Management european - Componenta informationala a managementului

Management european - Componenta informationala a managementului

Masterand: .

Procesul managerial este inteles, in primul rand, ca un proces de folosire a informatiei, actul conducerii realizandu-se in cadrul ciclului:

INFORMATIE -> DECIZIE -> ACTIUNE

Momentul central al acestui proces il reprezinta luarea deciziei. Adoptarea acesteia genereaza informatia decizionala care, transmisa la executanti, se traduce in actiuni de productie propriu-zisa.

Sistemul managerial al oricarei societati poate fi privit ca retea de informatii, de comunicari orizontale si verticale in cadrul careia compartimentele, personalul de conducere si personalul condus reprezinta nodurile retelei. Iata de ce, pe structura organizatorica, sistemul managerial trebuie sa foloseasca un sistem informational adecvat si eficient.

Deoarece managementul inseamna in primul rand informatie si comunicare, se poate fundamenta folosirea informatiilor ca metoda.

Pornind de la premisa ca sistemul informational este o componenta a sistemului management al oricarei firme, il definim ca totalitatea datelor, informatiilor, circuitelor si fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor existente in cadrul firmei, avand drept scop sa asigure suportul informational pentru asumarea si indeplinirea obiectivelor programate.

Sistemele informationale pentru management (Management information system - MIS) au aparut la inceputul anilor '80 in companiile americane, iar in ultimii ani, impactul noilor tehnologii informationale si curentul descentralizarii si reorganizarii au determinat cresterea cererii de informatii furnizate de MIS si la nivelul managerilor de mijloc.

In prezent nu exista o definitie unanim acceptata a sistemelor informatice pentru management (MIS), dar se poate opta spre o varianta cum ar fi:

Sistemul informational pentru management (MIS) este o combinatie de resurse umane si informatice care urmaresc colectarea, stocarea, organizarea, apelarea, comunicarea, distribuirea si utilizarea datelor si informatiilor pe care le folosesc managerii in exercitarea functiilor de conducere, in scopul realizarii unui management eficient.

In figura nr.1 se pot observa trei niveluri ale sistemelor informationale de conducere, la baza fiind sisteme de procesare a tranzactiilor.

Sistemele informationale pentru management sunt ansamble de instrumente ce ofera acces direct, on-line la informatiile relevante, intr-o interfata prietenoasa, intr-un dialog usor de exploatat. Aceste informatii oferite on-line, in timp real, au o importanta deosebita pentru managerii de nivel superior, pentru fundamentarea deciziilor organizatiei si pentru exercitarea unui control managerial corespunzator.

Fig.nr. 1. Ierarhia tipica a conducerii afacerilor, a tipurilor de salariati si a sistemelor

informationale dintr-o firma

Relevanta informatiilor reuneste o serie de caracteristici printre care: oportunitate, corectitudine si utilitate, iar interfata unui astfel de sistem trebuie sa raspunda cerintelor unor utilizatori care au putin timp, putina experienta si deprinderi limitate in utilizarea calculatorului.

In acest context, ca 'sistem de management' sau doar ca 'tehnica' in etapa de luare a deciziei, sistemul informational al managementului prezinta urmatoarele caracteristici:

se bazeaza pe o circulatie verticala a informatiilor (de exemplu, intre subordonati si conducatori);

- este alcatuit dintr-o multitudine de subsisteme care furnizeaza informatii de la cele curente, operative, pana la cele strategice;

subsistemele componente sunt astfel coordonate st integrate, incat formeaza un tot unitar;

- necesita o baza de date bine pusa la punct, actualizata si structurata astfel incat sa permita accesul rapid al managerilor la informatiile stocate in ea;

- utilizeaza in mare masura instrumentarul tehnic, solicitand extinderea utilizarii sistemelor automate;

- presupune antrenarea continua a unui personal cu o inalta competenta profesionala.

Fig nr. 2 Sistemul informational pentru management

Desi are puternicul avantaj al unor decizii riguros fundamentate si adoptate in timp scurt, principala dificultate in aplicarea sistemului informational al managementului o constituie necesitatea existentei permanente a unui inalt nivel de pregatire a majoritatii covarsitoare a personalului.

Legatura dintre sistemul decizional si sistemul informational poate fi prezentata sintetic astfel:

a)  la intrare, sistemul informational furnizeaza sistemului decizional "materia
prima' (informatia) pe care acesta din urma o prelucreaza;

b) la iesire, sistemul informational dirijeaza deciziile luate in cadrul sistemului
decizional pentru a fi executate si aplicate de celelalte subsisteme ale firmei;

c) sistemul informational ca atare necesita un circuit intern de informatii.
Sistemul informational si cei decizional sunt cuplate, variabilele de intrare ale unuia fiind variabile de iesire ale celuilalt, asa cum reiese din figura nr. 3.

Fig. nr. 3 Cuplarea sistemului informational si celui decizional

Imaginea din figura nr.4 ilustreaza de ce este necesar sa definim termenul de sistem informational din punct de vedere al procesului de management, alaturi de notiunile "tehnologie informationala" si "management".

Fig. 4. Sistemul informational si tehnologiile informationale in contextul managementului

Scopul si rolul unui MIS este de a oferi conducerii superioare (si medii) acces facil si rapid la informatiile despre factorii cheie, decisivi in atingerea obiectivelor generale ale intreprinderii, in exercitarea controlului managerial eficient si eficace.

Conditiile care trebuie avute de sistem sunt:

. sa fie cat mai usor de utilizat, iar timpul de raspuns sa fie imediat. Sa foloseasca intensiv afisarea in mod grafic si sa asigure accesul in timp real la bazele de date interne si externe;

. sa ofere informatii despre starea curenta de fapte si tendintele estimate pentru factorii cheie; forma de prezentare a informatiilor sa fie conforma cu preferintele managerului ce utilizeaza sistemul.

Informatiile generate de calculator nu au intotdeauna rolul principal in atingerea necesitatilor conducerii superioare, asa cum informatiile cele mai pretioase pentru conducerea la varf sunt informatiile externe, care permit identificarea pozitiei intreprinderii pe piata globala si analiza mediului exterior.

In ceea ce priveste rolul sistemelor MIS putem spune ca ele indeplinesc adevarate functii, fiecare avand mai multe actiuni de indeplinit, printre care se enumara:

- functia de prevedere - prin deducerea informatiilor necesare intr-o situatie data, presupunand elaborarea de previziuni functionale (bilant previzional, buget de venituri si cheltuieli) si dinamice (programe-mix) pe baza analizei istoricului organizatiei;

- functia de interpretare - a unor informatii primite din mediul real prin care se stabileste starea sistemului, realizata prin analize economico-financiare;

- functia de prelucrare - a informatiilor prin aplicatia si-sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive si deductive de selectie a unor alternative decizionale, realizarea interfetelor dintre proceduri si aplicatii;

- functia de diagnoza - prin surprinderea situatiilor de functionare defectuoasa a unor componente ale sistemelor;

- functia de instruire - prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialisti prin dialoguri sub forma de meniuri ierarhizate;

- functia de proiectare - a unor obiective tehnice si tehnologii;

- functia de control - proprie sistemului prin subsistem propriu si monitorizare a interfetelor.

Obiectivele unui MIS

Obiectivele MIS pot fi sistematizate dupa cum urmeaza:

. informarea managerilor cu privire la activitatile si procesele economice din intreprindere, precum si la interactiunea acesteia cu mediul extern;

. accesul oportun la informatii. Multe din informatiile furnizate de MIS pot fi obtinute si prin metode traditionale (prelucrarea manuala sau semi anuala) care necesita eforturi mari de resurse si timp pentru a corespunde cerintelor utilizatorilor, iar uneori sunt furnizate cu intarziere, dar aceste limite sunt inlaturate de MIS.

. urmarirea performantelor organizatiei si evidentierea aspectelor care ascund eventualele probleme sau situatii de criza.

Utilizand MIS, se obtine calitatea informatiei, fara a produce cantitati imense de hartie cu minimum de rapoarte tiparite, concomitent cu asigurarea unei informari complete si continue a conducerii de varf.

Datele selectate care trebuiesc incluse in MIS au la baza cateva principii:

a) datele trebuie colectate din procesele curente ale organizatiei ce pot fi preluate eventual din bazele de date dezvoltate de celelalte tipuri de sisteme informationale;

b) subordonarea datelor la obiectivele generale ale organizatiei;

c) furnizarea de informatii tuturor potentialilor utilizatori si simularea acestora simultan cu modificarea cerintelor informationale.

Un MIS performant permite accesul atat la datele interne, cat si la bazele de date externe, acest lucru fiind esential pentru luarea deciziilor, de asemenea trebuie sa permita asa zisa tehnica "forajului de date". Forajul de date este procesul de furnizare a datelor pentru o anumita componenta pe mai multe niveluri de detaliere pentru intelegerea rezultatelor obtinute.

Combinarea eficienta a resurselor hardware si software necesare pentru gestiunea datelor si modelelor cu o interfata prietenoasa se bazeaza pe criteriile enumerate mai sus, pentru functionarea eficienta a unui MIS, ceea ce rezulta ca si controlul managerial se va realiza in mod eficient si performant.

Spre deosebire de sistemele informationale pentru conducere traditionale, cele moderne se caracterizeaza prin urmatoarele:

- sunt croite pe nevoile informationale ale top-managerilor;

- ofera rapoarte consolidate, dar si date privind aspecte si probleme concrete, detaliate;

- asigura instrumente de analiza on-line, inclusiv analize de trend, rapoarte de exceptie si foraj de date;

- realizeaza informarea pe baza datelor interne, dar si a datelor externe intreprinderii;

- sunt usor de exploatat (se bazeaza pe interfete grafice, exploatate cu ajutorul mouse-ului si a ecranului tactil);

- asistenta de specialitate necesara este minima;

- informatiile sunt prezentate cu precadere in forma grafica.

Desi prezinta si anumite dezavantaje, eu voi evidentia insa principalele avantaje ale acestor sisteme informationale pentru management care sunt urmatoarele:

- usor de utilizat la nivelul conducerii de varf, de altfel se preteaza la toate nivelurile de conducere;

- nu cer experienta deosebita in utilizarea calculatorului;

- ofera informatii rezumate si oportune sau in timp real;

- permit o buna intelegere a informatiilor;

- permit o intelegere mai clara a activitatilor si valorificarea resurselor de date ;

- ofera analize complexe a unor volume mari de date;

- filtreaza datele, asigurand o gestionare eficienta a timpului;

- realizeaza analize si interogari ad-hoc;

- ofera alternative multiple pentru o problema decizionala analizata;

- asigura un control eficient asupra derularii activitatilor, imbunatatesc controlul si comunicarea.

Concluzii

Indiferent cum sunt denumite, respectiv sisteme informatice pentru conducere executiva sau strategica (SICE) sau (SICS), sisteme informatice de asistare a deciziilor (SIAD), sisteme suport de decizie (SSD), sisteme informatice pentru management (SIM), etc, toate reprezinta o categorie de sisteme informationale proiectate pentru sprijinirea si imbunatatirea procesului decizional, pentru realizarea unui control cat mai eficient si cat mai bun.

Bibliografie

1. Buse, F., - Informatica manageriala, Editura Calauza, Deva, 1998

2. Damidonciu, A., s.a. - Sisteme de inteligenta artificiala, Editura Economica,

Bucuresti, 1995;

3. Radu, I., Ursacescu, M., Vladeanu, D., Cioc, M., Burlacu, S. - Informatica si management, Ed. Universitara, 2005;

4. Ratiu-Suciu, C. - Modelarea & simularea proceselor economice. Teorie si practica, Ed. Economica, Bucuresti,  2003