MANAGEMENTULLOR - Ciclul de viata alului

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Cuprins

I. Ciclul de viata al proiectului

1. Programare

2. Identificare

3. Formulare

4. Finantare

5. Implementare

6. Evaluare

7. Documente si decizii

II. Managementul proiectelor

1. Principii

2. Formatul documentelor

3. Managementul proiectelor vs managementul organizatiilor

III. Cadrul de analiza logica

1. Descrierea logframe

2. Etapele de analiza logica

IV. Planificarea

1. Procesul de planificare

2. Elaborarea bugetului

V. Monitorizare si control

1. Etapele procesului de control

2. Monitorizarea

3. Pasi in elaborarea unui sistem de monitorizare

4. Managementul riscurilor

VI. Raportarea

1. Scopul raporutlui

2. Tipuri de rapoarte

3. Recomandari pentru raportori

VII. Evaluarea proiectelor

1. Ce este evaluarea proiectului

2. Criterii de evaluare

3. Evaluarea costurilor

4. Evaluarea activitatilor

5. Evaluarea rezultatrelor

6. Evaluarea scopului proiectului

7. Evaluarea obiectivelor generale

8. Oportunitati de evaluare

I. Ciclul de viata al proiectului

1. Programarea

Se stabilesc liniile directoare si principiile de cooperare a UE cu o anumita tara.

Se stabilesc prioritatile tematice si sectoriale, pe baza:

prioritatilor locale si ale UE

actiunilor altor finantatori

capacitatilor existente pe plan local si in UE

Se formuleaza idei de programe si proiecte

Se elaboreaza "Strategia de tara" (Country Strategy Paper)

Pasi in programare

Analizarea situatiei nationale/sectoriale

identifica probleme, constrangeri, oportunitati

necesita analiza indicatorilor socio-economici, prioritatilor nationale si prioritatilor finantatorului

Identificarea si agrearea obiectivelor principale si a prioritatilor sectoriale

Elaborarea unui cadru fezabil de programare in care proiectele vor fi identificate si formulate

2. Identificarea

Analiza problemelor, nevoilor, intereselor, stakeholderilor, in cadrul Strategiei de tara.

Studii de pre-fezabilitate, sectoriale sau tematice ajuta la identificarea, selectarea sau investigarea ideilor, definirea nevoii de alte studii pentru a fundamenta un proiect.

Se formuleaza decizia asupra ideilor care vor fi studiate in detaliu in faza de Formulare.

Analiza situatiei

identificarea problemelor

analiza cauzelor

analiza efectelor

analiza variantelor de interventie

analiza conjuncturii

stabilirea prioritatilor

Este sau nu nevoie de un proiect ?

se poate rezolva problema intr-un orizont de timp determinat / determinabil?

testeaza ceva nou?

actiuni similare sunt repetabile in viitor, intr-un mod regulat? (proiect pentru procedura)

este nevoie de un "soc" pentru a demara un proces?

3. Formularea

Numita si: 'design', 'pregatire', 'evaluare ex-ante'.

Studierea ideii de proiect tinand cont de:

orientarile din Strategia de tara

factorii de calitate

opiniile principalilor stakeholderi

Aspecte cheie:

relevanta pentru probleme

fezabilitatea

Planificarea implementarii proiectului, pe baza unui cadru de analiza logica.

Decizia de propunere a proiectului pentru finantare (sau nu).

Consultarea cu stakeholderii

Identificarea tuturor stakeholderilor

Identificarea celor mai importanti stakeholderi

Prezentarea proiectului si a obiectivului general in functie de interesele fiecaruia

Obtinerea sprijinului stakeholderilor

Informarea lor continua pana la sfarsitul proiectului

Etapele formularii

Ideile relevante de proiect sunt dezvoltate in planuri operationale

Stakeholderii sunt direct implicati in aceasta faza

Se evalueaza fezabilitatea si sustenabilitatea proiectului

Se ia decizia de inaintare (sau nu) a unei cereri formale de finantare

Formularea proiectului

Analiza mediului extern

Definirea obiectivelor, rezultatelor si resurselor

Planificarea activitatilor si resurselor

Elaborarea procedurilor de lucru

4. Finantarea

Se evalueaza cererea de finantare

Se ia decizia de finantare

Se agreaza cu statul partener modalitatile de implementare

Se semneaza cu statul partener un document legal care statueaza aranjamentele de finantare si de implementare

5. Implementarea

Se folosesc resursele planificate pentru atingerea scopului proiectului (grupul tinta primeste beneficiile care au fost planificate) si a obiectivelor generale

Se monitorizeaza progresul implementarii proiectului

Se ia (eventual) decizia de ajustare (sau de oprire a proiectului)

6. Evaluarea

Evaluare sistematica si obiectiva a unui proiect /program a unei politici in derulare sau finalizate.

Cand?

in timpul implementarii (evaluare intermediara)

la finele implementarii (evaluare finala)

dupa incheierea implementarii (evaluare ex-post)

Stabileste:

relevanta si atingerea obiectivelor

eficienta & eficacitatea

impactul

sustenabilitatea

Ofera informatie credibila si utila

Incorporeaza invataminte pentru decidenti

Decizie de a continua / modifica / opri un proiect

7. Documente si decizii

II. Managementul proiectelor

1. Principii in managementul proiectelor

Designul proiectului se bazeaza pe cadrul de analiza logica.

Aspecte cheie privind calitatea sunt introduse in faza de design.

Calitatea documentelor asigura o decizie bine fundamentata.

Este esentiala consultarea si implicarea stakeholderilor cheie.

Concentrarea asupra beneficiilor durabile ale grupului tinta.

Proiectele se aliniaza si contribuie la implementarea politicilor Comisiei Europene.

Proiectele sunt relevante pentru strategia de tara si problemele reale ale grupurilor tinta.

Proiectele sunt fezabile.

Beneficiile generate de proiecte sunt durabile.

2. Formatul documentelor de program/proiect

Rezumat

Cadru general

Analiza problemelor si/sau a sectorului

Descrierea proiectului / programului

Ipoteze, riscuri, flexibilitate

Organizarea implementarii

Factori de calitate

Anexa: cadrul de analiza logica

3. Managementul proiectelor vs managementul organizatiilor

Ce este un proiect ?

Un mod de organizare a activitatii, caracterizat prin:

utilizarea unor resurse prestabilite, special alocate,

intr-o perioada de timp determinata,

cu scopul atingerii unor obiective (stari) clar definite.

Ce nu este un proiect?

O activitate curenta

un proiect poate pune in functiune activitati curente

O organizatie

o organizatie poate contribui la un proiect

o organizatie poate functiona temporar pe durata proiectului

un proiect poate infiinta o organizatie

Un set de active

un set de active poate fi rezultatul unui proiect

un set de active poate reprezenta o resursa pentru proiect

Specificul managementului de proiect

Rolul stakeholderilor este foarte important.

Obiectivele, durata si bugetul sunt clar definite.

Evaluarea se face strict in functie de realizarea obiectivelor.

Personalul este angajat pe durata proiectului.

Ierarhia este "plata".

Evaluarea performantei se face in raport cu rezultatele.

Managementul proiectului inseamna

Managementul timpului

planificarea rezultatelor si resurselor

prevenirea problemelor

Managementul oamenilor

rolurile

asteptari-interese-motivare, abilitati, cunostinte, atitudini

Managementul resurselor

realocarea dinamica

eficienta utilizarii

De ce esueaza proiectele?

Cauze interne

evaluarea eronata a resurselor necesare/disponibile

planificare defectuoasa

organizare defectuoasa

Cauze externe

factorii externi

III. Cadrul de analiza logica

1. Descrierea 'logframe'
(Logical Framework Analysis)

Matrice a celor mai importante elemnte ale unui program, intr-o forma logica.

Reflecta cauzalitatea intre nivelurile obiectivelor.

Permite verificarea realizarii obiectivelor.

Formuleaza ipotezele dinafara controlului proiectului, care pot influenta realizarea obiectivelor.

1. Descrierea 'logframe'

Nu trebuie sa se devina un exercitiu formal !!!

Este rodul unui proces de analiza si planificare legat de:

informatia disponibila

abilitatea echipei de planificare

consultarea cu stakeholderii

considerarea experientei trecute

1. Descrierea 'logframe'

2. Etapele de analiza logica

I. Analiza situatiei actuale - defineste situatia dorita in viitor

- alege strategia.

a. Analiza stakeholderilor

b. Analiza problemelor

c. Analiza obiectivelor

d. Analiza strategiilor

II. Planificarea - elaborarea unui plan operational de implementare:

- elaborarea logframe

- definirea activitatilor

- definirea resurselor

- planificarea resurselor

I.a. Analiza stakeholderilor

Stakeholder = orice persoana, grup de persoane sau organizatii care pot avea o relatie cu proiectul

Se identifica:

- toti cei care pot fi afectati (pozitiv sau negativ)

- felul in care vor fi afectati

I.b. Analiza problemelor

Se identifica aspectele negative

Se stabilesc relatiile de cauzalitate

Pasi:

definirea precisa a cadrului de analiza si subiectului de analizat

identificarea problemelor majore ale grupurilor tinta

vizualizarea problemelor pe diagrama "arborele problemelor".

Arborele problemelor

I.c. Analiza obiectivelor

Abordare metodologica pentru:

a descrie situatia viitoare, dupa remedierea problemelor.

a verifica ierarhia obiectivelor

a ilustra in diagrama relatia dintre mijloace si scopuri - "Arborele obiectivelor"

Arborele obiectivelor

I.d. Analiza strategiilor

Se selecteaza strategia care va fi folosita pentru atingerea obiectivelor dorite.

Se decide asupra obiectivelor care vor fi incluse in proiect.

Se stabileste obiectivul general si scopul proiectului

Definirea strategiei presupune:

criterii clare pentru alegerea strategiei

identificarea variantelor strategice

alegerea strategiei pentru proiect

Criterii de selectare a strategiei

prioritatile stakeholderilor

probabilitatea succesului

bugetul

timpul necesar

contributia la reducerea inegalitatilor, etc.)

II. Planificarea Elaborarea logframe

Logica verticala:

identifica ce anume intentioneaza proiectul sa faca

clarifica relatiile de cauzalitate

specifica ipotezele principale dincolo de controlul managerului de proiect

Logica orizontala:

masoara efectele proiectului

resursele folosite de proiect

indicatorii principali

sursele de verificare a indicatorilor

Logica logframe - verticala si orizontala -

Coloana Logica interventiei

Obiectivele generale

- Exprima importanta proiectului pentru societate, beneficiile pe termen lung ale beneficiarilor si ale altor grupuri.

- Arata cum se inscrie proiectul in politici sectoriale si regionale

- Nu vor fi atinse numai de proiect ci prin contributii ale mai multor proiecte concertate

- Proiectul contribuie la atingerea lor.

Scopul proiectului

- Este obiectivul care va fi atins prin implementarea proiectului.

- Se adreseaza problemei principale.

- Este definit ca beneficii durabile pentru grupul tinta.

- Recomandabil doar un scop pentru un proiect.

Rezultatele proiectului

- Sunt produse ale activitatilor desfasurate.

- Suma rezultatelor duce la realizarea scopului proiectului.

Activitatile proiectului

- Sunt actiuni care sunt realizate pentru a obtine rezultatele.

- Detalierea lor trebuie sa permita estimarea mijloacelor necesare fizice si non-fizice.

Coloana Indicatori verificabili obiectiv (IVO)

Descriu operational obiectivele generale, scopul proiectului, rezultatele

Descrierea este cantitativa, calitativa, cu referire la grupul tinta, la timp si la spatiu

Verifica viabilitatea obiectivelor si devin baza pentru sistemul de monitorizare

IVO trebuie sa fie 'SMART':

specifici (masoara doar ceea ce trebuie sa masoare)

masurabili

accesibili la un cost acceptabil

relevanti pentru obiectivul respectiv

temporali - definiti in timp

Fundamenteaza sistemul de monitorizare

Se pot aloca mai multi IVO pentru un obiectiv

IVO pentru rezultate descriu consecintele activitatilor

Nu exista IVO la nivelul activitatilor in matrice. Ei se definesc odata cu planificarea activitatilor in detaliu

IVO se definesc in faza de identificare si formulare a proiectului

IVO sunt detaliati in implementare.

IVO pentru scopul proiectului trebuie sa defineasca notiunea de "beneficii durabile pentru grupul tinta".

Se estimeaza costurile de colectare a informatiei: se aleg acele IVO ale caror costuri de colectare a informatiei sunt acceptabile.

Obiectiv: Accesul la pietele rurale / regionale imbunatatit.

Selectare indicator: Timp mediu de calatorie la cea mai apropiata piata.

Definire tinta:

- Definire cantitate: Timpul mediu de calatorie este redus cu 25% fata de nivelul al anului x.

Definire calitate: In timpul sezonului ploios.

Definire fata de grupul tinta: . Pentru toti calatorii, femei si barbati, cu masini personale

Definire in spatiu: . In regiunea Muntilor Fagaras..

Definire in timp: 5 ani dupa inceperea proiectului.

Coloana Indicatori verificabili obiectiv (IVO) Mijloacele

Nu exista IVO la nivelul activitatilor in matrice.

Sunt estimate mijloacele fizice si non-fizice (intrarile) necesare pentru desfasurarea activitatilor planificate.

Resurse umane si resurse materiale.

Detalierea activitatilor trebuie sa permita estimarea mijloacelor.

Coloana Surse de verificare

Sunt documente, rapoarte, etc. - ofera informatie despre atingerea obiectivelor generale ale proiectului, a scopului proiectului si a rezultatelor.

Precizeaza forma in care se gaseste acea informatie, cine o ofera, cu ce regularitate si unde se gaseste ea.

Informatia face posibila verificarea IVO.

Sursele dinafara proiectului trebuie verificate ca: accesibilitate, incredere, relevanta.

Coloana Surse de verificare
Costurile

Nu exista Surse de verificare la nivelul activitatilor.

Traduc in termeni financiari toate resursele identificate ca necesare.

Prezentate in format standard, precizeaza contributia UE, a guvernului beneficiar, a altor finantatori ai proiectului.

Coloana Ipotezele

Factorii externi care nu sunt influentati de proiect dar afecteaza implementarea proiectului si durabilitatea lui.

Factori inafara controlului managerului de proiect.

Pentru a fi inclusi in logframe, factorii externi trebuie:

sa aiba efect direct asupra proiectului

sa aiba grad ridicat de probabilitate

sa poata fi cunoscuti

sa aiba efect important asupra proiectului

Logica verticala se refera la relatia dintre 'Logica interventiei' si 'Ipotezele proiectului':

Odata indeplinite conditiile preliminare, activitatile pot incepe.

Odata desfasurate activitatile si daca ipotezele de la acest nivel se confirma, atunci rezultatele vor fi obtinute.

Odata ce aceste rezultate sunt obtinute si ipotezele de la acest nivel se confirma, atunci scopul proiectului va fi atins.

Odata ce scopul proiectului a fost atins si ipotezelele de la acest nivel se confirma, atunci proiectul isi va fi adus contributia la realizarea obiectivelor generale ale proiectului.

Verificarea elaborarii logframe

Logica verticala este completa si exacta.

Indicatorii si sursele de verificare sunt accesibile si de incredere.

Conditiile preliminare sunt realiste.

Ipotezele sunt realiste si complete.

Aspectele de calitate au fost incluse in activitati, rezultate si ipoteze.

Beneficiile justifica costurile.

Sunt necesare studii suplimentare.

Riscurile sunt acceptabile.

Probabilitatea succesului este rezonabila.

Factorii de calitate

Asigura durabilitatea beneficiilor proiectului:

1) Implicarea beneficiarilor in proiect

grupurile tinta au participat la elaborarea lui, sunt implicati in implementare; astfel exista sprijinul lor dupa incheierea finantarii.

2) Sprijinul politic

calitatea politicii sectoriale respective, prin care guvernul isi demonstreaza sprijinul pentru continuarea serviciilor asigurate prin proiect si dupa incheierea finantarii.

Tehnologia adecvata

capacitatea interna existenta pentru a continua pe termen lung utilizarea tehnologiilor aplicate in proiect.

4) Apectele socio-culturale

incorporarea in proiect a normelor si atitudinilor locale sociale si culturale; masurile care asigura accesul beneficiarilor la serviciile proiectului dupa implementarea sa.

Egalitatea sexelor:

abordarea nevoilor si intereselor specifice ale femeilor si barbatilor astfel incat acestia sa aiba acces echitabil la serviciile si infrastructurile create prin proiect.

6) Protectia mediului:

pastrarea sau distrugerea mediului in cadrul proiectului, sprijinind sau perclitand obtinerea beneficiilor pe termen lung.

Capacitatea institutionala si de management:

abilitatea si angajamentul agentiilor de implementare a proiectului de a continua serviciile dupa incheierea finantarii.

8) Viabilitate economica si financiara:

masura in care beneficiile proiectului depasesc costurile sale astfel incat el sa devina o investitie pe termen lung viabila.

Programe, proiecte si componente

IV. Planificarea

in managementul proiectelor

1. Procesul de planificare

Stabileste activitatile proiectului si relatiile intre ele.

Ia in considerare constrangerile.

Identifica responsabilitatile.

Planul devine instrument de monitorizare si control.

Asigura structura de comunicare.

Reduce riscurile.

Pasii planificarii proiectului

Definirea scopului

Definirea obiectivelor

Matricea de responsabilitati

Lista activitatilor

Estimarea activitatilor

Determinarea relatiilor intre activitati

Stabilirea calendarului proiectului

Determinarea drumului critic

Trasarea graficului de desfasurare a proiectului

Analiza de resurse

Bugetul revizuit

Diagrama procesului de planificare

Retele de activitati

Graficul activitatilor Graficul activitatilor

Graficul Gantt

Simboluri utilizate

activitate

eveniment

Graficul Gantt

Alocarea cantitativa a resurselor

Graficul resurselor

Nivelarea resurselor

Ce este ?

Ce alte elemente ale planificarii sunt afectate ?

Planificarea costurilor
- tipuri de costuri -

directe - indirecte

clasificare dupa continut

administrabile - neadministrabile

"Costing" si estimarea costurilor

Costing:

stabilirea costului total de jos in sus, prin insumarea directa a costurilor confirmate ale fiecarei componente a proiectului

Estimare:

stabilirea costului prin metode indirecte: experienta unor proiecte sau activitati anterioare, ipoteze de proportionalitate etc.

Factori care influenteaza estimarea costurilor

Inflatia

Rata de schimb a monedei nationale

Volumul activitatii: nu exista intotdeauna proportionalitate directa intre costuri si volum datorita:

indivizibilitatii

factorilor tehnologici etc.

Localizarea proiectului

reglementari locale

grupuri de presiune etc.

Baza de proiecte de referinta similare

Costuri (cheltuieli) neprevazute

Capitol special in bugetul proiectului; de regula.

se refera numai la costuri suplimentare de acelasi tip cu cele planificate

nu depasesc 10% din bugetul total

. sunt administrare in regim special de confirmare cu managerul de nivel superior.

Parte a managementului riscurilor

2. Elaborarea bugetului

Parte a managementului financiar al proiectului, alaturi de:

contabilitate si administrarea financiara

analiza financiara

aprovizionarea si managementul stocurilor

contractari

utilizarea unor servicii de specialitate

Cum arata un buget ?

Nu exista un format unanim agreat!

Matrice care grupeaza diferite tipuri de costuri, impartite pe (grupe de) activitati

totaluri pe linii (activitati), coloane (tipuri de costuri) si grupari ale acestora

Poate fi completat cu:

lista cheltuielilor eligibile pentru fiecare tip de cost

planificarea fluxurilor de numerar

Pot exista structuri de buget uzuale, specifice

unei organizatii

unui tip de proiect etc.

Estimarea costurilor per activitate

Estimarea costurilor pe zi si activitate

Planificarea costurilor pe durata proiectului

Planificarea costurilor pe durata proiectului

V. Control si monitorizare

1. Etapele procesului de control

Stabilirea instrumentelor si documentelor necesare

Monitorizarea desfasurarii activitatilor si colectatrea de date

Determinarea progresului proiectului

Stabilirea masurilor de corectie

Elaborarea si comunicarea instructiunilor

Ciclul procesului de control

2. Monitorizarea

Colectarea, analizarea si utilizarea informatiei cu scopul de a asigura controlul managerial si luarea deciziei.

Ofera informatie managementului pentru:

identificarea problemelor in implementare

rezolvarea problemelor

evaluarea progresului proiectului fata de plan.

Activitate manageriala sistematica.

Are loc la toate nivelurile manageriale.

Foloseste raportari formale si comunicare informala.

Concentrata asupra resurselor, activitatilor si rezultatelor cuprinse in logframe.

Scopul monitorizarii

realizarea activitatilor proiectate

obtinerea output-urilor si rezultatelor, inclusiv calitatea

executia detaliata a bugetului

incadrarea in timp

evolutia mediului

Sistemul de referinta:

sistemul de proceduri de lucru

indicatori

plan de operatii

buget

factorii externi

3. Pasi in elaborarea unui sistem de monitorizare

i. Analiza obiectivelor proiectului

ii. Revizuirea procedurilor de implementare

iii. Revizuirea indicatorilor de realizare

iv. Raportarea - Mecanisme de comunicare

v. Planul de aplicare a sistemului de monitorizare

i.            Analiza obiectivelor proiectului .

. clarifica structura proiectului.

In cadrul unui atelier pentru demararea proiectului:

revizuirea documentelor proiectului impreuna cu stakeholderi: obiectivele sunt clare, realiste si masurabile.

ii. Revizuirea procedurilor de implementare (cine? / ce?) .

. stabileste nevoile de informatie la diferite niveluri manageriale ale proiectului.

. identifica nevoia de informatie pentru rolurile de decizie.

Revizuirea activitatilor care vor fi desfasurate

Clarificarea responsabilitatilor.

Nivelul de detaliu si frecventa raportarii variaza in functie de nivelul managerial.

Nevoia de informatie si nivelul managerial

ii. Revizuirea procedurilor de implementare

Elaborarea unui tabel:

- utilizatorul de informatie

- informatia necesara

- sursa de informatie

- cine raspunde de pregatirea raportului.

Utilizatorii si raportorii trebuie sa aiba o intelegere comuna a necesitatii raportului si utilizarii lui.

ii. Revizuirea procedurilor de implementare

Riscuri :

Se presupune ca utilizatorii cunosc apriori ce informatie au nevoie.

Utilizatorii cer mai multa informatie decat au nevoie.

Utilizatorii nu stiu ce informatie este disponibila.

iii. Revizuirea indicatorilor de realizare

stabileste instrumente de monitorizare fizica si financiara a activitatilor si rezultatelor

Probleme in selectarea indicatorilor

Prea multi indicatori

se supraestimeaza nevoia de informatie pentru a lua decizia;

nevoile de informatie sunt raportate la nivelurile manageriale - se specifica un set minim de informatie

- Indicatori prea complecsi

probleme mari de colectare a datelor: abilitati si resurse

Concentrarea asupra indicatorilor de progres

ofera informatie insufienta despre performanta proiectului

scuza - nu se poate masura impactul proiectului in perioada de implementare

indicatorii de aproximare a impactului dau totusi o imagine a probabilitatii de atingere a obiectivelor

indicatorii de aproximare a impactului presupun acuratete in formularea obiectivelor si in identificarea grupurilor tinta

iv. Raportarea

. ofera managerilor acces la informatia relevanta, la timpul potrivit.

Formatele faciliteaza analiza.

Revizuirea frecventa a evolutiei proiectului necesita procesarea datelor operationale colectate la nivelul echipei de proiect.

iv. Mecanisme de comunicare

a) Project Progress Report

rezumat periodic al evolutiei proiectului

ofera informatie despre indicatori fizici si financiari stabiliti in logframe, planul de activitati, planul de cheltuieli

format standardizat

realizarile planificate sunt comparate cu

realizarile obtinute, pentru a identifica .

deviatiile semnificative de la plan , ca o baza de pornire pentru

identificarea problemelor si oportunitatilor, pentru a gasi

actiuni de corectare si alternative.

a) Project Progress Report contine:

Rezumatul starii actuale fata de planificare

Principalele activitati derulate in perioada raportata, comparate cu planul de activitati

Cheltuiala in perioada raportata si cheltuiala cumulata la zi, comparate cu bugetul si cu planificarea costurilor

Estimarea numarului de clienti sau beneficiari deserviti in perioada raportata

Probleme actuale si anticipate, inclusiv planificarea actiunilor corective

Planul principalelor activitati pentru perioada urmatoare.

b) Progress Review

compara evolutia reala fata de cea planificata

rapoarte scrise prezentate si discutate

evaluare orala rapida a problemelor curente.

risc: mai mult timp cheltuit cu planificarea decat cu implementarea.

v. Planificarea aplicarii sistemului de monitorizare

Se defineste personalul necesar, abilitatile si instruirea necesare.

Se aloca responsabilitati de colectare a informatiei si de raportare.

Se defineste personalul necesar, abilitatile si instruirea necesare.

Se aloca responsabilitati de colectare a informatiei si de raportare.

Graficul Gantt
instrument de control

Urmarirea costurilor

4. Managementul riscurilor

Riscuri externe

din logframe sau fisa de proiect

identificarea surselor de informare

monitorizarea permanenta a evolutiei

identificarea oportunitatilor de influentare

"Plan B"

Riscuri interne

managementul lor - responsabilitatea managerului (echipei) de proiect

planificare

bugetare

monitorizare

masuri corective

Probleme tipice la implementare

performante scazute

intarzieri

depasiri de buget

abateri procedurale

Cauze tipice

expertiza/experienta echipei/indivizilor

comunicare defectuoasa

conflicte

comportamente indezirabile

planificare defectuoasa

sarcini/indicatori supraestimati

subevaluarea necesarului de resurse

schimbari majore in mediu

Masuri corective

consultare

negociere/mediere

realocarea resurselor

revizuirea calendarului de implementare

realocarea rolurilor/activitatilor pe oameni

inlocuirea unor membri ai echipei/unei echipe

evaluare externa

reformularea rezultatelor/obiectivelor

oprirea proiectului

VI. Raportarea

1. Scopul raportului

Transmiterea de

informatii

rezultate

propuneri

recomandari

2. Tipuri de rapoarte

In ierarhie:

verticale (decizii, avizari)

orizontale (cooperare)

radiale (informare)

Natura raportului:

fezabilitate - evalueaza necesitatea, oportunitatea, posibilitatea unei actiuni

monitorizare (progres al activitatii) - rol de urmarire a progresului si luare a deciziilor

evaluare - rol de masurare, judecare si invatare

Rapoarte de monitorizare

Pot fi prezentate:

periodic (zilnic/saptamanal/lunar)

la incheierea fiecarei activitati

la incheierea unui grup de activitati

la incheierea unor activitati critice pentru proiect

Nu exista un format standard general, dar

Este indicata standardizarea lor la nivel de organizatie.

Informatii cheie in rapoartele de monitorizare

date de identificare a proiectului

stadiul realizarii indicatorilor

deviatiile fata de valorile planificate

justificarea deviatiilor

masurile corective aplicate

rezultatele asteptate ale masurilor corective

stadiul realizarii activitatilor (descriere)

activitatile planificate pentru perioada urmatoare

calendarul de implementare actualizat

executia bugetului/devieri

realocari in cadrul bugetului

Rapoarte de evaluare

Nu exista formate standard dar, in linii mari, sunt recomandate sectiunile:

rezumat (executive summary)

informatii generale

modul de lucru

faptele

analiza si constatari

concluzii si recomandari

3. Recomandari pentru raportori

Reguli in raportare

Acuratete

Claritate

Concizie

Lizibilitate

Stabilirea obiectivelor (raportor si utilizator)

Respectarea cerintelor utilizatorului (cu pastrarea profesionalismului raportorului)

Eliminarea redundantelor

Evidentierea subiectului principal

Usurinta la citirea materialului, simplitatea textului

Adresare directa cititorului

Verificarea de catre o a doua persoana

Evitarea speculatiilor si a exagerarilor

Includerea unor date precise

Evitarea limbajului de lemn

Rezumarea

VII. Evaluarea programelor si a proiectelor

Ce este evaluarea proiectului

Comparare periodica a realizarilor obtinute ale proiectului cu cele planificate din perspectiva obiectivelor stabilite. Se analizeaza:

eficienta

eficacitatea

impactul

viabilitatea economica si financiara

durabilitatea

Extrage invataminte pentru a le utiliza in proiecte viitoare.

Se bazeaza pe rapoartele de monitorizare si pe investigari externe

Se concentreaza asupra obtinerii rezultatelor pentru realizarea scopului proiectului si astfel pentru a contribui la obiectivul general.

Verifica coerenta planificarii

Verifica influenta celor mai importanti factori externi.

Se bazeaza pe principiile: impartialitate, independenta, credibilitate.

2. Criterii de evaluare

Relevanta = adecvarea obiectivelor proiectului la problemele pe care le adreseaza si la mediul in care acesta opereaza.

Identificarea corecta a problemelor, nevoilor reale si a beneficiarilor

Capacitatea locala de absorbtie

Capacitatea locala de implementare

Studiile si analizele pe care s-a bazat identificarea si formularea proiectului

Consultarea si implicarea stakeholderilor

Complementaritatea cu alte interventii

Factorii externi (logframe)

Pregatirea proiectului si elaborarea lui = logica planificarii proiectului, logica formularii lui.

Calitatea logframe-ului

Claritatea si consistenta obiectivelor si a rezultatelor

Alegerea indicatorilor de performanta

Definirea "input-urilor"

Gradul de flexibilitate

Eficienta = costul, viteza si eficienta cu care intrarile si activitatile au fost transformate in rezultate; calitatea rezultatelor obtinute.

Calitatea managementului

administrarea bugetului

administrarea celorlalte resurse

managementul riscului

coordonarea cu alte organizatii implicate

respectarea limitelor de timp

"Value-for-money"

Contributia statului partener

Contributia Comisiei/Delegatiei

Asistenta tehnica

Calitatea monitorizarii

Alegerea indicatorilor de Eficienta

Rezultate neplanificate

Eficacitatea = contributia rezultatelor obtinute, la atingerea scopului proiectului; cum au afectat factorii externi obtinerea acestor rezultate.

Beneficiile proiectului - livrare/primire

Realizarea indicatorilor de atingere a scopului

Factorii externi

Stakeholderii

Rezultate neplanificate

Impactul = efectul proiectului asupra mediului si contributia sa la atingerea obiectivelor sectoriale - obiectivele generale ale proiectului.

Contributia la atingerea obiectivului general

Contributia la dezvoltarea socio-economica

Flexibilitatea

Impactul "neplanificat"

Durabilitatea = probabilitatea ca beneficiiel proiectului sa fie oferite in continuare.

Costurile realizate sunt comparate cu cele planificate - baza pentru analiza variatiei de cost.

revizuirea bugetului

sincronizarea reala a intrarilor fata de plan

efectuarea contributiilor partenerilor

Informatii disponibile in rapoartele intermediare de monitorizare (Progress Reports).

3. Evaluarea costurilor

Costurile realizate sunt comparate cu cele planificate - baza pentru analiza variatiei de cost.

revizuirea bugetului

sincronizarea reala a intrarilor fata de plan

efectuarea contributiilor partenerilor

Informatii disponibile in rapoartele intermediare de monitorizare (Progress Reports).

4. Evaluarea activitatilor

Realizarea activitatilor din planul curent, comparate cu planul initial.

intarzieri sau devansari

responsabilitatea pentru intarzieri

efectele deviatiilor asupra proiectului

Informatii existente in rapoartele de monitorizare intermediare (Progress Reports).

5. Evaluarea rezultatelor

Indicatorii pentru transformarea activitatilor in rezultate si servicii:

indicatori de proces (Centru de afaceri operational)

indicatori de cuantificare (numar de manageri instruiti)

indicatori de eficienta: compara intrarile realizate pentru unitatea de rezultat (cost per participant instruit)

Informatii existente in rapoartele de monitorizare intermediare (Progress Reports).

6. Evaluarea scopului proiectului

Indicatori de realizare a unor beneficii durabile pentru grupul tinta:

atingerea scopului proiectului

durabilitatea serviciilor pentru grupul tinta

Din ce cauza proiectul a avut o performanta ? Deficiente de .

. analizei initiale a problemelor

. formularii proiectului

. implementarii

. capacitatii institutionale si manageriale

. sprijinului politicilor

. viabilitatii financiare

. calitatii bunurilor si serviciilor generate de proiect, apreciata de beneficiarii finali

7. Evaluarea obiectivelor generale

Contributia proiectului la realizarea obiectivelor sectoriale.

Evaluare desfasurata in cadrul unei evaluari sectoriale.

8. Oportunitati de evaluare

Evaluarile formale sunt organizate la momente anume din ciclul proiectului:

Evaluarea intermediara - revizuieste evolutia proiectului si propune modificari in structura lui pentru restul perioadei.

Evaluarea finala - la finele proiectului, se asambleaza documentarea asupra resurselor folosite, rezultatele si evolutia proiectului. Se genereaza invataminte pentru viitoare proiecte.

Studii tematice ad-hoc.