Managementul AUDITULUI  

Managementul auditului  cuprinde un numar specific de faze ce trebuiesc urmate:

1. COLECTAREA informatiilor ( PREAUDITUL )

2. Pregatirea

3. Sedinta de deschidere

4. Auditul PROPRIU-ZIS

5. Sedinta de inchidere

6. PREZENTAREA RAPORTULUI DE AUDIT

7. AUDITURI DE URMARIRE

FAZELE AUDITULUI SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII

o imagine de ansamblu a activitatilor tipice de audit.

NOTA : Liniile punctate indica faptul ca nu orice actiuni de urmarire a auditului sunt, de obicei, considerate ca facand parte din audit.

Stabilirea contactului initial cu auditatul

Contactul initial cu auditatul poate fi neoficial sau oficial si ar trebui stabilit de cei responsabili de conducerea programului de audit sau de conducatorul echipei de audit. Scopul contactului initial este:

a)      sa stabileasca canalele de comunicare cu reprezentantul auditatului;

b)      sa confirme autoritatea pentru desfasurarea auditului;

c)      sa furnizeze informatii despre perioada de timp propusa si componenta echipei de audit;

d)      sa solicite accesul la documentele relevante, inclusiv inregistrari;

e)      sa determine regulile de securitate aplicabile  zonei;

f)       sa stabileasca acordurile pentru desfasurarea auditului;

g)      sa convina reciproc asupra necesitatii participarii observatorilor si necesitatea unor ghizi pentru echipa de audit.

Pregatirea planului de audit

Conducatorul echipei de audit ar trebui sa pregateasca un plan de audit pentru a asigura baza intelegerii dintre clientul auditului, echipa de audit si auditat referitor la desfasurarea auditului. Planul ar trebui sa usureze programarea si coordonarea activitatilor de audit.

Detaliile furnizate in planul de audit ar trebui sa reflecte domeniul si complexitatea auditului. De exemplu, detaliile pot diferi intre auditurile initiale si cele ulterioare si de asemenea, intre auditurile interne si cele externe. Planul de audit ar trebui sa fie suficient de flexibil pentru a permite modificari, cum ar fi modificarile domeniului auditului, care pot deveni necesare pe masura desfasurarii activitatilor de audit la fata locului.

Planul de audit ar trebui sa includa urmatoarele:

a)      Obiectivele auditului;

b)      Criteriile de audit si orice documente de referinta;

c)      Domeniul auditului, inclusiv identificarea unitatilor organizationale si functionale precum si a proceselor care urmeaza sa fie auditate;

d)      Datele si locatiile unde se vor desfasura activitatile de audit la fata locului ;

e)      Perioada si durata apreciate pentru desfasurarea activitatilor de audit la fata locului, inclusiv intalnirile cu managementul auditatului si cele ale echipei de audit;

f)       Rolurile si responsabilitatile membrilor echipei de audit si a persoanelor care ii insotesc;

g)      Alocarea resurselor corespunzatoare pentru zonele critice ale auditului.

Planul de audit ar trebui de asemenea sa includa, dupa cum este cazul, urmatoarele:

h)      Identificarea reprezentantului pentru audit din partea auditatului;

i)        Limba in care se lucreaza si cea in care se redacteaza raportul de audit atunci cand este diferita de limba auditorului si/sau a auditatului;

j)       Elementele raportului de audit;

k)      Acordurile de natura logistica (transport, facilitati la fata locului etc);

l)        Aspectele referitoare la confidentialitate;

m)    Orice actiuni de urmarire a auditului.

Planul ar trebui analizat si acceptat de clientul auditului si prezentat auditatului inainte de inceperea activitatilor de audit la fata locului.

Orice obiectii din partea auditatului ar trebui sa fie rezolvate intre conducatorul echipei de audit, auditat si clientul auditului. Orice plan de audit revizuit ar trebui  convenit intre partile implicate inainte de continuarea auditului.

Indrumari practice - concluziile auditului

Concluziile auditului se pot referi la probleme cum sunt:

a)      Gradul de conformitate a sistemului de management fata de criteriile de audit;

b)      Implementarea, mentinerea si imbunatatirea eficace a sistemului de management si

c)      Capabilitatea procesului de analiza efectuata de management pentru a se asigura ca sistemul de management este in continuare corespunzator, adecvat si eficace.

Daca este specificat in obiectivele auditului, concluziile auditului pot conduce la recomandari referitoare la imbunatatire, relatii de afaceri, certificarea /inregistrarea, sau activitati viitoare de auditare.

Pregatirea raportului de audit

Conducatorul echipei de audit ar trebui sa fie responsabil de pregatirea si continutul raportului de audit. Raportul de audit ar trebui sa furnizeze o inregistrare completa, exacta, concisa si clara a auditului, si ar trebui sa contina sau sa faca referire la urmatoarele:

a)      obiectivele auditului;

b)      domeniul auditului, in special identificarea unitatilor functionale si organizationale, sau a proceselor auditate si a perioadei de timp in care s-a desfasurat auditul;

c)      identificarea clientului auditului;

d)      identificarea conducatorului si a membrilor echipei de audit;

e)      datele si locurile in care s-au desfasurat activitatile de audit la fata locului;

f)       criteriile de audit;

g)      constatarile auditului si

h)      concluziile auditului.

Raportul de audit poate, de asemenea, sa includa sau sa faca referire la urmatoarele, dupa caz:

i)        planul de audit;

j)       lista reprezentantilor auditatului;

k)      un rezumat al procesului de audit inclusiv al incertitudinii si/sau obstacolelor intalnite care pot diminua increderea in concluziile auditului;

l)        confirmarea ca obiectivele auditului au fost realizate in cadrul domeniului auditului in concordanta cu planul de audit;

m)    zonele neacoperite, desi incluse in domeniul auditului;

n)      orice opinii divergente nerezolvate intre echipa de audit si auditat;

o)      recomandarile pentru imbunatatire, daca este specificat in obiectivele auditului;

p)      planurile actiunilor de urmarire convenite, daca exista;

q)      o declaratie referitoare la confidentialitatea continutului raportului;

r)       lista de difuzare a raportului de audit.

Aprobarea si difuzarea raportului de audit

Raportul de audit ar trebui emis in perioada de timp convenita. Daca nu este posibil, motivele de intarziere ar trebui comunicate clientului auditului si ar trebui convenita o noua data de emitere.

Raportul de audit ar trebui datat, analizat si aprobat conform procedurilor programului de audit.

Raportul de audit aprobat ar trebui difuzat destinatarilor desemnati de clientul auditului.

Raportul de audit este proprietatea clientului auditului. Membrii echipei de audit si toti destinatarii raportului ar trebui sa respecte si sa pastreze confidentialitatea raportului.