunt legate prin codul partenerului.

Datorita importantei si a posibilitatii de vizualizare rapida pe care le ofera asupra informatiilor legate de obligatiile si achitarile la anumiti parteneri, aceste fisiere sunt prezente distinct, sub aceeasi forma, in aproape toate celelalte module ale aplicatiei: in gestiune valorica, banca, casa, diverse operatii si urmarire obligatii (modul special creat pentru o urmarire cat mai usoara si cu cat mai multe informatii a obligatiilor si achitarilor).

Submodulul Verificare corectitudine - datorita multiplelor legaturi intre diferite fisiere a aparut necesara elaborarea unui submodul care sa verifice corectitudinea datelor introduse si a corelatiilor dintre aceste fisiere:

9.1. Verifica pretul de cumparare din nomenclator cu cel din submodulul de Intrari.

9.2. Verifica pretul de cumparare din nomenclator cu cel din submodulul de Iesiri.

Verifica tranzactiile de intrari din fisiere de baza cu Documentele de intrari din fisiere de baza si cu inregistrarea obligatiei la partener.

Verifica tranzactiile de iesiri din fisiere de baza cu Documentele de iesiri din fisiere de baza si cu inregistrarea obligatiei la partener .

Verifica exactitatea valorii de cumparare din documentul de intrare si suma valorilor de cumparare din Tranzactii, pe fiecare numar de NIR in parte.

9.6. Verifica exactitatea valorii de vanzare din documentul de iesire cu suma valorilor de vanzare din tranzactii pe fiecare numar de document in parte. Eventualele erori aparute la aceste prime sase verificari se corecteaza prin reintroducere.

Verifica existenta unor numere de NIR identice.

9.8. Verifica existenta unor numere de documete de iesire identice.

9.9. Editeaza o lista cu documentele de iesiri anulate (prin anulare se adauga la numarul documentului un A in fata acestuia).

9.A. Se poate verifica existenta tuturor documentelor emise de catre societate prin completarea tipului de document (vezi figura cu documentele de iesire de la pagina 9 din cadrul capitolului) si a plajei de numere (plaja de numere poate fi un facturier, avizier etc.). Numerele care vor aparea nu exista in luna curenta in submodulul de Iesiri.

9.B. Verifica suma intrarilor din tranzactii intrari cu suma intrarilor din fisierul de Stocuri.

9.C. Verifica suma iesirilor din tranzactii iesiri cu suma iesirilor din fisierul de Stocuri. Existenta unor eventuale erori la verificarile B si C se corecteaza prin selectarea din submodulul Intretinere fisiere a optiunii Afectare stocuri cu tranzactii.

9.D. Verifica pentru avizele de magazin egalitatea cantitativa din fisierele de tranzactii iesiri si documente iesiri.

9.E. Verifica existenta unor coduri de produse identice in nomenclator. Eventualele erori se corecteaza prin reintroducere.

.F. Verifica stocul initial din luna curenta cu stocul final din luna anterioara. In cazul existentei unor erori se reintra in luna anterioara, in gestiune cantitativa si se mai inchide o data luna.

9.G. Verifica codurile din nomenclator intre luna curenta si cea anterioara avand ca obiectiv determinarea produselor la care s-a modificat pretul de cumparare in luna curenta. Daca exista astfel de erori se corecteaza prin reintroducerea in Nomenclator a vechiului pret de cumparare si reintroducerea documentului de iesire. Si modificarea altor caracteristici ale produselor determina aparitia in aceasta fereastra, insa aceste erori se refera la celelalte caracteristici ale produsului (modificate in nomenclator in luna curenta) si este bine ca acestea sa nu se refere la codul produsului, discount-ul de cumparare si vanzare, contul, codul, denumirea si pretul furnizorului.

Submodulul Liste de inventar este necesar realizarii inventarului pentru detectarea eventualelor diferente intre stocul din calculator si cel efectiv din depozit. Pentru aceasta mai intai se va selecta optiunea de creare, iar apoi cea de vizualizare, listare, modificare raport sau export in Excel.

Submodulul Intretinere fisiere pentru o mai buna organizare automata a fisierelor, este necesara periodic o reindexare a bazelor de date. Pentru volume mari de date, aceasta este recomandabil a se realiza cel putin o data pe zi, in cazul volumelor mai mici de date cel putin o data pe luna.

Afectarea stocurilor cu tranzactii realizeaza o recalculare a stocurilor in functie de iesirile inregistrate. Se recomanda a se realiza cat mai des in cazul volumelor mari de date si inaintea vizualizarilor sau listarii stocurilor.

La finalul fiecarei luni, pentru a crea in luna urmatoare fisierul de nomenclator si stoc initial pe baza stocului final din luna curenta, se realizeaza inchiderea lunii. Aceasta se poate alege ori de cate ori se doreste fara a genera nici o eroare.

Adaugarea in nomenclator sau stoc se recomanda la crearea unei societati noi, dar poate fi selectata si ulterior daca au existat omisiuni la introducerea nomenclatorului si a stocului.

Creare nomenclator si stocuri este necesara la crearea pentru prima data a nomenclatorului de produse si de stocuri (pentru mai multe detalii la aceste ultime doua optiuni revedeti capitolul despre Introducerea unei societati noi).

Mod. pret. vinz. am.- Nom este specifica gestiunii cu amanuntul si este folosita in momentul in care se doreste schimbarea pretului de vanzare din nomenclator.