Organizarea activitatilor referitoare la calitate

Organizarea activitatilor referitoare la calitate

1. Locul activitatilor referitoare la calitate in organizarea procesuala si structurala a firmei

Realizarea obiectivelor stabilite prin planificare, necesita organizarea corespunzatoare a tuturor activitatilor calitatii.

In cadrul organizarii, se vor lua cele doua aspecte independente ale organizarii unei firme: organizarea procesuala si organizarea structurala.

In cadrul organizarii procesuale trebuie definita "functiunea calitate" si relatiile acesteia cu celelalte functii ale firmei.

Functia calitate poate fi incadrata in structuri organizatorice adecvate, tinand seama de marimea firmei si de complexitatea activitatilor pe care le desfasoara.

1.1. Definirea functiunii calitate a intreprinderii.

In general sunt considerate ca functiuni ale unei firme, urmatoarele: cercetare-dezvoltare, productie, comerciala (marketing), financiar-contabila si de personal. Potrivit acestei abordari, activitatile specifice, referitoare la calitate sunt incluse in cadrul functiunii de productie.

In prezent, este tot mai evidenta tendinta de a defini "functiunea de calitate" a firmei, alaturi de cele mentionate mai sus.

Functiunea calitate, reprezinta ansamblul activitatilor care se desfasoara in cadrul unei firme, in vederea realizarii obiectivelor sale in domeniul calitatii.

Klada o defineste ca "ansamblul activitatilor care permite unei firme sau unui organism, de a oferi produse la un nivel optim al calitatii, respectand cerintele referitoare la cantitate, termene, in conditiile minimizarii costurilor".

Functia calitate prezinta urmatoarea particularitate: cuprinde activitati care se regasesc in cadrul celorlalte functii. Din acest considerent functia calitate este considerata o functie "orizontala", in raport cu celelalte apreciate ca fiind "verticale" (fig. 5.1).

In cadrul functiunii calitate se regasesc trei tipuri de activitati:

-activitatea de management strategic (elaborarea politicii calitatii, a obiectivelor fundamentale la nivelul firmei);

-activitatea de management operational (de planificare si tinere sub control in cadrul fiecarui sector: marketing, productie, personal);

-activitati de coordonare si integrare a functiunii calitate, tinand seama de faptul ca toate activitatile sectoriale determina s-au influenteaza calitatea finala.

1.2. Evolutia sistemelor de organizare a activitatilor referitoare la calitate.

Formele de organizare structurala a firmei au evoluat continuu, in acord cu schimbarile intervenite, sub impactul progresului tehnic, in productia si comercializarea marfurilor. In mod corespunzator au intervenit modificari in ceea ce priveste structura organizatorica aferenta functiunii calitate a firmei.

Inca din perioada productiei manufacturiera proprietarul conducea toate operatiile de productie, el ii instruia pe lucratori, le controla munca si lua decizia de acceptare/respingere a produselor.

Pe masura dezvoltarii atelierelor, coordonatorul productiei a preluat sarcina de control al produselor. Cu timpul, activitatile de control nu au mai putut fi acoperite de coordonatori, fiind incredintate unor "inspectori", aflati in subordinea lor directa. Inspectia a devenit din ce in ce mai mult o problema tehnica, care presupune o calificare speciala.

In conditiile productiei de serie mare, activitatile de inspectie pe fluxul tehnologic au devenit mai complexe. Pentru asigurarea desfasurarii lor corespunzatoare, a fost infiintat un compartiment specializat de control al calitatii, condus de un inspector sef, subordonat sefului de productie fig. 5.2.

Inspectorii sefi, cu timpul, si-au asumat responsabilitati care depaseau simpla acceptare a produselor. Ei au dezvoltat si perfectionat o serie de procedee,

metode si tehnici necesare pentru desfasurarea activitatilor de control de catre inspectorii aflati in subordine: sisteme de evidenta, instrumente de masura, standarde pentru controlul calitatii. Au initiat, de asemenea, cursuri de pregatire profesionala in domeniul calitatii. Activitatea de identificare a cauzelor defectelor, in scopul prevenirii aparitiei lor in procesele ulterioare, a presupus efectuarea unor studii, caror a inceput sa li se dea o importanta tot mai mare.

Corespunzator diversificarii activitatilor efectuate de compartimentul de control al calitatii , in cadrul acestuia au fost create unitati functionale distincte, cu atributii specifice: proiectarea incercarilor, laboratoarelor de metrologie, inspectia proceselor tehnologice, asistenta tehnica in controlul calitatii. In conformitate cu fig. 5.3 este prezentata, exemplicativ pentru aceasta orientare, structura organizatorica adoptata de majoritatea firmelor din industria constructoare de masini si electronica din SUA, intre anii 1945-1955

Catre sfarsitul anilor 1950, o serie de ramuri industriale au fost puse in fata unor noi cerinte privind realizarea unor produse cu o fiabilitate ridicata, care sa necesite un minim de mentenanta. Aceasta a determinat orientarea spre conceptie-proiectare in asigurarea calitatii produselor, rezultand astfel noi solutii de organizare a functiunii calitatii, dintre care se amintesc urmatoarele variante:

-crearea unui compartiment distinct in cadrul celui de conceptie,

proiectare, care sa se ocupe de problemele de fiabilitate;

-largirea atributiilor de engineering al controlului calitatii, prin incadrarea in acest compartiment a inginerilor pentru problemele fiabilitatii;

-infiintarea unui compartiment distinct cu determinarea "calitatii", seful acestuia avand responsabilitatea coordonarii tuturor activitatilor corespunzatoare functiunii calitate, precum si a supravegherii activitatii compartimentelor de inspectie, engineering, fiabilitate si de control al calitatii. In unele firme, acest compartiment a fost denumit "asigurarea calitatii" (fig. 5.4).

Problema asigurarii calitatii este adusa in centrul preocuparilor conducerii de varf a intreprinderii, incepand cu anii 1970. Aceasta noua modalitate de abordare s-a extins repede in domeniul aerospatial si al productiei militare, fiind apoi preluata de o serie de alte intreprinderi.

1.3. Tendinte actuale privind sistemul de organizare a activitatilor referitoare la calitate

In cadrul firmelor se manifesta urmatoarele tendinte in ceea ce priveste structura organizatorica a functiunii calitate: centralizarea si respectiv descentralizarea.

Centralizarea functiunii calitate, presupune regruparea in cadrul aceluiasi compartiment, a persoanelor care desfasoara activitati corespunzatoare acestei functii.

Prezinta avantajul ca faciliteaza comunicarea si reduce in mod sensibil necesitatea unor activitati de integrare si coordonare.

Ca dezavantaj il reprezinta faptul ca persoanele din compartimentul calitate nefiind direct implicate in desfasurarea activitatilor curente, pot rezulta decizii si actiuni inadecvate.

Descentralizarea functiunii calitate, potrivit acestei variante de organizare, responsabilitatea planificarii organizarii, tinerii sub control si asigurarii calitatii este incredintata fiecarui sector al firmei. Diferentierea activitatilor referitoare la calitate se realizeaza, in acest caz, in functie de modul de structurare, pe compartimente, a firmei.

In cazul delimitarii unor compartimente functionale si operationale de felul: cercetare-dezvoltare, markeating, aprovizionare, productie etc., sunt stabilite atributii specifice in domeniul calitatii, pentru fiecare dintre acestea.

Pentru o firma care are mai multe linii de produse, se poate constitui un serviciu calitate pentru fiecare din aceste linii. In cazul unor procese diferite (de exemplu: uzinaj, asamblare) pot fi infiintate servicii calitate distincte. In cazul firmelor care adopta o structura pe proiecte, poate exista un serviciu calitate pentru fiecare proiect.

Avantaje:

-persoanele fiind direct implicate in desfasurarea activitatilor curente, deciziile si actiunile referitoare la calitate pot fi mai bine fundamentate;

-operativitate in ceea ce priveste masurile necesare pentru rezolvarea problemelor identificate.

Dezavantaje: presupune eforturi mari de integrare si coordonare a activitatilor referitoare la calitate.

Integrarea si coordonarea se poate realiza in moduri diferite prin comitete, grupe de lucru, coordonatorii lor.

Intr-o serie de firme, responsabilitatea coordonarii tuturor activitatilor de management al calitatii este incredintata unei "unitati centrale", la nivelul conducerii de varf a firmei. Aceasta unitate are rolul de a sprijini conducerea firmei si pe responsabilii compartimentelor, in elaborarea politicii calitatii, a obiectivelor fundamentale in acest domeniu.

Asigura, de asemenea, suportul tehnic necesar pentru desfasurarea activitatilor referitoare la calitate, in toate compartimentele.

Unele firme centralizeaza, in cadrul acestei unitati, activitatile de asigurare a calitatii.

Multe dintre firmele occidentale considera persoana care conduce aceasta unitate functionala ca fiind principalul responsabil cu calitatea. In firmele japoneze, insasi presedintele raspunde de asigurarea calitatii. Problemele curente ale calitatii intra in atributiile compartimentelor firmei, ele fiind sprijinite in desfasurarea activitatilor de serviciul calitate.

In contextul preocuparilor de flexibilizare a organizarii structurale, unele firme au adoptat o structura organizatorica "tip retea", in cadrul careia sunt delimitate unitati functionale "principale", corespunzatoare etapelor importante ale traiectoriei produsului si unitatii de sprijin ale acestora.

Divizia Airbus a firmei British Aerospace are organizata calitatea prin intermediul a 5 unitati functionale principale: conducerea strategica a firmei, conducerea constructiva, inginerie tehnologica, pregatirea si lansarea fabricatiei si conducerea operativa a fabricatiei. La aceste unitati principale se adauga alte unitati functionale. Coordonarea activitatii referitoare la calitate este realizata de "Conducerea calitatii".

In cazul implementarii unui sistem al calitatii potrivit standardelor ISO seria 9000, conducerea firmei trebuie sa desemneze pe unul din membrii sai, care trebuie sa aiba definita autoritatea pentru:

-a asigura ca sistemul calitatii este definit, implementat si mentinut (potrivit standardului ales ca referinta);

-a raporta conducerii modul de functionare a sistemului calitatii,

pentru a fi analizat in vederea imbunatatirii acestuia.

El are acces neingradit la conducerea de varf a firmei, raportand direct acestuia constatarile pe care le face. Are dreptul de a intrerupe fabricatia, livrarea produselor care nu sunt conforme cerintelor sistemului calitatii

2. Formalizarea structurii organizatorice a functiunii calitate

Principalele documente necesare pentru exprimarea structurii organizatorice a firmei sunt considerate urmatoarele: ROF, fisa postului si organigrama, la acestea adaugandu-se si matricea responsabilitatilor.

In aceste documente de formalizare a structurii organizatorice a unei firme se regasesc atributiile, sarcinile si responsabilitatile stabilite in domeniul calitatii.

In ROF sunt prevazute urmatoarele:

-structura organizatorica, incluzand subdiviziunile organizatorice, implicate in activitati referitoare la calitate;

-atributiile conducerii executive, cu precizarea competentelor si responsabilitatilor in domeniul calitatii, pentru conducerea de varf si directorii diviziunilor organizatorice;

-atributiile compartimentelor firmei in domeniul calitatii;

-atributiile compartimentelor specializate, corespunzatoare functiunii calitate a intreprinderii, inclusiv diagrama de relatii cu celelalte compartimente.

In organigrama sunt reprezentate compartimentele cu atributii in domeniul calitatii.

Matricea responsabilitatilor reprezinta un instrument deosebit de util, pentru a determina, atunci cand mai multi agenti intervin simultan intr-o activitate, cine raspunde de luarea deciziilor (D), cine participa (P), cine este consultat (C) si cine este informat (I). Pentru fiecare decizie nu poate fi decat un singur decident, pot fi stabilite mai multe persoane (compartimente) care sa fie consultate, informate in legatura cu activitatea hotarata, sau care sa participe la realizarea acesteia tabelul 5.1.

Tabelul 5.1

Matricea responsabilitatilor

Documentele de formalizare a structurii organizatorice trebuie, periodic, revazute, potrivit modificarilor intervenite in activitatile referitoare la calitate.

3. Organizarea compartimentului calitate si rolul acestuia

In functie de natura si complexitatea activitatilor pe care le desfasoara firma, compartimentul calitate poate fi organizat pe tipuri de activitati, produse sau procese.

Compartimentul organizat pe tipuri de activitati predomina, acesta presupunand luarea in considerare a activitatilor de planificare, asigurare, control al calitatii, proiectarea mijloacelor de testare, activitati de metrologie, urmarirea produselor in utilizare.

Firma Citron a adoptat o solutie de organizare bazata pe factorii calitatii, cu "6M": material, masina, metoda, masurare, manopera si mediu fig. 5.5.

Compartimentul calitate poate sa aibe rolul de "linie" sau de "stat". In ambele situatii exista avantaje si dezavantaje.

In primul caz, responsabilul acestui compartiment detine autoritatea, avand dreptul de a lua decizii cu privire la desfasurarea activitatilor din firma, cu implicatii asupra calitatii. El poate, prin urmare, sa intrerupa procesul de realizare a produselor sau sa interzica expedierea unei comenzi, atunci cand constata abateri fata de cerintele specificate.

4. Organizarea si atributiile compartimentului calitate in intreprinderile din Romania

In tara noastra intr-o serie de intreprinderi continua sa existe "compartimente de control tehnic de calitate", subordonate productiei.

Datorita noului context economico-social si politic este evidenta tendinta de modernizare a structurii organizatorice in acest domeniu, in acord cu modificarile intervenite in alte tari si mai ales in contextul intensificarii preocuparilor de implementare a sistemelor calitatii, potrivit standardelor ISO seria 9000.

In cadrul intreprinderilor mari au fost create compartimente si chiar directii "calitate" cuprinzand servicii delimitate pe tipuri de activitati, procese sau produse. Un serviciu "calitate" dintr-o mare intreprindere din Romania este prezentat in fig. 5.6.

Serviciul de asigurare a calitatii are, in general, urmatoarele atributii:

-implementarea politicii calitatii declarate de conducere;

-coordonarea activitatilor de tinere sub control a documentelor sistemului calitatii (manuale si procedurile);

-coordonarea analizei efectuate de conducere;

-coordonarea activitatilor de analiza a neconformitatilor;

-pregatirea produselor/serviciilor, sistemului calitatii, persoanelor, in vederea certificarii;

-coordonarea auditurilor interne;

-supravegherea mentinerii conditiilor de certificare;

-coordonarea activitatilor de instruire in domeniul calitatii.

Intr-o serie de firme au fost infiintate servicii de "ingineria calitatii", cu atributii, in principal, in implementarea unui sistem al calitatii, potrivit standardelor ISO 9000 si servicii de "supraveghere a calitatii", care asigura mentinerea sistemului implementat. Exista firme cu un compartiment distinct de "planificare a calitatii", ceea ce demonstreaza interesul crescand pentru

acerasta activitate.

In unele intreprinderi a fost adoptata solutia descentralizarii functiunii calitate, stabilindu-se "coordonatori pentru asigurarea calitatii" in fiecare compartiment. Acestia sunt desemnati de directorii (responsabilii) compartimentelor respective si confirmati de serviciul de asigurare a calitatii.

In cazul implementarii unui sistem al calitatii, potrivit standardelor ISO seria 9000, acestor coordonatori li se incredinteaza, de regula, urmatoarele atributii:

-implementarea si mentinerea sistemului calitatii in compartimentul respectiv si asigurarea legaturii permanente cu compartimentul calitatii;

-elaborarea, verificarea si actualizarea procedurilor in cadrul compartimentului;

-participa la organizarea auditurilor interne in compartimentul respectiv si la audituri efectuate in alte compartimente;

-asigura difuzarea si cunoasterea reglementarilor in domeniul calitatii;

-administreaza copia manualului calitatii, care li s-a incredintat;

-tin evidenta inregistrarilor referitoare la calitate, care se intocmesc in cadrul compartimentului.