Mediul organizational

Motto

Incertitudinea este o constanta, iar

aceasta pune ratiunea la o mare incercare

1. Mediul organizational

2. Viziunea sistemica a mediului

3. Turbulenta mediului

4. Scanarea mediului intern si extern

1. Mediul organizational

Mediul organizational se compune din mediul intern si cel extern. In cele ce urmeaza se prezinta unele dimensiuni importante a ale celor doua categorii de mediu, cu accente asupra celui extern.

1.1. Mediul intern

Analiza mediului intern se face prin intermediul :

• Capabilitatii manageriale;
• Capabilitatii functionale;
• Capabilitatii de schimbarea;
• Tipologia culturii organizationale.

• Capabilitatea manageriala, care este definite de numarul de manageri si calitatea acestora, asigura adaptarea organizatiei la mediul din care acesta face parte. Se poate preciza ca nivelul capabilitatii manageriale este data nu numai de managerii generali, dar si de cei care fac parte din celelalte zone ale piramidei manageriale. Aceasta apreciere este valabila in special in cazul organizatiilor de mari dimensiuni.

• Capabilitatea functionala este data de articularea functiunilor organizatiei, care permite atingerea scopurilor in mod efficient.

• Capabilitatea de schimbare presupune identificarea tuturor starilor nefavorabile, a insatisfactiei (A), a pasilor care trebuie urmati pentru eficientizarea actiunilor si atingerea scopurilor (B), precum si comunicarea, aducerea la cunostinta oamenilor din organizatie a viziunii dorite (C); toate acste dimensiuni necesitind un cost, care intr-un sistem organizational capabil de schimbare

este "depasit" de "energia" necesara schimbarii.

E > A x B x C

• Tipologia culturii organizationale, care desemneaza un ansamblu de idei, cunostinte, reguli, standare, valori, manifestari, premise, ce definesc modul in care se desfasoara munca precum sic el de tratare a oamneilor .

1.2. Mediul extern

Mediul extern prezinta importanta prin impactul pe care acesta il are asupra organizatiei si care se traduce in amenintari si oportunitati.

Factorii S T E P

Analiza mediului exterior se desfasoara pe mai multe componenete: social, tehnic, economic, politic, care pot fi definite ca factorii STEP. La aceasta se pot adauga si elementele care deriva din acestia, si anume infrastructura, sistemul legal, structura demografica, la care trebuie adaugat sistemul concurential alcatuit di concurenta si piata.

Componenta "S" sau factorul SOCIAL poate avea un efect enorm asupra organizatiei. Acesti factori pot cuprinde, de exemplu, atitudinea sociala, marimea familiei.

O tendinta sociala, care a avut si va avea un impact deosebit asupra organizatiilor si in primul rind asupra celor publice, a organizatiilor voluntare, este natalitatea. In acelasi domeniu social enumeram si alti factori ca sporirea mobilitatii, cresterea fortei de munca feminine, noul etos in munca, afaceri etc.

Se poate arata ca, in unele sectoare de activitate, cresterea numarului de salariati in varsta sau, in unele domenii, sporirea numarului de pensionari au implicatii asupra dezvoltarii. In aceeasi directie poate actiona si cresterea rapida a mobilitatii lucratorilor, si in general, a populatiei. Structura populatiei ocupate este in schimbare, in unele zone creste numarul celor in varsta si se reduce numarul celor tineri, ceea ce impune modificarea politicilor de recrutare si instruire. De asemenea, cresterea numarului de salariati femei impune noi politici de personal pentru selectie, recrutare si promovare.

Cel de al doilea factor este TEHNOLOGIC. Adesea, acest factor are o mare forta asupra vietii oamenilor si asigura adevarate minuni sau orori. Ritmul de dezvoltare sociala este de cele mai multe ori o functie de numarul descoperirilor tehnologice. Acest factor este sub impactul tehnologiei informationale, care a transformat toate palierele vietii actuale: organizatia lucrative sau cea de servicii, compartimentul functional, subunitatea structurala de procesare, casa-familia, comertul, educatia-instruirea, recreerea-timpul liber etc.

Cel de al treilea factor este cel ECONOMIC, care poate fi conturat prin:

-nivelul si structura produsului intern brut;

-modificarile in nivelul cererii;

-numarul de salariati, someri si structura acestora;

-schimbari in nivelul preturilor;

-scena economica internationala;

Factorul economic are un impact foarte important in etapa de tranzitie a tarilor din estul Europei. Astfel, nivelul si structura produsului intern brut actioneaza asupra cheltuielilor de bunuri si servicii, cererea pentru unele bunuri si servicii creste, pentru altele se reduce, somajul oscileaza permanent, preturile de asemenea, iar problemele economice au un caracter global. Important pentru manageri, administratori, este anticiparea acestor modificari, pentru a dirija organizatiile potrivit schimbarilor din mediu.

In contextul actual se poate sublinia importanta factorului "puterea de cumparare" ca o functie de venituri curente, preturi, marimea economiilor, a datoriilor, posibilitatea de creditare, etc. De asemenea, alti doi factori economici au implicatii puternice, si anume:

-rata de schimb

-rata dobanzii.

Ultimul factor, dar nu cel mai putin important, este cel POLITIC.

Investigarea acestui factor presupune analiza legilor, a organismelor guvernamentale, grupurilor de presiune care influenteaza si limiteaza actiunile organizatiilor. Tendintele politice actuale sunt cresterea numarului de reglementari din sfera afacerilor si cea publica, sporirea grupurilor de interes public etc.

Acest factor are in prezent o importanta tot mai mare asupra organizatiilor si o importanta covarsitoare asupra organizatiilor din sectorul public. Etapa contemporana, in spatiul European, este puternic influentata de schimbarile est-europene si de cele din Uniunea Europeana. La inceputul anului 1990, Europa estica era in neliniste, agitatie. Statele comuniste inregistrau schimbari importante. Acestea modifica campul de actiune al managerilor, cu mai multe dimensiuni, cum ar fi:

-globalizarea pietelor, comertului, finantelor;

-introducerea de noi practice manageriale, moderne;

-aparitia de noi surse de import;

-constituirea de noi piete de expertiza financiara.

Schimbarile politice din Europa de est au condos la noi oportunitati pentru unele organizatii, dar au contribuit si la sporirea incertitudinii, a riscului de a pierde.

1.3. Factorii mediului concurential

I.           PIATA

a)      Piata de afaceri, reprezinta suma organizatiilor care achizitioneaza bunuri si servicii, in vederea prelucrarii acelor bunuri si servicii, care vor fi vindute sau inchiriate altora.

Aceste organizatii utilizeaza doua strategii esentiale:

strategie sustinuta in primul rind de functionea de productie care asigura valori mari, costuri reduse, etc; in aceste conditii "productia" este o puternica arma competitiva

strategie sustinuta in primul rind de functiunile de marketing si finante sau de tip wheeling and dealing.

b)      Piata organizatiilor nelucrative si a celor guvernamentale, reprezinta suma organizatiilor de

tipul scolilor, spitalelor, gradinitelor, inchisorilor etc. care ofera bunuri si servicii, persoanelor

pe care le au in grija. Clientela este captiva iar bugetele sunt simbolice.

II.        CONCURENTA

Concurenta, ca cel de al doilea factor al mediului concurential este feroce (a) sau realtiv limitata (b). Cresterea eficacitatii si a eficientei organizatiilor nelucrative si guvernamentale impun extensii ale concurentei in acest spatiu.

fig. 1

Scurt rezumat al factorilor STEP

Sursa: Managementul marketingului - Kotler

TEMA 1:

Enumerati primul factor, din fiecare tip - S,T,E, sau P care considerati ca este cel mai important.

Realizati graful complet si simetric al acestor factori.

TEMA 2:

1) Completati tabelul urmator potrivit experientei din organizatia dumneavoastra. Ce alte surse de informatii puteti adauga.

Identificarea surselor de informatii

asupra mediului extern si evolutia schimbarilor anticipate

2. Viziunea sistemica a mediului

In orice perioada, in cadrul organizatiei, o dimensiune a mediului se poate modifica, dar organizatia poseda capacitatea de transformare, de autoreglare si o anumita sinergie.

Orice schimbare a mediului trebuie cunoscuta, stapanita in scopul asigurarii unei autoreglari prin surse juridice (limitele, fixate de lege), conflictuale (dispozitiile Codului muncii) si operationale (pilotajul asigurat pe diferite trepte ierarhice).

Capacitatea de autoreglare este un factor care asigura eficacitatea organizatiei in special intr-o perioada de tranzitie. Cele patru tipuri de mediu se pot analiza pe baza unui graf complet si simetric, ale carui varfuri sunt tipuri de mediu, iar sagetile, influentele (Fig. 2).

fig. 2 Graful influentei mediilor

Graful din figura 2, poate fi definit ca "STEP" (social, tehnologic, economic, politic).

Factorii exteriori organizatiei, prezentati in mod sintetic, afecteaza functionarea si desfasurarea activitatiilor in perioada curenta, dar in special cea viitoare. Problema pe care managerii trebuie sa o contureze este obtinera unor informatii asupra acestor factori. In acest scop, se elaboreaza un plan de informare si actiune, care se bazeaza pe elementele:

a) identificarea domeniilor necunoscute, dar semnificative;

b) organizarea achizitionarii de informatii;

c) alocarea timpului pentru studierea informatiilor.

Pasii prezentati au scopul de a cunoaste mai bine mediul extern, ceea ce constituie o actiune esentiala.

Exemplu:

S1 - varsta si educatia

T1 - I.T

E1 - Rata dobanzii si rata de schimb

P1 - 11 sep. 2001

3. Turbulenta mediului

Tipurile de amenintari si oportunitati sunt caracterizate cel mai bine de turbulenta mediului.

TURBULENTA constituie o masura a schimbabilitatii si predictabilitatii mediului.

Schimbabilitatea este descrisa de doua variabile:

- complexitatea mediului;

- noutatea provocarilor pe care organizatia trebuie sa le intampine.

Predictibilitatea este descrisa , de asemenea de doua variabile:

- rapiditatea schimbarilor, definita ca raport al vitezei de evolutie a provocarilor supra viteza de raspuns a organizatiei;

- vizibilitatea viitorului, adica predictibilitatea informatiilor despre viitor, disponibile pentru luarea deciziilor.

3.1. Scara de turbulenta

Pentru a masura turbulenta s-a definit conventional o scara de la 1 la 5, nivelul 1 descriind un mediu pasnic, in care:

viitorul este o repetare a trecutului;

organizatia isi poate concentra atentia asupra pietelor traditionale;

provocarile din mediu sunt o repetare a celor din trecut;

schimbarea mediului este mai inceata decat abilitatea de raspuns.

Acest nivel este foarte rar intalnit in economia de piata, fiind caracteristic organizatiilor nonprofit. Practic, organizatiile sunt, in cea mai mare parte, pe o treapta superioara de turbulenta.

Scara de turbulenta

Implicatiile nivelurilor de turbulenta in domeniul managerial se prezinta in tabelul urmator:

3.2. Elemente de teoria haosului

Aceasta teorie se analizeaza impreuna cu cea referitoare la autoorganizare. Haosul este o explicatie a fenomenelor observate in natura si viata, care prezinta, pe de o parte, o ordine si stabilitate, dar acompaniate, pe de alta parte, de dezordine si iregularitati. In acest context, organizatiile se pot trata prin intermediul modelelor combinate de uniformitate si varietate in comportamentul sistemelor neliniare.

Principalele caracteristici ale haosului si teoriei autoorganizarii sunt:

- model de comportament complex;

- sensibilitate la schimbare, de la cicluri previzibile la modele aleatoare;

- modelel sunt ascunse in haos, comportamentul pe termen scurt este previzibil, haosul este o combinare de dezordine cu o forma mai libera de ordine denumita autosimilaritate;

- haosul este esential pentru inovare, sistemele creative opereaza intr-p stare departe de echilibru;

- inovarea rezulta din distrugere, din sfaramare simetrica, prin amplificarea micilor perturbatii din mediu;

- optiunile pentru inovatie au loc in punctele critice;

- inovarea apare in comunicare si autoorganizare, componentele sistemului comunica intre ele, coopereaza, ating un consens, fac brusc o alegere imprevizibila;

- structurile sunt mai fragile, fara influxuri de energie si atentie, noua stare fiind definite ca structura disipativa, care poate trece intr-un nou val de haos.

Scara de turbulenta

Treapta 1.

-viitorul este o repetare a trecutului

-organizatie isi poate concentra atentia asupra pietelor traditionale

-provocarile din mediu sunt o repetare a trecutului

-schimbarea mediului este mai inceata decat abilitatea de raspuns

fig. 3

4. Scanarea mediului intern si extern

Scanarea mediului intern si extern se poate realize prin:

• Metoda analizei diagnostic
• Metoda analizei SOWT

Prima metoda identifica pe baza multicriteriala simptomele pozitive si negative, analizeaza principalele

disfunctionalitati si focalizeaza punctele forte si slabe, cauzele si efectele acestora. In final recomandarile nu au un caracter decizional, dar pot fi cuprinse intr-un sistem de pregatire si luare a deciziilor.

Analiza SOWT, focalizeaza in primul rind factorii externi: oportunitatile si amenintarile.

Conceptia prorie cere unirea punctelor forte cu a oportunitatilor si a punctelor slabe cu a amenintarilor, care dau echilibrul sistemului.

fig. 4 "Balanta" SWOT

Analiza SOWT poate fi perfectionata prin parcurgerea urmatorilor pasi:

Enumerare "S" si "O";

Enumerare "W" si "T";

Analiza "S" si "O";

Analiza "W" si "T";

Ordonarea "S" si "O" in siruri strict descrescatoare ( primul element al sirului, fiind cel de importanta cea mai mare);

Ordonarea "W" si "T" in siruri strict crescatoare ( primul element al sirului, avind cea mai mica importanta ca element "slab" sau ca amenintare);

Analiza corelatiilor "S", "O" si "W", "T" ca "orizontalitate sau ca "inclinare".

Analiza corelatiilor S-O si W-T la grupa 1 de factori:

linia orizontala semnifica succesul organizational;

linia inclinata semnifica declinul organizational, aproprierea de criza.

Analiza se repeta la fiecare grupa 2,3,.., n de factori.