Organizarea informala a organizatiei

Organizarea   informala a organizatiei

Definire si componente

Structura informala consta in ansamblul grupurilor si al relatiilor interumane, de natura voluntara, ce caracterizeaza raporturi socio-profesionale, stabilite spontane intre membrii unei organizatii in vederea satisfacerii unor interese individuale.

Intre structura formala si cea informala se poate face o paralela din care rezulta ca, desi nespecificata, mobila, greu de identificat, structura informationala contine intr-o maniera specifica componentele celei formale.

Cercetarile sociologice au demonstrat existenta urmatoarelor componente ale structurii informale :

Grupul informal. Derivat din grupurile spontane, psihosociale, el este definit de psihologi drept o reuniune variabila a unui numar restrans de membri, bazata pe similitudini, raporturi dominant afective si nevoi comune.

Eforturile de delimitare si clasificare a grupurilor sunt si ele numeroase, dar cele mai relevante pentru ceea ce poate reprezenta grupul informal sunt urmatoarele tipuri :

a) clasificare dupa apartenenta si contact, dupa care pot fi identificate :

- grupuri de apartenenta, denumite astfel deoarece esential este modul in care membrii grupului isi manifesta apartenenta. Astfel, exista posibilitatea apartenentei fie prin participare efectiva, fie prin aspiratie. In timp ce participarea efectiva impune prezenta fizica in grup, dar nu si o reala participare efectiva, in cazul aspiratiei se poate dori participarea la grup fara ca persoana sa apartina efectiv grupului. De asemenea, se poate vorbi de "apartenenta prin repulsie" sau "prin respingere", grupuri evocate in cazul in care ceilalti isi proclama dezacordul, lipsa de apreciere, ostilitatea in mod fatis (spre exemplu grupul lenesilor, grupul barfitorilor etc.);

- grupuri de referinta, la care individul se raporteaza imprumutandu-i normele si valorile. Poate indeplini o functie comparativa (individul isi compara locul detinut cu al altora) si o functie normativa (individul asimileaza normele si valorile grupului de referinta care devin astfel propriile modele de comportare);

- grupurile de contact sau "fata in fata" sunt cele mai frecvente. In functie de natura imprejurarilor, ele pot fi : accidentale sau fortuite (persoanele puse fata in fata in autobuz, tren etc.), voluntare (atunci cand se constituie cu scop precis, exemplu deliberarea asupra unei probleme) sau artificiale (oamenii sunt supusi unor reguli conventionale; de exemplu, discursul tinut in fata unui auditoriu);

b) in functie de durata, gradul de organizare si numarul de membri, alti autori identifica cinci tipuri de grup : multimea, banda, gruparea, grupurile primare si grupurile secundare.

Aceasta tipologie reuneste atat grupurile informale, cat si pe cele formale, organizationale.

Liderul informal este persoana care asigura conducerea grupului. Datorita capacitatii de conducere, competentei profesionale, prestigiului si popularitatii, liderul castiga autoritatea informala exercitata asupra componentilor grupului informal, cat si asupra altor persoane din cadrul organizatiei.

Functiile liderilor in cadrul grupurilor sunt numeroase in literatura de specialitate, ele pot fi grupate in doua mari categorii :

a) functii executive, prin intermediul carora el realizeaza scopul sau scopurile grupului. Ele se materializeaza in : activitati de initiere (initierea de solutii, sugerarea de idei noi etc.), cautarea si oferirea de informatii, oferirea unor pareri, coordonarea activitatilor, cautarea si evaluarea solutiilor, diagnoza situatiilor concrete;

b) functii de mentinere, prin care se asigura coeziunea si solidaritatea membrilor grupului, eliminarea frictiunilor, stabilirea normelor de comportament.

Suportul relatiilor informale il constituie comunicare informala. In functie de structura, coeziunea grupului, modul de exercitare a functiilor de catre lider, reteaua comunicarii informale poate capata diferite configuratii:

- retea de tip lant - in care informatiile trec succesiv de la un membru la altul al grupului. Initiatorul informatiei nu are control asupra acesteia, astfel incat pot interveni modificari majore ale mesajelor vehiculate (fig. 5.12 A);

- retea tip raza - in care informatiile sunt difuzate de o persoana fiecarui membru al grupului. Detinand rolul de punct focal, in transmiterea informatiilor si receptarea reactiilor, initiatorul stapaneste comunicarea si inlatura filtrele si distorsiunile (fig. 5.12 B);

- reteaua tip vita de vie - prin care se realizeaza comunicarea intre membrii grupului informal situati in diferite compartimente sau pe diferite niveluri ierarhice. Transmiterea informatiei se face selectiv, anumitor persoane, care la randul lor, comunica cu alti indivizi selectati dupa anumite criterii. Si acest tip de retea poate pune in circulatie mesaje necontrolate, distorsionate si filtrate (fig. 5.12 C);

- retea de tip cerc - in care informatiile circula succesiv de la un membru la altul al grupului, reintorcandu-se la initiatorul ei (fig 5.12 D).

Fig. 5.12 Tipuri de retea in comunicarea neformala

In practica se regasesc greu tipurile de pure ale retelelor descrise. Destul de frecvent ele denatureaza in comunicari necoerente in care forma, caracterul si intensitatea circulatiei informatiilor sunt aleatoare.

2. Cauze ale aparitiei si dezvoltarii organizarii informale

Fiind umbra structurii formale, structura informala apare, se dezvolta si evolueaza odata cu infiintarea si evolutia organizatiei. Daca structura formala este generata de nevoia de ordine si relativa stabilitate, cauzele aparitiei si functionarii structurii informale sunt cu mult mai complicate si diverse. Ele tin de oamenii care populeaza organizatia, de organizatie insasi, de mediul in care aceasta evolueaza.

a) Cauze apartinand factorului uman

In general, acestea sunt legate de trebuintele psihosociale ale personalului :

- nevoia de afiliere sau apartenenta la grup, una dintre cele mai vechi nevoi sociale ale omului. Nesatisfacuta, aceasta dorinta duce la alienarea si degradarea lenta a personalitatii umane;

- nevoia de afectiune, care la nivelul grupurilor se manifesta prin dorinta fiecarui membru de a fi inteles, acceptat, stimat, iubit, preferat de colegi si superiori. Nesatisfacuta aceasta nevoie genereaza atitudini si relatii interumane marcate de valori negative (apatie, indiferenta, ipocrizie, ura, egoism, razbunare);

- nevoia de prestigiu, manifestata prin dorinta indivizilor, din momentul integrarii in grup, de a li se recunoaste si aprecia in mod obiectiv demnitatea, valoarea profesionala si morala, conduita etc. Deficientele in satisfacerea acestei nevoi manifestate prin blam, calomnie, valorizare subiectiva duc la descurajare, inhibarea sociabilitatii, tendinta de a evada;

- nevoia de stabilitate, manifestata prin dorinta individului de a obtine siguranta pe termen lung. In cazul in care aceasta nu este satisfacuta, individul devine instabil emotional, cauta sa penetreze in alte formatiuni sau grupuri care-i pot oferi siguranta;

- nevoia de a sti, manifestata prin trebuinta de a primi vesti, stiri, informatii noi. Nesatisfacuta, aceasta foame informationala conduce la inventarea unor posibile informatii, vehicularea lor sub forma zvonurilor, secretelor etc.

b) Cauze care tin de caracteristicile tipologice ale organizatiei :

- dimensiunea, exprimata ca numar de persoane angajate, este un factor de influenta directa asupra constituirii si intensitatii functionarii grupurilor informale. Cu cat numarul angajatilor este mai mare cu atat tendinta lor de a adera la grupurile informale creste;

-dispersia teritoriala creeaza grupuri informale pe diverse zone de amplasare ale organizatiei;

-diversitatea tehnologiilor utilizate conduce la aparitia grupurilor constituite pe criteriul comunitatii de profesie;

- tipul de structura formala. Cresterea gradului de formalizare si birocratizare a structurii, relatiile sef-subordonat impersonale, regulile stricte si rigide creeaza atitudinea de refuz, nemultumire si apatie si orientarea spre grupuri informale;

- stilul de management. Predominanta stilului autoritar, birocratic, laissez faire, lezeaza nevoile de prestigiu, afectiune, siguranta si, ca atare, indruma angajatii catre grupurile informale;

c) Cauze apartinand mediului extern

Mediul agitat si reactiv ori turbulent, aflat in continua si rapida schimbare, poate afecta nevoia de siguranta, nevoia de a sti a personalului. Aceste caracteristici ale mediului combinate cu cadrul legislativ pot genera, spre exemplu, grupurile informale ale celor amenintati de somaj, de reciclare profesionala etc.

3. Avantaje si dezavantaje ale organizarii informale

Intrucat structura informala exista, ignorarea ei nu este cea mai buna solutie pentru manageri. Dimpotriva, cunoasterea componentelor si mecanismelor ei, a avantajelor si dezavantajelor face din structura informala un adevarat instrument de reglare a functionarii interne a organizatiei.

Dintre avantajele oferite de structura informala pot fi amintite :

- mai buna functionare a organizatiei. Datorita spontaneitatii si flexibilitatii, grupurile informale devin elemente complementare care pot contribui la cresterea eficientei generale. Supletea de care dau dovada in ocolirea procedurilor si reglementarilor aduce un plus de operativitate in informare, adoptarea deciziilor, declansarea actiunilor;

- comunicari rapide si relativ corecte, care scurtcircuiteaza canalele oficiale, rigide incarcate. Acest aspect este deosebit de util in situatiile de schimbari profunde care marcheaza organizatia sau starile conflictuale;

- supapa de siguranta. Prin intermediul grupurilor informale membrii au ocazia de a exprima nemultumirile, frustrarile, problemele emotive greu de evitat si anticipat. Faptul ca exista colegi care inteleg si in care se poate avea incredere este o eliberare care contribuie la diminuarea stresului organizational;

- posibilitatea controlului. Desi pare paradoxal, caci grupul informational prin natura lui sfideaza regulile si procedurile oficiale, controlul poate fi mai eficace atunci cand managerul cunoaste grupul, criteriile de constituire si modul sau de functionare. Astfel, prin orientarea si capacitatea grupului informal catre realizarea anumitor obiective, prin implicarea profesionala, managerul poate fi absolvit de detaliile controlului. Observarea normelor de grup si a conduitei membrilor poate sugera managerului solutiile conflictelor si necesitatea interventiei;

- o fiabilitate sporita a sistemului de relatii interumane. Faptul ca oamenii cer apartenenta, stima, afectiunea sporeste solidaritatea grupului. Ei se simt in siguranta ofera reciproc aceasta solidaritate in caz de necesitate.

Dezavantajele structurii informale constau in :

- propagarea remarcilor, informatiilor putin fondate, nesigure si preconcepute;

- agravarea unor situatii conflictuale prin neintelegeri, solidaritati negative conform intereselor organizatiei;

- promovarea unor comportamente daunatoare care pot fi multiplicate prin mimetism (pauze nejustificate, telefoane abuzive, lipsa de interes si de atentie fata de lucrarile curente;

- in cazul grupurilor puternice si stabile ca membri si durata, exista riscul propagarii conformismului, rutinelor, rezistentei la schimbare.

4 Interdependenta dintre structura formala si informala

Intre structura formala si cea informala exista o mare interdependenta determinata de unele asemanari care exista intre ele:

Se constituie in cadrul aceleiasi organizatii, elementul uman inclus fiind acelasi;

Servesc realizarii unor obiective;

Au caracter general, regasindu-se in orice organizatie, indiferent de nivelul ierarhic, ramura, dimensiune.

Deosebirile dintre cele doua tipuri de structuri se refera la:

Marea mobilitate a structurii informale fata de cea formala, determinata de lipsa actelor normative, a tiparelor metodologice, a reglementarilor oficiale;

Constituirea si functionarea organizarii informale este subordonata realizarii unor nevoi, aspiratii personale, in timp ce organizarea formala este un instrument al realizarii unor obiective ce armonizeaza interesele individuale si cele de grup.

Influenta structurii formale asupra celei informale se poate manifesta prin:

Constituirea grupurilor informale si selectarea liderilor informali in cazul disjunctiei dintre autoritatea formala cu care este investit un conducator si autoritatea profesionala pe care o detine;

Intensificarea activitatilor grupurilor informale sau crearea unor noi grupuri in cazul incadrarii necorespunzatoare cu personal a unor compartimente ale structurii formale. Spre exemplu, incadrarea unui compartiment care desfasoara activitati de natura strict economica atat cu economisti, cat si cu ingineri, va conduce la crearea grupului informal al inginerilor si, respectiv, al economistilor;

Amplificarea volumului si frecventei relatiilor informale in cazul necunoasterii sau ingreunarii aspiratiilor individuale ori de grup sau a lipsei de coincidenta cu obiectivele derivate sau individuale ale postului.

Influentele structurii informale asupra celei formale pot fi resimtite:

Pozitiv, in cazul in care grupurile informale se suprapun subdiviziunii organizatorice formale, iar seful numit este recunoscut, acceptat si ca lider. In aceasta situatie convergenta de interese, aspiratii, norme si valori va determina coeziunea grupului, iar starea de satisfactie in munca va contribui la realizarea obiectivelor stabilite prin organizarea formala;

Negativ, in situatia in care grupurile informale se constituie intre compartimente sau niveluri ierarhice. Concentrarea activitatilor grupurilor informale catre realizarea propriilor interese se va solda in acest caz cu lipsa de interes fata de sarcinile ce decurg din structura posturilor, diluarea responsabilitatilor, consum ridicat de timp pentru intretinerea legaturilor informale, culegerea si transmiterea informatiilor etc.

Un obiectiv important al managementului firmei consta in gasirea modalitatilor adecvate de utilizare a valentelor structurii informale sau ale integrarii acesteia in structura formala, realizand astfel starea afectiva si functionala proprie realizarii concomitente a obiectivelor individuale si de grup.