Implementareaului

Implementareaului

Grafice Gantt

Diagramele sau graficele Gantt sunt reprezentari ale activitatilor proiectului prin "bare" de-a lungul axei timpului.Lungimea fiecarei bare este proportionala cu durata activitatii reprezentate.Diagramele Gantt se mai numesc si diagrame cu bare.

Graficul Gantt reprezinta o alta forma de vizualizare si de planificare a proiectelor, alaturi de retelele orientate pe evenimente si activitati;

El reprezinta o retea in care activitatile si evenimentele sunt transpuse calendaristic pe o axa orizontala a timpului. Unei activitati i se asociaza o bara de lungime direct proportionala cu durata estimata.

Graficele Gantt au dezavantajul ca nu arata interdependentele dintre activitati si evenimente (evidentiate insa de retele, care furnizeaza o reprezentare pictoriala a intregului program).

Modelul determinist CPM

Principiul analizei drumului critic consta in divizarea unui proiect (actiuni complexe) in parti componente, la un nivel care sa permita corelarea logica si tehnologica a acestora, adica sa faca posibila stabilirea interactiunilor intre partile componente. Aceste parti componente sunt activitatile unor actiuni complexe.

La definirea listei de activitati specialistul care participa la aceasta operatie foloseste experienta sa pentru a raspunde, pentru fiecare activitate la intrebarile:

"ce alte activitati succed sau preced in mod necesar aceasta activit?";

"care este durata activitatii ?".

Ia nastere in acest fel un tabel care contine activitatile proiectului, interconditionarile intre activitati si duratele acestora.

Un astfel de tabel trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente:

activitati: in aceasta coloana se enumera activitatile proiectului, fiind puse in evidenta printr-o denumire sau printr-un simbol (codul activitatii);

conditionari: se precizeaza, pentru fiecare activitate, activitatile imediat precedente, prin simbolurile lor; activitatile de start nu au activitati precedente, in casuta fiind trecuta o liniuta;

durata: pentru fiecare activitate se precizeaza durata de executie, intr-o anumita unitate de masura. Durata unei activitati este o constanta.

Modelele de analiza a drumului critic se bazeaza pe reprezentarea proiectului printr-un graf, elementele tabelului asociat acestuia fiind suficiente pentru a construi graful corespunzator.

Metoda CPM este un procedeu de analiza a drumului critic in care singurul parametru analizat este timpul si in reprezentarea graficului retea se tine seama de urmatoarele conventii:

Modelul probabilist PERT

Metoda PERT Program Evaluation and Review Technique - Tehnica Evaluarii Repetate a Programului).

Diagrama PERT contine informatii despre sarcinile dintr-un proiect, perioadele de timp pe care se intind, si dependentele dintre ele.

Forma grafica este o retea de noduri conectate de linii directionale (numita si "reteaua activitatilor"). Nodurile sunt cercuri sau patrulatere si reprezinta evenimente sau borne ("milestones") din proiect. Fiecare nod este identificat de un numar.

Liniile directionale, sau vectorii care leaga nodurile reprezinta sarcinile proiectului, iar directia vectorului arata ordinea de desfasurare a sarcinilor. Fiecare sarcina este identificata printr-un nume sau printr-un indice, are reprezentata durata necesara pentru finalizare, si, in unele cazuri, chiar numarul de persoane responsabile si numele lor (fig 1).

Modul de folosire al analizei PERT

Cel mai important concept al analizei PERT este drumul critic.

Drumul critic = acel drum de la inceputul la sfarsitul retelei, a carui activitate insumeaza un total de timp mai mare decat orice alt drum din retea.

Drumul critic este o baza pentru stabilirea calendarului unui proiect, deoarece durata totala a unui proiect nu poate sa fie mai mica decat timpul total al drumului critic. Totodata intarzierile in activitatile componente ale drumului critic pot pune in pericol intregul proiect. De aceea este necesar ca acestor activitati sa li se acorde o atentie mult mai mare.

Metode de optimizare a programarii activitatilor

De multe ori, rezultatele calculelor ne arata ca este dificil sa se respecte termenul - limita de finalizare al proiectului, sunt necesare solutii de optimizare cost-durata, adica de reducere a duratei de realizare a intregului proiect, cu costuri minime.

Scurtarea duratelor activitatilor (si proiectului) pe baza unor costuri suplimentare, de accelerare a lucrarilor, este un procedeu ce trebuie aplicat numai dupa ce s-au epuizat toate celelalte procedee de realocare a resurselor disponibile, fara costuri suplimentare.

Metodele CPM si PERT permit astfel de optimizari.

Metoda de optimizare se bazeaza pe doua principii:

1. Durata proiectului este limitata de drumul critic.
2. Se acorda prioritate activitatilor a caror scrutare costa mai putin.

In consecinta, se scurteaza activitatile critice, una cate una, succesiv, incepand cu cele a caror scurtare costa cel mai putin, intre limitele permise.

Monitorizarea si raportare

Monitorizarea si raportarea sunt, in general activitati specifice etapei de implementare si sunt indeplinite de directorul de proiect.

Procesele de monitorizare sunt strans legate de notiunea de ciclu de viata al proiectului. Monitorizarea este caracteristica celui de-al cincelea stadiu al PCM (implementarea).

Monitorizarea este urmarirea (continua sau periodica, dupa un ritm prestabilit) a modului de implementare a proiectului.Se monitorizeaza nu numai modul de realizare a activitatilor si de obtinere a rezultatelor - respectiv de atingere a obiectivelor, conform indicatorilor - ci si interactiunea dintre proiect si mediu, adica:

• Evolutia factorilor externi care influenteaza proiectul
• Impactul proiectului asupra mediului

In functie de momentul in care sunt redactate de catre managementul proiectului si supuse spre aprobare autoritatilor respective, rapoartele se pot clasifica in:

• Raportul preliminar - la putin timp de la lansarea proiectului
• Rapoarte obisnuite - in timpul implementarii proiectului, de obicei rapoarte trimestriale si semestriale
• Rapoarte anuale
• Raportul final - la sfarsitul proiectului

Contractul de finantare a proiectului stipuleaza destinatarul rapoartelor si momentele in care urmeaza a fi prezentate.Ca regula generala, rapoartele ar trebui sa fie prezentate nu mai tarziu de o luna dupa perioada la care se refera continutul acestora. Acest lucru va permite corectii ale proiectului in timp util.

Principiul - cheie al raportarii este acela ca atentia trebuie acordata acelorasi elemente critice, de la primele faze ale pregatirii proiectului si pana la sfarsitul acestuia.

Raportul ar trebui sa se concentreze asupra urmatoarelor evenimente importante:

• Mediul proiectului
• Performanta proiectului vizavi de obiective si planuri
• Riscuri si ipoteze
• Sustenabilitatea
• Recomandari si plan de lucru detaliat pentru urmatoarea perioada de implementare

Raportarea, ca si monitorizarea, nu ar trebui sa fie percepute ca un exercitiu birocratic. Raportarea este adesea neglijata sub justificarea "concentrarii asupra aspectelor concrete" de pe teren. Un bun sistem de raportare si monitorizare creaza o baza solida pentru evaluare, luarea deciziilor si planificare. Raportarea analitica si transparenta justifica si modul de folosire a fondurilor.

Sumarul executiv

Sumarul executiv descrie in forma narativa cum s-a implementat proiectul in timpul perioadei la care face referire raportul.El ar trebui sa ofere un rezumat al urmatoarelor aspecte:

• Mediul de implementare, inclusiv contextul proiectului, situatia institutionala si orice schimbari majore
• Activitati importante derulate si resurse folosite in timpul perioadei de raportare, inclusiv compararea cu planificarea
• Constrangeri si esecuri - modul de rezolvare sau de ce nu au fost rezolvate
• Evolutia generala catre obiectivele propuse, inclusiv intarzieri
• Evolutia generala catre sustenabilitate si masuri luate
• Concluziile si perspectivele pentru urmatoarea perioada (focalizare, cele mai importante aspecte, resursele necesare) si lectii ce trebuie luate in considerare
• Observatii - cheie, actiuni necesare si responsabilitati.