MANAGEMENTULLOR

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

1. Definire

Managementul este stiinta organizarii si conducerii organizatiilor pentru valorificarea eficienta a resurselor acestora in scopul oferirii de produse si servicii specifice[1].

Proiectul este un efort bine definit, organizat, temporar si realizat o singura data pentru a crea produse sau servicii unicat. Proiectul contrasteaza astfel cu procesele si operatiunile, care sunt de regula permanente sau cvasi-permanente. Proiectul reprezinta o realizare care are un obiectiv definibil, consuma resurse si se afla sub constrangerea unor elemente precum timpul, costurile si calitatea.

Managementul proiectelor este stiinta managementului resurselor astfel incat acestea sa acopere in intregime realizarea unui proiect.

Resursele sunt rezerve, posibilitati, surse, disponibilitati, mijloace care pot fi valorificate la un moment dat. Resursele pot fi financiare, umane, materiale, intelectuale, energetice, de spatiu, de timp, de comunicare etc.

Managerul de proiect

Managementul de proiect este cel mai adesea in responsabilitatea unui manager de proiect. Acesta trebuie sa asigure derularea proiectului in parametrii stabiliti, pentru a respecta conditiile contractuale stabilite de clienti sau de nevoia proiectului. Managerul de proiect trebuie sa aiba calitati exceptionale de lider, pentru a intelege proiectul in intregimea sa, de la inceput pana la sfarsit, de a conduce, organiza, coordona si controla resursele si echipele de lucru.

Managerul de proiect trebuie sa aiba abilitati de comunicare interpersonala puternice, sa fie familiarizat cu activitatile din fiecare sectie sau departament, si trebuie sa posede cunostinte generale despre tehnologia utilizata, cu exceptia cazului in care proiectul este din domeniul cercetarii si dezvoltarii (C&D, sau R&D - Research & Development).

Managerul de proiect nu trebuie sa se implice direct in activitatile tehnice, intrucat astfel ar inceta sa mai fie manager, ci va deveni un simplu tehnician.

3. Activitatile de management al proiectului

Activitatile necesare pentru realizarea proiectelor sunt:

1. Analiza si stabilirea obiectivelor de proiect
Evaluarea si controlul riscurilor
3. Estimarea resurselor
4. Alocarea resurselor
5. Organizarea proiectului
6. Achizitionarea de resurse
7. Stabilirea sarcinilor
8. Conducerea activitatilor de proiect
9. Controlarea executarii proiectului
10. Urmarirea si raportarea derularii proiectului
11. Analizarea rezultatelor
1 Definirea rezultatelor finale ale proiectului
13. Previzionarea tendintelor proiectului
14. Managementul calitatii
15. Managementul problemelor

4. Stabilirea tipului de organizare de proiect

Managerul de proiect trebuie sa ia inca de la inceput o decizie fundamentala: ce tip de organizare va folosi pentru realizarea proiectului? Optiunile pe care le are sunt doua: organizarea piramidala, sau organizarea matriceala.

A. Organizarea piramidala (Line and Staff Organization)

Organizarea piramidala este una formata dintr-un manager de varf (manager general), care poate avea in subordine directa vicepresedinti si consilieri, la nivelurile inferioare gasindu-se departamentele, sectiile, birourile etc. ce au in frunte manageri de productie, de marketing, de resurse umane, financiari etc. Managerii departamentali sunt in subordinea managerului general, si au in subordinea lor alte persoane. Astfel se formeaza o piramida ierarhica. Aici linia de autoritate este verticala, comenzile si cererea de informatii merg in jos pe aceste linii de autoritate, rapoartele si informatiile mergand de jos in sus, si urcand prin filtrare.

In momentul in care se elaboreaza un proiect, managerilor de proiect li se da o anumita autonomie de la modul obisnuit de 'lant al comenzii', delegandu-li-se autoritatea necesara pentru a realiza proiectul. Ei sunt in continuare subordonati managementului superior, insa nu sunt intotdeauna controlati si au o autonomie de decizie mai mare decat a unui director de departament.

B. Organizarea matriceala (Matrix Organization)

Uneori proiectele complexe au nevoie de structuri inovative, cum ar fi cea matriceala. Acest tip de organizare face ca specialistii sa raspunda in fata a doi sefi: managerul lor ierarhic, si unul sau mai multi manageri de proiect. Desi este afectata unitatea comenzii, din cauza ca unii angajati trebuie sa raspunda in fata a mai multi superiori, acest tip de organizare a fost folosit cu succes deoarece pare a fi cea mai buna cale de a folosi aptitudinile profesionale ale angajatilor la mai multe proiecte.

5. Planificarea proiectului

Etapa de planificare a proiectului este fundamentala pentru realizarea cu succes a acestuia. Planificarea determina ceea ce trebuie realizat, de catre cine, pana cand si cu ce, pentru a indeplini toate cerintele pentru finalizarea proiectului in parametrii de timp, cost si calitate impusi.

Planificarea proiectului presupune construirea mai multor documente de management al proiectului. Printre documentele de baza se afla:
A - Specificatia Lucrarii (SL - SOW),
B - Specificatiile de Proiect (Project Specifications),
C - Jaloanele Proiectului (Project Milestones),
D - Structura Detaliata a Activitatilor (SDA - WBS),
E - Structura Detaliata Organizationala (SDO - OBS),
F - Bugetul Proiectului(Project Budget)