PROCESUL DE LEADERSHIP SI COMUNICAREA

PROCESUL DE LEADERSHIP SI COMUNICAREA

Obiective:

procesul de leadership

intelegerea functionarii procesului de comunicare si elementele acestuia

construirea si utilizarea sistemului de informational de management

1. Leadership-ul si liderii

Aplicarea teoriilor motivationale pe parcursul activitatii manageriale implica la nivelul organizatiei un proces de leadership. Acesta desemneaza un proces complex prin care are loc ghidarea, orientarea si antrenarea unui grup, prin mijloace necoercitive, intr-o directie care va conduce la realizarea intereselor pe termen lung ale grupului. In cadrul acestui proces vor actiona pe de o parte cei care dau orientare grupului, folosindu-se de personalitatea, motivatiile, competentele si legitimitatea lor, iar pe de alta parte membrii grupului care ii urmeaza, si care la randul lor isi aduc aportul prin personalitate, motivatii, competente si asteptari. Primii poarta denumirea de lideri.

Avantajele pe care le aduce acest proces in cadrul organizatiilor au fost sintetizate de Katz si Kahn astfel:

Asigura dinamica organizatiei

Permite o mai mare flexibilitate organizationala si capacitate de raspuns la schimbarile din mediu

Ofera posibilitatea coordonarii eforturilor diverselor grupuri din cadrul organizatiei, mai ales in fazele de crestere si dezvoltare

Inlesneste satisfacerea nevoilor membrilor organizatiei, premisa pentru mentinerea si stabilitatea fortei de munca.

Procesul de leadership are finalitate. El presupune din ambele parti incluse in proces anumite comportamente. Acestea vor conduce la rezultate legate de competitivitatea organizatiei, dar implicit vor determina rezultate legate de factorul uman si anume satisfactie in munca, fluctuatia fortei de munca, absenteism, etc. Intrucat studiile au aratat ca performanta subordonatilor este imbunatatita atunci cand sunt puternic motivati sa realizeze un obiectiv, in cadrul procesului managerial al organizatiei managerii vor adopta principiile leadership-ului.

Spre deosebire de procesul managerial care asigura la nivelul organizatiei ordine si stabilitate, leadership-ul este un factor mobil, de aducere a schimbarii sau adaptarii la mediul extern. Intrebarea care rezulta este de unde vine aceasta putere a liderului?

Sursele puterii unui manager in procesul de leaderhip sunt:

a       puterea pozitiei detinute - puterea caracteristica pozitiei in ierarhia manageriala, precum si autoritatea investita la aceasta pozitie

a       puterea recompensei - puterea rezultata din capacitatea de a controla si furniza stimulente si feed-back despre performanta membrilor organizatiei

a       putere coercitiva - depinde de abilitatea de a amenda orice comportament indezirabil al membrilor organizatiei

a       putere de expertiza - se bazeaza pe posesia unui st de cunostinte de expert cu valoare pentru alti membrii ai organizatiei

a       putere informationala - rezulta din accesul si controlul la fluxul informational principal din organizatie, legate de operatiile acestora si planuri viitoare

a       putere de referinta - se bazeaza pe obtinerea admiratiei personale din partea mambrilor organizatiei

In concluzie procesul de leadership este un proces complex prin care are loc ghidarea, orientarea si antrenarea unui grup, prin mijloace necoercitive, intr-o directie care va conduce la realizarea intereselor pe termen lung ale grupului insusi. Astfel el se diferentiaza in fond de procesul managerial prin modalitatea in care se realizeaza fiecare functie a acestuia. De exemplu in planificare un manager orientat spre leadership va tinde sa stabileasca directia de miscare pe baza unei viziuni pe termen lung, si va elabora strategiile de realizare a starii viitoare dorite. In ce priveste organizarea se va axa pe impartasirea viziunii si strategiei astfel incat organizatia sa produca schimbarea ceruta de dinamica mediului. Controlul se va realiza prin incurajarea personalului in depasirea obstacolelor si satisfacerea unor nevoi umane fundamentale.

Toate acestea nu trebuie sa ne faca insa, sa intelegem managementul si leadership-ul ca procese incompatibile. Dupa cum spuneam managerul trebuie sa adopte principiile procesului de leadership si sa se tranforme in liderii organizatiei. Un lider este o persoana cu caracteristici esentiale ce determina obtinerea cooperarii si spijinul celorlalti in realizarea scopurilor stabilite. Caracteristicile personale ale unui lider se refera la: caracteristici fizice, caracteristici de personalitatea, aptitudini si abilitati si factori sociali. Studiile realizate pe lideri au identificat originea caracteristicilor personale in: capacitate innascuta, copilarie, educatie formala si educatie profesionala.

Teoriile leadership-ului au dorit sa identifice tipuri specifice de comportmante de lideri si modalitatea in care aceste comportamente influenteaza subordonatii, in ce priveste motivarea si satisfactia muncii acestora. In acest sens se pot observa la nivelul managerilor tipuri de comportamente identificate in Teoria Path-Goal a lui Robert House, ca:

directiv - atunci cand liderul aduce la cunostinta subordonatilor ceea ce se asteapta de la ei, furnizeaza consultanta in realizarea sarcinilor de munca, dezvolta programe de munca, stabileste standarde de evaluare a performantei si a rezultatelor

suporter - comportament in care se arata o mare grija pentru pozitiile, nivelulde trai si nevoile subordonatilor, realizarea unui climat placut la loculde munca si prietenie sau deschidere fata de acestia

participativ - comportamentul se caracterizeaza prin consultarea cu subordonatii, incurajarea acestora de a veni cu sugestii si luarea in considerarea a ideilor lor in adoptarea deciziilor

orientat pe realizare - implica adoptarea unor obiective provocatoare, stabilirea unor standarde pentru o inalta performanta a subordonatilor si exprimarea unui grad inalt de incredere in subordonati

In cadrul acestei teorii s-au identificat si 2 principali factori situationali care influenteaza stilul de comportament ales: caracteristicile personale ale subordonatilor si presiunile mediului.

Actiunea acestora se bazeaza pe urmatoarele:

comportamentul managerului este acceptat in masura in care subordonatii il recepteaza ca pe o sursa de satisfactie imediata, ori ca pe un instrument de obtinere a unei a viitoare.

comportamentul managerului va fi motivational (va genera cresterea eforturilor depuse de subordonati) in masura in care stabileste o legatura intre performante si satisfacerea nevoilor subalternilor, si ofera un set de instrumente necesare obtinerii unor rezultate performante care altfel ar lipsi din mediul subordonatilor

Specialistii contemporani au renuntat intr-o mare masura la cautarea izvoarelor leadership-ului, incercand a-l explica prin intermediul efectelor sale, trasaturi ce disting colectivul condus de un lider modern de organizatia clasica tazlorista, precum si caile de obtinere a unor performante ridicate.

Organizatiile in care sunt prezenti liderii functioneaza mai mult ca niste comunitati decat ca niste ierarhii. In functie de comportamentul acestora putem spune ca in unele situatii vom avea managerii care sunt concentrati mai mult pe autoritate sau managerii care largesc aria de libertate a subordonatilor si spunem ca sunt concentrati pe subordonati. In special la acestia din urma putem spune ca joaca rolul de lider in cadrul grupului pe care il conduc, intrucat liderii aduc inovare, dezvolta comportamente si atitudini, inspira incredere, provoaca la atingerea de performante superioare, sunt flexibili, tentanti de risc, proactivi si strategi.

Pentru a alege cel mai eficient stil de conducere aferent situatiei in care se afla un manager, trebuie cercetate trei variabile:

Posibilitatile liderului: experienta, cunostinte, calitati psihice

Posibilitatile subalternilor : teama de nesiguranta, nevoia de independenta

Situatia prezenta: tipul organizatiei, eficienta grupului de munca, specificul problemei, presiunea timpului asupra adoptarii deciziei.

Figura nr. 1. Variabilele leadership-ului

Sursa: E.P. Hollander, Leadership, Dynamics, The Free Press, 1978

2. Procesul de comunicare si sistemul informational

Pentru a-si putea indeplini toate functiile manageriale din cadrul unei organizatii, indiferent de nivelul pe care se situeaza managerii au nevoie de comunicare. De aceea cea mai mare parte a timpului lor este alocata comunicarii. Definirea procesului de comunicare nu poate fi redusa doar la aspectul de transmitere si receptie de mesaje, deoarece se omit astfel o serie de cauze, consecinte si semnificatii. In concluzie "comunicarea nu se refera numai la transmiterea mesajelor verbale, implicite si intentionate, ci include ansamblul proceselor prin care subiectii se influenteaza reciproc". Procesul de comunicare poate fi sintetizat in urmatoarea succesiune logica de elemente:

Emitatorul va fi sursa de informatie

Codificarea reprezinta transpunerea ideilor in mesaje de natura diferita

Receptorul este persoana care primeste mesajul

Decodificarea permite transpunerea mesajelor in idei si interpretarea lor

Mesajul este elementul principal al procesului, care contine simboluri verbale si non-verbale ale informatiei pe care dorim s-o transmitem

Canalul de comunicare este drumul, traseul parcurs de mesaj si poate imbraca doua forme:

formal, respectiv care urmeaza structura ierarhica a organizatiei

informal rezulta din interactiunile sociale si legaturile informale din cadrul organizatiei

Feed-back-ul este pasul final al comunicarii si poate fi:

informational - cand receptorul ofera informatia ceruta de emitator

corectiv - daca receptorul raspunde corectand mesajul original

fortifiant - cand receptorul confirma exactitatea sau primirea mesajului transmis

Zgomotul este dat de ansamblul elementelor care distorsioneaza derularea procesului de comunicare in oricare din punctele acestuia. Acesta poate fi:

obiectiv, cand este determinat in principal de caracteristicile intrinseci ale canalului

subiectiv, cand este generat de caracteristicile personale si manageriale

Pentru ca procesul de comunicare sa fie un element integrator, sa devina un mecanism eficient de coordonare si control al activitatilor si sa creeze un climat de satisfacere a nevoilor impuse de procesul decizional trebuie sa asigure atingerea urmatoarelor obiective:

informarea corecta si la timp a angajatilor

formarea de opinii in legatura cu diferite evenimente, discutarea acestora si transmiterea catre cei interesati

vehicularea directa, imediata si nealterata a ideilor, propunerilor si nemultumirilor

adoptarea deciziilor si transmiterea acestora

evaluarea performatelor obtinute

Managerii au la dispozitie trei mari tipuri de comunicari:

1. Comunicarea verbala - orala este cea mai des utilizata in activitatea manageriala si imbraca forma comunicarii fata in fata sau la telefon. Asigura la nivelul organizatiei eliminarea caracterului formal al comunicarii, dar pentru a fi eficienta necesita o buna organizare, sistematizare a codificarii si transmiterii mesajului si adaptarea la capacitatea de intelegere a interlocutorului.
2. Comunicarea scrisa primeste caracterul formal prin documentele, rapoartele si mesajele scrise care circula in cadrul organizatiei. Insa comunicarea scrisa este eficienta in situatiile in care se impune distribuirea informatiei la un numar mare de oameni din companie, cand subunitatile sunt dispersate teritorial, sau cand este necesara inregistrarea informatiilor comunicate.
3. Comunicarea comportamentala - limbajul non-verbal - se bazeaza pe mimica, gesturi, postura corpului, limbajul spatiului si a timpului. Toate acestea ofera un imens bagaj de informatii care pot fi exploatate in raporturile manageriale.

Baza comunicarii este informatia care se transmite in cadrul procesului intre cele doua parti. Informatia este esentiala pentru procesul de cunoastere si adoptare a unei decizii. Fiind legata de cunoastere, informatia are un caracter de noutate privitor la fapte, intamplari, evenimente, experiente, obiecte, oameni etc., prin care creste gradul de certitudine al oamenilor in raport cu conditiile mediului. In masura in care se vor referii la aspectele economice ale activitatii organizatiei, informatiile devin economice. Informatia economica reprezinta continutul unei comunicari ce aduce elemente noi de cunoastere, privind procesul tehnologic, transformarile obiectului muncii, natura si stadiul acestor transformari, conditiile de desfasurare a acestora si efectele economice carora le dau nastere, sau care aduce elemente noi despre conditiile mediului extern.

Informatia prezinta interes pentru angajati in masura in care ea pote fi utilizata sau sa sprijine alte activitati. Astfel un rol important in asigurarea utilitatii informatiei il are transmiterea acesteia. Din momentul producerii si pana la utilizare sau distrugere, informatia parcurge un circuit informational bine conturat intre emitator si receptor. Mai multe circuite cu caracteristici si trasaturi asemanatoare se constituie intr-un flux informational. Fluxul informational reprezinta cantitatea de informatii care se vehiculeaza de la emisator la receptor pe anumite circuite informationale. El asigura informatii referitoare la desfasurarea proceselor economice si de management pentru fundamentarea deciziilor. De aceea rationalizarea fluxurilor informationale are o deosebita importanta, mai ales ca pe lana simplificarea accesului la informatiile dorite se poate realiza reducerea costului de stocare a acestora si reducerea considerabila a documentelor. Caracteristica de baza a fluxului informational o constituie debitul de informatii, prin care se intelege numarul de caractere, semnale, mesaje pe care un emitator le poate emite intr-o perioada de timp.

In cadrul organizatiei informatiile si fluxurile informationale formeaza un sistem integrat, ce integreaza toate partile componente ale organizatiei ca intreg, numit si sistem informational. Acesta reprezinta totalitatea metodelor, procedeelor, tehnicilor si mijloacelor privite ca un ansamblu integrat prin care se asigura inregistrarea, transmiterea, circulatia, prelucrarea, valorificarea si stocarea informatiilor menite sa ajute la planificarea si indeplinirea obiectivelor organizatiei. Sistemul informational al managementului permite, alaturi de comunicare, cunoasterea permanenta a informatiilor in momentul desfasurarii activitatilor, pentru a se analiza in mod critic procesele ce au loc si a se putea interveni in mod operativ asupra lor.

In vederea realizarii scopului sau principal, sistemul informational trebuie sa indeplineasca urmatoarele functii:

functia de documentare - respectiv prin care se asigura inregistrarea ansamblului de informatii care servesc la imbogatirea cunostintelor personalului

functia decizionala - evidentiaza menirea de baza a sistemului informational, respectiv de a asigura elementele informationale necesare adoptarii de decizii

functia operationala - presupune declansarea de actiuni necesare realizarii obiectivelor firmei.

Termeni cheie:

leadership

lider

variabilele leadership-ului

procesul de comunicare

comunicare verbala, scrisa si comportamentala

informatia economica

sistem informational al managementului

Intrebari de verificare a cunostintelor

Definiti conceptul de leadership.

Care sunt sursele puterii in procesul de leadeship?

Cum putem sti ca o persoana are calitatile unui lider?

Care sunt caracteristicile unui lider?

In cadrul organizatiei in care va desfasurati activitatea ati intalnit lideri? Care sunt avantajele pe care le aduc liderii in procesul managerial?

Care sunt elementele procesului de comunicare?

Exemplificati cele doua tipuri de zgomot aparut in cadrul canalului de comunicare.

Care sunt obiectivele procesului de comunicare?