GHID PENTRU DOCUMENTATIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII

GHID PENTRU DOCUMENTATIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII

INTRODUCERE

Familia de standarde internationale ISO 9000 cere ca sistemul de management al calitatii al unei organizatii sa fie documentat.

Acest Raport Tehnic promoveaza adoptarea abordarii bazate pe proces atunci cand se elaboreaza si se implementeaza sistemul de management al calitatii si i se imbunatateste eficacitatea.

Pentru ca o organizatie sa functioneze eficace, ea are de identificat si de condus numeroase activitati inlantuite. O activitate care utilizeaza resurse si este condusa astfel incat sa faca posibila transformarea elementelor de intrare in elemente de iesire poate fi considerata ca un proces. Adesea elementele de iesire ale unuia dintre procese formeaza direct elementele de intrare pentru urmatorul.

Aplicarea unui sistem de procese in cadrul unei organizatii, impreuna cu identificarea si interactiunile acestor procese si managementul lor, pot fi considerate ca  abordare bazata pe proces .

Un avantaj al abordarii bazate pe proces este controlul exercitat asupra legaturii dintre procesele individuale din cadrul sistemului de procese, precum si asupra combinatiei si interactiunii acestora.

O organizatie are flexibilitate in alegerea modului in care isi documenteaza sistemul de management al calitatii. Fiecare organizatie individuala ar trebui sa elaboreze volumul de documentatie necesar pentru a demonstra planificarea, functionarea, controlul si imbunatatirea continua eficace ale sistemului sau de management al calitatii si ale proceselor sale.

Documentatia sistemului de management al calitatii se poate referi la toate activitatile unei organizatii sau la o parte selectata a acestor activitati ; de exemplu, cerinte specificate care depind de natura produselor, proceselor, cerinte contractuale, reglementari guvernamentale sau organizatia insasi.

Este important ca cerintele si continutul documentatiei sistemului de management al calitatii sa se refere la standardele privind calitatea pe care intentioneaza sa le satisfaca.

Liniile directoare date in acest Raport Tehnic sunt destinate sprijinirii unei organizatii care isi documenteaza sistemul de management al calitatii.. Ele nu sunt destinate utilizarii ca cerinte in scopuri contractuale, de reglementare sau de certificare/inregistrare.

Un aspect al unui sistem de management al calitatii este planificarea calitatii. Documentele referitoare la planificarea calitatii pot include planificarea manageriala si operationala, pregatirea aplicarii sistemului de management al calitatii, inclusiv organizarea si graficul, si abordarea prin care sa fie indeplinite obiectivele referitoare la calitate.

OBIECT

Acest Raport Tehnic furnizeaza linii directoare pentru elaborarea si mentenanta documentatiei necesare pentru a se asigura un sistem de management al calitatii eficace, conceput conform cerintelor specifice ale organizatiei. Utilizarea acestor linii directoare va ajuta la stabilirea unui sistem documentat asa cum cere standardul aplicabil referitor la sistemul de management al calitatii.

Acest Raport Tehnic poate fi utilizat si la documentarea altor sisteme de management decat cele ale familiei ISO 9000, de exemplu, sisteme de management de mediu si sisteme de management al securitatii.

NOTA Atunci cand o procedura este documentata, este frecvent utilizat termenul de  procedura scrisa  sau cel de  procedura documentata .

REFERINTA NORMATIVA

Urmatorul documentul normativ contine prevederi care, prin referire in acest text, constituie prevederi ale acestui Raport Tehnic. Pentru referintele datate, modificarile la, sau revizuirile ulterioare ale oricarora dintre aceste publicatii nu sunt valabile. Cu toate acestea, partile care incheie acorduri pe baza acestui Raport Tehnic sunt invitate sa examineze posibilitatea aplicarii celei mai recente editii a documentului normativ indicat mai jos. Pentru referintele nedatate, este aplicabila ultima editie a documentului normativ citat. Membrii ISO si CEI mentin registre ale standardelor internationale in vigoare la un moment dat.

ISO 9000 :2000, Quality management systems - Fundamentals and vocabulary

TERMENI SI DEFINITII

Pentru scopurile acestui Raport Tehnic se aplica termenii si definitiile date in ISO 9000, precum si urmatoarele. Sistemul de management al calitatii al unei organizatii poate utiliza o terminologie diferita pentru tipuri definite de documentatie.

instructiuni de lucru

descrieri detaliate ale modului in care sa se execute si inregistreze sarcini

NOTA 1 Instructiunile de lucru pot sau nu sa fie documentate.

NOTA 2 Instructiunile de lucru pot fi, de exemplu, descrieri detaliate scrise, diagrame de flux, sabloane, modele, note tehnice incorporate in desene, specificatii, carti tehnice ale echipamentelor, ilustratii, filme video, liste de verificare sau combinatii ale acestora. Atunci cand este relevant, instructiunile de lucru includ criterii de acceptare.

formular

document utilizat pentru inregistrarea datelor cerute de sistemul de management al calitatii

NOTA Un formular devine o inregistrare atunci cand sunt introduse date.

DOCUMENTATIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII

Generalitati

Aranjarea documentatiei sistemului de management al calitatii urmareste, in mod tipic, sau procesele organizatiei sau structura standardului referitor la calitate aplicabil sau o combinatie a acestora.. Orice alta aranjare care satisface necesitatile organizatiei poate fi, de asemenea, utilizata.

Structura documentatiei utilizate in sistemul de management al calitatii poate fi descrisa ca o ierarhie. Aceasta structura faciliteaza distributia, mentenanta si intelegerea documentatiei. Anexa A ilustreaza o ierarhie tipica a documentatiei sistemului de management al calitatii. Dezvoltarea ierarhiei depinde de particularitatile organizatiei.

Amploarea documentatiei sistemului de management al calitatii poate sa difere de la o organizatie la alta in functie de

a)       marimea organizatiei si tipul activitatilor,

b)       complexitatea proceselor si interactiunea acestora si

c)       competenta personalului.

Documentatia sistemului de management al calitatii poate include definitii. Vocabularul utilizat ar trebui sa fie in concordanta cu definitiile si termenii standardizati, la care se face referire in ISO 9000 sau in dictionare de uz general.

Documentatia sistemului de management al calitatii include in mod uzual urmatoarele :

a)         politica referitoare la calitate si obiectivele referitoare la calitate;

b)         manualul calitatii;

c)         proceduri documentate;

d)         instructiuni de lucru;

e)         formulare;

f)          planuri ale calitatii;

g)         specificatii;

h)         documente externe;

i)           inregistrari.

Documentatia sistemului de management al calitatii poate fi pe orice mediu suport, cum sunt copiile pe hartie sau mediile electronice.

NOTA  Unele avantaje ale utilizarii mediilor electronice sunt urmatoarele :

a)       personalul adecvat are acces la aceleasi informatii actualizate in orice moment ;

b)       accesul si modificarile sunt usor de efectuat si de controlat;

c)       distributia este imediata si usor de controlat, cu optiunea pentru tiparirea de copii pe hartie ;

d)       exista acces la documente din locuri situate la distanta ;

e)       anularea documentelor depasite este simpla si eficace.

Scopuri si avantaje

Scopurile si avantajele pentru o organizatie de a avea documentatia sistemului de management al calitatii includ urmatoarele, dar nu se limiteaza la acestea :

a)       descrierea sistemului de management al calitatii al unei organizatii ;

b)       furnizarea de informatii grupurilor reprezentand mai multe functii, astfel incat acestea sa poata intelege mai bine relatiile dintre acestea ;

c)       comunicarea catre angajati a angajamentului pentru calitate al managementului ;

d)       ajutorarea angajatilor in a-si intelege rolul in cadrul organizatiei, aceasta dandu-le o intelegere mai buna a scopului si importantei muncii lor;

e)       furnizarea unei intelegeri reciproce intre angajati si management ;

f)        furnizarea unei baze pentru asteptarile referitoare la performanta muncii ;

g)       enuntarea modului in care trebuie facute lucrurile pentru a se realiza cerintele specificate ;

h)       furnizarea de dovezi obiective ca au fost realizate cerintele specificate ;

i)         furnizarea unui cadru de functionare clar si eficace ;

j)        furnizarea unei baze pentru instruirea noilor angajati si reinstruirea periodica a angajatilor actuali ;

k) furnizarea unei baze pentru ordine si echilibru in cadrul organizatiei ;

l)         furnizarea consecventei in activitati bazate pe procese documentate ;

m)     furnizarea unei baze pentru imbunatatirea continua ;

n)       furnizarea increderii clientului, bazata pe sisteme documentate ;

o)       demonstrarea catre partile interesate a capabilitatilor din cadrul organizatiei ;

p)       furnizarea unui cadru de cerinte clar pentru furnizori;

q)       furnizarea unei baze pentru auditarea sistemului de management al calitatii ;

r)        furnizarea unei baze pentru evaluarea eficacitatii si a continuei adecvari a sistemului de management al calitatii.

Politica referitoare la calitate si obiectivele acesteia

Politica referitoare la calitate si obiectivele acesteia ar trebui sa fie documentate, putand fi un document independent sau putand fi incluse in manualul calitatii.

Manualul calitatii

Continut

Un manual al calitatii este unic pentru fiecare organizatie. Acest Raport Tehnic acorda flexibilitate in definirea structurii, formei, continutului sau metodei de prezentare pentru documentarea sistemului de management al calitatii pentru toate tipurile de organizatii.

O organizatie mica poate aprecia ca fiind adecvata includerea intregului sau sistem de management al calitatii intr-un singur manual, incluzand toate procedurile documentate cerute de ISO 9001. Organizatiile mari, multinationale, pot necesita mai multe manuale, la nivel global, national sau regional si o ierarhie mai complexa a documentatiei.

Manualul calitatii ar trebui sa includa domeniul de aplicare al sistemului de management al calitatii, detaliile si justificarile oricaror excluderi, procedurile documentate sau referirile la acestea si o descriere a proceselor sistemului de management al calitatii si a interactiunilor dintre acestea.

In manualul calitatii ar trebui incluse informatii despre organizatie, cum sunt numele, localizarea si mijloacele de comunicatie. Pot fi incluse, de asemenea, informatii suplimentare, cum sunt natura afacerilor sale, o descriere sumara a datelor generale, a istoricului si a marimii sale.

Un manual al calitatii ar trebui sa contina elementele descrise in 4.4.2 pana la 4.4.9, dar nu necesar in aceeasi ordine.

Titlu si obiect

Titlul si/sau obiectul manualului calitatii ar trebui sa defineasca organizatia careia i se aplica manualul. Manualul ar trebui sa faca referire la standardul specific referitor la sistemul de management al calitatii pe care se bazeaza sistemul de management al calitatii.

Cuprins

Cuprinsul manualului calitatii ar trebui sa indice numarul si titlul fiecarei sectiuni si localizarea acesteia.

Analiza, aprobare si revizuire

Dovada analizei, aprobarii, stadiul si data revizuirii manualului calitatii ar trebui indicate clar in manual.

Atunci cand este posibil, natura modificarii ar trebui identificata in document sau in anexe adecvate.

Politica si obiectivele referitoare la calitate

Atunci cand organizatia opteaza pentru includerea politicii referitoare la calitate in manualul calitatii, acesta poate include o declaratie a politicii referitoare la calitate si a obiectivelor pentru calitate. Tintele existente referitoare la calitate pentru a indeplini aceste obiective pot fi specificate in alta parte a documentatiei sistemului de management al calitatii, asa cum este stabilit de catre organizatie. Politica referitoare la calitate ar trebui sa includa un angajament privind conformitatea cu cerintele si imbunatatirea continua a eficacitatii sistemului de management al calitatii.

Obiectivele sunt derivate in mod tipic din politica referitoare la calitate a organizatiei si trebuie indeplinite. Atunci cand obiectivele sunt cuantificate, ele devin tinte si sunt masurabile.

Organizare, responsabilitate si autoritate

Manualul calitatii ar trebui sa furnizeze o descriere a structurii organizatiei. Responsabilitatea, autoritatea si relatiile interne pot fi indicate prin mijloace cum sunt organigramele, diagramele de flux si/sau fisele posturilor. Acestea pot fi incluse in manual sau se poate face referire la ele.

Referinte

Manualul calitatii ar trebui sa contina o lista a documentelor la care se face referire dar nu sunt incluse in manual.

Descrierea sistemului de management al calitatii

Manualul calitatii ar trebui sa furnizeze o descriere a sistemului de management al calitatii si a implementarii acestuia in organizatie. Descrierea proceselor si a interactiunilor dintre acestea ar trebui inclusa in manualul calitatii. Procedurile documentate sau referirile la acestea ar trebui incluse in manualul calitatii.

Organizatia ar trebui sa-si documenteze sistemul specific de management al calitatii urmarind succesiunea fluxului proceselor sau structura standardului selectat sau orice alta succesiune adecvata organizatiei. Referirea incrucisata intre standardul selectat si manualul calitatii poate fi utila.

Manualul calitatii ar trebui sa reflecte metodele utilizate de organizatie pentru a-si realiza politica si obiectivele.

Anexe

Pot fi incluse anexe care cuprind informatii de sustinere a manualului.

Proceduri documentate

Structura si forma

Structura si forma procedurilor documentate ( copie pe hartie sau medii electronice) ar trebui definite de catre organizatie in urmatoarele moduri: text, diagrame de flux, tabele, o combinatie a acestora sau orice alta metoda adecvata, in concordanta cu necesitatile organizatiei.. Procedurile documentate ar trebui sa cuprinda informatiile necesare (a se vedea 4.5.2) si ar trebui sa cuprinda o identificare unica.

Procedurile documentate pot face referire la instructiuni de lucru care definesc cum se efectueaza o activitate. In general, procedurile documentate descriu activitati care traverseaza diferite functii, in timp ce instructiunile de lucru se aplica, in general, unor sarcini din cadrul unei singure functii.

Continut

Titlu

Titlul ar trebui sa identifice clar procedura documentata.

Scop

Scopul procedurii documentate ar trebui definit.

Obiect

Obiectul procedurii documentate, incluzand domeniile pe care le acopera si cele pe care nu le acopera, ar trebui descris.

Responsabilitate si autoritate

Responsabilitatea si autoritatea persoanelor si/sau functiilor din organizatie, precum si relatiile interne asociate cu procesele si activitatile descrise in procedura, ar trebui identificate.. Acestea pot fi descrise in procedura sub forma de diagrame de flux si text descriptiv, dupa cum este adecvat pentru claritate.

Descrierea activitatilor

Nivelul de detaliere poate varia in functie de complexitatea activitatilor, metodele utilizate si nivelurile de indemanare si de instruire ale persoanelor, necesare acestora pentru a realiza activitatile. Indiferent de nivelul de detaliere, ar trebui considerate ca aplicabile urmatoarele aspecte :

a)       definirea necesitatilor organoizatiei, a clientilor si a furnizorilor sai ;

b)       descrierea proceselor sub forma de text si/sau diagrame de flux referitoare la activitatile cerute;

c)       stabilirea a ceea ce trebuie facut, de catre cine sau de catre care functie din organizatie ; cine, cand, unde si cum ;

d)       descrierea controalelor procesului si controalelor activitatilor identificate ;

e)       definirea resurselor necesare pentru indeplinirea activitatilor ( in termeni de personal, instruire, echipament si materiale);

f)        definirea documentatiei adecvate referitoare la activitatile cerute ;

g)       definirea elementelor de intrare si a celor de iesire ale procesului ;

h)       definirea masurarilor de efectuat.

Organizatia poate decide daca unele din informatiile de mai sus sunt mai adecvate intr-o instructiune de lucru.

Inregistrari

Inregistrarile referitoare la activitatile din procedura documentata ar trebui definite in aceasta sectiune a procedurii documentate sau in alta(e) sectiune(i) legata(e) de aceasta. Formularele de utilizat pentru aceste inregistrari ar trebui identificate ca aplicabile. Metoda ceruta pentru a completa, indosaria si pastra inregistrarile ar trebui formulata.

Anexe

Pot fi incluse anexe care cuprind informatii de sustinere a procedurii documentate, cum sunt tabele, grafice, diagrame de flux si formulare.

Analiza, aprobare si revizuire

Dovada analizei si aprobarii, stadiul si data revizuirii procedurii documentate ar trebui indicate.

Identificarea modificarilor

Atunci cand este cazul, natura modificarii ar trebui identificata in document sau in anexe adecvate.

Instructiuni de lucru

Structura si forma

Ar trebui elaborate si mentinute instructiuni de lucru pentru a descrie executia oricarei lucrari care ar putea fi influentata defavorabil de lipsa unor astfel de instructiuni. Exista numeroase moduri de elaborare si de prezentare a instructiunilor.

Instructiunile de lucru ar trebui sa cuprinda titlul si o identificare unica.(Aceasta informatie este formulata in 4.6.4.)

Structura, forma si nivelul de detaliere utilizate in instructiunile de lucru ar trebui concepute in conformitate cu necesitatile personalului organizatiei si depind de complexitatea lucrarii, metodele utilizate, instruirea intreprinsa si de indemanarile si calificarile unui astfel de personal.

Structura instructiunilor de lucru poate diferi de cea a procedurilor documentate.

Instructiunile de lucru pot fi incluse in procedurile documentate sau se poate face referire la ele in acestea.

Continut

Instructiunile de lucru ar trebui sa descrie activitatile critice. Detaliile care nu confera un control marit al activitatii ar trebui evitate. Instruirea poate reduce necesarul de instructiuni detaliate, cu conditia ca persoanele implicate sa aiba informatiile necesare pentru a-si efectua corect sarcinile.

Tipuri de instructiuni de lucru

Desi nu exista o structura sau o forma ceruta pentru instructiunile de lucru, acestea ar trebui, in general, sa exprime scopul si obiectul lucrarii si obiectivele si sa faca referire la procedurile documentate pertinente.

Indiferent de forma sau combinatia aleasa, instructiunile de lucru ar trebui sa fie in ordinea sau succesiunea operatiilor, reflectand cu acuratete cerintele si activitatile relevante. Pentru a reduce confuzia si incertitudinea, ar trebui stabilita si mentinuta o forma sau structura consecventa.

In anexa B este dat un exemplu de instructiuni de lucru.

Analiza, aprobare si revizuire

Organizatia ar trebui sa furnizeze dovada clara a analizei si aprobarii instructiunilor de lucru si nivelul de revizuire si data revizuirii lor.

Inregistrari

Atunci cind este cazul, inregistrarile specificate in instructiunile de lucru ar trebui definite in aceasta sectiune sau in alta(e) sectiune(i) legata(e) de aceasta.. Inregistrarile minime cerute sunt identificate in ISO 9001. Metoda ceruta pentru a completa, indosaria si pastra inregistrarile ar trebui formulata. Formularele de utilizat pentru aceste inregistrari ar trebui identificate ca aplicabile.

Identificarea modificarilor

Atunci cand este cazul, natura modificarii ar trebui identificata in document sau in anexe adecvate.

Formulare

Formularele sunt elaborate si mentinute pentru a inregistra conformitatea cu cerintele sistemului de management al calitatii.

Formularele ar trebui sa cuprinda un titlu, numarul de identificare, nivelul de revizuire si data revizuirii. La formulare ar trebui facuta referire in manualul calitatii, procedurile documentate si/sau instructiunile de lucru sau sa fie anexate la acestea.

Planurile calitatii

Un plan al calitatii este o parte a documentatiei sistemului de management al calitatii.

Planul calitatii necesita numai referirea la sistemul documentat de management al calitatii, aratand cum trebuie aplicat situatiei specifice concrete, si identificarea si documentarea modului in care organizatia va satisface acele cerinte care sunt unice unui produs, proces, proiect sau contract specific.

Obiectul planului calitatii ar trebui definit. Planul calitatii poate include proceduri, instructiuni de lucru si/sau inregistrari unice.

Specificatii

Specificatiile sunt documente care formuleaza cerinte. Specificatiile nu sunt detaliate in continuare in acest Raport Tehnic, intrucat acestea sunt unice produsului/organizatiei.

Documente externe

Organizatia ar trebui sa se ocupe de documentele externe si de controlul acestora in sistemul sau de management al calitatii. Documentele externe pot include desene ale clientului, specificatii, cerinte legale si de reglementare, standarde, coduri si manuale de mentenanta..

Inregistrari

Inregistrarile sistemului de management al calitatii mentioneaza rezultate obtinute sau furnizeaza dovada ca activitatile indicate in procedurile documentate si instructiunile de lucru sunt efectuate. Inregistrarile ar trebui sa indice conformitatea cu cerintele sistemului de management al calitatii si cu cerintele specificate pentru produs. Responsabilitatile pentru elaborarea inregistrarilor ar trebui tratate in documentatia sistemului de management al calitatii.

NOTA Inregistrarile nu sunt, in general, sub controlul revizuirilor, intrucat inregistrarile nu fac obiectul modificarilor.

PROCESUL DE ELABORARE A DOCUMENTATIEI  SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII

Responsabilitatea pentru elaborare

Documentatia sistemului de management al calitatii ar trebui elaborata de persoanele implicate in procese si activitati. Aceasta va conduce la o intelegere mai buna a cerintelor necesare si va furniza personalului un simt al implicarii si si al proprietatii.

Analiza si utilizarea documentelor si referintelor existente poate scurta semnificativ timpul de elaborare a documentatiei sistemului de management al calitatii, fiind in acelasi timp un ajutor in identificarea zonelor in care inadecvarile sistemului de management al calitatii necesita sa fie luate in considerare si corectate.

Metoda de elaborare a documentatiei sistemului de management al calitatii

Organizatiile care sunt in proces de implementare sau au implementat deja un sistem de management al calitatii ar trebui

a)           sa identifice procesele necesare pentru implementarea eficace a sistemului de management al calitatii,

b)           sa inteleaga interactiunile dintre aceste procese si

c)            sa documenteze procesele in volumul necesar pentru a asigura functionarea si controlul eficace al acestora.

Analiza proceselor ar trebui sa fie forta motoare pentru a defini amploarea documentatiei necesare pentru sistemul de management al calitatii. Nu documentatia ar trebui sa fie cea care conduce procesele.

Succesiunea elaborarii documentatiei sistemului de management al calitatii nu trebuie sa urmareasca in mod necesar ierarhia ilustrata in anexa A, intrucat procedurile documentate si instructiunile de lucru sunt adesea elaborate inainte de finalizarea manualului calitatii.

Urmatoarele reprezinta exemple de actiuni care pot fi initiate, dupa cum este cazul:

a)     sa se decida care cerinte privind documentatia sistemului de management al calitatii se aplica in concordanta cu standardul selectat referitor la sistemul de management al calitatii;

b)     sa se obtina date despre sistemul de management al calitatii si procesele existente, utilizind mijloace diferite, cum sunt chestionarele si interviurile;

c)      sa se stabileasca si sa se listeze documentele existente aplicabile sistemului de management al calitatii si sa se analizeze acestea pentru a le determina utilitatea;

d)     sa fie instruite persoanele implicate privind elaborarea documentatiei si cerintele standardului aplicabil referitor la sistemul de management al calitatii sau alte criterii selectate;

e)      sa se ceara si sa se obtina surse de documentare sau referinte suplimentare de la unitati operationale;

f)      sa se determine structura si forma documentelor avute in vedere;

g)      sa se elaboreze diagrame de flux care sa cuprinda procesele din cadrul domeniului de aplicare al sistemului de management al calitatii; a se vedea anexa B;

h)     sa se analizeze diagramele de flux pentru posibile imbunatatiri si sa se implementeze aceste imbunatatiri;

i)       sa se valideze documentatia printr-o implementare de incercare;

j)       sa se utilizeze orice alta metoda corespunzatoare in cadrul organizatiei, pentru finalizarea documentatiei sistemului de management al calitatii si

k)     sa se analizeze si aprobe documentatia inainte de emitere.

Utilizarea referintelor

Ori de cite ori este cazul si pentru limitarea volumului documentatiei, ar trebui incluse referinte la standardele existente recunoscute referitoare la sistemul de management al calitatii sau la documente disponibile pentru utilizatorul documentului.

Atunci cand se utilizeaza referinte, ar trebui evitata specificarea stadiului revizuirii pentru a preveni modificarea documentului in care se face referirea atunci cand este modificat stadiul revizuirii documentului la care se face referire.

PROCESUL DE APROBARE, EMITERE SI CONTROL AL DOCUMENTELOR SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII

Analiza si aprobare

Inainte de emitere, documentele ar trebui analizate de persoane autorizate pentru a se asigura claritatea, exactitatea, adecvarea si structura corespunzatoare. Utilizatorii prevazuti ar trebui sa aiba, de asemenea, posibilitatea de a evalua si de a face comentarii asupra utilitatii documentelor, precum si in ceea ce priveste reflectarea de catre acestea a practicilor actuale. Emiterea documentelor ar trebui aprobata de managementul care raspunde de implementarea acestora. Fiecare copie ar trebui sa contina dovada acestei autorizatii de emitere. Dovada aprobarii documentelor ar trebui pastrata.

Difuzare

Metoda de difuzare a documentelor de catre personalul autorizat ar trebui sa asigure ca editiile pertinente ale documentelor corespunzatoare sunt disponibile intregului personal care are nevoie de informatiile incluse in documente. Difuzarea si controlul corecte pot fi inlesnite, de exemplu, prin numerotarea copiilor documentelor pentru destinatari. Difuzarea documentelor cum sunt manualul calitatii si planul calitatii, poate include parti externe (de exemplu,clienti, organisme de certificare si autoritati de reglementare).

Introducerea modificarilor

Ar trebui prevazut un proces pentru initierea, elaborarea, analiza, controlul si introducerea modificarilor documentelor. Atunci cand se opereaza modificari, ar trebui aplicat acelasi proces de analiza si apobare utilizat la elaborarea documentelor originale.

Controlul editiei si al modificarilor

Controlul editiei si al modificarii documentelor este esential pentru a se asigura ca este aprobat corespunzator continutul documentelor de catre personal autorizat si ca aprobarea este usor de identificat.

Pot fi luate in considerare diferite metode pentru inlesnirea procesului practic de efectuare a modificarilor.

Ar trebui stabilit un proces pentru a se asigura ca in uz sunt numai documente corespunzatoare. In anumite situatii, este posibil ca documentul corespunzator pentru utilizare sa nu fie ultima revizuire a documentului. Documentele revizuite ar trebui inlocuite cu ultima revizuire. Pentru a asigura utilizatorii ca au editia corecta a documentelor autorizate, poate fi utilizata o lista a documentelor cu nivelul de revizuire.

Organizatia ar trebui sa ia in considerare istoricul modificarilor documentelor in scopuri legale si/sau de conservare a cunostintelor.

Copii necontrolate

Toate documentele difuzate in scopul ofertarii, al utilizarii de catre clientii din afara sau in alte scopuri pentru care nu este prevazut controlul modificarilor ar trebui identificate clar ca fiind copii necontrolate.

NOTA Orice nerespectare a acestui proces poate determina utilizarea neintentionata a documentelor perimate.