Managementul operational in IMM-uri

Alegerea amplasarii intreprinderii.

Amplasarea influenteaza nemijlocit si hotarator evolutia ulterioara a activitatii si extinderea ei. Amplasarea reprezinta si un criteriu in alegerea optiunii de a crea sau cumpara o intreprindere. Decizia de amplasare e o decizie strategica deoarece schimbarea nu se poate face de pe o zi pe alta, este costisitoare, are efecte asupra angajatilor deci este o decizie pe termen lung si foarte lung.

Veniturile si profitul depind de alegerea amplasamentului deoarece sunt infuentate de fluxul potentialilor clienti.

Decizia alegerii amplasamentului e inluentat si de alte elemente:

Posibilitatea de acces auto si feroviar

Asigurarea utilitatilor (apa, canalizare, gaz etc.)

Distanta fata de sursele de materii prime

Posibilitatile de recrutare a fortei de munca, gradul de calificare a fortei de munca, structura populatie in ceea ce priveste varsta, pregatirea, structura populatiei pe sexe etc.

Inainte de a alege amplasamentul e necesar sa se realizeze un studiu de piata care sa vizeze consumatorii si concurenta. Factorii care influenteaza decizia de amplasare trebuie identificati, evaluati si cuantificati. Evaluarea acestor factori si a amplasamentului trebuie facuta pentru mai multe variante urmand ca apoi in functie de avantaje si dezavantaje sa fie aleasa o varianta.

Adoptarea deciziei de amplasare a unui IMM cuprinde doua etape:

Alegerea zonei (localitatii)

E influentat de urmatorii factori:

Compatibilitatea zonei cu profilul afacerii

Potentialul demografic al zonei

Potentialul economic (nivelul de dezvoltare, existenta materiilor prime, accesul la materiile prime, infrastructura energetica, de transport, comunicatii etc.)

Obiceiurile de consum

Potentialul de dezvoltare al afacerii

Alegerea amplasamentului in cadrul localitatii

Depinde de urmatoarele elemente:

Natura proceselor operative desfasurate ( productie, prestari de servicii, noxe, zgomote)

Natura produselor si a serviciilor oferite

Amplasarea concurentilor

Factorul de amplasare care reprezinta fluxul potentialilor clienti in diferite intervale de timp (acest factor se poate determina foarte simplu prin numarare)

Planul general al unei intreprinderi.

Intocmirea planului general al unei intreprinderi are in vedere amplasarea dotarilor tehnice si a locurilor de munca, dimensionarea si amplasarea spatiilor auxiliare si administrative, asigurarea unor conditii corespunzatoare de munca, racordarea la utilitati, asigurarea masurilor de protectie a muncii, asigurarea cailor de acces in vederea usurarii actiunilor de mentinere si reparatii a utilajelor, alte aspecte pentru asigurarea desfasurarii operative a procesului de productie sau servicii.

Pentru elaborarea planului general al intreprinderii trebuie parcurse urmatoarele etape:

Stabilirea obiectului de activitate: productie sau prestari de servicii; stabilirea nomenclatorului produselor; stabilirea volumului de activitate.

Stabilirea activitatilor si a operatiilor necesare pentru realizarea produselor sau serviciilor si incadrarea activitatilor in categorii (activitati comerciale, productie/prestari servicii, activitati conexe)

Determinarea cerintelor de spatiu pentru utilaje, materii prime, acces si desfasurarea in bune conditii a proceselor operative.

Intocmirea propriu-zisa a planului general cu alegerea celui mai bun amplasament.

In practica se intalnesc trei tipuri de planuri generale:

Planul general cu amplasare pe produs

Vizeaza aranjarea elementelor in conformitate cu fluxul operatiilor necesare pentru realizarea unui anumit produs sau serviciu, aranjarea elementelor se face in succesiunea logica a proceselor.

Avantaje:

Specializarea fortei de munca si a utilajelor (specializarea unui utilaj si a personalului pentru o singura operatie.

Reducerea stocurilor

Reducerea timpului de deplasare intre operatii

Reducerea spatiilor de deplasare

Planul general cu amplasare pe procese

Grupeaza utilajele care executa operatii similare, grupeaza angajatii cu calificatii asemanatoare.

Avantaje:

Felxibilitatea la schimbari

Folosirea eficienta a utilajelor si angajatilor

Dezavantaje:

Cresterea timpului de deplasare a angajatilor si a materiilor prime sau semifabricate

Planul general cu amplasare combinata

Cumuleaza avantejele si dezavantajele celor doua planuri generale prezentate anterior.

Planificarea si controlul productiei.

In cadrul unui IMM procesul consta in transformarea produselor materiale, financiare, informatice si energetice in produse finite cu ajutorul instalatiilor si a resurselor umane.

Planificarea productiei trebuie sa se bazeze si sa fie fundamentata pe realizarile din perioadele precedente, pe capacitatea intreprinderii si pe prognoza vanzarilor fizice si valorice pentru perioada urmatoare.

Factorii de influenta ai vanzarilor influenteaza in mod hotarator planificarea si controlul productiei (sezonalitatea, nivelul de trai, stilul de viata, alte conditii economice etc.). Activitatea de planificare si control a productiei este foarte mult simplificata daca intreprinderea reuseste si beneficiaza de contracte pentru vanzarea constanta a produselor sale.

Ca strategie a intreprinderii alegerea unui segment ingust de consumatori va determina o dimanica mai accentuata a vanzarilor ceea ce poate conduce la aparitia unor probleme de productivitate si de eficienta a folosirii utilajelor.

Pentru a contracara efectele negative ale variatiilor sezoniere IMM-urile pot opta pentru mai multe tipuri de strategii de productie dintre care amintim urmatoarele:

Desfasurarea procesului de productie in conformitate cu fluctuatiile cererii

Dezavantaje:

Cresterea costurilor in perioada cu cerere mai mare prin angajarea de personal suplimentar, plata orelor suplimentare

Poate aparea riscul formarii unor stocuri excesive de produse finite sau materii prime

Intreprinderea va fi pusa in situatia de a concedia personal in perioadele cu cerere redusa

Angajarea de personal sezonier sau cu jumatate de norma: ofera stabilitate salariatilor; permite o mai buna planificare a activitatii si costurilor. Nu urmareste insa evolutia cererii.

Extinderea activitatii concretizata in realizarea de produse complementare: acestea vin sa completeze oferta initiala; sa mentina functionarea produselor ce sunt pe piata.

Subcontractare de operatii sau repere cu alte intreprinderi similare de regula cu intreprinderi mai mari in perioadele cu cerere mica: sa realizeze astfel de repere pentru intreprinderile mari sau pentru alte intreprinderi mici carora sa le solicite executarea unor produse sau repere in perioadele cu cerere mare.

Prin folosirea unor stimulente pentru cresterea vanzarilor: reducerea preturilor; reclama sustinura sau printr-o campanie publicitara agresiva.

Pentru a respecta termenele si pentru a utiliza in mod cat mai suficient resursele disponibile orice IMM trebuie sa realizeze o programare a productiei respectiv sa stabilesca succesiunea si durata operatiilor care compun procesul tehnologic.

Pentru a completa activitatea de programare a productiei si pentru a urmari respectarea termenelor si a celorlalte elemente ale activitatii e necesar a se efectua un control nemijlocit al productiei.

Scopul acestui control e aceea de a evita intreruperile in functionarea utilajelor, utilizarea eficienta a resurselor, eliminarea locurilor inguste etc.

Controlul productiei se realizeaza prin compararea realizarilor efective cu anumite standarde de nivel a parametrilor activitatii.

Managementul operational al IMM-urilor prestatoare de servicii.

Acesta este influentat de particularitatile serviciilor care sunt urmatoarele:

Intangibilitatea: serviciile nu pot fi masurate, evaluate riguros pe baze tehnice si sunt greu de protejat.

Perisabilitatea: arata ca ele nu pot fi stocate, depozitate, (capacitatea de productie poate sa nu fie folosit la o capacitate de 100%)

Eterogenitatea: data de diversitatea persoanelor care apeleaza la aceste servicii si care au comportamente diferite precum si de diversitatea serviciilor care vor fi prestate.

Simultaneitatea: serviciile sunt realizate si consumate simultan.

Transferabilitatea: evidentiaza similitudinea unor servicii sub aspectul prestarii lor.

Particularitatile culturale ale consumatorului: orice individ are cultura sa proprie ceea ce conduce la un comportament diferit ca si client.

Necesitatea ajustarii ofertei in sensul sincronizarii acesteia cu cererea. Pentru ajustarea cererii cu oferta se pot folosi urmatoarele metode:

Angajarea temporara sau pe perioada determinata

Pregatirea angajatilor pentru prestarea mai multor activitati

Utilizarea unui sistem de angajare cu jumatate de norma

Programarea functionarii instalatiilor si utilajelor care se refera la urmatoarele aspecte:

a)      Programarea activitatilor de intretinere si reparare cu accent pe intretinerea preventiva

b)      Repartizarea judicioasa a volumului de activitate in functie de capacitatea fiecarui utilaj

c)      Prelungirea programului de functionare

Controlul calitatii produselor finite.

Controlul calitatii produselor finite ofera premisele pentru supravietiurea intreprinderii in mediul concurential. Calitatea si siguranta in exploatare determina in mod hotarator cresterea satisfactiei consumatorilor si implicit consolidarea imaginii si a pozitiei pe piata. Calitatea produselor si serviciilor insumeaza caracteristici privind dimensiunea, greutatea culoarea, gustul, ambalajul, siguranta in functionare si alte elemente comparativ cu anumite standarde numite standarde de calitate.

Imbunatatirea calitatii trebuie sa constituie unul din obiectivele strategice prioritare pentru fiecare IMM. In acest scop o intreprindere poate intrebuinta mai multe modalitati dintre care cele mai cunoscute sunt urmatoarele:

Constituirea cercurilor de calitate

Formarea unor grupuri de persoane, de angajati si specialisti care au rolul de a gasi solutii (rezolvare) la problemele legate de calitatea produselor realizate din intreprindere in special si la problemele intreprinderii in general.

Proiectarea (verificarea) calitatii in cadrul procesului de productie

Se refera la pregatirea utilajelor, materiile prime sa respecte standardele de calitate cerute si angajatii sa aiba calificarea necesara.

Instituirea unui sistem de control al calitatii

Vizeaza stabilirea unor standarde, masurarea performantelor si efectuarea corectiilor necesare.

Tehnicile de control ale calitatii. Exista doua tehnici principale:

Inspectiile: care presupun o verificare 100% a intregului lot de produse.

Avantaj:

Nu se strecoara nici un rebut.

Dezavantaje:

Consuma timp

E costisitoare

Cei care efectueaza controlul pot intra in rutina, plictiseala (ce genereaza o eficienta scazuta)

Controlul statistic (pe baza de esantion care e verificat bucata cu bucata)

Dezavantaj:

Permite o marja de eroare destul de mare (e important marimea esantionului: daca marimea lui e mai mica atunci avem o probabilitate mai mare de a scapa produse defecte si invers)

Avantaj:

Timpul de control e mai redus

Diminueaza costurile

Evaluarea calitatii serviciilor.

Calitatea serviciilor e dificil de masurat datorita caracteristicilor lor: intangibilitate, simultaneitate, eterogenitate.

Calitatea serviciilor are in vedere urmatoarele aspecte:

Exactitatea serviciului

Aparentele exterioare ale prestarii serviciului (aici sunt incluse si facilitatile oferite prin prestarea serviciului)

Gradul de receptivitate a angajatilor fata de:

Dorintele si cerintele consumatorilor

Dispozitiile care vin pe scara ierarhica

Certitudinea servirii: care genereaza incredere din partea clientilor

Problemele de calitate care apar pe parcursul prestarii serviciilor:

Aceste probleme se concretizeaza in asa numite decalaje:

Se manifesta intre serviciul pretins de clienti si perceptiile managerilor asupra pretentiilor consumatorilor.

Cauze:

lipsa studierii pietei,

existenta unei comunicari necorespunzatoare intre manageri si angajati,

un numar prea mare de nivele ierarhice

Intre perceptile managerilor asupra pretentiilor consumatorilor si transpunerea acestor pretentii in specificatii de calitate.

Cauze:

insufucienta importanta acordata calitatii,

lipsa de preocupare pentru standardizarea sarcinilor de munca,

lipsa procedurilor pentru stabilirea obiectivelor si in special a obiectivelor legate de calitate.

Intre transpunerea pretentiilor consumatorilor in specificatii de calitate si prestarea propriu-zisa a serviciului (sau altfel spus intre prevederile de calitate si prestarea serviciului)

Cauze:

ambiguitatea sarcinilor de munca,

neconcordante intre sarcinile de munca si calificarea angajatilor,

necorelarea sarcinilor de munca cu dotarea tehnica,

lipsa unui spirit de lucru in echipa.

In comunicatiile intreprinderii cu consumatorii pe parcursul prestarii serviciului.

Intre serviciul pretins si serviciul efectiv.

Concluzie: pretentiile consumatorilor constituie un factor critic (esential) in aprecierea calitatii servirii.