Metodologia auditului sistemului de management al calitatii si/sau mediului

In conformitate cu ISO DIS 19011 efectuarea auditului SMC si/sau SMM presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

initierea auditului;

analizarea documentatiei SMC si/sau SMM a organizatiei auditate;

pregatirea activitatilor de audit;

realizarea activitatilor de audit;

elaborarea, aprobarea si distribuirea raportului de audit;

incheierea auditului;

planificarea auditurilor de urmarire.

Initierea auditului

In aceasta etapa se realizeaza urmatoarele activitati:

desemnarea sefului echipei de audit;

definirea obiectivelor auditului, domeniului auditat si documentelor de referinta;

stabilirea oportunitatii realizarii auditului, determinata avand in vedere urmatorii factori:

gradul de disponibilitate pentru audit din partea auditatului;

resursele necesare pentru acest tip de activitate si gradul lor de acoperire;

informatiile referitoare la programul de audit.

desemnarea si organizarea echipei de audit;

marimea si componenta echipei de audit;

stabilirea primei intalniri cu organizatia auditata.

Analizarea documentatiei SMC si/sau SMM a organizatiei auditate

In situatia in care documentatia SMC si/sau SMM nu corespunde cu cerintele referentialului stabilit (SR ISO 9001: 2000), seful echipei de audit informeaza responsabilii programului de audit si auditatul. Auditul continua numai dupa ce au fost remediate neconformitatile constatate

Pregatirea activitatilor de audit

In aceasta etapa se realizeaza urmatoarele activitati:

elaborarea planului de audit;

repartizarea sarcinilor in cadrul echipei de audit;

pregatirea documentelor de lucru.

Planul de audit poate cuprinde urmatoarele elemente:

obiectivele si domeniul auditului;

identitatea membrilor echipe de audit;

documentele de referinta (standarde ISO, documente SMC si/sau SMM);

responsabilitatile membrilor echipei de audit si ale persoanelor din organizatia auditata care insotesc auditorii;

data si durata fiecarei activitati, ce se va desfasura in timpul auditului;

limba utilizata in timpul auditului si in cadrul raportului de audit, in situatia in care aceasta difera de limba auditorului si/sau auditorului;

situatiile de confidentialitate a informatiilor

identificarea zonelor si a activitatilor auditate;

identificarea reprezentantilor auditatului;

planificarea sedintelor cu managementul organizatiei auditate;

aspecte ce tin de raportul de audit (format, structura, metode de gradare a neconformitatilor, data estimativa a difuzarii si distribuirii acestuia).

lista de difuzare a raportului de audit.

Planul de audit trebuie sa fie acceptat de catre toate partile implicate, orice revizuire a acestuia se va face cu acordul partilor (seful echipei de audit, auditat si clientul auditului).

Realizarea activitatilor de audit

Aceasta etapa presupune o serie de activitati, referitoare la:

reuniunea de deschidere;

stabilirea unor reguli de comunicare in timpul auditului;

stabilirea responsabilitatilor pentru ghizi;

colectarea si verificarea informatiilor

modul de stabilire a constatarilor auditului;

analizarea concluziilor auditului

reuniunea de inchidere.

Elaborarea, aprobarea si distribuirea raportului de audit

Elaborarea raportului de audit trebuie realizata de seful echipei de audit. In raportul de audit se face referire la:

domeniul auditului (zone sau procese auditate) si perioada de timp acoperita;

obiectivele auditului;

elementele de identificare ale clientului auditului,

elementele de identificare ale membrilor echipei de audit;

perioadele de timp si zonele unde au fost realizate activitati de audit;

referentialele alese (standardele, proceduri, specificatiile etc.)

constatarile si concluziile auditului;

planul de audit;

persoanele desemnate sa reprezinte organizatia auditata;

dificultatile intalnite in timpul perioadei de audit;

zonele neacoperite de domeniul auditului.

probleme nerezolvate (constatari) de catre cele doua parti (auditat si auditor);

recomandari pentru imbunatatirea anumitor aspecte ce tin de obiectivele auditului;

planuri de actiuni preventive si corective convenite impreuna;

aspecte referitoare la conditiile de confidentialitate ale clientului;

lista de distribuire a raportului de audit.

Incheierea auditului

Auditul se considera incheiat numai atunci cand toate activitatile din planul de audit au fost finalizate, iar raportul de audit a fost distribuit.

Planificarea auditurilor de urmarire

Planificarea se realizeaza numai atunci cand concluziile auditului indica nevoia pentru actiuni corective, preventive si de imbunatatire. Astfel de actiuni sunt intreprinse numai de auditat, intr-o perioada de timp convenita cu auditorul.

CALIFICAREA SI EVALUAREA AUDITORILOR

Procesul de calificare si evaluare a auditorilor presupune parcurgerea unui set de cerinte, referitoare la:

cunostinte si aptitudini;

insusiri personale;

educatie, experienta de munca, instruire specifica auditorilor si experienta de audit;

mentinerea si imbunatatirea competentei de auditor;

evaluarea auditorilor.

Un auditor trebuie sa fie capabil sa

aplice principiile, procedurile si tehnicile de audit;

planifice si sa-si organizeze activitatile de audit;

se incadreze in timpul alocat pentru fiecare activitate de audit;

stabileasca prioritatile in activitatile alocate;

colecteze informatii prin folosirea tehnicilor de intervievare;

verifice corectitudinea informatiilor culese;

inregistreze informatiile culese;

elaboreze rapoarte de audit;

pastreze confidentialitatea datelor colectate;

comunice cu persoanele intervievate;

inteleaga interactiunea elementelor sistemelor de management;

inteleaga documentatia SMC si/sau SMM;

inteleaga mecanismele de functionare ale unei organizatii;

inteleaga obiceiurile culturale si sociale ale auditatului;

inteleaga legislatia nationala si internationala referitoare la contracte, acorduri, tratate, conventii, conditii de munca, aspecte de mediu.

Insusiri personale

O importanta deosebita se acorda insusirilor personale, care-i permit auditorului sa finalizeze cu succes activitatile alocate. In acest scop, un auditor trebuie sa posede urmatoarele insusiri.

tenacitate;

diplomatie;

punctualitate;

capacitate de comunicare;

capacitate organizatorica;

flexibilitate - adaptare la diferite situatii;

capacitate de concluzionare (sinteza);

capacitate de observatie (bun observator);

sincer, onest, si discret.

Educatie, experiente de munca, instruire specifica auditorilor

si experienta de audit

In privinta educatiei, standardul ISO 19011 recomanda pentru persoanele care doresc sa devina auditori sa aiba absolvita o educatie suficienta (cel putin de nivel secundar) care sa-i fi permis acumularea de cunostinte si aptitudini necesare acestei profesii.

In ceea ce priveste experienta de munca standardul recomanda ca viitorii auditori sa faca dovada unor pozitii detinute in domeniul tehnic, managerial sau profesional care sa le fi permis implicarea in rezolvarea unor probleme de natura manageriala si comunicationala. De asemenea, viitorii auditori trebuie sa faca dovada ca o parte din activitatile desfasurate de ei se desfasurau in domeniul managementului calitatii si/sau managementului mediului.

Mentinerea si imbunatatirea competentei de auditor

Auditorii din domeniul managementului calitatii si/sau mediului trebuie sa fie preocupati in mod continuu de mentinerea si imbunatatirea cunostintelor, aptitudinilor specifice acestor domenii, de completarea insusirilor personale. Acest lucru poate fi realizat prin autoinstruire, instruire specializata, participarea la audituri, la seminarii si conferinte pe aceste teme de interes.

Evaluarea auditorilor

Procesul de evaluare presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

stabilirea tipurilor (nivelelor) de cunostinte si aptitudini necesare programelor de audit;

stabilirea cerintelor referitoare la educatie, instruire specifica auditorilor, experienta in munca si experienta de audit;

identificarea metodei de evaluare;

finalizarea evaluarii.

SISTEMUL DE MANAGEMENT DE MEDIU

Implementarea unui sistem de management de mediu intr-o organizatie potrivit standardului ISO 14001 va contribui la minimizarea impactului proceselor organizatiei asupra mediului inconjurator.

In Uniunea Europeana aspectele referitoare la calitate, mediu si securitate au inceput sa fie abordate intr-un mod unitar.

In prezent, se constata o preocupare crescanda a organizatiilor in ceea ce priveste impactul propriilor activitati, produse sau servicii asupra mediului, datorita presiunilor exercitate de societatea civila si a celor venite din partea statului in directia cresterii preocuparilor tuturor partilor interesate privind dezvoltarea durabila.

Standardele referitoare la managementul de mediu furnizeaza organizatiilor interesate elementele unui sistem de management de mediu menit sa sprijine organizatiile in atingerea obiectivelor referitoare la mediu, dar si a celor economice. Aceste elemente se regasesesc in SR EN ISO 14001: 1996 Sisteme de management de mediu - specificatii si ghid de utilizare. Standardul se foloseste de acele organizatii care doresc:

implementarea, mentinerea si imbunatatirea unui sistem de management de mediu;

sa-si certifice sistemul de management de mediu (SMM);

sa-si controleze sistematic nivelul performantei de mediu pe care si-l fixeaza si sa-si imbunatateasca aceasta performanta;

sa-si identifice aspectele de mediu care rezulta din activitatile, produsele sau serviciile lor.

Acest standard pune accent pe cinci elemente fundamentale si anume:

politica de mediu,

planificare,

implementare si functionare,

verificare si actiune corectiva,

analiza efectuata de management.

In SR ISO 14004 (pct. 4.1.4) se recomanda ca in elaborarea politicii de mediu sa se aiba in vedere urmatoarele elemente:

misiunea organizatiei, viziunea, valorile si convingerile sale esentiale;

cerintele partilor interesate;

prevenirea poluarii;

aplicarea principiului imbunatatirea continua;

cele 27 de principii directoare internationale in domeniul mediului (Declaratia de la Rio de Janeiro din 3-14 iunie 1992);

principiile formulate de Camera Internationala de Comert - Carta intreprinderilor pentru dezvoltare durabila;

conformitatea cu reglementarile nationale;

compatibilitatea cu alte politici ale organizatiei (in domeniul calitatii, sanatatii si securitatii muncii).

In politica de mediu a organizatiei se poate face referire la angajamentele organizatiei pentru:

diminuarea oricarui impact nociv asupra mediului prin introducerea unor tehnologii nepoluante;

dezvoltarea procedurilor de evaluare a performantei de mediu si a indicatorilor asociati;

incurajarea furnizorilor in adoptarea unui SMM.

Avantajele implementarii unui SMM sunt:

mentinerea unor relatii bune cu clientii si autoritatile locale;

imbunatatirea imaginii;

cresterea cotei de piata;

limitarea accidentelor ecologice cu impact negativ atat asupra organizatei (costuri mari), cat si asupra clientilor (pierderea unor clienti)

simplificarea demersurilor de obtinere a autorizatiei de mediu.