SPECIFICITATEA COMUNICARII MANAGERIALE IN CADRUL POLITIEI ROMANE

SPECIFICITATEA COMUNICARII MANAGERIALE IN CADRUL

POLITIEI ROMANE

Necesitatea comunicarii

In universul intreg comunicarea exista atat la nivelul sistemelor, cit si la nivelelor subsistemelor ce il compun. Nu exista elemente care sa nu intre in interactiune cu altele. Lucrul este valabil si la nivelul vietii, in general, si, cu atat mai mult, la nivelul social, in special.

Omul, ca fiinta suprema, are un avantaj suplimentar fata de toate celelalte fiinte : posibilitatea de a comunica prin limbaj articulat. Aceasta caracteristica a devenit piatra de hotar a civilizatiei, care, alaturi de munca, se constituie in elementele definitorii ale existentei umane.

Comunicarea reprezinta elementul indispensabil pentru functionarea optima a oridacrei colectivitati umane, indiferent de structura si marimea ei. Schimbul continuu de mesaje genereaza unitatea de vederi si, implicit, de actiune, prin armonizarea cunostintelor privind scopurile, caile si mijloacele de a le atinge, prin promovarea deprinderilor necesare, prin omogenizarea relativa a grupurilor sub aspect afectiv (emotional, sentimental) si motivational (opinii, interese, convingeri, atitudini).

Se poate spune ca a comunica este sinonim cu a explica, a actiona, a convinge. Nu trebuie omis totusi a mentiona care sunt axiomele comunicarii prezentate, printre altii, de Paul Wetzbewick si Janet Seavin in 'Une logique de la comunication'.

cat traim, este imposibil sa nu comunicam cu cei din jur ;

comunicarea se bazeaza pe mijloace verbale si nonverbale. Uneori, gesturile contrazic mesajul verbal ;

comunicarea este un fenomen bilateral continuu, oarecum cu aspect de cerc vicios ;

intre persoanele care comunica, exista intotdeauna diferente de ierarhie sau statut social, pozitie economica, virsta, prestigiu, etc.

Specia umana a inteles pe deplin importanta comunicarii in ansamblul vietii sociale. Se poate afirma ca nu exista viata sociala fara comunicare

Comunicarea manageriala are la baza principiile comunicarii in general.

Particularitatile comunicarii manageriale sunt generate de scopul,

obiectivele si rolurile acestei comunicari, de cadrul si structura organizationala, precum si de climatul existent in organizatie. Deoarece s-a folosit termenul de unitate, trebuie sa spunem ca fiecare unitate din cadrul Ministerului Administratiei si Internelor poate fi definita ca un 'grup de oameni angajati pentru indeplinirea unor misiuni si sarcini specifice'. Mai mult, obiectivele generale ale unei organizatii, rezolvarea sarcinilor si a misiunilor in mod eficient, asigurarea unui climat psihomoral propice pentru desfasurarea activitatii, promovarea imaginii organizatiei in societate si construirea unui prestigiu, pot fi privite si ca obiective ale Ministerului Administratiei si Internelor, evident, tinandu-se cont de unele aspecte specifice muncii. Importanta comunicarii in cadrul organizatiei si in cadrul conducerii a dus la aparitia a doua subdiscipline in cadrul managementului : comunicarea organizationala si comunicarea manageriala.

Comunicarea organizationala este o disciplina ce se ocupa cu teoria comunicarii intre oameni, specifica organizatiilor si cu dezvoltarea deprinderilor de comunicare orala. Se refera, desigur, la intreaga circulatie de informatie care are loc prin canalele formale si informale.

Comunicarea manageriala este disciplina care urmareste inzestrarea managerului cu acele deprinderi de comunicare eficace si eficiente, care sa-i permita indeplinirea cu succes a rolurilor sale de administrator al resurselor umane, de lider si conducator.

Managerul competent nu comunica la intamplare si dupa bunul plac, ci conform unei strategii in ceea ce priveste actul de comunicare in sine si la nivel de unitate, el adopta anumite strategii de comunicare. Din acest punct de vedere, comunicarea manageriala a aparut din necesitatea de a pune la dispozitie managerului mijloace optime de interactiune in vederea indeplinirii rolurilor sale. Ea constituie un factor de competitivitate un avans strategic al organizatiei.

In cadrul unitatilor M.A.I. cel putin la nivelul structurilor de conducere, motivele comunicarii tin, in primul rand, de misiunile specifice.

In procesul managerial, managerii comunica pentru :

- a se informa atat in ceea ce priveste activitatea interna, cat si prin realizarea unor intalniri cu alte institutii. Cunoasterea propriei activitati se poate face apeland la canalele formale (rapoarte, scurte sedinte, etc.) sau la canalele informale (discutii libere de la om la om, zvonuri, etc.);

- a comanda si instrui sunt modalitati prin care managerii asigura ca oamenii si compartimentele sa actioneze continuu in directia obiectivelor organizatiei. Instruirea vizeaza si alinierea la politica unitatii. In orice profesiune exista drepturi si obligatii.

In momentul cand individul intra intr-o organizatie, el trebuie sa-si armonizeze interesele cu ale acesteia. Un cadru M.A.I. care uraste ideea de dreptate, nu poate sa lucreze pentru infaptuirea ei. Identificarea individului cu sarcinile unitatii implica si uniformizarea practicilor si procedurilor legale, din interiorul organizatiei. In acest fel, fiecare membru isi va cunoaste indatoririle si autoritatea legitima.

- a influenta si convinge, a indruma si sfatui - activitate ce vine mai degraba pe linie informala. La nivelul oricarei organizatii se structureaza anumite relatii de putere ;

- a integra si mentine echilibrul se refera la pastrarea organizatiei in stare operationala prin cursivitate informationala

OBSTACOLE IN COMUNICAREA MANAGERIALA

Specificul comunicarii manageriale atrage dupa sine aparitia unor obstacole distincte in cadrul organizatiilor.

Obstacolele sunt bariere, filtre care au de regula un rol nefast in activitatea de comunicare. Pe langa obstacolele prezentate , apar o serie de obstacole specifice activitatii de conducere. Acestea au doua surse : managerul (seful) si subordonatul.

Principalele obstacole generate de manageri sunt determinate de dificultati in capacitatea de trasnmitere a informatiilor, datorita tendintei de a ridica bariere artificiale in comunicarea cu altii, prin :

- insuficienta documentare; s-a acreditat ideea ca seful nu are timp. Nimic mai fals. Un sef eficient stie intotdeauna sa-si faca timp pentru problemele subordonatilor. Lipsa timpului, vehiculata de unii sefi este asociata de subordonati cu a face lucrurile in graba, in viteza, 'la foc automat' ;

- tendinta de a supradimensiona explicatiile introductive, devenite de altfel inutile, mai ales cand interlocutorul este subaltern sau coleg familiarizat deja cu subiectul ;

- tendinta de a transforma dialogul in monolog, fie din lipsa de timp, ori de incredere in partener sau in parerea acestuia. Daca nu doriti sa aflati parerea interlocutorului sau daca stiti ca nu o veti lua in calcul, nu are rost sa-i chinuiti o jumatate de ora explicandu-i ce vreti sa faceti. Consumati timp in mod inutil ;

- utilizarea unui ton ridicat si marcat de iritabilitate, ceea ce poate duce la intimidarea partenerului ;

- utilizarea unui limbaj neadecvat persoanei care receptioneaza mesajul. Din respect pentru persoana din fata dvs. trebuie sa-i vorbiti intr-un limbaj accesibil despre problemele unitatii. Altfel il veti bloca imediat datorita lipsei de cunostinte a acestuia in domeniu ;

- deficiente in capacitatea de ascultare; o comunicare eficienta se bazeaza pe o ascultare activa. A asculta nu inseamna doar a auzi, ci se refera si la ce faci cu ceea ce auzi. Intr-un asemenea gen de ascultare intervine , inevitabil, feed-back-ul ;

- lipsa de respect fata de persoana interlocutorului manifestata prin neatentie la ce spune, nerabdare, graba de a termina mai repede, rezolvarea in paralel a unei alte probleme neimportante ;

- persistenta in prejudecata ca cei din subordine nu pot avea idei sau sugestii bune pentru rezolvarea unei probleme ;

- tendinta de a interveni in timpul dialogului si de a prezenta varianta contrara, ceea ce este de natura sa descurajeze continuarea dialogului ;

- rezistenta fata de introducerea unei idei noi, deoarece o idee noua poate perturba o ordine deja stabilita.

Toate aceste obstacole pot fi usor depasite de manageri prin insusirea unor deprinderi de comunicare eficienta in orice conditii, in afara sau in interiorul organizatiei.

Principalele obstacole generate de subordonati sunt in legatura cu :

- neimplicarea in viata unitatii. Mentalitatea ca unitatea este condusa de sefi, iar rolul subordonatului este sa asculte fara sa comenteze ordinele, este perimata si periculoasa ;

- dorinta de securitate a acestora, care implica o pozitie de asteptare si espectativa ;

- rezerva subordonatilor in a exprima propriile opinii din teama de a nui avea neplaceri cu superiorii sau de a nu-si periclita avansarea. Regulile : 'Seful are intotdeauna dreptate'. 'Cand nu are dreptate se aplica prima regula', se pare ca definesc o anume mentalitate in multe organizatii ;

- convingerea ca problemele subordonatilor nu intereseaza pe sefi. Aceasta falsa convingere este pagubiroare pentru bunul mers al activitatii ;

- lipsa de obisnuinta in comunicare. Personalul de executie nedispunand de abilitatea de a se exprima scris/oral, renunta la a da curs unei comunicari din proprie initiativa ;

- tendinta de a considera ca orice idee, propunere de perfectionare implica automat existenta unei defectiuni tolerate de conducere. O problema ridicata ar parea ca un denunt fata de cei din conducere, ceea ce ar declansa o anumita ostilitate din partea lor.

TIPURI DE COMUNICARE

Daca ar trebui sa intocmim o lista cu principalele cai prin care se primesc informatii in calitate de manageri, trebuie inclus in ea : memorii, rapoarte, bilete, formulare, intalniri, conversatii intamplatoare, procese verbale, zvonuri , observatii , descoperiri personale. In mod sigur mai sunt si altele. Daca le luam in considerare doar pe acestea, putem spune ca actul de comunicare este verbal, scris sau nonverbal. Desi exista si alte tipologii, consideram ca acesta corespunde cel mai bine scopului temei de fata.

Comunicarea verbala.

Este comunicarea care se realizeaza prin limbaj. managerul, intr-o zi obisnuita de lucru, in aproximativ 70 % din timp comunica. In general comunicarea verbala include :

- relatari privind situatii, fapte, intalmplari ale existentei organizatiei ;

- sentimente si reactii la anumite situatii ;

- parerile despre noi, despre altii, despre societate ;

- opinii, atitudini care exprima pozitia unui individ intr-o situatie specifica, punctele de vedere mai mult sau mai putin subiective.

Analizarea comunicarii verbale implica :

- problema ascultarii eficiente ;

-capacitati generale de vorbire, in care sunt incluse caracteristicile personalitatii si calitatile vocale.

Ascultarea eficienta

Ascultarea este un proces mault mai complex decat pare la prima vedere. Multi manageri confunda ascultarea cu auzirea. Aceasta din urma este actul automat de receptionare si transmitere la creier a undelor generate de vorbirea emitatorului si care intra in urechea destinatarului; la nivel fiziologic aceasta are loc cand impulsul de unde sonore loveste membrana timpanului si ii determina vibratia.

Pe langa acest proces, in cadrul ascultarii mai intervin :

- intelegerea - actul de identificare si recunoastere a sunetelor drept cuvinte

-traducerea cuvintelor in sensuri - etapa ce implica memoria si experienta celui care asculta ;

- atribuirea de semnificatie informatiei care se proceseaza ;

-evaluarea - consta in efectuarea de judecati despre validitatea, obiectivitatea si utilitatea informatiei decodificate .

Ascultarea se traduce prin ceea ce facem cu ceea ce auzim, ea este dificila si cere o participare activa. Orice imbunatatire in procesul de ascultare ne poate face mai eficienti in comunicare.

Comunicarea scrisa

Este utilizata in proprtie ridicata in cadrul organizatiei pentru solicitarea sau transmiterea de note interne, rapoarte, decizii, planuri adresate unor persoane din interiorul sau experiorul organizatiei.

Mesajul scris trebuie sa fie usor de citit.Pentru aceasta trebuie acordat acordati atentie urmatoarelor aspecte :

- limbajul si formularea trebuie sa respecte nivelul cititorului din punctul de vedere al profesiunii si ca grad de familiaritate cu subiectul. Limbajul trebuie sa fie simplu si nepretentios, folositi jargonul numai daca cititorul lucreaza in acelasi domeniu cu dumneavoastra ;

- constructia propozitiilor trebuie sa sprijine mesajul in ceea ce priveste gradul de complexitate si de abstractizare a materialului ;

Mesajul trebuie sa fie adecvat directiei de transmitere. In functie de directia ierarhica in care se indreapta comunicarea poate fi de jos in sus sau de sus in jos. Pentru comunicarea de jos in sus trebuie sa se tina cont de urmatoarele aspecte :

- tact, constientizarea pozitiei ierarhice si adoptarea tonului potrivit in ceea ce priveste politetea, argumentatia, tonul , cum sa-i spun sefului ca nu are dreptate si greseste. De obicei, comunicarile delicate trebuie initiate printr-o comunicare orala ;

- exprimarea de opinii - sa fie foarte clar unde se termina faptele si unde incep opiniile ; in general seful prefera sa traga propriile concluzii. Opiniile trebuie sa rezulte din cercetare si fapte, nu sa fie doare afirmate ;

- atitudinea adoptata - atitudinile de servilism, de teama in fata puterii , de aparare, sau, pur si simplu, de frica pot conduce la un ton de nesiguranta sau de exagerare.

In comunicarea de sus si jos intervin o serie de factori importanti in realizarea unei comunicari eficiente. In acest sens, trebuie tinut seama de :

- diplomatie sporita in interactiunea cu subalternul : aroganta, intimidarea, impolitetea sau referirile la persoana tind sa reduca eficacitatea comunicarii ;

- claritatea scopului . mesajul trebuie sa exprime clar ce se doreste si ce se asteapta ca rezultat al comunicarii, de asemenea, mesajul trebuie sa contina toate elementele de care subordonatul are nevoie. Pentru asta seful trebuie sa stie clar de la inceput ce vrea de la subordonat ;

- asigurarea motivarii - o dispozitie trebuie explicata si in acelasi timp trebuie scoase in evidenta avantajele reale ce rezulta pentru subaltern din implementarea ei.

Comunicarea nonverbala

Alaturi de comunicarea scrisa si verbala,managerii mai practica uneori fara sa-si dea seama,inca un tip de comunicare:nonverbala.Oamenii comunica foarte multe lucruri fara a scrie sau spune un singur cuvint.Expresia fetei, gesturile ,postura si hainele transmit mesaje cu mult inainte de a se vorbi.Caracteristica acestui tip de comunicare consta in concurenta ei cu comunicarea verbala,ceea ce permite transmiterea unor mesaje chiar si in timpul cand partenerii discuta.Cei care au studiat limbajul nonverbal au demonstrat ca doar 7% din comunicare are loc prin cuvinte ,restul fiind comunicare nonverbala(38% paralimbaj- intonatia si inflexiunile vocii si 55% alte elemente nonverbale - expresia fetei,gesturile si postura corpului)

Semnalele comunicarii nonverbale sunt usor de observat pe fetele oamenilor: incruntari,zimbete,ridicarea sprincenelor,capul jos,tremuratul m'inilor,etc.Comunicarea nonverbala scapa de controlul constient,fiind in mare masura involuntara si de aceea este greu de falsificat.Acest tip de comunicare poate sprijini,contrazice sau substitui comunicarea verbala av'nd in acelas timp un rol regulator si de control al acesteia.

Comunicarea tactica

Se manifesta prin frecventa atingerii,prin modul de a da mana ,modul de imbratisare,batutul pe umar,etc.Marea majoritate a acestor gesturi denota o situatie familiara.

Comunicarea ca proces de transmitere a informatiilor catre subordonati sau de primire a dispozitiilor de la sefi are o importanta capitala in activitatea manageriala.

Comunicarea in relatia cu publicul

In mod curent ,comunicarea oficiala cu publicul a cadrelor M.A.I. se deruleaza 24 de ore din 24,fara intrerupere.Situatiile care genereaza aceste relatii de comunicare sunt multiple si variate,astfel incat,procedand la o sistematizare a acestor raporturi de comunicare au fost identificate un nr. de 6 situatii tip , in care functionarul din M.A.I. poate intra in relatii directe cu cetatenii:

-primirea publicului;

-interventia si/sau asistensa acordata victimei;

-culegerea de informatii;

-notificarea contraventiei sau a infractiunii;

-deplasarea la locul faptei;

-riposta verbala;

Primirea publicului se poate realiza din propie initiativa sau la solicitarea reprezentantilor autoritatii publice.In ambele cazuri activitatea are o importanta deosebita in ceea ce priveste imaginea Politiei fata de cetateni.

Interventia si/sau asistensa acordata victimei este o obligatie generata de statutul profesional dublata de considerente morale.

Culegerea de informatii reprezinta o componenta a muncii de prevenire ,intrucat activitatea in sine depaseste cadrul institutional,deoarece functionarul din M.A.I. trebuie sa utilizeze,pe langa cunostinte de specialitate,si acele trasaturi de caracter si de personalitate care, perfectionate pe parcursul carierei,il transforma intr-un profesionist capabil sa observe,sa interpreteze si sa stabileasca o relatie de incredere in orice imprejurare.In multitudinea situatilor relationale,acesta trebuie sa aprecieze cu mult discernamant gradul de veridicitate al cauzei expusw.Manifestarea unui zel excesiv,fragmentarea dialogului,ori timorarea personnei de contact sunt atitudini de natura sa diminueze posibilitatile de stabilire a adevarului.

Notificarea contraventiei sau a infractiunii -situatie relationala care abordeaza exclusiv aspectul represiv al administratiei.