Organizarea informala- definirea si caracteristicile organizarii informale, tipuri de grupuri in organizarea informala, avantajele si dezavantajele organizarii informale

ORGANIZAREA INFORMALA

1. DEFINIREA SI CARACTERISTICILE ORGANIZARII INFORMALE

Organizarea informala (neoficiala, neinstitutionala sau psiho-afectiva) reprezinta un ansamblu de grupuri si de relatii sociale formate spontan intre oamenii dintr-un mediu de munca. Caracteristicile organizarii informale sunt: organizarea informala priveste oamenii si relatiile personale dintre ei, in timp ce organizarea formala (oficiala) se refera la pozitiile oficiale, in termenii autoritarii si responsabilitatii. Aceasta înseamna ca organizarea formala este asociata postului detinut si o persoana o are numai atunci când ocupa acel post. Deci, puterea informala este personala,iar puterea formala este institutionala.

Puterea informala este data de membrii grupului si nu este acordata de manageri, ea fiind un subiect al sentimentelor oamenilor, având o încarcatura subiectiva. Datorita naturii subiective nu poate fi controlata de managerul firmei in maniera in care organizarea formala poate fi controlata;

Organizarile informationale sunt instabile si tind sa ramâna mici, pentru a se pastra in limitele relatiilor personale. Drept urmare, in cadrul firmelor mari exista numeroase

organizari informale.

In mod obisnuit, un manager detine o anumita putere informala in acelasi timp cu puterea formala. De regula, un manager nu are mai multa putere informala decât alte persoane din grupul informal si, de asemenea, managerul si liderul informal sunt doua persoane diferite in grupurile de munca.

2. LIDERII ORGANIZARII INFORMALE

Liderii grupurilor informale sunt sustinuti de anumite valente subiective, cum ar fi:

vârsta;

vechimea in munca;

experienta;

prestigiul profesional;

calitatile umane (bunatatea, omenia, sensibilitatea, altruismul, sinceritatea, caracterul,

exigenta etc.).

Intr-un grup doar câteva persoane pot fi lideri informali. Deci, exista un singur lider informal ce are mai multa auoritate decât ceilalti.

Fiecare manager trebuie sa afle care este liderul informal cheie si sa conlucreze cu acesta, astfel încât sa încurajeze un comportament constructiv care sa duca la realizarea obiectivelor firmei. Managerul trebuie sa fie constient atunci când grupul informal nu este alaturi de el, eforturile si autoritatea sa putând fi subminate.

Organizarile informale pot fi, de asemenea, o sursa ce furnizeaza potentialii manageri

formali. Nu trebuie uitat ca, atunci când un lider informal a fost promovat intr-un post de

manager, el nu s-a dovedit a fi si un bun manager formal. Exista, astfel, numeroase exemple

de lideri informali de succes ce au devenit sefi aroganti si autoritari odata ce au ajuns sus.

Unii lideri informali au esuat in functii de conducere formala pentru ca au fost depasiti de competente mult mai mari pe care le presupuneau functiile manageriale.

3. TIPURI DE GRUPURI IN ORGANIZAREA INFORMALA

Organizarea informala este un ansamblu de grupuri de oameni si relatiile dintre ele. Aceste grupuri pot fi: orizontale; verticale; mixte.

Grupurile orizontale cuprind persoane aflate pe aceeasi linie ierarhica in cadrul

organizatiei. Acestea sunt cel mai frecvent întâlnite grupuri si se formeaza mai repede decât alte grupuri, pentru ca membrii grupului pot fi din acelasi compartiment si nu au pozitii diferite in ierarhia firmei. Aceste persoane promoveaza comunicarea dintre ei de pe pozitii

de egalitate si comunica aceleasi probleme, interese, nelinisti.

Grupurile verticale sunt formate din angajatii situati la diferite nivele ale organizarii

formale. Cel mai adesea, acestia provin din aceleasi domenii de activitate. Relatiile din aceste grupuri pot fi rezultatul unor interese exterioare firmei sau se nasc ca urmare a numeroaselor si frecventelor raporturi de serviciu (comunicarea sef - subordonati) Existenta acestor grupuri verticale are avantajul ca ofera o mai buna imagine a sefului formal in ochii subordonatului, ca urmare a relatiilor din cadrul grupului informal.

Poate apare, insa, riscul unei diminuari a autoritarii formale a sefului si, de asemenea,

riscul ca seful sa-si piarda obiectivitatea in relatiile cu subalternii, ducând la favoritisme.

Grupurile mixte reprezinta combinatii de doua sau mai multe persoane din diferite domenii de munca si diferite pozitii ierarhice. Se formeaza pe baza unor relatii comune in afara

organizatiei (frecventeaza acelasi grup, apartin aceleiasi etnii, locuiesc in acelasi bloc etc.).

4. AVANTAJELE SI DEZAVANTAJELE ORGANIZARII INFORMALE

Grupurile informale pot produce avantaje pentru firma, dar pot genera si o serie de

probleme. Avantajele organizarii informale sunt:

Organizarea informala contribuie la cresterea eficacitatii activitatii firmei si poate usura

sarcinile de munca ale conducerii, încurajând cooperarea intre angajati. Astfel, atunci când

managerii stiu si simt ca organizarea informala este cu ei, se simt mai putin constrânsi sa

-i controleze pe subordonati. De asemenea, managerii sunt încurajati sa descentralizeze

conducerea si, astfel, sarcinile de munca ale managerului sunt usurate.

Organizarea informala ofera satisfactie si stabilitate grupurilor de munca. Astfel,

lucratorii dintr-un grup informal au sentimentul securitatii, au satisfactia muncii in grupul

respectiv si considera ca au ceva de câstigat daca ramân in grup, fapt ce reduce fluctuatia

de personal.

Organizarea informala îmbunatateste comunicarea interpersonala, reprezentând o supapa de

refulare pentru tensiunile, grijile, emotiile si stress-ul oamenilor. Astfel, oamenii aflati

intr-o organizare informala îsi pot descarca grijile, discutându-le cu cineva apropiat,

intr-o forma prieteneasca si deschisa.

Organizarea informala determina managerii sa planifice si sa actioneze mai atent decât ar

face-o in absenta grupurilor informale. Astfel, managerii inteligenti stiu ca organizarea

informala reprezinta un control si o contrapondere la folosirea fara limite a autoritarii

lor oficiale. Ei stiu ca forta grupurilor informale, daca este potrivnica, poate subrezi

planul sau proiectul actiunilor urmatoare. Dar managerii doresc ca planurile lor sa aiba

succes, pentru ca ei raspund in fata autoritatii proprietarilor in caz de esec.

Dezavantajele organizarii informale sunt:

Organizarea informala produce rezistenta la schimbari si încurajeaza atitudini negative fata

de schimbare. Astfel, grupul informal are tendinta de a deveni protectorul felului de viata

anterior si sa se opuna, cu vehementa uneori, schimbarilor.

Organizarea informala poate produce zvonuri indezirabile.

Organizarea informala poate provoca conflicte interpersonale si intergrupale ce pot dauna

firmei. Astfel, atunci când salariatii cheltuiesc o mare parte din timpul si energia lor

pentru a se lupta unii cu altii, energia si randamentul lor se vor diminua si ei vor oferi

mai putin firmei. Conflictele pot deveni atât de puternice încât pot degenera in “lupte”

intre anumite grupuri.

Organizarea informala poate determina reducerea motivatiei si a satisfactiei in munca.

Astfel, atunci când exista confruntari interpersonale si intergrupal cronice, acestea pot

tracasa angajatii si le pot slabi motivatia in munca. Rezultatul va fi o productivitate

scazuta, care slabeste atât pe proprietar, cat si pe salariati.

Organizarea informala opereaza in afara controlului conducerii firmei. Astfel, multe din

interesele grupurilor formale si informale pot fi integrate, dar întotdeauna vor exista

anumite diferente intre ele. Dificultatea majora este aceea ca organizarile informale nu

sunt subiect al controlului direct al conducerii firmei. Autoritatea de care depind

grupurile informale se afla, mai de graba, in sistemul social, decât in sistemul managerial

al firmei. In acest sens, tot ceea ce managerul poate face este sa le recunoasca si sa

încerce sa le influenteze intr-un fel sau altul.

5. COMUNICAREA INFORMALA

5.1. COMUNICAREA INFORMALA – FORMA NATURALA DE EXPRIMARE

Comunicarea informala este un drept dobândit prin nastere. Întotdeauna când oamenii se aduna in grupuri discutiile se vor dezvolta ca expresie a motivatiei lor naturale de a comunica.

Comunicarea informala este si un exercitiu al libertatii de exprimare. Folosind o metoda sau alta de transmitere a mesajelor, comunicarea informala va exista întotdeauna. Firmele de afaceri nu pot desfiinta comunicarea neoficiala dintre oameni si nici nu o pot determina. Pur si simplu comunicarea exista. Ceea ce intereseaza, din perspectiva managementului, este corectitudinea mesajelor si a

ideilor vehiculate si, prin aceasta, influenta exercitata asupra oamenilor, asupra atitudinii

lor, asupra comportamentului lor, asupra actiunilor acestora, asupra productivitatii lor in

munca.

Cercetari speciale, efectuate cu privire la corectitudinea informatiilor vehiculate in comunicarea informala, au aratat ca peste ¾ din acestea, in conditii normale de munca, sunt adevarate. Totusi, comunicarea informala poate crea tendinta de producere a unor confuzii mai mari decât o sugereaza ponderea relativ redusa ( ¼ ) de informatii gresite pe care le poarta.

Comunicarea informala poate fi amplificata de anumite cauze, cum ar fi: insecuritatea si sensibilizarea oamenilor, din diferite motive, cu privire la o anumita situatie; implicarea prietenilor si cunostintelor in diverse evenimente si situatii; noutatea informatiilor; natura muncii care permite conversatia; postul ocupat de persoana ce furnizeaza informatiile dorite de altii; personalitatea interlocutorului etc.

5.2. TRASATORI SI MODELE ALE COMUNICARII INFORMALE

Comunicarea informala ofera managerilor numeroase informatii ce reprezinta feed-back-ul despre munca salariatilor. De asemenea, comunicarea informala ajuta salariatii sa înteleaga dispozitiile si deciziile conducerii, usurând realizarea in practica a acestor decizii.

Cele mai importante caracteristici ale comunicarii informale sunt:

Rapiditatea circulatiei informatiei. Astfel, fiind flexibile si personale, discutiile informale raspândesc informatiile mai rapid decât sistemele informationale ale managementului. Viteza acestor informatii face foarte dificila oprirea zvonurilor;

Abilitatea extraordinara de a penetra cele mai severe sisteme de securitate pentru secretele firmei. Comunicarea informala are capacitatea de a trece peste liniile si treptele ierarhice

si de a procura informatii direct de la sursa (in acest sens, suetele sunt cele mai

cunoscute modalitatea de procurare a informatiilor neconfidentiale).

Cum se difuzeaza informatiile neoficiale in cadrul comunicarii informale ?

Exista 4 modele ale comunicarii informale:

modelul liniar (tip suvita) – fiecare persoana spune altei persoane, comunicatia mergând de

la om la om.

modelul sueta (margareta) – o persoana spune concomitent tuturor.

modelul probabilistic – o persoana spune întâmplator altor persoane;

modelul ciorchine – presupune difuzarea informatiei prin alegerea destinatarului

informatiei. Modelul ciorchine este tipul predominant de retea de comunicare informala.

Acest lucru semnifica faptul ca numai o parte din oameni sunt difuzori activi de informatie

in comunicarea informala.

5.3. ZVONURILE

Zvonurile sunt o problema majora a comunicarii informale. Zvonul reprezinta o informatie neoficiala ce se difuzeaza fara sa existe posibilitatea de verificare a corectitudinii ei. Zvonul reprezinta partea neverificata si, deseori, neadevarata a informatiei neoficiale. El poate fi si corect, dar, in general, nu este si, de aceea, este indezirabil.

Cauza zvonului se afla in interesul persoanelor pentru o situatie ambigua. De asemenea, zvonul are tendinta de a se schimba in trecerea de la o persoana la alta. Subiectul se poate mentine, nu insa si detaliile, ce pot fi reduse sau adaugate, dupa cum sunt sentimentele, interesele, conceptiile, intentiile si judecatile celor ce transmit zvonul. Pentru ca zvonul este, in general, incorect si poate aduce multe daune firmei, managerul trebuie sa fie preocupat de cunoasterea si controlul zvonurilor.

Caile de cunoastere si control a zvonurilor sunt:

concentrarea asupra zvonurilor serioase;

tratarea zvonului cat mai repede posibil;

înlaturarea cauzelor in scopul prevenirii zvonurilor;

confruntarea fata in fata cu persoanele ce difuzeaza zvonurile;

asigurarea informatiilor de la surse demne de încredere;

încurajarea cooperarii cu liderii informali si sindicali;

ascultarea tuturor zvonurilor in scopul întelegerii semnificatiei, importantei si

consecintelor lor.

5. INFLUENTAREA ORGANIZARII INFORMALE

Managementul nu poate înfiinta o organizare informala si nici nu o poate desfiinta, dar

managementul poate si trebuie sa învete sa convietuiasca cu aceasta, folosind diferite masuri de a o influenta, cum ar fi:

managementul trebuie sa accepte si sa înteleaga organizarea informala cu care trebuie sa

coexiste si sa coopereze;

managementul trebuie sa ia in consideratie efectele posibile ale reactiei organizarii

informale la actiunile pe care le întreprinde si sa le convinga de justetea lor;

managementul trebuie sa integreze, cat mai rapid posibil, interesele grupului informal cu

cele ale organizarii formale;

managementul trebuie sa exercite activitati formale cu tact, întelepciune, fara amenintari

inutile la adresa organizarii informale.

Cea mai adecvata combinatie a celor doua forme de organizare (formala si informala) pare a

fi un sistem predominant formal, care sa mentina unitatea in atingerea obiectivelor, împreuna cu un sistem informal suficient dezvoltat pentru a mentine coeziunea grupurilor de munca. Cu alte cuvinte, organizarea informala trebuie sa fie suficient de puternica pentru a ajuta, dar insuficient de puternica pentru a domina.