Optimizarea activitatii de gestiune a stocurilor in cadrul MCC BV1

Politica de gestiune a stocurilor la MCC Bv 1

Politica de stocuri reprezinta un mijloc important prin care magazinul realizeaza rolul sau de intermediar intre furnizor si client, problematica stocajului de marfuri avand o deosebita importanta.

Formularea politicii referitoare la stocuri a plecat de la intelegerea rolului stocurilor in cadrul magazinului. Stocurile reprezinta cantitatile de marfuri care se acumuleaza in cadrul unitatii intr-un anumit volum si o anumita structura, cu scopul desfasurarii optime a activitatii de comert.

Printr-o gestiunea eficienta a stocurilor se asigura aprovizionarea continua a magazinului cu marfurile necesare, asigurand prezenta lor la raft si in spatile de depozitare, astfel incat clientul sa aiba in permanenta acces la ele.

Procesul de stocare influenteaza activitatea magazinului sub doua aspecte[1]:

- asigura desfasurarea normala a activitatii in intervalul dintre doua aprovizionari;

- diminueaza eficienta activitatii, prin scoaterea din circuitul economic a unei parti din resursele finaciare.

Prin urmare, importanta stocurilor este foarte mare, insa cu toata aceasta importata, stocurile nu trebuie supradimensionate, deoarece ele presupun antrenarea unor importante mobilizari de capital.

Evolutia nivelului stocurilor este analizata din doua puncte de vedere:

a) din punct de vedere al managementului magazinului care este preocupat de valoarea medie a nivelului stocului, intrucat aceasta valoare permite cunoasterea imobilizarii totale a stocului iar scopul este reducerea acestei imobilizari la valoarea ei minima;

b) din punctul de vedere al clientului care dorind sa fie satisfacut imediat, apreciaza ca trebuie sa se evite, in masura posibilitatilor, rupturile de stoc.

Aceste doua puncte de vedere sunt totusi contradictorii deoarece riscul de ruptura de stoc nu poate fi redus decat daca imobilizarile sunt foarte mari, impunandu-se astfel realizarea unui echilibru intre cele doua puncte de vedere.

Principalele preocupari ale managementului magazinului se refera la stabilirea tipurilor de stocuri ce trebuie constituite si nivelul acestora.

Resursele necesare desfasurarii activitatii magazinului se gasesc in mediul exterior al acestuia. Asigurarea lor necesita o buna colaborarea si conlucrarea cu furnizorii de marfuri, motiv pentru care, pentru a se obtine continuitatea acestui proces, magazinul isi constituie stocuri.

Daca este sa ne gandim la importanta pe care o au stocurile de marfuri pentru buna desfasurare a activitatii magazinului, se impune o gestiune a procesului de stocare astfel incat sa se realizeze "cea mai eficienta alocare a capitalului in stocuri, in conditii de diminuare a riscului"[2].

Deoarece managementul magazinului urmareste o armonizare a relatiei rentabilitate-risc se impune un proces de optimizare a intre solutia realizarii ciclului de exploatare cu un nivel minim de al valorii stocurilor si posibilitatea aparitiei "rupturii de stoc".

Politica de aprovizionare este conditionata de urmatorii parametrii, care pentru responsabilii cu aprovizionarea, sefii de raion, reprezinta tot atatea restrictii cat si optiuni. Dintre acestea s-ar enumera :

marimea capitalului disponibil de a investi in stocuri;

vanzarile pe perioade (volumul si regularitatea sa);

costurile cu stocarea;

conditiile de cumparare;

natura articolelor;

coeficientul de servire cerut.

1. Marimea capitalului disponibil de a investi in stocuri. O decizie de cumparare sau de stocare reprezinta imobilizarea de capitaluri financiare, dar aceste capitaluri pot fi in concurenta cu alte folosinte . Politica aleasa tine deci cont de posibilitatile financiare ale firmei si se prezinta sub forma unui target pe stoc, adica stabilirea unui plafon maxim al cheltuielilor cu marfurile.

In Anexa 1 este evidentiat targetul de stoc stabilit pe anul in curs pentru Departamentul Food Dry al magazinului 13 Brasov.

Targetul a fost stabilit pe baza stocurilor si vanzarilor din anul precedent dar luand in considerare situatia economica mondiala. Targetul anual pe stoc este fix dar valorile lunare pot fi ajustate.

2. Vanzarile pe perioade. Politica de aprovizionare si, prin urmare, buna gestionare a stocurilor sunt concepute pe baza unei cat mai bune previziuni a iesirilor, adica pe previziunea vanzarilor de marfuri, stabilite pe baza analizei vanzarilor in perioadele precedente (vezi anexa 2).

Costurile cu stocarea sunt de asemenea luate in considerare in cazul aprovizionarii, mai concret costul cu pastrarea stocurilor, costul cu derularea comenzilor si costul de penurie.

Costul cu pastrarea stocurilor antreneaza cheltuieli care pot sa se ridice pana la din valoarea produselor stocate, incluzand: cheltuieli  de depozitare, salariile personalului, deprecierea sau deteriorarea unor produse stocate, costul financiar, care rezulta din imobilizarea capitalului.

Costul cu derularea comenzilor cuprinde cheltuielile administrative ocazionate de aprovizionare, costul livrarii etc.

Costul de penurie are in vedere o eventuala ruptura de stoc, care este intotdeauna o situatie pagubitoare pentru magazin.

4. Conditiile de achizitionare se refera la lead time, adica la durata de timp care separa momentul in care se determina necesarul de comandat pentru un articol si se lanseaza o comanda catre furnizor si momentul in care acel articol se va gasi la raft spre vanzare.

5. Natura articolelor. Politica de aprovizionare tine cont de natura articolelor stocate. Deoarece numarul de articole stocate este mare nu este posibil sa se urmareasca toate articolele cu aceeasi vigilenta, fapt pentru care s-a facut o clasificare a importantei acestora in functie de viteza lor de rotatie, conform metodei ABC.

6. Coeficientul de servire cerut poate fi calculat ca si raport intre numarul de cereri satisfacute si numarul total de cereri. Valoarea mare a coeficientului va permite o mai buna satisfactie a clientului, necesitand un stoc mare de articole (pentru a preveni eventuale rupturi de stoc) ceea ce presupune cresterea costului cu stocarea.

In general politica de gestiune a stocurilor la nivelul magazinului este una echilibrata, incercand o armonizare a relatiei contradictorii dintre rentabilitate si risc. Potrivit acestei politici cresterea volumului vanzarilor (cifrei de afaceri) se realizeaza cu un stoc curent de marime corespunzatoare cifrei de afaceri, pe cand stocul de siguranta este determinat de acel nivel care egalizeaza costurile lipsei de stoc ("rupturile de stoc") si costurile ridicate ale stocurilor (peste necesitatile stricte ale exploatarii).

Obiectvele generale ale MMC in ceea ce priveste gestiunea eficienta a stocurior in anul 2009 sunt urmatoarele:

reducerea semnificativa a resurselor financiare investite in stocurile de siguranta (15-25%);

reducerea surplusului de marfa precum si a produselor cu miscare lenta (5-20%);

reducerea rupturilor de stoc (10-25%) realizandu-se astfel o mai buna prezenta a marfurilor la raft ;

reducerea costurilor administrative in realimentarea stocurilor (10-25%);

reducerea valorii corectiilor de stoc;

reducerea timpului de gestionare a stocurilor, in special a timpului alocat inventarelor (30-50%).

Indicatorii stocurilor de marfuri

Marimea stocurilor de marfuri existente in magazin, dinamica si evolutia lor sunt cunantificate cu ajutorul unor indicatori, de natura absoluta sau relativa.

Indicatorii absoluti masoara stocurile de marfuri fie in unitati naturale (cantitativ), fie valorice. Ambele forme de exprimare sunt importante deoarece cu ajutorul lor se poate aprecia atat marimea stocurilor la nivel de magazin si de raion la un moment dat, cat si cele medii ale unei anumite perioade, determinate ca medie a stocurilor existente la anumite momente, dintr-o perioada supusa analizei. Cunoasterea marimii naturale (cantitative) a stocurilor este utila pentru stabilirea posibilitatilor concrete de satisfacere a anumitor nevoi ale clientilor, pentru determinarea necesarului de spatii de depozitare si pastrare a stocurilor. In exprimare valorica, stocurile indica marimea imobilizarilor de fonduri.

Indicatorii absoluti, oricat de complet ar reda situatia de la un moment dat sau dintr-o anumita perioada, "nu pot sugera apreciari asupra caracterului normal sau anormal al stocurilor, nu pot exprima marimea lor in raport cu volumul marfurilor" .

Acestor cerinte le raspund indicatorii relativi ai stocurilor, fiind rezultatul unor raporturi dintre o serie de indicatori absoluti.

Viteza de rotatie a stocurilor exprima numarul mediu de zile in care a stat o marfa in stoc de la sosirea sa in magazin (efectuarea receptiei) pana la vanzarea sa, adica marimea perioadei de reinoire completa a stocului de marfuri. Se calculeaza cu ajutorul relatiei:

unde: Vr - reprezinta viteza de rotatie, in zile;

S - reprezinta stocul mediu al unei anumite perioade;

V - reprezinta vanzarea aferenta perioadei luate in calcul;

T - durata perioadei financiare de referinta

Acest indicator relativ reflecta atat actiunea factorilor de influentare a stocurilor, cat si eficienta politicii manageriale in ceea ce priveste aprovizionarea, stocarea si vanzarea marfurilor. Pentru aflarea vitezei de circulatie, trebuie calculate in prealabil stocul mediu si vinzarea medie zilnica.

Numarul de rotatii ale stocului mediu arata de cate ori se reinnoiesc stocurile in cursul perioadei supuse analizei, de cate ori se cuprind ele in valoarea vanzarilor de marfuri. Modul de calcul al acestui indicator este urmatorul:

unde : NRS - reprezinta numarul de rotatii ale stocului mediu;

S - reprezinta stocul mediu din perioada analizata;

V - reprezinta vanzarile perioadei respective.

Desigur, cu cat numarul de rotatii este mai mare, cu atat activitatea desfasurata in cadrul raionului si implicit a magazinului este mai buna, mai eficienta, fiind sustinuta de o aprovizionare

ritmica, eficienta, acest lucru favorizand sustinerea activitatiicu un anumit capital.

In anexa 3 sunt prezentate situatiile aferente primelor patru luni ale anului pe departamentul Food Dry.

Se constata ca in luna aprilie , raionul cu cea mai mare pondere a stocurilor este 61 SWEETS/ CONFECTIONARY, reprezentand aproape un sfert din valoarea stocurilor pe Food Dry (22,49%) , urmat, la o oarecare distanta de raionul 62 BEVERAGE/TABACCO (17,14%). Raioanele 65 EDIBLE GROCERIES si 66 DETERGENTS, 63 WINE, au la rindul lor o pondere semnificativa in valoarea stocurilor de pe Food Dry, si anume 16,04%, 14,65%, respectiv 12,63%. In schimb raioanele cu nivelul cel mai mic al stocurilor sunt 67 COSMETICS (8,42%) si raionul 64 CANNED FOOD (8,64%).

Deoarece raionul de dulciuri prezinta cea mai mare valoare a stocului mediu, voi supune analizei situatia de pe acest raion.

Analiza indicatorilor ce caracterizeaza viteza de rotatie vizeaza factorii de accelerare (incetinire) din cadrul raionului 61 din punct de vedere al dinamicii stocurilor medii. Totodata analiza urmareste efectele accelerarii (incetinirii) vitezei de rotatie a stocurilor asupra performantelor financiare, accelerarea fiind caracterizata prin cresterea numarului de rotatii care antreneaza reducerea duratei de rotatie

Pe baza datelor din anexa 3 se determina indicatorii stocurilor de marfuri aferente raionului 61 SWEETS/ CONFECTIONARY, prezentati in Tabelul 1:

Tabelul 1 Dinamica principalilor indicatori ai stocurilor

In ceea ce priveste dinamica stocurilor medii aferente raionului 61, in perioada supusa analizei, se inregistreza o crestere cu 166.343 lei, rezultata in principal de devansarea fluxului de desfaceri al magazinului de catre cel de aprovizionare

Structura stocurilor medii in perioada ianuarie-aprilie a anului curent a inregistrat schimbari semnificative de la o luna la alta. Asfel, fata de luna ianuarie stocurile au inregistrat o crestere de 9,97%, datorata cresterii vanzarii medii zilnice de la 48.035,77 in ianuarie la 59.034,03 in aprilie, dar si a scaderii vitezei de rotatie a stocurilor cu 3,65 zile.

Raportat la luna februarie s-a constatat o scadere a nivelului acestora cu 1,74%, remarcandu-se o reducere a vitezei de rotatie cu 1,4 zile, in conditiile unei cresteri nesemnificative, cu doar 1.545,93 lei, a vanzarii medii zilnice.

Spre deosebire de luna martie, valoarea acestora a crescut, datorata, de data aceasta, cresterii vitezei de rotatie a stocurilor cu 2,55 zile in conditiile unei cresteri a vanzarii medii zilnice de doar 545,10 lei.

In ceea ce priveste numarul de rotatii al stocului mediu acesta a inregistrat in luna aprilie o usoara crestere comparativ cu lunile ianuarie si februarie (0,7 respectiv 0,10 rotatii) , dar a suferit o scadere semnificativa raportat la luna martie (-0,12 rotatii), care a antrenat cresterea duratei unei rotatii cu 2,5 zile.

In concluzie, indicatorii evidentiati anterior nu au avut o evolutie favorabila ceea ce exprima slaba eficienta in gestionarea stocurilor. Singura influenta pozitiva este data de evolutia vanzarilor medii zilnice ale raionului inregistrand cresteri in fiecare luna.

Apreciez ca situatia raionului este oarecum nefavorabila datorita duratei mari vitezei de rotatie a marfurilor care depaseste o luna, in conditiile in care se pot face aprovizionari saptamanale pentru fiecare articol listat.

Importanta accelerarii vitezei de rotatie a stocurilor din cadrul raionului pentru imbunatatirea situatiei financiare impune descoperirea cailor de crestere a acesteia, care vizeaza fazele de aprovizionare, stocare si vanzare, printre sunt de amintit: reducerea stocurilor marfuri la minimum necesar, valorificarea rapida a marfurilor cu miscare lenta sau fara miscare, scurtarea duratei ciclului de aprovizionare.

Tabelul 2

In ceea ce priveste valorile targetate ale stocului mediu, din analiza datelor cuprinse in tabelul 2, se constata ca pe raionul 61 s-a inregistrat o crestere a stocurilor peste limitele stabilite, imobilizarile de capital mai mari nefiind justificate de vanzarile aferente lunilor respective, fapt ce indica o dimensionare a stocurilor ineficienta.

3 Analiza sezonalitatii stocurilor

In conditiile economice actuale, a mediului in care-si desfasoara in prezent activitatea magazinul, deciziile, ca principale elemente de directionare a activitatii, implica in mod necesar, realizarea unor studii de perspectiva, neputandu-se desfatura o activitate eficienta fara a dispune de un sistem adecvat pentru realizarea unor previziuni.

In ceea ce priveste gestiunea stocurilor, eficacitatea acesteia depinde in mod direct de posibilitatile managerilor magazinului de a determina cererea viitoare, dar si de a stabili legitatile care guverneaza abaterile aleatoare ale acesteia de la evolutia sa normala si de a le cuantifica. Fiind obligat sa satisfaca promt cererile clientilor, care nu comanda in prealabil marfurile pe care doresc sa le achizitioneze,, managementul magazinului trebuie sa apeleze la previziune, aceasta fiind singura alternativa pentru cunoasterea cererii viitoare

Sezonalitatea reprezinta o caracteristica a activitatii magazinului si in special a raionului de dulciuri, cu implicatii asupra modului de organizare a aprovizionarii si gestiunii stocurilor si a rezultatelor economico-financiare.

Sezonalitatea se manifesta diferit, ca intensitate, pe produse si grupe de produse si este generata in primul rand de evenimente care au loc in anumite perioade ale anului, cum ar fi Craciunul si Pastele.

Pentru gestiunea operativa a stocurilor este indicat sa se stabileasca valul sezonier pentru perioade scurte de timp. In acest scop se calculeaza coeficientii de sezonalitate lunari, care indica punctele de maxima si minima intensitate a cererii, precum si perioadele de crestere si scadre a acesteia.

Coeficientii de sezonalitate pot fi determinati prin mai multe metode. Dintre aceste metode o aplicatie mai larga o are metoda mediei aritmetice, conform careia acesti coeficienti se determina cu urmatoarea relatie:

in care:

- reprezinta vanzarea medie lunara

- reprezinta media lunara generala a vanzarilor

Cu cat valoarea acestor coeficientii se indeparteaza de 1, cu atat caracterul sezonier al fenomenului este mai pronuntat si invers, cu cat se apropie de 1 cu atat sezonalitatea se atenueaza.

In tabelul 3 este prezentata evolutia vanzarilor medii lunare in anul 2007, respectiv in anul 2007, aferente raionului 61 :

Tabelul 3

Fig.1 Evolutia vanzarilor medii

Se constata ca vanzarile medii fluctueaza pe parcursul anului 2007 inregistrand valoarea lor maxima in luna decembrie. In aceasta luna valoarea medie cifrei de afaceri s-a ridicat la lei, reprezentand aproximativ 11,72% din valoarea vanzarilor anului respectiv, lucru explicat de sarbatorile de iarna cand vanzarile cresc semnificativ. De asemenea o crestere consistenta a desfacerilor s-a inregistrat si in luna aprilie, valoarea lor ajungand la 1.88076 lei, fapt datorat vanzarilor mari specifice sarbatorile pascale. De asemenea valori semnificative ale vanzarilor s-au inregistrat si in luna noiembrie.

Comparativ cu anul precedent vanzarile medii lunare au crescut in 2008 in medie cu 1.667.922 lei. Cea mai mare crestere s-a inregistrat tot in luna decembrie, cand ponderea acestora a crescut cu 32,07%.

In ceea ce priveste coeficientul de sezonalitate, acesta variaza intre 0,83 in luna ianuarie si 1,47 in luna decembrie (in luna septembrie). Valorile coeficientului sunt mai apropiate de 1, deci caracterul sezonier al cifrei de afaceri este mai atenuat

Pentru caracterizarea intensitatii si tendintei sezonalitatii se utilizeaza coeficientul de concentrare sezoniera:

unde: gi - reprezinta ponderea stocurilor medii lunare in valoarea anuala a stocurilor;

n - reprezinta numarul de termeni ai seriei.

Coeficientul de concentrare sezoniera poate lua valori intre 1 si 0. Apropierea de 0 semnifica o distributie uniforma a stocurilor medii pe diviziuni de timp, iar apropierea de 1 arata o concentrare a stocurilor medii pe anumite perioade ale anului.

Pe baza datelor din tabelul anterior se obtin urmatoarele valori:

Valorile coeficientului de concentrare sezoniera semnifica o distributie relativ uniforma a vanzarilor medii lunare in timpul anului. Ca si tendinta se inregistreaza o crestere a sezonalitatii evidentiata de modificarea coeficientului de concentrare de la 4.86% in anul 2007 la 6,23% in anul 2008.

Sezonalitatea genereaza o serie de consecinte economico-financiare . Astfel, concentrarea sezoniera a activitatii determina oscilatii in intensitatea si eficienta utilizarii capitalului investit in stocuri: acestea sunt folosite incomplet in extrasezon si suprasolicitate in perioadele de varf de activitate. Sezonalitatea determina o evolutie nefavorabila in extrasezon a raportului dintre cifra de afaceri si suma cheltuielilor, respectiv nivelul rentabilitatii. In sezon, dinamica cifrei de afaceri devanseaza dinamica costurilor, asigurand o rentabilitate absoluta si relativa mai mare.

Aceste consecinte sunt reflectate de evolutia cifrei de afaceri si valorii stocurilor.evidentiata in tabelul 4:

Tabelul 4

Figura 2 Evolutia stocului mediu comparativ cu vanzarile

Pentru desfasurarea unei activitati optime in cadrul raionului si a magazinului per ansamblu, cunoasterea sezonalitatii si a consecintelor sale este conditia unei gestiuni eficiente, deoarece asigura: aprovizionarea in cantitatiile si la termenele corespunzatoare volumului si momentului de manifestare a cererii, desfasurarea activitatii cu stocuri finale si medii relativ reduse si evitarea formarii stocurilor lent sau greu vandabile; reducerea cheltuielilor si sporirea rentabilitatii.

4 Planificarea si normarea stocurilor

Datorita dimensiunii mari a activitatii desfasurate in cadrul magazinului si a structurii complexe a acesteia, gestiunea stocurilor de marfuri dobandeste o actualitate incontestabila.

Importanta gestionarii stocurilor rezida din dublul caracter al al procesului de stocare, care este un proces economic cu rol esential in mecanismul circulatiei, dar in acelasi timp reprezinta si o imobilizare a fondurilor materiale si banesti. Astfel, activitatea de gestiune a stocurilor trebuie in asa fel organizata, incat sa asigure, concomitent, mai multor sarcini[5].

Una din aceste sarcini o reprezinta aprovizionarea continua a magazinului cu marfuri. Realizarea acesteia implica studierea atenta a vanzarilor realizate in perioada precedenta, a articolelor aflate in promotie, a articolelor cu viteza de rotatie mare, astfel incat sa se asigure existenta in stoc a tuturor articolelor listate, in cantitatile care sunt necesare, dand posibilitatea clientilor de a cumpara sau alege un produs mai ieftin ca alternativa.

O alta sarcina complexa a activitatii de gestiune a stocurilor o reprezinta evidenta stocurilor.

Prin gestiunea "in timp real" a stocurilor monitorizarea continua a miscarilor de articole cu ajutorul sistemului informatic ce permite evidenta in timp real a miscarilor de stocuri, activitatea de gestiunea a stocurilor reprezinta o activitate de gestiune a profitabilitatii asigurand eficientizarea activitatii magazinului.

Accelerarea vitezei de rotatie a marfurilor reprezinta o alta sarcina a gestiunii stocurilor. Prin asigurarea dimensiunii si structurii stocurilor in concordanta cu nevoile reale ale magazinului gestiunea contribuie la reducerea timpului in care marfurile "stationeaza" pe rafturi.

Cresterea eficientei economice a intregii activitati reprezinta obiectivul principal al gestiunii stocurilor, iar acesta poate fi atins prin reducerea cheltuielilor asociate stocurilor, rezultanta fireasca a accelerarii vitezei de rotatie a stocurilor si scurtarea timpului in care marfurile raman in cadrul magazinului sub forma de stocuri.

Din toate aceste sarcini ale gestiunii stocurilor decurg unele presiuni in ceea ce priveste dimensionarea optima a stocurilor.

Presiuni'' pentru stocuri mici:

costuri de stocare;

spatiile de depozitare;

riscul degradarii marfurilor pe perioada stocarii;

sezonalitatea unor produse;

imobilizarea unor fonduri banesti.

Presiuni'' pentru stocuri mari:

asigurarea servirii neintrerupte a clientilor;

eliminarea rupturilor de stoc;

costuri de aprovizionare, transport, receptie, merchantizare.

Pentru optimizarea activitatii de gestiune a stocurilor se utilizeaza norme pe baza carora sa se faca aprovizionarea si pe baza carora se poate face o evaluare a decalajului creat intre evolutia reala a stocurilor si obiectivele fixate.

Normarea stocului curent, ca element de baza a stocului comercial, in functie de care se caracterizeaza starea si evolutia proceselor de stocare in general, se determina tinand cont de doi indicatori, si anume vanzarea medie zilnica () si intervalul mediu de timp dintre doua livrari succesive().

Vanzarea medie zilnica reprezinta valoarea marfurilor vandute de intr-o anumita perioada de timp.

Intervalul mediu dintre doua aprovizionari reprezinta numarul de zile care se inregistreaza intre doua intrari succesive de materiale. Acesta se determina fie pe baza termenelor stabilite de comun acord cu furnizorul.

Normarea stocului de siguranta ca element component a stocului comercial, indeplineste rolul de "tampon" in satisfacerea cererilor pentru consumul productiv, in conditii de dereglare a aprovizionarii..

Una din metodele de normare a stocului e siguranta, des intalnita in practica este metoda calculului direct, care stabileste perioada de timp pentru care se creaza acest stoc.

Timpul total necesar pentru constituirea stocului de siguranta se compune din:

timpul pentru realizarea si transmiterea comenzii de marfa catre furnizor;

timpul necesar furnizorului de a pregatii marfa;

timpul privind transportul marfii;

timpul privind receptia si mercantizarea marfii.

Pe baza metodei directe stocul de siguranta este dat de produsul dintre vanzarea medie zilnica() si suma tuturor timpilor necesari pentru aprovizionarea unitatii cu marfa respectiva:

Desfasurarea activitatii comerciale din cadrul magazinului se face in conditii de fluctuatie a cererii pe durata intervalului de reaprovizionare. Se impune astfel crearea de stocuri de siguranta (stocuri tinta) cu rolul de a asigura protectia fata de acest tip de incertitudine. Planificarea stocului tinta presupune identificarea probabilitatilor de producere a unei rupturi de stoc, estimarea cererii pe durata rupturii de stoc si adoptarea unei decizii referitoare la gradul de protectie dorit fata de rupturile de stoc.

Sistemul informatic de management al stocurilor din cadrul magazinului este astfel conceput incat sa realizeze o previziune a nevoilor pentru toate produsele din stoc la un orizont de numar de zile determinat in functie de furnizor.

Lead-time-urile comenzilor sunt realist stabilite in sistem, furnizorii nefiind luati prin surprindere de urmatoarea comanda. Estimarea cererii pentru urmatoarea perioada este adusa la zi in fiecare saptamana .

Vizibilitatea asupra intregului sistem le ofera sefilor de raion posibilitatea de a rezolva problemele posibile in avans la toate nivelele. Avand cererea, aprovizionarea si stocurile proiectate pentru viitor, potentialele lipsuri din stocuri pot fi detectate din vreme iar livrarile comandate din timp inainte ca stocurile sa ajunga la zero

Pentru stabilirea cantitatii economice de comandat sistemul utilizeaza o formula liniara pentru a prevedea cererile viitoare, preluand intr-un cont ultimele 15 zile de vanzare ale fiecarui articol. Ultimele 15 zile sunt rezumate, media este dedusa si cifra vanzarilor ultimelor zile este adaugata din nou pentru a calcula noua medie. Bazandu-se pe aceasta noua baza sistemul o multiplica cu cantitatea ramasa a zilelor pana la livrare si deducerea stocului si deschiderea comenzilor.

Formulele folosite de sistem in calcularea propunerilor de comanda sunt urmatoarele:

Cantitatea necesara= Stocul siguranta - Stocul efectiv- cantitatea comandata

Stocul de siguranta = 15VMZ/15*zile de comanda

15VMZ=15 zile de vanzare veche-VMZ+cantitatea vanduta in ultima zi

Pentru a intelege mai bine cele de sus se poate considerea exemplul articolului 484848-100 G. TABLETA AFRICANA ARAHIDE, care in ultimele 15 zile a inregistrat urmatoarele vanzari, conform datelor prezentate in tabelul 5:

Tabelul 5

Determinarea cantitatii optime de aprovizionat se realizeaza in felul urmator:

Tabelul 6

Astfel, cantitatea propusa de sistem, tinand cont de vanzarile din ultimele 15 zile pentru articolul respect, este de 270 um. Aceasta, impreuna cu cantitatea deja existenta in magazin si cu cea care urmeaza sa fie livrata se presupune va acoperi necesarul pentru urmatoarele 10 zile, cand va avea loc urmatoarea livrare.

Sistemul informatic nu tine cont insa si de alti factori care trebuie luati in considerare si anume: faptul ca produsul respectiv va face obiectul unei promotii viitoare sau lansarea unei comenzi ferme din partea unui client. De aceea , seful de raion poate sa valideze aceasta propunere de comanda facuta de sistem sau o poate modifica in functie de informatiile suplimentare pe care le detine.

4 Nivelul de serviciu

Pentru desfasurarea unei activitati rentabile managerii de raion din cadrul magazinului trebuie sa asigure aprovizionarea neintrerupta cu produsele solicitate de clienti. Intotdeauna o cerere nesatisfacuta inseamna o pierdere de vanzare, si, de ce nu, a clientului care se va orienta catre alt magazin.

In conditiile unor bune relatii economice cu furnizorii, a posibilitatii ca acestia sa asigure la termen necesarul de marfuri comandat de seful de raion, apare tendinta de a reduce la minimum necesar stocurile, in vederea cresterii eficientei activitatii desfasurate.

In activitatea practica, exista insa situatii cand nu toate comenzile sunt onorate, principalele motive fiind variatia cererii, reflectata in variatia comenzilor, neonorarea de catre unii furnizori a contractelor incheiate cu compania sau chiar aparitia unor greseli, a unor erori ale furnizorului, erori referitoare la constituirea loturilor de expediat, la emiterea documentelor de expeditie etc. Desigur, cea mai mare parte a unor asemenea cauze, fiind de natura subiectiva, pot fi preintampinate sau remediate.

In baza contractului de livrare de marfuri incheiat cu furnizorii, se intocmeste programul (planul) de aprovizionare, plecand de la previziunile privind cererea pentru articolele fiecarui furnizor. Avand insa in vedere ca, de fapt, cererea previzionata nu reprezinta altceva decat o valoare medie, calculata pe baza desfacerilor reale, fiind de asteptat ca in cele mai multe cazuri aceasta sa nu coincida cu cererea efectiva, se elaboreza programul de aprovizionare luand in calcul un stoc suplimentar, care are rolul de a acoperi necesarul de marfuri pana in momentul in care va avea loc o noua livrare a articolului respectiv. Evident, si marimea acestui stoc trebuie stabilita cu mare atentie, sa se aiba in vedere, mai intai, evitarea unor eventuale rupturi de stoc, iar apoi cheltuielile suplimetare aferente unui asemenea stoc.

Comenzile catre furnizori de lanseaza pe baza previziunilor determinate cu ajutorul unui algoritm care ia in calcul vanzarile din ultimele 15 zile, ajustate in functie de anumiti factori. In aceste conditii este de asteptat ca nevoile magazinului sa depaseasca in jumatate din cazuri valorile medii prevazute. De fiecare data cand o astfel de eventualitate are loc, se produce o ruptura de stoc, cu consecinte cunoscute.

In aceste conditii, daca sefii de raion isi elaboreaza planul de aprovizionare pe baza previziunilor facute de sistem fara sa ia nicio masura suplimentara de protectie, in multe cazuri stocul va fi epuizat inainte de reaprovizionarea sa.

Pentru a preintampina astfel de situatii se impune constituirea unor stocuri suplimentare, care cu cat sunt mai mari cu atat se reduce riscul aparitiei rupturii de stoc.

Nu se poate insa acumula un stoc de siguranta ale carui dimensiuni sa poata suprima in intregime riscul rupturii, datorita cheltuielilor de stocaj care sunt prohibitive, astfel ca practic s-a decis ca limitele maxime admise ale rupturii de stoc sa fie de maxim 4% pe food si de 8% pe nonfood, altfel spus nivelul de serviciu pentru departamentul food este de 96% iar pe nonfood de 92%.

Deci, marimea stocului de siguranta depinde de marimea nivelului de serviciu, care se poate exprima prin frecventa rupturilor de stoc sau prin proportia comenzilor satisfacute.

Tabelul 7 Nivelul stocului de serviciu pe departamentul Food Dry, aferent lunii aprilie

Din datele prezentate in tabelul 7 reiese faptul ca nivelul de serviciu al raionului 61 s-a mentinut in decursul lunii aprilie peste valorile stabilite. Daca in prima saptamana a lunii valoarea nivelului de serviciu se situa cu doar 0,62% peste nivelul targetat, acesta a crescut treptat cu 1,66% in a doua saptamana si 2,33 in saptamana a treia, ajungand la sfarsitul lunii la nivelul de 98,60%.

Astfel, o parte a cererii a fost satisfacuta la timp de produsele aflate in stoc. Dar nivelul ridicat de disponibilitate al marfurilor a produs si un nivel ridicat de responsabilitate, deoarece a implicat totodata si o crestere a costului, deoarece multe stocuri au fost constituite, dar nu toate au inregistrat vanzarile asteptate.

Principalul beneficiu este ca s-a evitat un nivel scazut al disponibilitatii produselor, la care desi costul stocului este mai scazut, exista posibilitatea ca un client sa nu fie servit la timp.

5 Urmarirea si controlul stocurilor

Managementul stocurilor nu se limiteaza doar la a determina marimea si structura stocurilor, ci cuprinde instrumente de conducere a stocurilor, de urmarire a dinamicii si evolutiei lor, permitandu-se astfel cunoasterea permanenta a situatiei si interventia preventiva si operativa pentru mentinerea lor la nivelul stabilit.

Controlul stocurilor reprezinta principala preocupare a managerilor magazinului. Deoarece reprezinta o zona mult prea monotona, angajatii tind sa nu acorde prea multa importanta procedurilor corecte de inregistrare a stocurilor. Rupturile de stoc, stocurile supranormative, cu miscare lenta sau fara miscare, continua sa puna probleme si celor mai bine planificate activitati chiar si in conditiile utilizarii unui sistem informational performant. Adevarul este ca pentru a avea succes in eforturile de reducerea stocurilor, de economisire a banilor si crestere a eficientei activitatii, este foarte important sa se urmareasca atent stocurile.

Metodele de control ale stocului utilizate in cadrul magazinului sunt:

controlul continuu;

controlul periodic;

controlul agregat al stocurilor.

Controlul continuu consta in analiza zilnica a stocurilor, pentru a determina miscarile de marfuri si necesitatile de reaprovizionare, prin prelucrarea listelor zilnice aferente fiecarui raion. Fezabilitatea controlului continuu este dependenta de disponibilitatea permanenta a datelor referitoare la nivelul stocului pentru fiecare produs in parte.

Cu ajutorul sistemului informatic de management al stocurilor se genereaza o serie de rapoarte pentru sprijinirea verificarii zilnice a stocului si pentru clarificari suplimentare ale situatiilor referitoare la acesta, si anume:

Lista stoc 0;

Lista stoc negativ;

Lista stoc minus;

Corectii de stoc

Pentru stabilirea cu exactitate a cantitatilor existente in stoc este necesara o confruntare a stocurilor scriptice cu cele faptice.

Etapele pe care responsabilul cu aprovizionarea de pe fiecare raion, trebuie sa le parcurga sunt prezentati in figura 3:

Fig. 3

Conform procedurii controlului continuu, momentul reaprovizionarii se stabileste atunci cand suma dintre cantitatea existenta in stoc si cantitatea care a fost deja comandata (si care urmeaza sa fie primita de magazin) este sub limita punctului de reaprovizionare (stoc tinta), fapt evidentiat de lista de stoc minus. Aceasta lista contine articolele pentru care stocul este mai mic decat cantitatea estimata a fi vanduta in termen de 5 zile de vanzare. In acest caz se impune:

necesitatea lansarii de comenzi sau a suplimetarii comenzilor existente, datorita cresterii neasteptate a vanzarilor;

necesitatea verificarii atente a propunerii de comanda;

verificarea livrarilor nu au avut loc si contactarea cu prioritate a furnizorilor;

verificarea receptiilor din ziua precedenta care nu au fost inca validate.

Controlul periodic consta in analiza stocurilor la anumite intervale de timp, de exemplu saptamanal sau lunar. Acest tip de control presupune realizarea, la anumite intervale de timp, a unor inventare pe anumite grupe merceologice. Inventarul periodic, si mai cu seama ritmicitatea acestuia urmaresc sa eficientizeze activitatea de supraveghere a socului, a intreg sistemului de gestiune.

Periodicitatea intervalului de timp intre doua inventare pe o anumita grupa merceologica este stabilita in functie de legea lui Paretto, plecandu-se de la principiul ca nu se pot afecta aceleasi mijloace si eforturi tuturor produselor, indiferent de aportul lor la realizarea in bune conditii a activitatii.

Ritmul de supraveghere pentru fiecare grupa de produse se stabileste plecand de la ideea potrivit careia cu cat produsele au o viteza de rotatie mai mare cu atat ritmul de supraveghere trebuie sa fie mai ,, sever''.

Alte moduri de verificare a stocurilor utilizate in cadrul magazinului sunt sistemul de reaprovizionare in functie de nivelul tinta si sistemul de reaprovizionare optional.

Sistemul de reaprovizionare in functie de nivelul tinta se bazeaza pe un interval fix al comenzii si pe un control periodic la intervale scurte. Aceasta metoda stabileste marimea comenzii insa nu face referire la dimensionarea stocului.

Sistemul de reaprovizionare optional face parte din categoria sistemelor de control modificate si ia in calcul o marime variabila a comenzii. Se mai numeste si min-max deoarece stabileste o limita superioara si una inferioara, intre care trebuie sa se incadreze nivelul stocului.

Controlul agregat al stocurilor are rolul de a urmari grupe de produse sau ansamblul produselor oferite de firma clientilor sai.

Poate fi realizat cu ajutorul mai multor metode:

viteza de circulatie si numarul de rotatii care pot fi stabilite atat pentru ansamblul produselor cat si pentru anumite categorii merceologice in parte. Principalul inconvenient este acela ca stocurile medii variaza in mod direct proportional cu vanzarile. Analiza ABC sau analiza Pareto care se bazeaza pe clasificarea produselor in trei categorii: categoria A, in care sunt incluse produsele cu circulatie rapida, categoria B care cuprinde produsele cu o viteza de circulatie medie si categoria C este cea a produselor cu circulatie lenta.

metoda relatiei dintre stoc si cerere, pentru utilizarea metodei sunt necesare date referitoare la stocul mediu si istoricul livrarilor pentru fiecare articol in parte;

limita investitiei totale, exprimat prin targetul pe stoc, reprezentand nivelul maxim al investitiilor in stocuri, care nu trebuie sa fie depasit.

Gestiunea diferentiata a stocurilor

dupa sistemul ABC

Gestiunea stocurilor necesita prelucrarea unui volum mare de informatii, atat in planificarea cat si in urmarirea realizarii proceselor de stocare. De aceea, chiar si in conditiile existentei sistemului informatic de gestiune a stocurilor se pune problema oportunitatii prelucrarii cu acuratete maxima a tuturor informatiilor relative la stocuri, numai a unei parti sau prelucrarea diferentiata, in functie de importanta stocurilor.

Avand in vedere toate costurile asociate stocurilor si in scopul diminuarii acestora trebuie aplicata o politica diferentiata in ceea ce priveste aprovizionarea cu diferite produse, in functie de importanta lor in generarea de profituri per magazin (in functie de adaosul comercial/marja de profit, frecventa cererii/aprovizionarii etc). Astfel, pentru obtinerea unei eficientizari a activitatii de gestiune a stocurilor este importanta identificarea principalelor tipuri de produse din portofoliul magazinului.

Un procedeu rapid pentru analiza aprovizionarii si gestiunii economice a produselor comercializate este metoda ABC. Acesata metoda decurge din legea lui Pareto care considera ca 20% din numarul articolelor comercializate genereaza 80% din venituri, in timp ce 80% din numarul articolelor genereaza doar 20% din venituri.

Se porneste de la ideea ca exista deosebiri in privinta contributiei fiecarui produs si fiecarei categorii de produse la vanzarile, profiturile, cota de piata si competitivitatea firmei. In plus, in decursul timpului aceasta contributie se modifica, datorita trecerii produsului intr-o alta etapa a ciclului sau de viata si confruntarii cu o situatie diferita a pietei.

Conform analizei ABC pentru fiecare categorie se va stabili un nivel diferit de disponibilitate a stocului, in functie de particularitatile categoriei respective. In categoria A, sunt incluse produsele cu circulatie rapida, in categoria B cele care au o viteza de circulatie medie, iar in C produsele cu circulatie lenta, astfel:

-          Grupa A - aproximativ 30% din numarul produselor ce fac obiectul stocarii, dar care contribuie in proportie de 60% la realizarea veniturilor magazinului;

-          Grupa B - circa 20% din numarul produselor, a caror contributie la performanta magazinului este tot de 20%;

-          Grupa C - cuprinzand un numar foarte mare de produse - circa 50% din numarul total al produselor -  dar a caror contributie cumulata la veniturile si profiturile magazinului  depaseste cu putin 20%.

In tabelul 8 este redata situatia la sfarsitul lunii aprilie a articolelor ABC pe raionul 61:

Tabelul 8

Astfel, dintr-un total de 1.570 articole deschise la comanda doar 442 au avut viteza mare de rotatie generand venituri de 1.067.830 lei, ceea ce reprezinta 58,20% din cifra de afaceri aferenta raionului 61 in luna aprilie. La polul opus articolele din clasa C, in numar de 774 produse au generat in luna aprilie venituri de doar 409.151 lei.

Se observa ca articolele din clasa "A" inregistreaza cele mai bune vanzari ceea ce confera o anumita imagine raionului.

Articolele de clasa "B" sunt undeva la mijloc, reprezentand zona de echilibru a magazinului incluzand produse intermediare sub aspectul contributiei la cifra de afaceri. Produsele din aceasta categorie se caracterizeaza printr-o mai mare stabilitate si au o rentabilitate mai buna.

Produsele din clasa "C" au o pondere ridicata in totalul articolelor active din cadrul raionului (49,30%) si o contributie redusa la cifra de afaceri (22,30%) ceea ce ingreuneaza gestiunea stocurilor si poate conduce la ideea suprimarii sau chiar eliminarii lor. O asemenea decizie ar fi insa necorespunzatoare deoarece politica comerciala a magazinului trebuie sa tina seama de urmatoarele aspecte:

gradul de noutate al respectivelor produse- inainte de a fi cunoscute si acceptate de consumatori, produsele pot acoperi doar o mica parte din cifra de afaceri;

in oferta magazinului de regasesc si produse obsolescente, care fac obiectul unei cereri restranse, dar care sunt absolut necesare.

Indiferent de categoria in care se incadreaza, pentru a asigura un nivel inalt al serviciului oferit clientilor este imperativ necesar ca aceste produse sa existe permanent in stoc.

Din perspectiva managementului nu este indicata pastrarea unui nivel scazut al stocurilor articolelor "A" ci stabilirea realimentarii frecvente pentru preintampinarea cererii masive.  In opozitie, strategia cea mai potrivita pentru unele din elementele clasei "C" este retinerea stocurilor si analizarea alternativelor cum ar fi returnarea nevandabilelor sau schimb 1/1 chiar si in conditii mai putin avantajoase. 

Articolele din clasa "B" se revizuiesc mai rar decat elementele "A", totusi, daca sunt elemente cheie pe care clientii le doresc, trebuie tratate asemenea elementelor "A".

Intrucat in categoria A sunt mai putine articole dar de o mare importanta pentru activitatea magazinului, se controleaza zilnic nivelul stocurilor, disponibilitatea la raft a acestor produse, pentru a observa variatia cererii si a supraveghea de aproape modul in care sunt lansate comenzile si respectarea termenelor de catre furnizori.

Aceasta clasificare a produselor din portofoliul magazinului permite realizarea unei prioritizari in aprovizionarea cu produse, managementul putandu-si concentra efortul financiar in principal asupra aprovizionarii cu produsele care genereaza cele mai multe incasari si cea mai mare marja de profit.

Utilitatea metodei ABC pentru dozarea eforturilor de supraveghere a stocurilor in raport cu interesul pentru diferite produse este totusi in scadere, datorita existentei sistemului informatic ce face posibila evidenta in timp real a stocurilor si aprovizionarii pentru un numar foarte mare de produse, cu costuri aproape neglijabile.

Modalitati de prevenire a fenomenelor negative

ale gestiunii stocurilor

Procesul de aprovizionare-stocare este unul foarte complex ce depinde de actiunea interconjugata atat a factorilor interni cat si a celor externi ai magazinului. Pe parcursul acestui proces se pot ivi diferite abateri (ca marime) de la dimensiunile si structura prestabilite ale stocurilor de marfuri.

Pentru a asigura atingerea parametrilor de performanta ai conducerii este necesara o supraveghere permanenta si atenta a evolutiei stocurilor cu scopul de a sesiza modificarile fundamentale si a nivelului real al stocului , pentru a constata masura si momentul in care acesta se abate de la nivelul planificat.

Se apreciaza ca aceste abateri sunt fenomene negative ce afecteaza defavorabil desfasurarea normala a activitatii din cadrul magazinului si situatia financiara a acestuia.

In astfel de cazuri se impune analiza fenomenului respectiv, a efectelor pe care le poate genera si adoptarea unor decizii adecvate pentru inlaturarea cauzelor si atenuarea efectelor negative produse.

Lipsa de stoc (Out-of-stoc) apare in momentul epuizarii stocului curent. Reprezinta una dintre efectele gestiuni deficitare a stocurilor cu consecinte imediate, reprezentate de scaderea cifrei de afaceri urmata uneori, chiar de pierderea clientilor atunci cand magazinul ramane fara anumite articole in mod repetat. Studii recente efectuate indica faptul ca schimbarea magazinului reprezinta raspunsul clientilor in 20% din situatiile lipsurilor din stoc.

Cauzele aparitiei acestui fenomen pot pot fi impartite in trei grupe distincte:

subperformanta furnizorului;

probleme la centrele de distributie ale furnizorilor;

probleme la nivelul magazinului.

Pentru a determina in ce masura sunt responsabili sefii de raion sau furnizorii de lipsa din stoc a anumitor produse pe raionul 61 voi analiza situatiile din luna aprilie ale stocului 0 si ale comenzilor nelivrate.

In luna aprilie situatia stocului 0 pe raionul 61 a avut urmatoarea evolutie:

Tabelul 9

Fig.4 Evolutia stocului 0 in luna aprilie

In luna aprilie nivelul stocului 0 a fost relativ scazut, avand o medie de 2,12% din totalul produselor deschise la comanda. Fluctuatiile din decursul lunii s-au datorat pe de-o parte cererii care a fost mai mare decat a estimat responsabilul cu aprovizionarea din raionul de dulciuri.

In ceea ce priveste comenzile nelivrate, aproximativ 25% din situatia de out of stoc aferenta lunii aprilie s-a datorat subperformantelor furnizorilor.

Se pare ca totusi, principala cauza a rupturii de stoc isi are punctul de pornire la nivelul magazinului, generata, in principal de dificultatea prognozarii cererii din partea clientilor si a vanzarilor foarte mari datorate sarbatorilor pascale. Dificultatea estimarii necesarului de marfa intervine mai ales in timpul promotiilor sau lansarilor/relansarilor de produse. Nu in ultimul rand, lipsa de stoc se datoreaza si factorului uman, mai exact lipsa acestuia si lipsei concentrarii sefului de raion asupra evitarii lipsurilor din stoc. Deoarece in cadrul magazinului se lucreaza cu sisteme automate de comanda, sefii de raion se bazeaza uneori pe sistem pentru a comanda cantitatile corespunzatoare, fara sa realizeze ca propunerile sistemului trebuie ajustate pe baza miscarilor, pentru a preveni epuizarea stocurilor.

In functie de motivul care a generat aparitia rupturii de stoc se identifica mai multe optiuni decizionale, dupa caz:

generarea si prelucrarea zilnica de catre sefii de raion a listei ce cuprinde articolele cu stoc zero;

prevenirea lipsei de stoc prin transmiterea in timp real a comenzilor catre furnizor si atentionarea acestora in vederea respectarii termenelor de livrare convenite in conditiile in care acestea nu sunt respectate;

reconstituirea urgenta a stocului prin emiterea de comenzi sau apelarea la transferuri din alte magazine, in unele situatii exceptionale;

Un alt fenomen care influenteaza defavorabil activitatea din cadrul magazinului este stocul negativ. Balantele negative la nivel de articol pot afecta activitatea de planificare. Optimizarea gestiunii stocurilor presupune o evidenta exacta a acestora, a produselor de pe stoc si prevenirea vanzarilor pe stoc negativ.

Stocul negativ indica articolele pentru care stocul fizic si scriptic nu sunt egale. Desi pare un concept oarecum ridicol, in mod surprinzator se intampla frecvent si uneori reprezinta chiar o situatie "normala" in activitatea magazinului.

In multe cazuri stocul negativ este pur si simplu o chestiune de sincronizare. Motivele existentei unui stoc negativ pot fi urmatoarele:

La receptia marfurilor s-a facut o eroare la introducerea datelor;

Erorile casierilor; exista articole de la un furnizor care au acelasi pret dar difera descrierea articolului. Casierii de multe ori le confunda intre ele si utilizeaza tasta de multiplicare in loc sa le scaneze separat si atunci cand clientul cumpara diferite sortimente (de ex. diferite arome al aceluiasi iaurt) numai unul dintre ele va fi inregistrat ca fiind vandut. In consecinta, in stocul unui sortiment va avea un surplus fata de stocul fizic efectiv, iar celalalt un deficit sau chiar un deficit sub zero;

Corectie gresita a stocului ca rezultat al erorii umane;

Receptii care nu au fost inchise.

Aceste situatii vor duce la o balanta temporara negativa pana in momentul in care vor fi sesizate si corectate. Ele se regasesc in Lista stoc minus care se genereaza in magazin in fiecare dimineata.

In tabelul 10 este prezentata evolutia stocului negativ in luna aprilie:

Tabelul 10

Fig.5 Evolutia stocului negativ in luna aprilie

Fluctuatile mari ale stocului negativ in aceasta luna s-au datorat fie volumului mare de marfuri livrate de furnizori dar la care nu s-au inchis receptiile in ziua sosirii lor in magazin, fie neprelucrarii zilnice a acestei liste de catre seful de raion. Stocul negativ trebuie solutionat zilnic prin corectii de stoc sau prin inchiderea receptiilor, fiind evident faptul ca nu poate exista un stoc negativ deoarece este perturbata evaluarea datelor din magazin.

In ciuda aspectelor aparent complexe ale stocurilor negative ele sunt de fapt foarte usor de gestionat. Acestea sunt usor de identificat din moment ce nu este nevoie decat de un raport care sa arate articolele cu disponibil sub zero. Prin verificarea zilnica, de obicei este foarte usor de urmarit sursa erorii , tranzactia gresita este care a adus stocul la un nivel negativ.

Suprastocul (Overstock) consta in formarea de stocuri mai mari decit nivelul prestabilit. Are un caracter relativ in functie de exigenta cu care au fost dimensionate initial stocurile de produse, de natura si caracterul, precum si sursa de provenienta a marfurilor respective.

In luna aprilie situatia articolelor cu stoc mai mare de 30 de zile pe departamentul Food Dry a fost urmatoarea :

Tabelul 11

Comparativ cu celelalte raioane, numarul de articole cu stoc mai mare de 30 de zile aferente raionului 61 este mare, reprezentand 16,86% din totalul produselor cu suprastoc de pe Food Dry. Dintre acestea 7,97% sunt stocuri care acopera necesarul de marfa pentru pana la 60 de zile de vanzare, 4,53 % reprezinta stocul necesar intre 61 si 120 zile, iar 4,35% depasesc 120 zile.

Una din cauzele suprastocului il reprezinta faptul ca unele articole au fost achizitionate deoarece pretul de achizitie este intr-o continua crestere, lucru valabil in special pentru marfurile din import. De asemenea s au constituit stocuri foarte mari pentru articole care au fost achizitionate un pret de achizitie favorabil pentru Metro. Constituirea unor asemenea stocuri este justificata doar in situatia in care respectivele marfuri au o viteza de rotatie mare.

Cu toate acestea, existenta unui numar atat de mare de articole cu stoc ce depaseste necesarul pe 60 de zile nu este justificata, in conditiile in care exita posibilitatea aprovizionarii saptamanale.

Existenta de suprastostocuri la unele articole, in special la cele cu miscare lenta reprezinta o imobilizare suplimentara de resurse materiale si financiare care afecteaza buna desfasurare a activitatii din cadrul magazinului. De asemenea aceste articole prezinta un risc crescut de deteriorare sau iesire din termen, cauzand pagube importante. Aceasta situatie trebuie gestionata eficient prin generarea si prelucrarea saptamanala de catre sefii de raion a listelor care contin aceasta categorie de articole.

In cazul prezentat pentru reducerea suprastocului se impune efectuarea de plasari speciale suplimentare pentru respectivele articole si chiar reducerea pretului de vanzare, uneori sub pretul de achizitie. Daca este posibil se pot realiza transferuri catre alte magazine sau returnarea unei parti din marfa catre furnizor, daca contractele incheiate cu ei stipuleaza o astfel de posibilitate.

Stocurile de bunuri cu miscare lenta (ALTWARE) sunt constituite din articole cu o frecventa de tranzactionare lenta , adica articolele care nu sunt vandute la fel de frecvent ca si alte produse si, de aceea, necesita spatiu pe raft pentru perioade mai lungi de timp. Aceste stocuri pot fi si rezultatul unui fenomen de suprastocare.

In luna aprilie nivelul stocurilor cu miscare lenta pe departamentul Food Dry inregistra urmatoarele valori:

Tabelul 11

Din tabelul 11 se poate observa ca ponderea altware aferent raionului 61 atinge valoarea de 21,62% din totalul marfurilor cu miscare lenta de pe Food Dry, reprezentand o valoare foarte mare pe un raion in care majoritatea produselor au termene de garantie de pana la un an.

Luand ca punct de reper luna aprilie a anului trecut se poate constata o variatie a valorii acestor marfuri, inregistrand o scadere pana in luna august a anului trecut pana la valoarea de 61.848.12 lei, dupa care incepe sa urce usor, atingand in luna aprilie a anului curent valoarea de 88.475.60 lei.

O situatie ingrijoratoare este ce a articolelor cu o vechime mai mare de 12 luni, reprezentat in special de stocuri mari din diverse sortimente de guma de mestecat si ceaiuri (vezi anexa.3). Este necesara o verificare atenta a acestor produse, pentru a le identifica pe cele care nu mai sunt in termen, efectuarea corectiilor de stoc corespunzatoare si luarea de masuri pentru reducerea si chiar eliminarea lor. Daca in lunile septembrie si octombrie ale anului trecut valorile acestor stocuri atingeau cote alarmante (11,93%, respectiv 11,89%), in momentul de fata situatia tinde sa se stabilizeze, iar in luna aprilie a anului curent ponderea acestora in totalul articolelor altware aferente raionului 61 era de 8,17%.

Cresterea in luna aprilie a valorii altware cu 21,21% fata de aceiasi perioada a anului trecut nu concorda cu obiectivele stabilite de managementul magazinului, si anume reducerea cu 5% pana la 20% a valorii acestor stocuri.

Tabelul 12

Fig. 6

Fig. 7 Evolutia altware in perioada 04

Se impune astfel generarea saptamanala a unei lista ce cuprinde articolele cu stoc, care au data ultimei receptii mai mare de sase luni, urmarirea atenta a acestor articole si luarea unor masuri in ceea ce priveste reducerea stocurilor la aceste produse. Toate articolele cuprinse in lista Altware vor beneficia de preturi reduse si de amplasari speciale, in vederea eliminarii acestor stocuri.

Stocurile de bunuri fara miscare sunt formate din articole care nu au mai inregistrat nicio vanzare de o anumita perioada de timp.

La sfarsitul lunii aprilie situatia marfurilor care nu au inregistrat nicio vanzare in decursul ultimelor 30 de zile este evidentiata in tabelul 13:

Tabelul 13

Se observa faptul ca raionul 61 prezinta cel mai mare numar de articole fara vanzare iar valoric acestea reprezinta 25,72% din totalul lor pe Food Dry. Majoritatea acestor produse este reprezentata de articole de sezon (Craciun si Paste) prezente inca in stoc, care nu au putut fi returnate la furnizor si care se afla inca in termen. La aceste articole se vor efectua la un moment dat corectii de stoc, iar pentru celelalte articole care nu au inregistrat nicio vanzare in luna respectiva este necesara verificarea lor, a prezentei la raft, plasarea lor in locuri specal amenajate si obtinerea unor reduceri de pret , care sa impulsioneze vanzarile.

Stocurile cu miscare lenta sau fara miscare se considera nejustificate economic si ca urmare acestea trebuie valorificate operativ.

Dintre cauzele care au dus la constituirea de suprastocuri, stocuri cu miscare lenta sau fara miscare se pot enumera urmatoarele:

fundamentarea neeconomica a necesarului de marfuri pe baza vanzarilor din perioadele precedente, fara a lua in considerare conditiile concrete ce influenteaza cererea de consum;

necorelarea necesitatilor reale de produse cu comenzile deja lansate;

nerespectarea de catre furnizori a termenelor de livrare prevazute;

depozitarea si pastrarea necorespunzatoare a marfurilor care a condus la degradarea unora dintre ele.

In ceea ce priveste deciziile care pot fi luate in vederea atenuarii efectelor sus mentionate, acestea pot viza:

desfasurarea unor ample operatiuni de informare a clientilor asupra marfurilor disponibile;

utilizarea mai multor spatii de amplasare a marfurilor sau amenajarea unor spatii speciale;

acordarea unor reduceri substantiale de pret;

redistribuirea catre alte magazine din tara a marfurilor din aceste stocuri.

In concluzie, orice actiune care se initiaza in legatura cu stocurile disponibile (cele peste limita admisa, cu miscare lenta sau fara miscare) trebuie sa fie precedata de analize care sa-i fundamenteze scopul economic; pe aceasta baza se va alege varianta de actiune cea mai eficienta.  

8 Importanta Sistemul informatic in gestiunea eficienta

a stocurilor (mms st)

O mare importanta in gestiunea stocurilor din cadrul magazinelor o are sistemul informational. Cunoasterea permanenta si sistematica a evolutiei stocurilor, precum si a tuturor proceselor economice care au legatura directa sau indirecta cu nivelul lor, reprezinta una din premisele fundamentale ale gestionarii eficiente a acestora.

Activitati economice ce au influenta asupra nivelului stocurilor - cum ar fi: determinarea necesarului de comandat, aprovizionarea, iesirea produselor din stoc, inventarierea fizica a stocurilor - genereaza informatii care nu numai nu pot lipsi, dar trebuie sa ajunga la conducere cu maximum de operativitate, avand in vedere ca doar in acest fel este posibila, pe de o parte, preintampinarea abaterilor de la normal, si pe de alta parte, sesizarea lor imediat ce s-au produs, in vederea reducerii stocului in limitele normate .

Sistemul informational cuprinde ansamblul mijloacelor si procedurilor de preluare, clasare, stocare, prelucrare, difuzare si valorificare a datelor si informatiilor la nivelul companiei. Finalitatea sistemului informational este furnizarea de informatii sub o forma direct utilizabila, la momentul oportun, in scopul asigurarii bunei functionarii a sistemelor operationale, precum si a luarii deciziilor la diferite nivele. Cu alte cuvinte, sistemul informational realizeaza legatura necesara intre organele de conducere si cele conduse si invers, intr-un mod dinamic.

Sistemul informational utilizat in cadrul magazinelor Metro Cash&Carry (MMS Store-Merchandise Management System) a fost implementat in septembrie 2008 pentru a permite cunoasterea "in timp real" a situatiei existente din cadrul magazinului, a situatiei trecute, oferind astfel posibilitatea de a anticipa evolutia viitoare a acesteia si contribuind astfel la elaborarea si indeplinirea obiectivelor viitoare a acestuia. Cu ajutorul sistemului informatic se pot urmari si inregistra procese specifice din cadrul magazinului de la receptie, stocare, vanzare si pana la transferuri, inventare etc. Transferul de date se face in timp real permitand o monitorizare online a activitatilor principale ale companiei.

Prin intermediul sau se obtin informatiile necesare fundamentarii deciziilor, implementarii acestora precum si cele necesare adaptarii continue a firmei la schimbarile interne si externe.

MMS ST a fost conceput pentru a raspunde tuturor sarcinilor impuse de gestiunea stocurilor, si are urmatoarele caracteristici generale:

este usor de instalat si are o configuratie economica;

poate fi instalat in etape logice, succesive, care usureaza evolutia spre o gestiune mai rafinata, pe masura dezvoltarii companiei si a experientei utilizatorilor sistemului;

furnizeaza informatiile necesare si realizeaza previziuni;

permite controlul si da "alarma" semnaland la timp dereglarile notorii si permite rectificarea erorilor;

furnizeaza informatii specifice si cu un grad de sintetizare adecvat fiecarui nivel de conducere;

emite un plan general de aprovizionare, plecand de la previziunea desfacerilor.

MMC dispune de un sistem informatic integrat care corespunde unei conceptii unitare privind activitatea companiei si in care subsistemul de gestiune a stocurilor MMS ST porneste de la fenomenele reale cu care se confrunta unitatea. In linii mari, acestea sunt:

nerespectarea termenelor contractuale de livrare, ceea ce conduce la intarzieri in aprovizionare, determina aparitia "rupturii de stoc", cu repercusiuni nefavorabile asupra intregii activitatii. Pentru a se evita o asemenea situatie se emit alte comenzii, dar care ulterior, prin sosirea comenzilor intarziate, conduc la formarea de stocuri nerationale;

volumul mare de munca atras de gestiunea stocurilor, cu deosebire pe linia determinarii stocurilor normate si a urmaririi miscarii acestora;

sistemul de gestiune a stocurilor trebuie sa fie capabil sa tina pasul cu mutatiile ce se manifesta in procesul de aprovizionare, sa asigure o informare operativa asupra starii de fapt, in vederea luarii deciziilor pe treptele ierarhice interesate, sa sustina buna desfasurare a intregii activitati.

Sistemul de gestiune a stocurilor MMS, integrat sistemului informational ofera raspuns mai multor pachete de informatii:

cunoasterea operativa, la zi si selectiv, la cerere a situatiei stocurilor la nivel de raion, furnizor, grupa si subgrupa de articole, precum si la nivel de articol;

perioada pentru care stocul existent satisface cererile clientilor pentru produsul respectiv;

perspectivele reintregirii stocurilor, pe baza informatiilor referitoare la data si volumul de marfa ce va fi receptionat;

situatia cantitatilor in stoc peste nivelul normal si perspectiva evolutiei in functie de reaprovizionarile posibile;

lista stocurilor disponibile;

lista stocurilor fara miscare sau cu miscare lenta cu prezentarea duratei de mentinere in stoc si a termenului estimativ de absortie (pentru stocurile cu miscare lenta), in functie de Vmz.

Modulul de gestiune a stocurilor MMS ST permite introducerea / modificarea / stergerea datelor, fiecare informatie introdusa fiind prelucrata si reflectata in diferite rapoarte si situatii centralizatoare.

Toate listele de cautare pot fi configurate dupa cerintele utilizatorilor. Exista posibilitati nelimitate de grupare/sortare/filtrare informatii pentru a putea regasi usor informatiile cautate. Aceste liste se pot tipari si/sau exporta in toate formatele uzuale, constituindu-se in rapoarte rapide, simplu de utilizat/modificat. .

In functie de drepturile utilizatorilor accesul la un tip de document poate fi limitat/restrictionat eficientizadu-se astfel partea de logistica in programul de gestiune.

Modulul de gestiune a stocurilor MMS ST cuprinde:

Intrari - operarea intrarilor in gestiune pe baza de factura sau aviz;
Iesiri - operarea iesirilor din gestiune, prin inregistrarea tuturor facturilor, bonuri de consum intern, transferurilor sau retururilor;

Miscari - transferuri intre gestiuni sau intre marfuri (corectii de stoc);

Comenzi de marfa pentru evidenta comenzilor care se fac la furnizori;

Stocuri - consultarea stocurilor in orice moment si pentru orice data, inventare si corectii de stocuri;

Inventar-se realizeaza inventarierea produselor din stoc la o anumita data in functie de raion, grupa merceologica, subgrupa sau furnizor sau pe tot magazinul;

Liste - Centralizator niruri, listari niruri, importuri, intrari produse, centralizator facturi, situatie vanzari, iesiri produse, centralizator bonuri, centralizator miscari, liste comenzi, lista stoc, miscari stocuri, stocuri fara miscare, liste inventar, stocuri fara miscare, balanta stocuri, viteza de rotatie a stocurilor, dinamica stocurilor, stoc critic, vanzari produse, top vanzari, top clienti, vanzare produse pe zi, vanzari anuale comparative si multe altele.

Noul sistem implementat asigura transmiterea rapida si eficienta a comenzilor catre furnizori permitand acestora sa le proceseze si sa le livreze in timp util.

Deci, cu ajutorul aplicatiilor si rapoartelor MMS ST se obtin informatii care constituie sursa de semnalizare, de informare a sefilor de raioane si de departamente din magazin asupra situatiei critice a unor stocuri.

Intr-un mediu de afaceri in permanenta expansiune, in cadrul companiilor, procesul simplu de initiere a unei actiuni - generare a unui rezultat - raportare nu mai este suficient. Luarea celor mai bune decizii, care sa genereze si rezultatele optime, necesita o permanenta interactiune intre analiza si raportare. Acest instrument este foarte folositor in special managerilor din cadrul companiei care trebuie sa ia decizii rapide, pe baza unor informatii corecte si usor generabile, pentru a putea fi intotdeauna cu un pas inaintea competitiei.