Procedura de eliberare a documentului de conformitate (DOC) companiilor de navigatie si a certificatului de management al sigurantei (SMC

Codul ISM stipuleaza ca fiecare companie de navigatie sa stabileasca obiectivele de siguranta si, in plus sa dezvolte, sa implementeze si sa mentina un sistem de management al sigurantei (SMS) care include cerintele functionale enumerate in codul ISM.

Prin aplicarea codului se sustine si se incurajeaza dezvoltarea unei culturi si mentalitati privind siguranta navigatiei. Factorii de succes pentru dezvoltarea unei culturi privind siguranta navigatiei sunt, printre altii, angajarea, valorile si convingerile.

Intrarea efectiva in vigoare se face prin grija Guvernului si include verificarea ca sistemul de managemnt al sigurantei (SMS) sa fie in conformitate cu cerintele stipulate in Codul ISM, precum si verificarea concordantei cu regulile sau reglementarile obligatorii.

Definitii

Pe langa definitiile Codului ISM, companiei si administratiei prezentate in cursul anterior este necesara si definirea urmarilor termeni:

sistem de management al sigurantei (SMS) - inseamna un sistem structurat si documentat, care permite personalului companiei sa puna efectiv in practica politica acesteia in domeniul sigurantei si in domeniul protectei mediului inconjurator

document de conformitate (DOC) - inseamna un document eliberat unei companii care corespunde cerintelor Codului ISM

document de conformitate interimar - inseamna un document eliberat unei companii care corespunde Codului ISM, aflata in perioada de verificari suplimentare, si a carui valabilitate este de maximum 12 luni

certificatul de managemnt al sigurantei (SMC) - un document eliberat unei nave, care semnifica faptul ca managementul companiei si cel de la bordul navei sunt in concordanta cu sistemul de managemnt al sigurantei (aprobat)

certificat de management al sigurantei interimar - un document eliberat unei nave care corespunde Codului ISM, aflata in perioada de verificari suplimentare, si a carui valabilitate este de maximum 12 luni

audit al managementului sigurantei - o examinare sistematica si independenta, pentru a determina daca activitatile efectuate in cadrul sistemului de management al sigurantei (SMS) si rezultatele legate de acestea sunt in concordanta cu reglemetarile planificate si daca aceste reglementari sunt puse efectiv in practica si permit realizarea obiectivelor

observatie - o specificare de fapt, facuta in timpul audit-ului managementului sigurantei si confirmata ca dovada obiectiva

dovada obiectiva inseamna informatiile, inregistrarile sau expunerile asupra unui fapt, cantitattive sau calitative, referitoare la siguranta sau la existenta si punerea in aplicare a unui element al sitemului de management al sigurantei (SMS), care se bazeaza pe observatie, masurare sau incercare si care pot fi verificate

nonconformitate - o situatie observata, unde dovada obiectiva indica neindeplinirea unei cerinte specificate

nonconformitate majora - o abatere identificabila, care constituie o amenintare serioasa la adresa personalului sau a sigurantei navei sau un pericol serios la adresa mediului ambiant, si care necesita o actiune corectiva imediata. In plus lipsa implementarii eficiente si sistematice a unei cerinte a Codlui ISM este, de asemenea, considerata o nonconformitate majora.

Procedura de certificare

Compania trebuie sa puna in functiune, cu forte proprii sau cu ajutorul unei companii de consulatanta autorizate, un sistem propriu de management al sigurantei (SMS) conform prevederilor Codului ISM, iar in momentul in care acesta este certificat trebuiesc prezentate urmatoarele documente:

cerere ce certificare tip

set de acte doveditoare asupra legalitatii functionarii companiei

lista navelor tip, caracteristici, situatia certificatelor si inspectiilor statutare

manualul managementului companiei

manualul procedurilor conform managementului companiei

manualul managementului la bordul navelor

manualul procedurilor, in conformitate cu prevederile managementului de la bordul navelor

raportul de audit intern

Pentru a fi in conformitate cu cerintele Codului ISM, companiile trebuie sa elaboreze, sa implementeze si sa mentina un sistem de management al sigurantei (SMS), in vederea asigurarii ca este aplicata politica companiei privind siguranta navelor si protectia mediului. Politica companiei trebuie sa includa obiectivele definite de Codul ISM.

Administratia va verifica conformitatea cu cerintele Codului ISM, prin determinarea:

conformitatii sistemului de management al sigurantei (SMS), realizat de companie cu cerintele Codului ISM

modului in care sistemul de management al sigurantei (SMS) asigura indeplinirea obiectivelor definite de Codul ISM

Determinarea conformitatii elementelor sistemului de management al sigurantei (SMS), pus la punct de companie, cu cerintele specificate de Codul ISM, se va face de catre Administratie pe baza rapoartelor de audit extern, intocmite de auditori autorizati.

Criteriile principale care vor sta la baza interpretarilor necesare pentru evaluarea conformitatii cu cerintele Codului ISM, a unui sistem de management al sigurantei (SMS) vor fi determinate de eficienta acestuia in realizarea obiectivelor specificate de Codul ISM. De asemenea, va fi avut in vedere gradul de satisfacere a cerintelor Codului ISM in termeni de standard specifici sigurantei navelor si protectiei mediului.

Standardele specifice sigurantei navelor si protectiei mediului, specificate in Codul ISM, sunt:

conformitatea cu regulile si reglementarile obligatorii

Conventia internationala privind ocrotirea vietii umane pe mare (SOLAS 1974)

Conventia internationala din 1973 privind prevenirea poluarii de catre nave, modificata prin protocolul incheiat la Londra in 1978

Conventia internationala privind standardele de pregatire a navigatorilor brevetare-atestare si efectuare a serviciului de cart adoptata la Londra in 1978

Conventia internationala asupra liniilor de incarcare (1966) si protocolul din 1988

Codurile, liniile directoare si standardele aplicabile recomandate de Organizatia Maritima Internationala, de administratie, de societati de clasificare si de alte organizatii din industria maritima, care au fost luate in considerare.

Codul ISM identifica toate obiectivele generale ale managementului sigurantei navelor. Aceste obiective sunt:

de a asigura securitatea exploatarii navei si a mediului de lucru

de a stabili practici impotriva tuturor riscurilor identificate

de a imbunatatii continuu abilitatile privind managementul sigurantei personalului de la tarm si de la bordul navei, inclusiv pregatirea situatiilor de urgenta atat in ceea ce priveste siguranta navelor, cat si protectia mediului inconjurator

Toate dovezile obiective, care au potentialul de a facilita verificarea conformitatii cu Codul ISM, trebuie sa fie accesibile investigatiei. Compania va prezenta auditorilor documente statutare si de clasificare relevante pentru masurile luate de aceasta in vederea asigurarii mentinerii conformitatii cu regulile si reglementarile obligatorii. In acest sens dosarele trebuie sa fie puse la dispozitie pentru a putea fi examinate.

Pentru verificarea activitatilor de intretinere si de functionare a navelor, care nu fac obiectul inspectiilor statutare, companiile vor prezenta inspectiei dovezi obiective, cum ar fi:

proceduri si instructiuni

documente privind verificarile efectuate de catre ofiterii superiori angajati in activitatea zilnica de exploatare a navei

Verificarea conformitatii cu regulile si reglementarile obligatorii, care reprezinta o parte a certificarii conform Codului ISM, nu dubleaza si nici nu inlocuieste inspectiile pentru alte certificate maritime. Verificarea conformitatii cu Codul ISM nu absolva compania, comandantul sau orice alta persoana fizica sau juridica, implicata in managementul sau in exploatarea navelor, de responsabilitatile lor.

Raportul de audit prezentat administratiei va cuprinde evaluarea:

modului in care compania a luat in considerare recomandarile mentionate in codul ISM

prevederilelor prin care se certifica ca aceste recomandari sunt puse in practica la uscat si la bordul navei

Auditorii trebuie sa incurajeze companiile sa adopte masurile necesare pentru punerea in aplicare a codurilor, liniilor directoare si standardelor recomandate de catre Organizatia Maritima Internationala, administratie, societatile de clasificare si alte organizatii din sectorul maritim, atunci cand aceste recomandari sunt potrivite pentru companie si pentru navele sale, chiar daca nu sunt obligatorii in virtutea Codului ISM.

Eliberarea si valabilitatea documentului de conformitate (DOC) si a certificatului de management al sigurantei (SMC)

Documentul de conformitate se elibereaza unei companii, ca urmare a unei verificari initiale a conformitatii cu cerintele codului ISM.

Documentul de conformitate (DOC) se elibereaza ca urmare a verificarii faptului ca sistemul de management al sigurantei (SMS) pus la punct de companie concorda cu cerintele Codului ISM si cu determinarea dovezii obiective, demonstrand ca acesta este efectiv pus in aplicare.Verificarea trebuie sa includa dovada obiectiva ca sistemul de management al sigurantei (SMS), pus la punct de companie, a functionat cel putin 3 luni si ca un sistem de mangement al sigurantei  (SMS) a functionat la bordul navei pentru cel putin o nava, de fiecare tip, exploatata de catre companie timp de cel putin 3 luni . Dovada obiectiva trebuie, printre altele, sa includa rapoarte de la audirul intern annual realizat de companie la bordul navei si la tarm.

Documentul de conformitate este valabil pentru toate tipurile de nave pe care se bazeaza verificarea initiala. Pentru navele noi intruduse de companie in exploatare dupa data eliberarii documentului de conformitate (DOC), se va proceda astfel

daca navele sunt de acelasi tip, documentul de conformitate (DOC) ramane neschimbat, iar auditul va fi facut numai la nava nou introdusa, care v-a primi un certificat de management al sigurantei (SMC) dupa finalizarea cu rezultate satisfacatoare a auditului

daca navele sunt de alte tipuri decit cele pentru care este eliberat documentul de conformitate (DOC), se va elibera un document de conformitate interimar, valabil 6 luni, timp in care compania face auditul extern

Valabilitatea unui document de conformitate (DOC) poate fi extinsa pentru a cuprinde tipurile de nave suplimentare, dupa verificarea capacitatii companiei de a fi in concordanta cu cerintele Codului ISM pentru aceste tipuri de nave. In acest context tipurile de nave sunt acelea la acare se refera capitolul IX al conventiei SOLAS 1974.

Extinderea valabilitatii documentului de conformitate (DOC) pentru alte tipuri de nave nu este motiv de prelungire a termenului de valabilitate a documentului de conformitate (DOC) initial.

Documentul de conformitate este valabil pentru o perioada de 5 ani. Valabilitatea documentului de conformitate (DOC) este supusa verificarii anuale, in perioada  de 3 luni inainte sau dupa data aniversara (anuala), pentru a confirma functionarea efectiva a sistemului de management al sigurantei (SMS). Aceasta trebuie sa includa examinarea si verificarea corectitudinii documentelor statutare si de clasificare prezentate pentru cel putin o nava de fiecare tip la care se aplica documentul de conformitate. Actiunile corective si modificarile aduse sistemului de management al sigurantei (SMS), efectuate dupa verificarea anterioara, trebuiesc, de asemenea verificate.

Pentru verificarea anuala, compania trebuie sa depuna o cerere la Administratie la o data care sa permita efectuarea auditului in termenul precizat anterior. Ca si la verificarea initiala, administratia va nominaliza audirorul.

Raportul de audit ca urmare a verificarii anuale, va fi prezentat de companie Administratiei, insotit de documentul de conformitate (DOC) si de fisa de consemnare a verificarilor anuale. Consemnarea verificarii anuale se face, dupa caz cu precizarea termenelor de solutionare a nonconformitatilor majore inscrise in raportul de audit.

Termenele de solutionare a nonconformitatilor nu trebuie sa depaseasca 3 luni de la data implinirii termenului de verificare anuala.

Reinnoirea documentului de conformitate (DOC) pentru perioada ulterioara de 5 ani trebuie sa includa evaluarea tuturor elementelor sistemului de management al sigurantei (SMS) privind eficienta sa in satisfacerea obiectivelor specificate in Codul ISM.

Pentru o companie care se va infiinta dupa data de 1 iulie 1998, daca aceasta are un sistem de management al sigurantei (SMS) care satisface cerintele Codului ISM, aceasta va putea cere administratiei emiterea unui document de conformitate interimar. Administratia poate emite un document de conformitate interimar valabil cel mult 12 luni. In cadrul termenului de valabilitate, compania trebuie sa demonstreze ca planurile de implementare a sitemului de management al sigurantei (SMS) satisfac in totalitate cerintele Codului ISM, astfel incat Administratia sa poata emite un document de conformitate (DOC) pentru un termen de 5 ani.

Un document de conformitate interimar se va putea elibera si in cazul in care o companie care detine un document de conformitate (DOC) preia in exploatare un nou tip de nava.

Documentul de conformitate interimar se elibereaza si in acest caz tot de catre administratie, dupa prezentarea raportului de audit favorabil, care va consemna ca sistemul de management al sigurantei (SMS) a fost adaptat astfel incat sa satisfaca si cerintele specifice noului tip de nava.

Documentul de conformitate (DOC) poate fi retras numai de catre administratia care l-a eliberat. Administratia poate sa retraga documentul de conformitate (DOC), daca nu se solicita confirmarea anuala sau daca exista nonconformitati majore fata de Codul ISM. In acest caz, si certificatele de management al sigurantei (SMC), asociate cu documentul de conformitate (DOC) vor fi invalide si retrase.

Eliberarea si valabilitatea certificatului de management  al sigurantei (SMC)

Certificatul de management al sigurantei (SMC) se va elibera unei nave in urma verificarii initiale a conformitatii cu cerintele codului ISM. Aceasta include verificarea ca documentul de conformitate (DOC) pentru compania responsabila cu exploatarea navei este aplicabil acestui tip specific de nava si verificarea ca sistemul de management al sigurantei (SMS) corespunde Codului ISM si ca este pus in aplicare. Dovezile obiective care sa demonstreze ca sistemul a functionat efectiv pentru cel putin 3 luni la bordul navei trebuie sa fie disponibile, inclusiv rapoartele auditului intern realizat de companie.

Certificatul de management al sigurantei este (SMC) este valabil pentru o perioada de 5 ani.

Valabilitatea certificatului de management al sigurantei (SMC) este supusa la cel putin o verificare intermediara, care sa confirme functionarea eficienta a sistemului de management al sigurantei (SMS) si ca orice modificari efectuate de la verificarea anterioara sunt in conformitate cu codul ISM. In anumite cazuri, mai ales in timpul perioadei initiale de exploatare a sistemului de management al sigurantei (SMS) administratia poate sa sporeasca frecventa verificarilor intermediare daca considera necesar.

Reinnoirea certificatului de management al sigurantei (SMC) pentru o noua perioada de 5 ani va include o evaluare a tuturor elementelor sistemului de management al sigurantei (SMS), care apartin acelei nave, in satisfacerea obiectivelor specificate in Codul ISM. Certificatul de management al sigurantei poate fi retras doar de administratia care l-a eliberat. Administratia poate sa retraga certificatul de management al sigurantei (SMC), daca nu se cere verificarea intermediara sau daca exista dovada unei nonconformitati majore fata de Codul ISM, sau daca documentul de conformitate (DOC) al companiei care exploateaza nava nu mai este valid.

Documentul de conformitate interimar si certificatul de management al sigurantei interimar

Documentul de conformitate interimar poate fi emis pentru a facilita implementarea initiala a Codului ISM, sau completarea unui document de conformitate existent in cazul in care sunt exploatate noi tipuri de nave.

Daca o companie demonstreaza ca are un sistem de management al sigurantei (SMS) care satisface obiectivele mentionate in Codul ISM Administratia poate emite un document de conformitate interimar valabil pentru cel mult 12 luni. Administratia va cere companiei sa prezinte planurile de implementare a sistemului de management al sigurantei (SMS) care sa satisfaca complet cerintele Codului ISM, in termenul de valabilitate a documentului de conformitate interimar.

Un certificat de management al sigurantei interimar, valabil pentru nu mai mult de 6 luni, poate fi emis noilor nave, la livrare sau atunci cand o companie preia responsabilitatile pentru managementul unei nave care este noua pentru pentru companie. In cazuri speciale Administratia poate extinde valabilitatea certificatului de management al sigurantei pentru inca 6 luni.

Inainte de a emite un certificat de management al sigurantei interimar, administratia va verifica daca

documentul de conformitate (DOC) sau documentul de conformitate interimar este relevant pentru acea nava

sistemul de management al sigurantei (SMS), prevazut de companie pentru nava, include elementele cheie ale Codului ISM si a fost evaluat in timpul auditului pentru emiterea documentului de conformitate (DOC) sau a fost demonstrat prin emiterea documentului de conformitate interimar

comandantul si ofiterii superiori sunt familiarizati cu sistemul de management al sigurantei (SMS) si cu planurile pentru implementarea acestuia

s-au dat instructiunile initiale inanite ca nava sa efectueze voiaje

exista planuri pentru auditul navei in termen de 3 luni

informattiile relevante privind sistemul de management al sigurantei (SMS) sunt date in limba romana si in limba engleza

Procesul de certificare

Procesul de certificare pentru emiterea unui document de conformitate (DOC) pentru companie si a unui certificat de managemnt al sigurantei (SMC) pentru o nava va implica in mod normal urmatoarele etape

verificarea initiala

verificarea periodica sau intermediara

verificarea pentru reinnoire

Aceste verificari sunt efectuate, la cererea companiei catre administratie, de catre auditori autorizati de administratie pentru efectuarea auditului. Auditorii vor fi propusi de companie dintre organizatiile recunoscute sau dintre auditorii independenti autorizati si nominalizati de administratie in urma fiecarei cereri. 

Verificarea initiala a companiei si a navelor

Compania trebuie sa solicite administratiei certificarea conform Codului ISM. O evaluare a sistemului de management al sigurantei (SMS) de la tarm intreprinsa de administratie, necesita evaluarea departamentelor unde se efectueaza managementul si alte amplasamente in concordanta cu organizarea companiei si functiile acestor amplasamente.

La finalizarea cu rezultate satisfacatoare a evaluarii sistemului de management al sigurantei (SMS) de la tarm pot incepe prezentarile sau planificarea pentru evaluarea navelor companiei.

La finalizarea cu rezultate satisfacatoare a evaluarii va fi emis un document de conformitate (DOC) pentru companie, ale carui copii trebuie innaintate de catre companie fiecarei filiale de pe uscat si fiecarei nave. Dupa ce fiecare nava a fost evaluata si i s-a eliberat un certificat de management al sigurantei (SMC), o copie de pe acesta trebuie sa existe la sediul central al companiei.

In cazurile in care certificatele de management al sigurantei interimare sunt eliberate de organizatii recunoscute sau de auditori independenti, copii dupa acestea trebuie sa fie transmise de catre acestia administratiei.

Verificarea periodica a companiei

Pentru a mentine valabilitatea documentului de conformitate (DOC) trebuiesc efectuate audituri periodice ale managementului sigurantei. Scopul acestor audituri este acela de a verifica functionarea efectiva a sistemului de management al sigurantei (SMS) si ca orice modificari aduse sistemului de managemnt al sigurantei (SMS) sunt in concordanta cu cerintele Codului ISM.

Verificarea periodica se efectueaza in perioada de 3 luni inainte sau dupa fiecare data aniversara a documentului de conformitate (DOC) pentru finalizarea actiunilor corective necesare sulutionarii nonconformitatilor, se vor stabili termene ce nu trebuie sa depaseasca 3 luni de la data auditului.

Acolo unde compania are mai mult de un sediu la tarm, acestea pot sa nu fie vizitate la verificarea initiala, insa estimarile periodice trebuie sa asigure ca toate amplasamentele au fost vizitate in timpul perioadei de valabilitate a documentului de conformitate (DOC).

Verificarea intermediara a navelor

Pentru a mentine valabilitatea certificatului de management al sigurantei (SMC) trebuiesc efectuate audituri intermediare ale managementului sigurantei. Scopul acestor audituri este de a verifica functionarea efectiva a sistemului de management al sigurantei si ca orice modificari aduse acestuia sunt in concordanta cu cerintele Codului ISM. Numarul si termenele verificarilor intermediare se stabileste de catre administratie la eliberarea certificatului de management al sigurantei (SMC).

Daca urmeaza sa se efectueze doar o verificare intermediara, aceasta trebuie sa aiba loc intre a doua si a treia data aniversara a emiterii certificatului de management al sigurantei (SMC).

Verificarea pentru reinnoirea certificatelor companiei si navelor

Verificarile pentru reinnoire urmeaza sa fie realizate inaintea expirarii termenului de valabilitate a documentului de conformitate (DOC) sau a certificatlui de management al sigurantei (SMC) in caz contrar, documentul de conformitate (DOC) si certificatul de management al sigurantei (SMC) isi pierd valabilitatea. Verificarea pentru reinnoire se va referi la toate elementele sistemului de management al sigurantei (SMS) si la activitatile la care se aplica cerintele Codului ISM. Verificarea de reinnoire poate fi realizata cu 6 luni inainte de data de expirare a documentului deconformitate (DOC) sau a certificatului de management al sigurantei (SMC) si trebuie finalizata inainte de data de expirare.